KSeF: Problem, którego nie ma, czyli zbędna afera z kodami QR

Owszem, przed zmianą treści projektu przepisów wykonawczych lekką konsternację mogły wzbudzić wskazania zamieszczone w wydanych przez resort finansów podręcznikach czy informacje dostępne na stronach ministerstwa. Zgodnie z nimi adnotacja „offline” czy „certyfikat” zamieszczona jest w fakturach offline24 nieprzesłanych jeszcze do KSeF, gdy te przekazywane są podmiotom zagranicznym czy konsumentom (również krajowym). Z pewnością nie można jednak z tego wyciągać wniosków dotyczących zakazu przekazywania wizualizacji faktury przed nadaniem jej numeru KSeF. Podobnie, żadnego negatywnego skutku dla podatników nie mogą wywoływać propozycje ministerialne wystawiania potwierdzeń wykonania czynności podlegających fakturowaniu z zamieszczonymi na nich kodami QR. Jak wyraźnie tłumaczą to przedstawiciele resortu, to jest tylko propozycja, która jest odpowiedzią na powtarzające się pytania podatników dotyczące tego, z czym odejdzie od kasy klient, gdy faktura będzie wystawiana jako ustrukturyzowana. To jedno z wielu możliwych rozwiązań, przy czym prawodawca nie wypowiada się na ten temat.

Uwaga! Również same projektowane przepisy wykonawcze nie wprowadzają zakazu wydawania kupującemu wizualizacji dokumentu, który po jego przesłaniu do Krajowego Systemu e-Faktur i nadaniu mu numeru KSeF zyska status faktury ustrukturyzowanej. Doprecyzowują one jedynie to, co zostało zapisane w art. 106gb ust. 4 i 5 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 775; ost.zm. Dz.U. z 2025 r. poz. 1203; dalej: ustawa o VAT), czyli wskazują, jak powinien być zrealizowany obowiązek oznaczania kodem/kodami QR faktur ustrukturyzowanych oraz faktur offline24, a także wystawianych poza KSeF w przypadku awarii i niedostępności systemu. Uwzględnione przy tym jest to, że tylko w wyjątkowych sytuacjach faktura ustrukturyzowana, a także offline przed jej wysyłką do systemu może być skutecznie doręczona, zanim zostanie jej nadany numer KSeF. Chodzi oczywiście o:

• przypadki wskazane w art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT (m.in. doręczenie faktur podmiotom zagranicznym czy konsumentom) oraz
• faktury offline awaria, które mogą być skutecznie doręczone nawet do podatnika przed ich przesłaniem do KSeF i przed nadaniem im numeru KSeF.

W tych okolicznościach doręczenia poza KSeF może mieć znaczenie fiskalne. Żadnego bezpośredniego skutku podatkowego nie ma natomiast doręczenie wizualizacji faktury ustrukturyzowanej podatnikowi polskiego VAT, w tym zwolnionemu, a także podmiotowi, który co prawda nie jest podatnikiem, ale nie został wskazany przez prawodawcę w specyfikacji zamieszczonej w art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT, o której była wyżej mowa. W takich okolicznościach jedynym sposobem doręczenia faktury ustrukturyzowanej – również faktur offline, które po ich przesłaniu do systemu i nadaniu im numeru KSeF zyskują status ustrukturyzowanych – jest ich przesłanie za pośrednictwem KSeF.

Uwaga! Prawodawca wyraźnie i w sposób jednoznaczny precyzuje datę, w jakiej faktury takie uznawane są za doręczone (ważne: nie „mogą”, a „są” doręczone). Jest to data nadania im numeru KSeF (z zastrzeżeniem faktur offline awaria uprzednio doręczonych fizycznie poza systemem).

Zatem dokumenty takie do momentu ich przesłania do KSeF i nadania im numeru KSeF nie wywierają żadnych skutków u adresatów. Wobec definicji ustawowej faktury ustrukturyzowanej one w istocie nie są nawet fakturami ustrukturyzowanymi, a taki status zyskują po przejściu walidacji i nadaniu im numeru KSeF.

To jednocześnie oznacza, że prawodawca nie tylko nie musi, lecz wręcz nie jest upoważniony do regulowania zasad wystawiania potwierdzeń dokonania sprzedaży, tj. dokumentów, które być może dopiero po ich przesłaniu do Krajowego Systemu e-Faktur zyskają status faktur ustrukturyzowanych, a więc normatywną datę doręczenia, istotną z perspektywy odliczenia VAT czy obniżenia VAT naliczonego przy fakturze korygującej „in minus”.

Jeżeli takie dokumenty – jeszcze nieustrukturyzowane – uznamy za faktury (jest to dość powszechna opinia, która artykułowana jest w trakcie dyskusji o prawo do odliczenia VAT przy braku faktury ustrukturyzowanej), wówczas ponad wszelką wątpliwość prawodawca nie jest uprawniony do normowania kwestii związanych z oznaczaniem ich kodami QR. Wobec wspólnotowej zasady zamkniętego katalogu danych, których zamieszczenia prawodawca może żądać w fakturze, wszelkie dodatkowe wymagania dotyczące ewentualnych oznaczeń w takich fakturach stanowiłyby naruszenie prawa unijnego.

Tak więc, minister finansów jako autor przepisów wykonawczych nie tylko nie ma obowiązku, ale wręcz nie ma prawa do wprowadzania zasad oznaczania kodami QR faktur offline przekazywanych podatnikom przed wysyłką tych dokumentów do KSeF.

Jednocześnie nie ma żadnego uzasadnienia normatywnego dla ewentualnego wprowadzenia zakazu przekazywania takich dokumentów – np. w formie wydruków czy elektronicznej – jako potwierdzenia transakcji, jeszcze przed wysłaniem pliku xml z takimi danymi do KSeF.

Ważne: W żadnym z przepisów prawodawca nie zakazuje zamieszczania kodów QR – również z adnotacjami „offline” czy „certyfikat” – na wizualizacjach dokumentów, które zostały wystawione jako potwierdzenie sprzedaży, a które po ich wysyłce do KSeF uzyskają status faktur ustrukturyzowanych.

Innymi słowy, nic nie stoi na przeszkodzie temu, aby podatnik stosował takie oznaczenia. Co ważne: może to robić, ale nie musi! Wszelkie tezy jakoby miała to być forma reglamentacji stosowania takich potwierdzeń, „odkrycia” dotyczące zakazu wydawania faktur offline innym podatnikom przed wysyłką takich dokumentów do systemu i nadania im numeru KSeF są wyssane z palca, to zwykła konfabulacja!

Czy przepisy o KSeF są zgodne z prawem unijnym

Można natomiast zastanowić się nad tym, czy prawodawca, a co za tym idzie i minister finansów, w ogóle był uprawniony do wprowadzania obowiązku oznaczania wizualizacji faktur ustrukturyzowanych kodami QR, numerem KSeF czy odpowiednimi adnotacjami. Jeżeli potraktujemy je jako faktury – a de facto mają one taki status w przypadku przekazania ich podmiotom wskazanym w art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT – to wprowadzenie takiego wymogu narusza prawo unijne specyfikujące obowiązkowe dane faktury. Z kolei, jeżeli nie są to faktury, to z jakiej racji prawodawca normuje takie dokumenty przepisami ustawy o VAT, które przecież podlegają harmonizacji unijnej?

W jakim celu wprowadzane są kody QR

Podobnie daje do myślenia cel wprowadzenia takich oznaczeń. Owszem, mowa jest o autentyczności, integralności, pewności pochodzenia. A dokładniej kod QR (również link) w połączeniu z numerem KSeF umożliwia dostęp do faktury. Z kolei pasywne kody (linki) „offline” i „certyfikat” mają:

• zapewniać dostęp do faktury w KSeF oraz weryfikację danych zawartych na tej fakturze (gdy ma napis „OFFLINE”),
• umożliwiać potwierdzenie tożsamości wystawcy przy wystawianiu tej faktury (gdy ma napis „CERTYFIKAT”).

Ich zastosowanie ma jednak ograniczony sens, bo nie przekierowują one do samej faktury, a jedynie umożliwiają dostęp do niej.

Dokładnie ten sam skutek – ale bez obawy (co jest podnoszone w dyskusjach), że kod QR przekieruje na oszukańczą stronę tylko podobną do tej resortu finansów, która służy obsłudze KSeF – odbiorca faktury uzyska, gdy skorzysta z dostępu anonimowego bez skanowania kodu/korzystania z linku.

Owszem, aby to zrobić, musi znać również numer KSeF. W przypadku faktur już przesłanych do KSeF ma taką informację, a w przypadku faktur offline… cóż tutaj potrzebna byłaby drobna zmiana techniczna, może w przepisach wykonawczych, ale również można byłoby ten problem z łatwością rozwiązać, skoro odbiorca ma przed sobą wizualizację.

Wnioski

Od ponad trzydziestu lat polscy podatnicy korzystają z faktur, wcześniej papierowych później papierowych względnie elektronicznych i radzili (zazwyczaj) z weryfikacją, czy dokument, który otrzymali, jest prawdziwy. Chcąc odliczyć VAT z faktury, podatnik i tak musi otrzymać ją przez KSeF (z zastrzeżeniem faktur offline awaria). Innymi słowy, dysputy na temat QR-kodów, zasad ich stosowania, praw, obowiązków itp. to chyba jednak problem, który został trochę sztucznie wykreowany. Oczywiście, resort finansów chce, by było dobrze, bezpiecznie, czytelnie. Podatnicy chcą by było racjonalnie, bezpiecznie i bez problemów…

A tak naprawdę, to jak wczytamy się w art. 106ni ustawy o VAT, stwierdzimy, że jeżeli źle zastosujemy kod QR albo nie zastosujemy go w tych przypadkach, w których widziałby go ustawodawca i minister, to i tak nam nic z tego powodu nie grozi. Włos nam z głowy nie spadnie, bo dla takich sytuacji sankcja podatkowa nie została przewidziana i to również od 2027 r.! Z kolei dla sankcji karnoskarbowej trudno byłoby tutaj znaleźć uzasadnienie materialne. ©℗