KSeF na nowo zdefiniuje datę otrzymania faktury

W pierwszej kolejności należy uwzględnić zasady dotyczące trybu online, który będzie podstawowym sposobem wystawiania i doręczania faktur w relacjach krajowych. Zgodnie z art. 106na ust. 3 ustawy o VAT faktura ustrukturyzowana jest uznana za otrzymaną w dniu nadania jej numeru identyfikującego w Krajowym Systemie e-Faktur. Dla jednostki publicznej będącej wierzycielem oznacza to pełną pewność co do daty otrzymania faktury przez krajowego kontrahenta z NIP – to od tej daty rozpoczyna bieg termin płatności wynikający z umowy lub przepisów.

Takie ustawowe określenie daty otrzymania faktury eliminuje spory związane z doręczeniem dokumentu i ułatwia dochodzenie należności. System zapewnia obiektywny dowód momentu otrzymania faktury przez dłużnika, co ma kluczowe znaczenie przy naliczaniu odsetek za opóźnienie.

Nabywcy wyłączeni z automatycznego odbioru faktury

Od powyższej zasady jest jednak istotny wyjątek – dotyczy odbiorców, którzy nie mogą korzystać z automatycznego odbioru faktur w KSeF. Jak wskazuje art. 106na ust. 4 ustawy o VAT, jeśli faktura ustrukturyzowana jest udostępniana nabywcy wskazanemu w art. 106gb ust. 4 – czyli konsumentowi lub podmiotowi zagranicznemu bez polskiego NIP – poza systemem KSeF, datą jej otrzymania jest dzień faktycznego doręczenia. W tych przypadkach nie działa automatyczny mechanizm potwierdzania odbioru w KSeF.

Jednostka publiczna wystawiająca faktury takim odbiorcom musi więc posiadać dowód rzeczywistego doręczenia dokumentu. Może to być m.in. potwierdzenie wysyłki wiadomości e-mail z załączoną fakturą w formacie PDF, dowód odbioru przesyłki poleconej albo protokół przekazania dokumentu.

Skutki trybu awaryjnego

Odrębnym zagadnieniem są sytuacje, w których faktura nie może zostać wystawiona w systemie KSeF ze względów technicznych i konieczne jest skorzystanie z trybu awaryjnego. W świetle art. 106nf ust. 10 ustawy o VAT, faktura wystawiona w trybie awaryjnym jest uznawana za otrzymaną w dniu jej faktycznego doręczenia nabywcy. Jeżeli jednak faktura została później przesłana do KSeF i uzyskała numer identyfikujący, a data nadania tego numeru jest wcześniejsza niż data faktycznego doręczenia, to za datę jej otrzymania uznaje się dzień nadania numeru KSeF. Wyjątek dotyczy nabywców wskazanych w art. 106gb ust. 4 (konsumenci, podmioty zagraniczne bez NIP) – dla nich zawsze decyduje data rzeczywistego doręczenia.

Dla jednostki sektora finansów publicznych oznacza to konieczność monitorowania dwóch dat:

• faktycznego doręczenia dokumentu oraz
• nadania numeru KSeF.

Zatem termin płatności dla kontrahentów krajowych posiadających NIP liczy się od daty wcześniejszej – faktycznego doręczenia lub nadania numeru KSeF – przy czym może to być data wcześniejsza niż dzień nadania numeru w systemie. Natomiast w przypadku odbiorców z art. 106gb ust. 4 (konsumentów oraz podmiotów zagranicznych bez NIP) termin płatności zawsze biegnie od daty faktycznego doręczenia faktury, niezależnie od daty późniejszego lub wcześniejszego nadania numeru w KSeF.

Pozostałe przypadki niedostępności KSeF

W sytuacjach planowanych prac serwisowych lub innych okresów niedostępności KSeF stosuje się ogólne zasady określone w art. 106na ust. 3 ustawy o VAT. Po przywróceniu działania systemu i przesłaniu faktury do KSeF za datę jej otrzymania uznaje się dzień nadania numeru identyfikującego. Przepisy nie wprowadzają odrębnych reguł dla takich sytuacji, dlatego jednostka publiczna może opierać się na automatycznym potwierdzeniu z systemu.

Jednostka powinna jednak dokumentować przypadki niedostępności KSeF, aby wykazać, że opóźnienie w przesłaniu faktury wynikało z przyczyn od niej niezależnych. Taka dokumentacja może być istotna w sytuacji sporu z kontrahentem, zwłaszcza gdy podnosi on zarzut zbyt późnego wystawienia lub doręczenia faktury w kontekście naliczania odsetek.

Naliczanie odsetek w kilku scenariuszach

Prawidłowe ustalenie daty otrzymania faktury przekłada się bezpośrednio na początek biegu terminu płatności. Dlatego kluczowe jest ustalenie, jak na tle powyższych zasad naliczać odsetki w poszczególnych scenariuszach. I tak, z art. 8 ust. 1 ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom wynika, że wierzycielowi – bez dodatkowego wezwania – przysługują odsetki ustawowe za opóźnienie od dnia następującego po upływie terminu płatności określonego w umowie aż do dnia zapłaty. W warunkach KSeF kluczowe jest więc prawidłowe ustalenie daty otrzymania faktury, która może wynikać z różnych zasad w zależności od trybu jej wystawienia.

Różnice pomiędzy trybem online, awaryjnym oraz przypadkami odbiorców z art. 106gb ust. 4 wymagają od jednostki publicznej prowadzenia precyzyjnej dokumentacji. Przydatnym narzędziem jest rejestr faktur obejmujący w szczególności:

• tryb wystawienia faktury,
• datę wystawienia lub wysłania do systemu,
• datę nadania numeru KSeF,
• datę faktycznego doręczenia (gdy przepisy tego wymagają),
• kategorię nabywcy (NIP / nabywcy z art. 106gb ust. 4),
• termin płatności,
• datę zapłaty.

Tak prowadzony rejestr umożliwia jednostce prawidłowe naliczanie odsetek za opóźnienie z uwzględnieniem specyfiki każdego trybu i odmiennych momentów uznania faktury za otrzymaną.

Ewidencja należności z uwzględnieniem różnych trybów

Zasady te mają również bezpośredni wpływ na moment ujęcia należności w księgach rachunkowych jednostki budżetowej, co wymaga odrębnej analizy. W świetle art. 20 ust. 1 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić – w postaci zapisu – każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Oznacza to, że moment ujęcia należności zależy od trybu wystawienia faktury oraz od kategorii nabywcy.

Zgodnie z załącznikiem nr 3 do rozporządzenia ministra rozwoju i finansów z 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla jednostek sektora finansów publicznych należności wynikające z wystawionych faktur ujmuje się na koncie „221”. W warunkach funkcjonowania KSeF zasady te należy stosować z uwzględnieniem specyfiki poszczególnych trybów:

• faktury w trybie online – momentem ujęcia należności jest dzień przesłania jej do w KSeF. Zgodnie bowiem z art. 106na ust. 1 ustawy o VAT fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur;
• faktury wystawione w trybie awaryjnym – momentem ujęcia jest dzień faktycznego wystawienia faktury. Zgodnie z art. 106nda ust. 10 w związku z art. 106e ust. 1 pkt 1 za datę wystawienia faktury, o której mowa w ust. 1, uznaje się datę wskazaną przez podatnika na tej fakturze;
• analogicznie do faktur wystawianych w trybie online faktury dla nabywców z art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT – konsumentów oraz podmiotów zagranicznych bez polskiego NIP – momentem ujęcia pozostaje zawsze dzień faktycznego przesłania dokumentu, niezależnie od daty późniejszego nadania numeru KSeF.

Uwaga! Takie zróżnicowanie powoduje, że jednostka powinna każdorazowo ustalać i dokumentować daty związane z wystawieniem, wysłaniem, doręczeniem faktury i nadaniem numeru KSeF. Ma to kluczowe znaczenie zarówno dla prawidłowego ujęcia należności w księgach rachunkowych, jak i dla późniejszego naliczania odsetek za opóźnienie.

Zabezpieczenie interesów jednostki w umowach

Aby uniknąć sporów z kontrahentami, jednostka powinna odpowiednio zabezpieczyć swoje interesy już na etapie konstruowania umów. Jednostki sektora finansów publicznych mogą w umowach precyzyjnie określać zasady doręczania faktur z uwzględnieniem różnych trybów funkcjonowania systemu KSeF. W przypadku kontrahentów krajowych posiadających NIP należy jednoznacznie wskazać, że faktury będą wystawiane i doręczane w trybie online, a moment ich otrzymania – istotny dla biegu terminu płatności – wynika z art. 106na ust. 3 ustawy o podatku od towarów i usług (dzień nadania numeru identyfikującego w KSeF).

Dla kontrahentów niemających dostępu do KSeF, w szczególności podmiotów z art. 106gb ust. 4, umowa powinna precyzyjnie określać sposób dokumentowania faktycznego doręczenia faktury. Może to obejmować doręczenie e-mailowe z potwierdzeniem wysyłki, doręczenie pocztowe za potwierdzeniem odbioru lub podpisanie protokołu przekazania dokumentu. Brak automatycznego potwierdzenia otrzymania faktury w systemie wymaga w tych przypadkach zwiększonej staranności dokumentacyjnej.

Uwaga! W umowach warto również zamieścić klauzule dotyczące automatycznego naliczania odsetek za opóźnienie – od dnia następującego po upływie terminu płatności ustalonego na podstawie daty otrzymania faktury zgodnie z zasadami wynikającymi z ustawy o VAT. Pozwala to ograniczyć spory interpretacyjne i zapewnia przewidywalność w dochodzeniu należności.

Jednostka może dodatkowo zastrzec sobie prawo wyboru trybu wystawienia faktury w przypadku niedostępności KSeF, wskazując, że w trybie awaryjnym – dla kontrahentów krajowych posiadających NIP – moment otrzymania faktury może wynikać z wcześniejszej daty nadania numeru w systemie, nawet gdy faktyczne doręczenie nastąpi później. Takie rozwiązanie wzmacnia pozycję wierzyciela i minimalizuje ryzyko sporów związanych z opóźnieniami w płatnościach.

Procedury wewnętrzne dla różnych scenariuszy wystawienia faktury

Skuteczne stosowanie powyższych zasad wymaga ich odzwierciedlenia w procedurach wewnętrznych jednostki, tak aby zapewnić zgodność z systemem kontroli zarządczej. Na potrzeby kontroli zarządczej, o której mowa w art. 68 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, jednostka powinna opracować odrębne procedury postępowania dla każdego z trybów wystawiania faktur w systemie KSeF. Procedury muszą uwzględniać różnice w ustalaniu daty otrzymania faktury w trybie online, w trybie awaryjnym oraz w sytuacjach niedostępności systemu, a także szczególne zasady obowiązujące wobec nabywców wymienionych w art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT.

Szczególnej staranności wymagają procedury dotyczące faktur wystawianych w trybie awaryjnym. W tym trybie – dla kontrahentów krajowych posiadających NIP – datą otrzymania faktury może być data nadania numeru KSeF, nawet jeśli faktyczne doręczenie nastąpi później. Właściwe określenie tej daty ma kluczowe znaczenie dla ustalenia początku biegu terminu płatności oraz prawidłowego naliczania odsetek za opóźnienie.

System kontroli wewnętrznej powinien więc zapewniać jednoznaczne i udokumentowane ustalenie daty otrzymania faktury w każdym możliwym scenariuszu. Obejmuje to m.in. rejestrowanie dat nadania numeru KSeF, dat rzeczywistego doręczenia dokumentu oraz informacji o kategorii nabywcy. Tylko pełna i spójna dokumentacja umożliwia jednostce skuteczne dochodzenie należności i zabezpieczenie się przed zarzutami kontrahenta dotyczącymi nieprawidłowego naliczania odsetek.

Praktyczne wskazówki w sprawie przygotowań do Krajowego Systemu e-Faktur

Aby ułatwić jednostkom przygotowanie się do funkcjonowania w środowisku KSeF, można wymienić kilka praktycznych rozwiązań.

Jednostki publiczne mogą przygotować się do funkcjonowania w środowisku różnych scenariuszy wystawiania faktur, wdrażając system klasyfikacji kontrahentów według ich dostępu do KSeF. Kontrahenci krajowi mający NIP będą otrzymywać faktury automatycznie w systemie, natomiast pozostali – w szczególności podmioty z art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT – wymagają tradycyjnego doręczenia, odpowiednio udokumentowanego.

W przypadku masowego wystawiania faktur warto rozważyć segmentację procesu według kategorii odbiorców. Faktury kierowane do kontrahentów z NIP mogą być generowane automatycznie w trybie online, co zapewnia szybkie nadanie numeru KSeF, jednoznaczne ustalenie daty otrzymania i natychmiastowe rozpoczęcie biegu terminu płatności.

Z kolei faktury dla odbiorców objętych art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT wymagają prowadzenia odrębnego, bardziej sformalizowanego procesu obejmującego dokumentowanie faktycznego doręczenia.

Wdrożenie KSeF wymaga od jednostek sektora finansów publicznych, działających w roli wierzyciela, szczegółowego rozpoznania zasad obowiązujących w każdym trybie wystawiania faktur i ich wpływu na ustalenie daty ich otrzymania. Prawidłowe określenie tej daty przesądza o poprawnym naliczaniu odsetek za opóźnienie i stanowi podstawę skutecznego dochodzenia należności. ©℗