KSeF na koniec 2025 r. Co już wiemy, na jakie zmiany jeszcze czekamy?

Przypomnijmy, że obowiązkowy KSeF 2.0 będzie wdrażany stopniowo. Dlaczego nie KSeF 1.0? Bo tamten jest dobrowolny, a mówimy o obowiązku, w nie możliwości, wystawiania faktur w formie ustrukturyzowanej.

Najpierw – od 1 lutego 2026 r. – faktury przy użyciu KSeF będą musieli wystawiać najwięksi podatnicy VAT, czyli ci, u których wartość sprzedaży brutto (wraz z VAT) w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł. Dwa miesiące później, tj. od 1 kwietnia 2026 r., obowiązek ten obejmie pozostałych podatników, z wyjątkiem tych, u których łączna wartość sprzedaży brutto (czyli wraz z VAT) udokumentowana fakturami wystawionymi w danym miesiącu (czy to elektronicznie, czy to w postaci papierowej) nie przekroczy 10 tys. zł. Oni będą musieli stosować KSeF od 1 stycznia 2027 r., chyba że wcześniej przekroczą miesięczny limit 10 tys. zł – wówczas będą musieli zacząć wystawiać faktury w KSeF począwszy od faktury, którą ten pułap przekroczyli.

Uwaga: Terminy 1 kwietnia 2026 r. i 1 stycznia 2027 r. dotyczą wyłącznie obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych, a nie ich otrzymywania. Wystawione przez kontrahenta (drugą stronę transakcji) faktury ustrukturyzowane trzeba będzie odbierać przy użyciu KSeF już od 1 lutego 2026 r. (poza ustawowymi wyjątkami).

Do końca 2026 r. bez KSeF

Do końca 2026 r. nie będą musieli wystawiać faktur za pomocą KSeF podatnicy VAT:

• u których łączna wartość sprzedaży brutto (wraz z VAT) udokumentowana tymi fakturami (papierowymi lub elektronicznymi) wystawionymi w danym miesiącu będzie mniejsza lub równa 10 tys. zł,
• jeżeli wystawiają faktury przy zastosowaniu kas rejestrujących,
• jeżeli wystawiają paragony fiskalne uznane za faktury, czyli gdy kwota należności ogółem nie przekracza 450 zł albo 100 euro (art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy o VAT).

Co wystawiać konsumentom?

Nie trzeba będzie wystawiać faktur przy użyciu KSeF na rzecz konsumentów, czyli osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. Tak wynika z art. 106ga ust. 2 pkt 4 ustawy o VAT (przepis ten wejdzie w życie 1 lutego 2026 r. , zgodnie z nowelizacja opublikowaną w Dz.U. z 2023 r. poz. 1598 ze zm.).

Przy czym uwaga: ustawa daje możliwość wystawiania faktur za pomocą KSeF również gdy nabywcą jest konsument (art. 106ga ust. 4). Ale w takiej sytuacji sprzedawca (usługodawca) musi uzgodnić z nabywcą sposób udostępnienia takiej faktury (art. 106gb ust. 4).

Jeżeli konsument będzie chciał odebrać fakturę korzystając z KSeF, to sprzedawca będzie mógł mu wydać wyłącznie kod QR wraz z danymi dostępowymi do faktury, bez konieczności przekazywania np. wydruku faktury – tłumaczy MF. „Wówczas osoba fizyczna po zeskanowaniu kodu QR i wpisaniu danych dostępowych będzie mogła pobrać fakturę bez konieczności uwierzytelnienia się w systemie (które w przypadku konsumentów generalnie nie jest możliwe)” – wyjaśnia resort w Podręczniku KSeF 2.0.

Inne wyłączenia

Faktur nie będą wystawiać przy użyciu KSeF podatnicy, którzy:

• nie posiadają na terytorium Polski siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej,
• nie posiadają siedziby działalności gospodarczej na terytorium Polski, natomiast posiadają tu stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę.

Będą też inne wyjątki wymienione w art. 106ga ustawy o VAT i nie tylko. W rozporządzeniu z 7 grudnia 2025 r. (Dz.U. poz. 1740) minister finansów i gospodarki również określił, kiedy nie będzie obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych.

Przepisy prawne

Zasadniczo przepisy o KSeF 2.0 zostały wprowadzone ustawą z 16 czerwca 2023 r. (Dz.U. z 2023 r.). Ale dopiero z końcem 2025 r. ukazały się długo oczekiwane przepisy wykonawcze, czyli rozporządzenia ministra finansów i gospodarki z:

• 12 grudnia 2025 r. w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (DzU poz. 1815), które reguluje m.in.: sposób oznaczania faktur (także tych wystawianych offline), co umożliwi dostęp do nich w KSeF i weryfikację danych, zasady wystawiania i przesyłania faktur z załącznikiem, sposoby nadawania oraz odbierania uprawnień;
• 12 grudnia 2025 r. w sprawie zmiany rozporządzenia zmieniającego rozporządzenie w sprawie szczegółowego zakresu danych zawartych w deklaracjach podatkowych i w ewidencji w zakresie podatku od towarów i usług (Dz.U. poz. 1800);
• 7 grudnia 2025 r. w sprawie przypadków, w których nie ma obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych (Dz.U. poz. 1740); – czytaj Paragon za przejazd autostradą i bilet kolejowy będą wystawione poza KSeF. Co jeszcze?
• 7 grudnia 2025 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie wystawiania faktur (Dz.U. poz. 1742), które dostosowuje do KSeF zasady wystawiania faktur uproszczonych przez podatników zwolnionych z VAT i faktur uproszczonych dokumentujących transakcje zwolnione z VAT.

Zmiany w ewidencji już za luty 2026 r.

Jedno z wymienionych rozporządzeń - z 12 grudnia 2025 r. (Dz.U. poz. 1800) - już weszło w życie, ale zmiany w JPK_VAT trzeba będzie po raz pierwszy uwzględnić w ewidencji składanej za luty 2026 r. Chodzi zarówno o ewidencję sprzedaży, jak i zakupów. Trzeba w niej będzie podawać numer KSeF faktury, jeżeli zostanie ona wystawiona w tym systemie – według stanu na dzień złożenia JPK_VAT, bez względu na tryb wystawienia faktury i przesłania jej do KSeF (offline 24, awaria, niedostępność systemu).

Podatnik będzie też ujmować w ewidencji faktury wystawione (otrzymane) poza KSeF, a także inne dowody, ale trzeba je będzie opatrzyć jednym z trzech oznaczeń:

• OFF – faktura, o której mowa w art. 106nf ustawy o VAT (wystawiona w trybie awarii KSeF), która na dzień złożenia ewidencji nie ma jeszcze numeru identyfikującego w KSeF,
• BFK – faktura elektroniczna lub faktura w postaci papierowej,
• DI – dowód inny niż faktura wystawiona za pośrednictwem KSeF. Jako „DI” będą więc oznaczane: dokumenty nieobjęte oznaczeniami OFF i BFK, a także faktury wystawione w trybie offline24 (art. 106nda ustawy o VAT), które na dzień przesłania ewidencji nie mają jeszcze numeru identyfikującego w KSeF.

Jeżeli więc faktura zostanie wystawiona w trybie offline24 i na dzień złożenia JPK_VAT podatnik nie będzie miał jeszcze dla niej numeru KSeF, to będzie musiał:

• wykazać ją w JPK_VAT po stronie sprzedaży jako czynność opodatkowaną i oznaczyć „DI”,
• po uzyskaniu numeru KSeF powinien skorygować JPK_VAT w części sprzedażowej i skorygować oznaczenie poprzez oznaczenie tej faktury numerem KSeF.

Potwierdziło to Ministerstwo Finansów w komunikacie z 16 grudnia 2025 r. Więcej na ten temat pisaliśmy w artykule Co się zmieni w JPK_VAT z deklaracją po wejściu w życie KSeF? Rozporządzenie już obowiązuje .

Natomiast nowe wersje struktur JPK_V7M(3) oraz JPK_V7K(3), obowiązujące od 1 lutego 2026 r., zostały opublikowane 19 grudnia 2025 r. Umożliwiają m.in. wykazywanie numerów KSeF oraz rozliczanie systemu kaucyjnego w JPK_VAT z deklaracją.

Certyfikaty i tokeny

Do uwierzytelnienia w KSeF będą służyć certyfikaty i tokeny. Początkowo Ministerstwo Finansów postawiło na te pierwsze. W tym celu uruchomiło 1 listopada 2025 r. Moduł Certyfikatów i Uprawnień. Od 1 listopada można już występować o wydanie takiego certyfikatu, ale nie można jeszcze się nim posługiwać. Będzie to możliwe dopiero od lutego 2026 r. – czytaj Można już ubiegać się o certyfikaty potrzebne do korzystania z KSeF .

Potem jednak resort finansów zmienił zdanie i w grudniu 2025 r. dodał nową możliwość - generowanie tokenów. One również – podobnie jak certyfikaty – będą służyć do uwierzytelniania się w systemie KSeF 2.0. Mają jednak tę przewagę, że – w przeciwieństwie do certyfikatów - zawierają już w sobie uprawnienia, np. do wystawiania faktur ustruktukturyzowanych. W momencie generowania tokenów podatnik wskazuje na zakres uprawnień. Informowaliśmy o tym: A jednak również tokeny. MF uruchomi nową funkcjonalność ważną w KSeF .

Tokentów KSeF 2.0 nie należy mylić z tokenami KSeF 1.0, które służą dla potrzeb dobrowolnego KseF, a więc będą generowane jeszcze do końca stycznia 2026 r. Tokeny KSeF 1.0:

• nie będą możliwe do użycia w KSeF 2.0;
• nie będą udostępnione w MCU i migrowane do KSeF 2.0.

Sam Moduł Certyfikatów i Uprawnień jest rozwiązaniem tymczasowym, będzie tylko do końca stycznia 2026 r. Potem certyfikaty będą generowane bezpośrednio w Aplikacji Podatnika KSeF 2.0 oraz w KSeF 2.0.

Aplikacja Podatnika KSeF 2.0. Na to jeszcze czekamy

Zarówno certyfikaty, jak i tokeny będą potrzebne przy wystawianiu faktur za pomocą wybranego, dostępnego na rynku (komercyjnego) programu księgowego. Natomiast Ministerstwo Finansów udostępni własne narzędzie – bezpłatne i bez konieczności posługiwania się certyfikatem. Będzie to Aplikacja Podatnika KSeF 2.0. Zostanie ona udostępniona (w wersji produkcyjnej) 1 lutego 2026 r., na razie można ją testować.

Podatnicy VAT mają więc do wyboru:

• uzyskać certyfikat KSeF „na siebie”, aby móc wystawiać faktury za pomocą wybranego, dostępnego na rynku programu księgowego albo
• poczekać do 1 lutego 2026 r., aż zacznie działać Aplikacja Podatnika KSeF 2.0, a następnie wystawiać faktury przy jej użyciu.

Będzie też można nadać uprawnienia biuru rachunkowemu – do wystawiania faktur lub tylko do przeglądania faktur. Dzięki temu podatnik (klient biura) nie będzie musiał dostarczać faktur do biura, księgowa będzie mogła je przeglądać bezpośrednio w KSeF.

Tryby offline

Zasadą jest, że w obrocie B2B podatnicy VAT będą wystawiać faktury przy użyciu KSeF. Nie zawsze jednak będzie to możliwe, czasem na przeszkodzie staną przeszkody technologiczne (np. brak dostępu do internetu, prace serwisowe), a czasem po prostu potrzeba szybkiego rozładowania kolejki przy kasie. Na te okoliczności przewidziano kilka trybów offline:

• tryb offline24 (art. 106nda ustawy o VAT), który według Podręcznika KSeF 2.0 będzie można stosować „bez ograniczeń”, choć został „wprowadzony szczególnie z myślą o potencjalnych problemach z dostępem do sieci internet”;
• tryb offline (art. 106nh ustawy), który będzie stosowany w sytuacji, gdy KSeF będzie niedostępny ze względu na prace serwisowe;
• tryb awaryjny (art. 106nf ustawy), który będzie wykorzystywany w razie awarii KSeF ogłoszonej w Biuletynie Informacji Publicznej;
• tryb tzw. awarii całkowitej (art. 106ng ustawy), która będzie ogłoszona w środkach społecznego przekazu (np. radiu, prasie, telewizji, internecie), a została przewidziana na wypadek nadzwyczajnych sytuacji związanych z zagrożeniem geopolitycznym kraju lub jego infrastruktury – wyjaśniło Ministerstwo Finansów w odpowiedzi na pytanie DGP (czytaj: Awarie KSeF. Ministerstwo wyjaśnia, jak ma się zachować sprzedawca).

Po wystawieniu faktury w jednej z tych trybów offline podatnik będzie musiał następnie przesłać fakturę do KSeF, aby mógł jej zostać nadany numer KSeF i aby była ona dostępna w systemie. Podatnik nie będzie na to wiele czasu, z reguły tylko jeden dzień (7 dni tylko w razie awarii KSeF). Faktur nie trzeba będzie w ogóle przesyłać do KSeF jedynie w razie tzw. awarii całkowitej, ale ten tryb, jak już powiedzieliśmy, jest przewidziany wyłącznie na wypadek nadzwyczajnych sytuacji.

Kody QR

Każda faktura wystawiona przy użyciu KSeF będzie miała swój unikalny numer. Oprócz tego na fakturze (jej wizualizacji, czyli np. wydruku lub w formacie pdf) pojawi się kod QR, który umożliwi nabywcy (kupującemu) dostęp do tej faktury w KSeF oraz weryfikację danych zawartych na tej fakturze.

Na fakturze wystawianej w trybie online będzie tylko jeden kod QR. Natomiast na fakturach wystawianych w trybie offline, a więc udostępnianych nabywcy poza KSeF, znajdą się dwa kody.

Kiedy wizualizacja?

W odpowiedzi na pytanie DGP Ministerstwo Finansów wyjaśniło: jeżeli faktura zostanie wystawiona w trybie offline24, to podatnik będzie mógł wydać wizualizację, jeśli fakturze został już nadany numer KSeF. W takim przypadku – jak tłumaczy resort – „sprzedawca może przekazać nabywcy wizualizację faktury (np. wydruk lub w formacie pdf), opatrzoną kodem QR, który umożliwi dostęp do faktury w KSeF oraz weryfikację danych” zamieszczonych na fakturze.

Kiedy potwierdzenie transakcji?

Co w sytuacji, jeśli fakturze nie zostanie jeszcze nadany numer KSeF? Wówczas „sprzedawca może wydać kupującemu potwierdzenie transakcji z dwoma kodami QR – jeden odsyłający do faktury w KSeF, drugi weryfikujący tożsamość wystawcy” – wyjaśniło MF.

Potwierdzenie transakcji nie jest uregulowane w przepisach. „Jest funkcjonalnością dodatkową, zaproponowaną przez resort finansów w odpowiedzi na oczekiwania rynku i nie niesie ze sobą skutków podatkowych (prawnych)” – odpowiedziało MF w odpowiedzi na pytanie DGP. Wyjaśniło, że potwierdzenie transakcji „będzie pełnić rolę dokumentu handlowego, który potwierdza wystawienie faktury”.

Podsumowując, według MF:

• jeśli faktura ma już nadany numer KSeF, to można wystawić wizualizację faktury;
• jeśli faktura nie ma jeszcze numeru KSeF, to należy wystawić potwierdzenie transakcji z dwoma kodami QR;
• jeśli nabywca jest konsumentem lub podmiotem zagranicznym, to faktura musi być przekazana w sposób uzgodniony, czyli najczęściej jako wizualizacja, niezależnie od potwierdzenia transakcji.

Pisaliśmy o tym: KSeF. Kiedy wizualizacja, kiedy wydruk, kiedy potwierdzenie transakcji?