Ministerstwo Finansów: Firmy otrzymały wystarczająco dużo czasu na przygotowania do KSeF

- Dlaczego jednak MF tak późno, bo dopiero w październiku i listopadzie 2025 r., udostępniło przedsiębiorcom środowiska testowe nowych narzędzi. Czy nie można było tego zrobić np. na wiosnę 2025 r.?

K.R.: Zastany przez nowe kierownictwo resortu stan przygotowań i kształt systemu nie pozwalał na jego wdrożenie w ogłaszanym przez poprzedników terminie. Stwarzałoby to zagrożenie dla finansów państwa i budżetu. Obawy w pełni potwierdziły wyniki zewnętrznego audytu, który został zlecony przez nowe kierownictwo ministerstwa. Na jego podstawie podjęto decyzję o budowie nowej architektury systemowej, a wykonawca powołał zespół specjalistów od architektury IT. Przeprowadzono także szczegółową analizę koniecznych prac do wykonania, tj. zbudowanie założeń nowej architektury, prace programistyczne, testy systemu oraz jego stabilizacja. To wymagało czasu. W czerwcu br. została opublikowana dokumentacja API oraz produkcyjna wersja struktury logicznej. Dokumentacja API jest innowacyjna, a jej udostępnienie z dużym wyprzedzeniem umożliwiło wczesne przygotowanie się do testów.

- Pojawiają się też głosy, że do wdrożenia KSeF nie są przygotowani sami przedsiębiorcy, zwłaszcza mali i średni. Że dano im zbyt mało czasu.

K.R.: Obawy przed zmianami są naturalnym procesem, jednak jesteśmy do tych zmian odpowiednio przygotowani. Gdy były wdrażane pliki JPK_VAT, padały analogiczne głosy - że nikt nie jest gotowy, że nie ma dostępnych narzędzi na rynku, itp. W przypadku KSeF jest tak samo. Działania informacyjne i szkoleniowe są prowadzone na szeroką skalę. Weźmy choćby prowadzone w okresie wakacyjnym „Letnie spotkania o KSeF” czy trwające od września „Środy z KSeF” w urzędach skarbowych. Przygotowaliśmy stronę ksef.podatki.gov.pl, którajest głównym źródłem wiedzy nt. systemu i zawiera materiały szkoleniowe, tutoriale oraz instrukcje, w tym Podręcznik KSeF 2.0. Od stycznia w temacie KSeF działa infolinia KIS, a od połowy października usługa „Umów wizytę w urzędzie skarbowym”. Podjęliśmy wiele, wiele innych działań, łącznie ze współpracą z innymi resortami, aby dotrzeć z niezbędną wiedzą na czas do każdego przedsiębiorcy. Jesteśmy przekonani, że firmy otrzymały wystarczająco dużo czasu na przygotowania.

- JPK_VAT był wdrażany jednak na dużo mniejszą skalę, bo przedsiębiorcy przesyłają ten plik raz w miesiącu, a nie – jak faktury - codziennie. Poza tym JPK_VAT nie jest odbierany przez kontrahentów, tylko przez urząd skarbowy. Zasadne wydaje się więc pytanie o 1 lutego 2026 r. – czy KSeF zadziała sprawnie?

K.R.: 1 lutego 2026 r. system zadziała zgodnie z oczekiwaniami. Oczywiście, przy tak dużym wdrożeniu, pomimo bardzo szerokich konsultacji, mogą pojawić się jakieś postulaty, sugestie, propozycje modyfikacji czy dostosowania. Będziemy je analizować na bieżąco. Po to również jest okres przejściowy do końca 2026 r. - bez sankcji karnych, żeby zobaczyć, jak system działa w warunkach produkcyjnych i sprawdzić co ewentualnie wymaga dostosowania.

Zmiany przepisów, objaśnienia i rozporządzenia wykonawcze

- Czy ministerstwo bierze pod uwagę zmiany legislacyjne?

Tomasz Tratkiewicz: Tak. W połowie 2026 r. będziemy wiedzieć, czy należy dokonać zmian. Jeżeli będą konieczne, zostaną wprowadzone z odpowiednio długim vacatio legis w 2027 r.

- Przedsiębiorcy czekają na objaśnienia podatkowe dotyczące KSeF. Kiedy mogą się ich spodziewać?

T.T.: Niewykluczone, że projekt objaśnień opublikujemy w grudniu 2025 r. Trzeba jednak pamiętać, że będą one dotyczyć bardzo małego wycinka rzeczywistości, tj. stałego miejsca prowadzenia działalności przedsiębiorcy zagranicznego w kontekście KSeF. Będą miały walor ogólności. Jeżeli chodzi o funkcjonowanie systemu, to wszystko jest opisane w podręczniku KSeF.

- Podręcznik KSeF nie ma mocy wiążącej, a objaśnienia mają…

Anna Mytyk: To prawda. Pamiętajmy jednak, że podręcznik daje możliwość opisu całego działania systemu, procesów technicznych, biznesowych. Każdy, kto zastosuje się do podręcznika KSeF, nie poniesie negatywnych konsekwencji swojego działania.

- Kiedy w Dzienniku Ustaw zostaną opublikowane rozporządzenia wykonawcze dotyczące funkcjonowania KSeF?

T.T.: Chcielibyśmy, aby stało się to na początku grudnia.

Wątpliwości związane z KSeF

- Czy MF dostosuje podręcznik KSeF do opublikowanych przepisów?

A.M.: Tak. Zweryfikujemy jeszcze raz treść podręcznika i w razie konieczności uzupełnimy.

- W interpretacjach indywidualnych dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej potwierdza, że przedsiębiorca ma prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktury wystawionej poza KSeF. Jest to wykładnia zgodna z aktualnymi unijnymi przepisami. Czy MF ją potwierdzi np. w interpretacji ogólnej lub objaśnieniach?

A.M.: Wyrażaliśmy już swoje stanowisko na ten temat w odpowiedzi na interpelację poselską.

T.T.: Nasze stanowisko jest zbieżne z tym, które prezentuje dyrektor KIS.Nie wydajemy interpretacji ogólnej przed wejściem w życie przepisów, a objaśnienia, tak jak już wspomniałem, będą miały ograniczoną treść. Jeżeli będzie taka potrzeba, zawiesimy stosowne wyjaśnienia na stronie internetowej.

- Jednak interpretacje dyrektora KIS nie są wiążące. Nie ma więc pewności, że jakiś urzędnik nie uzna inaczej i narazi w ten sposób jakąś firmę na problemy…

T.T.: Takie sytuacje nie powinny mieć miejsca. Nie przypominam sobie, aby w przeszłości oficjalnie publikowane i autoryzowane przez nasz departament wyjaśnienia na naszej stronie nie były stosowane przez urzędników resortu. Trwają szkolenia urzędników.Wszystkie informacje, które mają do nich dotrzeć, dotrą.

- Tytułem potwierdzenia - czy faktura wystawiona poza KSeF uprawni również do zaliczenia wydatku jako koszt uzyskania przychodu?

T.T.: Tak, faktura wystawiona poza KSeF będzie uprawniała do rozliczenia kosztu uzyskania przychodu. Inne podejście byłoby mało biznesowe, zresztą nie miałoby oparcia w przepisach.

- Jeżeli chodzi o praktyczne zastosowanie KSeF, to czy wszyscy, nawet osoby fizyczne, będą mieli konta w KSeF?

K.R.: System jest tak zbudowany, że nie wymaga zakładania jakichkolwiek kont, one już istnieją dla tych podatników, którzy mają NIP. W KSeF trzeba się jedynie uwierzytelnić, czyli potocznie mówiąc - zalogować. Można to zrobić profilem zaufanym lub podpisem kwalifikowanym. Jeśli chodzi natomiast o osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej, to one nie mają kont w KSeF, bo co do zasady nie posługują się NIP. Takie osoby fizyczne będą miały dostęp do faktur, które zostaną im wystawione w KSeF, z poziomu użytkownika niezalogowanego. W tym celu będą mogły zeskanować kod QR, jeżeli otrzymają fizycznie fakturę, np. w pdf.

A.M.: Warto dodać, że faktury dla konsumentów będą wystawiane w systemie dobrowolnie i będą dostarczane w taki sposób, jakiego będzie oczekiwać kupujący, np. w postaci papierowej, mailem.

- A gdzie konkretnie osoba prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą może się zalogować do konta w KSeF?

K.R.: Jest kilka możliwości, w tym poprzez bezpłatne narzędzia, które oferujemy i dostosowujemy do KSeF 2.0, np. aplikację e-mikrofirma, która jest połączona z KSeF, Aplikację Podatnika KSeF, czy Aplikację Mobilną KSeF - do zainstalowania na telefonie. Ta ostatnia pozwoli wystawiać i odbierać faktury ustrukturyzowane na smartfonie. Jeżeli natomiast dany przedsiębiorca stwierdzi, że nasze narzędzia nie są dla niego odpowiednie, to może zaopatrzyć się w różnego rodzaju oprogramowanie komercyjne.

- A co w okresie przejściowym, gdy przedsiębiorca nie będzie jeszcze wystawiał faktur w KSeF, ale będzie je otrzymywał w systemie? Czy też będzie musiał się do niego logować?

A.M.: Jeżeli podatnik otrzyma wizualizację faktury wystawionej w KSeF opatrzoną kodem QR, będzie mógł dotrzeć do tej faktury w KSeF anonimowo – tak samo jak np. konsument. Wynika to z przepisów ustawy. Nie polecamy jednak takiej praktyki, bo będzie ona uczyła nieprawidłowych nawyków. Najkorzystniejsze dla podatnika byłoby korzystanie z KSeF. Każdy, kto posiada choćby smartfona może zainstalować bezpłatną aplikację. Po uwierzytelnieniu może przeglądać otrzymane w KSeF faktury i je wystawiać w systemie. O tym jak to zrobić edukujemy przedsiębiorców w cyklu spotkań Środy z KSeF, o których już wspominaliśmy. Ponadto, stale udostępniamy informacje, jak krok po kroku nauczyć się obsługi KSeF.

K.R.: Wydaje się, że najtrudniejsza jest zmiana mentalności, czyli przyzwyczajeń. Dzięki korzystaniu z narzędzi do odbioru faktur ustrukturyzowanych, łatwo będzie sporządzić plik JPK_VAT z deklaracją. Nie trzeba będzie „przepisywać” otrzymanych wizualizacji.

- A skąd przedsiębiorca ma wiedzieć, że otrzymał fakturę w KSeF?

K.R.: Taka informacja będzie w KSeF. Dlatego tym bardziej zachęcamy, aby przynajmniej w początkowym okresie korzystać z naszych darmowych narzędzi.

T.T.: Już dziś z aplikacji e-mikrofirma korzysta sporo osób. Spodziewamy się wzrostu jej popularności po wdrożeniu KSeF. Umożliwi ona przedsiębiorcom przygotowanie plików JPK_VAT bez konieczności przepisywania jakichkolwiek danych z faktur zakupowych. Te faktury będzie można pobrać do aplikacji z KSeF.

- Pan dyrektor Rogowski wspomniał już o wizualizacjach faktur. Z tym też jest problem, bo wydrukowane dokumenty dla polskiego podatnika i dla zagranicznego podmiotu, który nie ma dostępu do KSeF, mają się od siebie różnić. Skąd sprzedawca ma wiedzieć, co powinien wydrukować?

K.R.: Nie będzie można przekazać wydruku faktury przedsiębiorcom, którzy muszą dostać ją w KSeF. Taka faktura zostanie przesłana do systemu.

A.M.: Aby ustalić, czy można przekazać nabywcy wydruk faktury, trzeba będzie zwrócić uwagę na identyfikator, czyli NIP. Reguła jest prosta. Jeżeli kupujący poda polski NIP, to faktura – bez względu na tryb jej wystawienia, tj. online lub offline24 – jest otrzymywana przez nabywcę w KSeF. W przypadku takiego nabywcy sprzedawca może ewentualnie wydać wizualizację tej faktury wystawionej w KSeF. Podkreślę jednak, że wizualizację można wydrukować tylko, jeżeli zostanie nadany numer KSeF faktury. Jeżeli natomiast nabywca posługuje się zagranicznym numerem identyfikacyjnym lub nie posługuje się nim w ogóle, to należy ustalić, w jaki sposób chce on otrzymać fakturę np. na papierze, mailem, albo w KSeF. I właśnie w tym przypadku kwestia nadania numeru KSeF tej fakturze nie jest już taka kluczowa.

Jednak w przypadku gdy wydawana byłaby faktura przed nadaniem numeru KSeF w systemie, powinna ona być opatrzona napisem "tryb offline" i dwoma kodami QR. Pierwszy kod identyfikuje fakturę w systemie i pozwala nabywcy zweryfikować otrzymaną fakturę w KSeF w trybie dostępu anonimowego, a drugi kod QR pozwoli na identyfikację wystawcy faktury.

Pamiętajmy jednak, że ten tryb wydania poza KSeF faktury wystawionej w trybie offline24, przed nadaniem numeru KSeF, nie jest dopuszczalny w relacjach między krajowymi podatnikami VAT. Tu powinniśmy zachować zasadę pełnego elektronicznego fakturowania, tj. krajowy podatnik VAT fakturę zawsze otrzymuje w KSeF.

- Eksperci wielokrotnie wskazywali, że papierowe dokumenty, potwierdzające zakup są niezbędne dla krajowych firm, ponieważ muszą one np. rozliczać służbowe delegacje i przyporządkować dany wydatek do odpowiedniej osoby…

K.R.: Na fakturze ustrukturyzowanej można podać identyfikator wewnętrzny. Firma może więc przyznać taki identyfikator każdemu pracownikowi. Jeżeli sprzedawca wpisze go, generując fakturę, to firma będzie wiedziała, którego pracownika ona dotyczy.

- W jaki sposób biuro rachunkowe, które zostanie upoważnione do wglądu do faktur swojego klienta, będzie wiedziało, które jego zakupy były związane z działalnością gospodarczą, a które nie? Czy w tym celu zostanie udostępniona specjalna nakładka w systemie informatycznym KSeF?

K.R.: Obecnie nie planujemy wprowadzenia takiej specjalnej nakładki do systemu, bo jego zasadą jest uniwersalność. To zewnętrzni dostawcy oprogramowania mogą oferować pewne rozwiązania, tak aby wszystkie faktury wystawione na danego klienta trafiały do tzw. poczekalni i przedsiębiorca mógł następnie określić, czy są one związane z działalnością gospodarczą i czy należy je ująć w rozliczeniu. To powinno ułatwić pracę także biurom rachunkowym.

Warto też zwrócić uwagę, że jeśli podczas zakupu prywatnego przedsiębiorca nie poda numeru NIP to faktura taka nie trafi do jego konta KSeF, a opisany problem nie wystąpi. Są to sytuacje, w których ważna jest także komunikacja między przedsiębiorcą a księgowym. Warto już teraz ustalić warunki współpracy.

Oszustwa w KSeF

- Czy nie ma ryzyka, że do poczekalni będą trafiać również tzw. faktury scamowe, wystawiane przez oszustów? W trakcie prac nad wdrożeniem legislacyjnym KSeF resort finansów informował, że będzie dostępna opcja zgłoszenia takiej faktury, by zwrócić uwagę administracji podatkowej na potencjalne zagrożenia. Jak ma to wyglądać?

K.R.: Nie zrezygnowaliśmy z takiej funkcjonalności, będzie ona dostępna. Pamiętajmy jednak, że jeśli faktura scamowa zostanie zapisana w systemie informatycznym KSeF, to nie będzie można jej wykasować. Będzie ją można natomiast odseparować. To zależy od rozwiązań przyjętych przez dostawcę oprogramowania.

- A w jaki sposób zapobiegać oszustwom związanym z nieuprawnionym wykorzystywaniem kodów QR na wizualizacjach faktur czy potwierdzeniach transakcji? Jeśli kody QR dostępne na wizualizacjach faktur czy potwierdzeniach transakcji przeniosą przedsiębiorcę do fałszywego serwisu i fałszywej faktury, to może dojść do przestępstwa. Jak temu zapobiec?

K.R.: W tym zakresie pomoże przede wszystkim edukacja. Skupimy się m.in. na tym, jak prawidłowo postępować z kodami QR, na co zwracać uwagę, aby być pewnym, że system należy do Ministerstwa Finansów. Pamiętajmy, że kod QR daje możliwość zweryfikowania faktury, a nie jej opłacenia, więc nie będzie np. przycisku „opłać fakturę”. Celem jest więc tylko weryfikacja, czy została ona wprowadzona do systemu, a nie jej opłacenie. Będziemy podnosili takie kwestie w ramach kampanii informacyjnej. Pamiętajmy, że bez względu na to, jak perfekcyjnie zostanie przygotowana próba oszustwa, nasza usługa weryfikuje, czy faktura ustrukturyzowana jest w systemie. Poza tym, jak już powiedziałem, system KSeF nie daje możliwości opłacenia faktury.

A.M.: KSeF służy do wystawiania, wysyłania i odbierania faktur. Przepisy pozwalają też korzystać z ich wizualizacji poza systemem, np. pobrania jej z kodem QR do celów wewnętrznych firmy. Dlatego tak ważne jest, żeby dobrze wdrożyć KSeF. W tym pomagamy – oferujemy bezpłatne narzędzia i materiały edukacyjne.

T.T.: Poza tym wdrożenie KSeF nie zwalnia przedsiębiorcy z zachowania należytej staranności biznesowej i sprawdzania, kto wystawił fakturę. Administracja podatkowa może co najwyżej ustalić, że fakturę wystawia podmiot do tego nieuprawniony. Możemy przecież mieć do czynienia z podmiotem uprawnionym, który odpowiednio uwierzytelni się w KSeF, nawet gdyby potem miał okazać się oszustem. Każdy przedsiębiorca musi więc weryfikować, czy fakturę otrzymał od faktycznego dostawcy.

- W praktyce jednak sytuacje mogą być różne. Nie każda faktura będzie scamem, dostawca może się przecież pomylić, skopiuje nie ten NIP. Jak to rozróżnić w ramach systemu?

K.R.: Rozróżnijmy te sytuacje. Funkcjonalności, o których rozmawiamy, nie służą do informowania administracji skarbowej, żeby zajęła się wystawcą, bo np. kupujący nie zgadza się na cenę wykazaną na fakturze. Mogą się zdarzyć różne błędy, na które państwo wskazują i w tym wypadku naturalną drogą postępowania jest po prostu próba wyjaśnienia sytuacji. Co innego, jeśli mamy powody podejrzewać, że fakturę wystawił nieuczciwy podmiot. Mogą na to wskazywać różne przesłanki, np. to, że nigdy nie mieliśmy z nim kontaktu, albo ma on np. siedzibę na drugim końcu Polski, gdzie nie prowadzimy interesów, bądź podmiot ten wymaga zapłaty za usługę, która jest, co do zasady, darmowa. W takich sytuacjach należałoby powiadomić Krajową Administrację Skarbową. Pamiętajmy, że takie podmioty często rozsyłają faktury scamowe masowo. Sam proceder oszustwa będzie jednak utrudniony samą koniecznością uwierzytelnienia się takiego podmiotu w KSeF.

- Czy i w jaki sposób daty wystawienia faktury ustrukturyzowanej w trybach online i offline rzutują na skorzystanie z prawa do odliczenia VAT naliczonego?

K.R.: Datą wystawienia faktury ustrukturyzowanej, i to niezależnie od trybu, jest data wskazana w polu P1, czyli, co do zasady, utworzenia jej w systemie. Prawo do odliczenia VAT naliczonego będzie warunkowane datą otrzymania faktury w KSeF. W przypadku elektronicznego obiegu dokumentów w relacjach B2B będzie to data nadania numeru KSeF fakturze ustrukturyzowanej, widoczna w systemie. Nie chodzi więc o dzień, w którym nabywca otworzy fakturę w systemie, tylko o dzień nadania jej numeru KSeF.

- Czy nie oznacza to, że w niektórych sytuacjach, np. przy fakturach wystawianych w trybie offline24, nabywca szybciej odliczy VAT z faktury wystawionej poza KSeF niż z faktury ustrukturyzowanej?

A.M.: Uważam, że to mylna teza. Numer KSeF jest nadawany fakturze niezwłocznie po jej przekazaniu przez wystawcę w API. Nadanie numeru KSeF stanowi informację o tym, że została ona przesłana do nabywcy. Nabywca otrzymuje fakturę w dacie nadania jej numeru KSeF. Tak jak w systemie, tak i w ustawie o VAT regulacje w zakresie ustalenia daty otrzymania faktury w KSeF są jednoznaczne. Nie powinno być zatem ryzyk związanych z otrzymywaniem faktur w KSeF. Natomiast kwestie otrzymywania faktur w dotychczasowych formach, w szczególności w zakresie momentu otrzymania faktury, tj. w postaci elektronicznej lub papierowej, budziły u podatników wiele wątpliwości. KSeF zatem porządkuje fundamentalne zasady związane z datą wystawiania i otrzymywania faktur, a także przyspiesza obieg faktur. Warto także ponownie wskazać, że nabywca będący krajowym podatnikiem VAT otrzymuje wszystkie faktury w KSeF, bez względu na to, w jakim trybie były wystawione – online, czy offline24.

K.R.: W tym kontekście warto dodać, że po wdrożeniu KSeF zostaje wyeliminowana sytuacja, że ktoś odmówi płatności, bo nie otrzymał faktury. Ona będzie w systemie i nabywca będzie miał do niej dostęp. Mam na myśli, oczywiście, podmioty, które będą zobowiązane do wystawiania faktur w KSeF.

Rozmawiali: Mariusz Szulc i Agnieszka Pokojska

Druga część wywiadu jutro w DGP i na stronie gazetaprawna.pl