rozwiń ›

Przypomnijmy, że od 1 lutego 2026 r. faktury będą musieli wystawiać w KSeF najwięksi podatnicy – ci, u których wartość sprzedaży brutto (wraz z VAT) w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł,

Od kwietnia 2026 r. będzie to dotyczyło pozostałych podatników, z wyjątkiem tych, u których łączna wartość sprzedaży brutto (czyli wraz z VAT) udokumentowana fakturami wystawionymi w danym miesiącu (elektronicznie lub w postaci papierowej) nie przekroczy 10 tys. zł. Oni będą musieli stosować KSeF od 1 stycznia 2027 r., chyba że wcześniej przekroczą miesięczny limit 10 tys. zł.

Co się zmieni w JPK_VAT z deklaracją?

Mowa o rozporządzeniu z 12 grudnia 2025 r. (DzU poz. 1800). Zostało ono opublikowane 17 grudnia 2025 r., a weszło w życie następnego dnia, choć zmiany nastąpią w ewidencji JPK_VAT z deklaracją składanych za luty 2026 r. (odpowiednio - za I kwartał).

Rozporządzenie to zmieniło wcześniejsze - z 29 grudnia 2023 r. (Dz. U. z 2024 r. poz. 13 ze zm.). Tamto z kolei zmieniło jeszcze wcześniejsze - z 15 października 2019 r. w sprawie szczegółowego zakresu danych zawartych w deklaracjach podatkowych i w ewidencji w zakresie podatku od towarów i usług (Dz.U. poz. 1988 ze zm.).

Kiedy numer KSeF faktury w ewidencji sprzedaży i zakupu?

Z najnowszego rozporządzenia wynika, że w ewidencji sprzedaży i zakupu JPK_VAT trzeba będzie podawać numer KSeF faktury, jeżeli zostanie ona wystawiona w tym systemie - bez względu na tryb wystawiania i przesyłania do KSeF (offline 24, awaria, niedostępność systemu) – według stanu na dzień złożenia JPK_VAT.

Kiedy inne oznaczenie w ewidencji?

Ponadto w ewidencji będzie można ujmować faktury wystawione (otrzymane) poza KSeF, a także inne dowody, które trzeba będzie opatrzyć jednym z trzech oznaczeń:

  • OFF – faktura, o której mowa w art. 106nf ustawy o VAT (wystawiona w trybie awarii KSeF), która na dzień złożenia ewidencji nie ma jeszcze numeru identyfikującego w KSeF,
  • BFK – faktura elektroniczna lub faktura w postaci papierowej,
  • DI – dowód inny niż faktura wystawiona za pośrednictwem KSeF.

Faktury wystawione offline 24

Zatem jako „DI” będą oznaczane:

  • dokumenty nieobjęte oznaczeniami OFF i BFK, a także
  • faktury wystawione w trybie offline24 (art. 106nda ustawy o VAT), które na dzień przesłania ewidencji nie mają jeszcze numeru identyfikującego w KSeF.

W takiej sytuacji bowiem, gdy faktura jest wystawiana w trybie offline24 i na dzień złożenia JPK_VAT podatnik nie ma jeszcze dla niej numeru KSeF, powinien on ją wykazać w JPK_VAT po stronie sprzedaży jako czynność opodatkowaną i oznaczyć „DI”. Natomiast po uzyskaniu numeru KSeF podatnik powinien skorygować JPK_VAT w części sprzedażowej i skorygować oznaczenie poprzez oznaczenie tej faktury numerem KSeF.

Potwierdziło to Ministerstwo Finansów w komunikacie z 16 grudnia 2025 r. Poinformowało, że rozporządzenie nie zakłada wymogu korygowania ewidencji sprzedaży/zakupu o uzupełnienie numeru KSeF faktur, którym na dzień przesłania ewidencji ten numer nie został nadany. Ale jest wyjątek - obowiązek korekty, gdy faktury ujmowane w ewidencji sprzedaży, wystawione w trybie offline24, uzyskają numer KSeF już po złożeniu JPK_VAT.

Zdaniem ministerstwa, takie przypadki, kiedy termin złożenia JPK_VAT (do 25. dnia następnego miesiąca) zbiegnie się z brakiem uzyskania numeru KSeF dla faktur wystawionych w trybie offline24 (do 15. dnia następnego miesiąca), będą sporadyczne.

Nie trzeba będzie ręcznie wpisywać numeru KSeF

Według MF, ujmowanie w JPK_VAT w ewidencji zakupu faktur z nadanym numerem KSeF nie powinno stanowić nadmiernego obciążenia dla podatników. Na przykład w oprogramowaniu Ministerstwa Finansów e-mikrofirma będą rozwiązania, które pozwolą na automatyczne zasilanie JPK_VAT z deklaracją fakturami otrzymanymi w KSeF, wraz z nadanym numerem KSeF. Dzięki temu nie trzeba będzie ręcznie przenosić numeru KSeF do pliku.

A jak będzie w systemach komercyjnych? „Wprowadzenie konkretnych rozwiązań technicznych zależy od firmy wdrażającej u danego podmiotu system KSeF oraz rozwiązania księgowego i informatycznego” – wyjaśnia resort finansów.

Co w razie błędu?

W razie błędów w złożonym pliku JPK_VAT, podatnik może, tak jak dotychczas, go skorygować, zgodnie z art. 109 ust. 3e-3g ustawy o VAT – informuje MF. Dodaje, że błędy będzie można skorygować również wtedy, gdy stwierdzi je naczelnik urzędu skarbowego, który wezwie do ich usunięcia. Takie przypadki – jak zapewnia resort - będą rozpatrywane tak, jak dotychczas, czyli indywidualnie.

„Zatem kary za błędnie wypełnione pliki JPK_VAT z deklaracją nie mają charakteru automatycznego i mogą zostać nałożone dopiero w sytuacji, gdy podatnik nie skoryguje ich odpowiednio po uprzednim wezwaniu przez naczelnika urzędu skarbowego” – zapewnia Ministerstwo Finansów.

Dwa inne rozporządzenia

Przypomnijmy, że już wcześniej ukazały się w Dzienniku Ustaw dwa inne rozporządzenia ministra finansów i gospodarki:

  • w sprawie przypadków, w których nie ma obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych (DzU poz. 1740).
  • zmieniające rozporządzenie w sprawie wystawiania faktur (DzU poz. 1742).

Czekamy na jeszcze jedno

Na publikację czeka jeszcze jedno rozporządzenie – najobszerniejsze - z 12 grudnia 2025 r. w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur. Co do zasady wejdzie ono w życie 1 lutego 2026 r., czyli tego samego dnia, kiedy KSEF stanie się obowiązkowy dla pierwszej grupy podatników – tych największych.

Ureguluje ono m.in. sposób oznaczania faktur, także tych offline, umożliwiający dostęp do nich w KSeF i weryfikację danych w nich zawartych, zasady wystawiania i przesyłania do systemu faktur z załącznikiem, sposoby nadawania oraz odbierania uprawnień.