Przypomnijmy, że ulga B+R pozwala podwójnie, a w niektórych przypadkach nawet potrójnie, odliczyć wydatki poniesione na badania i rozwój - raz jako koszty uzyskania przychodów, drugi raz – od podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym. Przez lata wysokość odliczeń w ramach tej ulgi się zmieniała (jaka była w 2019 r. - patrz ramka). Wielu przedsiębiorców wstrzymywało się jednak z odliczeniami ze względów na liczne wątpliwości interpretacyjne. Niektóre z nich zostały już rozstrzygnięte, m.in. przez sądy administracyjne.

Dla kogo ulga?

Z danych Ministerstwa Finansów wynika, że w rozliczeniu rocznym za 2019 r. z ulgi B+R skorzystało ok. 2073 podatników CIT i niespełna 1898 podatników PIT.

- To stanowczo zbyt mało – komentuje Bartosz Głowacki, doradca podatkowy, partner w MDDP. Zwraca uwagę na to, że podatnicy długo żyli w przeświadczeniu, iż ulga B+R jest adresowana wyłącznie do jednostek naukowych, badawczych czy firm prowadzących laboratoria, w których naukowcy opracowują nowe rozwiązania, unikalne w skali świata. – A przecież tak nie jest. Preferencja jest dla każdego przedsiębiorcy, który podejmuje działania zmierzające do ulepszenia istniejących lub opracowania nowych wyrobów lub usług – tłumaczy ekspert.

Przypuszcza, że wielu podatników mogło zrezygnować z rozliczenia ulgi B+R za 2019 r., uznając, że nie prowadzą oni działań o charakterze B+R w sposób systematyczny – tak jak interpretowały to organy podatkowe.

Jaka działalność jest B+R?

Działalność badawczo-rozwojowa to - zgodnie z art. 4a pkt 26 ustawy o CIT (i art. 5a pkt 38 ustawy o PIT) - działalność twórcza, obejmująca badania naukowe lub prace rozwojowe, podejmowana w sposób systematyczny w celu zwiększenia zasobów wiedzy oraz wykorzystania zasobów wiedzy do tworzenia nowych zastosowań.

Systematycznie, czyli jak?

Do 2019 r. najczęściej można było spotkać się z wykładnią, że „systematyczność” oznacza ciągłość, stałość i brak przerw w prowadzonych pracach – przypomina Bartosz Głowacki. Takie rozumienie – jak dodaje ekspert - prowadziło do dyskwalifikacji projektów realizowanych jednorazowo, incydentalnie lub w sposób nieregularny, nawet jeśli spełniały one pozostałe kryteria działalności B+R.

- Dlatego podatnicy często rezygnowali z ulgi B+R właśnie z obawy o brak „systematyczności”, zwłaszcza ci, którzy jednorazowo prowadzili prace rozwojowe nad konkretnymi produktami czy rozwiązaniami, realizowane w określonym przedziale czasowym – zauważa ekspert.

Z pomocą przyszły sądy oraz objaśnienia podatkowe ministra finansów z 15 lipca 2019 r. Wprawdzie nie dotyczyły one bezpośrednio ulgi B+R, tylko IP Box, ale odnosiły się także do cech działalności badawczo-rozwojowej. Wyjaśniono w nich, że „spełnienie kryterium „systematyczności” danej działalności nie jest uzależnione od ciągłości tej działalności, w tym od określonego czasu, przez jaki działalność taka ma być prowadzona, ani też od istnienia planu, co do prowadzenia przez podatnika podobnej działalności w przyszłości. Wystarczające jest, aby podatnik zaplanował i przeprowadził chociażby jeden projekt badawczo-rozwojowy, przyjmując dla niego określone cele do osiągnięcia, harmonogram i zasoby. Taka działalność może być uznana za działalność systematyczną, tj. prowadzoną w sposób metodyczny, zaplanowany i uporządkowany”.

- Tym samym nawet jeden projekt o cechach B+R uprawnia do podatkowej ulgi pod warunkiem, że został przygotowany i przeprowadzony według określonego planu – wskazuje Bartosz Głowacki.

Usprawiedliwiona nieobecność

Najczęściej w ramach ulgi są odliczane koszty pracowników zajmujących się działalnością B+R. Przez lata toczyły się spory, czy można potrącić wynagrodzenia za czas usprawiedliwionej nieobecności pracownika, tj. urlopu czy choroby.

Fiskus uważał, że nie, ale sądy uznały inaczej - ulga B+R obejmuje też wynagrodzenie za okres usprawiedliwionej nieobecności w pracy. W końcu potwierdził to także minister finansów - w interpretacji ogólnej z 13 lutego 2024 r. (nr DD8.8203.1.2021).

Jak to policzyć dla potrzeb ulgi B+R?

Jak obliczyć kwotę odliczenia? Zasadą jest, że do podstawy (obejmującej także wynagrodzenie za czas usprawiedliwionej nieobecności) należy zastosować proporcję, w jakiej czas przeznaczony na realizację działań B+R pozostaje do ogólnego czasu pracy danej osoby. Przy czym, według organów podatkowych, w ogólnym czasie pracy danej osoby należy uwzględnić również okres:

  • urlopu wypoczynkowego i analogicznie m.in. urlopu okolicznościowego,
  • pozostawania pracownika na zwolnieniu lekarskim,
  • zwolnienia przysługującego na mocy art. 188 kodeksu pracy,
  • przestoju niezawinionego przez pracownika, zgodnie z art. 81 kodeksu pracy.

Przykład

Pracownik zajmujący się tylko działalnością B+R przepracował w danym miesiącu tylko trzy tygodnie, ponieważ przez jeden tydzień był na urlopie. Według fiskusa proporcja odliczenia wynagrodzenia takiej osoby w ramach ulgi B+R wynosi ¾, bo trzy tygodnie to czas przeznaczony na realizację działalności B+R, a cztery tygodnie to ogólny czas pracy, liczony razem z czasem choroby.

Premia roczna

W wyroku z 21 listopada 2024 r. (sygn. akt II FSK 226/22) Naczelny Sąd Administracyjny wyjaśnił, jak uwzględnić w kosztach kwalifikowanych wypłatę np. premii rocznych. - Organy podatkowe przez lata twierdziły, że przy wypłacie świadczeń (i regulowaniu należnych od nich składek) za okres dłuższy niż jeden miesiąc podstawą do wyliczenia proporcji czasu przeznaczonego na realizację działalności B+R w ogólnym czasie pracy pracownika powinien być okres, za który wypłacana jest premia. NSA uznał inaczej - że proporcja powinna być ustalana wyłącznie w oparciu o dane dotyczące miesiąca, w którym koszt kwalifikowany został poniesiony – wyjaśnia Bartosz Głowacki. Skutki tych dwóch różnych podejść tłumaczy na przykładzie.

Przykład

Pracownik w danym roku zajmował się przez 100 proc. swojego czasu pracy działalnością B+R. W lutym kolejnego roku dostał premię roczną za poprzedni rok. Premia może być kosztem kwalifikowanym w rozliczeniu ulgi B+R za rok, w którym została wypłacona.

W ocenie organów podatkowych będzie ona kosztem kwalifikowanym w takiej proporcji, w jakiej pracownik prowadził czynności B+R (w tym wypadku w 100 proc.) w roku, za który została wypłacona, bo tego roku dotyczy. W ocenie NSA premia będzie kosztem kwalifikowanym według proporcji czasu poświęconego przez pracownika na czynności B+R w ogólnym jego czasie pracy w lutym, czyli w miesiącu, w którym została wypłacona, bo premia jest kosztem właśnie tego miesiąca.

Łączenie ulg B+R i IP Box

Część podatników, korygując rozliczenia za 2019 r., może też skorzystać z połączenia ulgi B+R i tzw. ulgi IP Box, czyli 5-proc. stawki CIT lub PIT od dochodów z kwalifikowanych praw własności intelektualnej. Potwierdził to NSA w wyrokach z 7 grudnia 2023 r. (II FSK 1538/23, II FSK 696/23, II FSK 547/23). Orzekł, że wprawdzie podatnik nie może „łącznie” (tj. równocześnie) stosować obu ulg w stosunku do jednego, tego samego dochodu, ale nie ma przeszkód, żeby wykorzystał te same koszty kwalifikowane, jeżeli w tym samym roku:

  • prowadzi działalność, w ramach której osiąga dochody z kwalifikowanych praw własności intelektualnej, opodatkowane stawką 5 proc. CIT lub PIT, i
  • osiąga dochody opodatkowane na zasadach ogólnych, czyli 19-proc. stawką CIT, według skali podatkowej PIT (12 proc. i 32 proc.) albo liniowym PIT.

Chociaż wyroki te dotyczyły stanu prawnego od 1 stycznia 2022 r., to – jak zauważa Bartosz Głowacki - takie same zasady dotyczą wcześniejszych lat 2019–2021.

Konieczna dokumentacja

- Bez względu na to, z jakich przyczyn podatnicy zdecydują się na rozliczenie ulgi B+R lub skorygowanie już dokonanego rozliczenia, muszą pamiętać, że koszty kwalifikowane wymagają udokumentowania co do ich rodzaju, wielkości i związku z procesami B+R – podkreśla ekspert MDDP. Tak samo – dodaje – powinien być udokumentowany badawczo-rozwojowy charakter czynności podejmowanych u podatnika.

[ramka] Jakie odliczenie przysługiwało w 2019 r.

W 2019 r. podatnicy byli uprawnieni do odliczenia 100 proc. kosztów kwalifikowanych, takich jak:

  • koszty pracownicze w części czasu poświęconej na B+R (obecnie można odliczyć 200 proc. takich kosztów),
  • nabycie materiałów i surowców bezpośrednio związanych z działalnością B+R,
  • nabycie ekspertyz, opinii, usług doradczych, wyników badań od jednostek naukowych,
  • odpłatne korzystanie lub nabycie aparatury naukowo-badawczej od podmiotów niepowiązanych,
  • koszty uzyskania i utrzymania patentu, prawa ochronnego na wzór użytkowy, prawa z rejestracji wzoru przemysłowego
  • odpisy od środków trwałych (z wyłączeniem samochodów osobowych, budowli i budynków) oraz wartości niematerialnych i prawnych wykorzystywanych w prowadzonej działalności B+R.

Większe odliczenia przysługiwały podatnikom posiadającym status centrum badawczo-rozwojowego. Mogli oni odliczyć 150 proc. kosztów kwalifikowanych, o ile byli oni mikro, małym lub średnim przedsiębiorcą. Natomiast centra badawczo-rozwojowe niebędące mikro, małymi lub średnimi przedsiębiorcami mogły odliczyć 100 proc. kosztów kwalifikowanych poniesionych na uzyskanie i utrzymanie patentu, prawa ochronnego na wzór użytkowy, prawa z rejestracji wzoru przemysłowego. W pozostałym zakresie przysługiwało im odliczenie 150 proc. kosztów kwalifikowanych.

Dodatkowo mogły one zaliczyć do kosztów kwalifikowanych amortyzację budowli, budynków i lokali wykorzystywanych w prowadzonej działalności B+R oraz koszty ekspertyz, opinii, usług doradczych i usług równorzędnych, badań wykonywanych na podstawie umowy, wiedzy technicznej i patentów lub licencji na chroniony wynalazek, uzyskanych od podmiotów innych niż jednostki naukowe i wykorzystywanych wyłącznie na potrzeby prowadzonej działalności B+R.

[koniec ramki]