– Legislacja najwyraźniej nie nadąża za dokumentacją techniczną i materiałami informacyjnymi publikowanymi przez MF. Wydaje się, że kolejność powinna być odwrotna – komentuje Katarzyna Stawowa, lider doradztwa taxtech w ITNINE.

W czterech podręcznikach KSeF 2.0 znajdziemy zastrzeżenie, że odnoszą się one do stanu prawnego, który będzie obowiązywał 1 lutego 2026 r., a więc za niespełna pięć miesięcy. Treści w nich zawarte zostały już uwzględnione w aktualnych schemach KSeF.

– Skoro niektóre z nich są dla przedsiębiorców nowością i jednocześnie brak jest jeszcze dla nich podstawy prawnej, to czy można poważnie traktować rządowe zapewnienia o sześciomiesięcznym vacatio legis przy zmianach podatkowych? – zastanawia się Piotr Kępisty, doradca podatkowy i autor bloga zrozumvat.pl. Zwraca uwagę na to, że decyzja o przesunięciu daty obowiązywania KSeF zapadła w styczniu 2024 r. i od tego czasu trwały prace nad modernizacją systemu informatycznego. – Przedsiębiorcy nie powinni być więc zaskakiwani na ostatnią chwilę - komentuje ekspert.

Faktury ustrukturyzowane coraz bliżej

Przypomnijmy, że:

  • Obowiązkowy KSeF w zmodyfikowanej wersji 2.0 wprowadza nowelizacja ustawy o VAT z 5 sierpnia 2025 r. (Dz.U., poz. 1203).
  • Obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych wejdzie w życie etapami. Od 1 lutego 2026 r. obejmie największych przedsiębiorców, a od 1 kwietnia 2026 r. pozostałych, z wyjątkiem mikrofirm, których łączna wartość sprzedaży udokumentowanej fakturami nie przekroczy 10 tys. zł miesięcznie. Te ostatnie będą wystawiać faktury za pomocą KSeF od 1 stycznia 2027 r.
  • Sankcje za niewystawianie faktur zgodnie z nowymi obowiązkami wejdą w życie od 2027 r.
  • Już od 1 lutego 2026 r. podatnicy VAT będą musieli odbierać faktury ustrukturyzowane, nawet jeśli nie będą jeszcze objęci obowiązkiem wystawiania faktur za pomocą KSeF.

Szkolenia, webinary…

Ministerstwo Finansów rozpoczęło we wrześniu kampanię informującą o KSeF 2.0. Od 24 września do połowy grudnia 2025 r. w urzędach skarbowych organizowane są „Środy z KSeF”, czyli cykl bezpłatnych szkoleń i webinarów, by pomóc przedsiębiorcom w przygotowaniach do wdrożenia nowego obowiązku. Spotkania odbywają się zarówno stacjonarnie, jak i online, przewidziano osiem bloków tematycznych.

… podręczniki

Ponadto na przełomie września i października 2025 r. na stronie ksef.podatki.gov.pl, w zakładce „Pliki do pobrania” opublikowano cztery podręczniki. W drugim z nich, zatytułowanym „Wystawianie i otrzymywanie faktur w KSeF”, znalazły się informacje zaskakujące dla przedsiębiorców. Jedna z nich dotyczy obowiązku wskazywania w jednolitych plikach kontrolnych (JPK_VAT) numeru KSeF faktur sprzedażowych.

Zmiany w zakresie JPK_VAT

- Już od 2023 r. wiemy, że wraz z wprowadzeniem KSeF czekają nas zmiany w JPK_VAT. Ale obowiązek wskazywania w plikach numeru KSeF faktur sprzedażowych miał wejść w życie dopiero 1 sierpnia 2026 r. – zwraca uwagę Piotr Kępisty.

Tak wciąż wynika z rozporządzenia nowelizującego z 25 czerwca 2024 r. (Dz.U. poz. 947). Zmieniono w nim niektóre przepisy rozporządzenia z 29 grudnia 2023 r. (Dz.U. z 2024 r. poz. 13). Wyrazy „od dnia 1 lipca 2024 r. do dnia 31 grudnia 2024 r.” zastąpiono wyrazami „od dnia 1 lutego 2026 r. do dnia 31 lipca 2026 r.”.

Taką też informację można znaleźć w nadal dostępnej na stronach MF sekcji „Pytania i odpowiedzi”, z tym że dotyczącej KSeF 1.0. Pytanie 51 brzmi „Czy planowane jest odroczenie konieczności podawania numeru KSeF w pliku JPK_VAT z deklaracją?”. Odpowiedź MF brzmi: „(…) Obowiązek ten będzie istniał od sierpnia 2026 r.”

To już nieaktualne

Informacja o dacie 1 sierpnia 2026 r. jest już jednak nieaktualna. Na stronie 64 podręcznika KSeF 2.0 czytamy: „W związku z wprowadzeniem obowiązkowego KSeF zostanie znowelizowane rozporządzenie ministra finansów, inwestycji i rozwoju z dnia 15 października 2019 r. w sprawie JPK_VAT z deklaracją. W oparciu o zapisy rozporządzenia zostanie wdrożona nowa wersja struktur logicznych JPK_V7M oraz JPK_V7K. Od lutego 2026 r. w części ewidencyjnej pliku JPK_V7M/V7K podatnik będzie miał obowiązek podawać numery KSeF wystawionych faktur sprzedażowych i otrzymywanych faktur zakupowych, a w przypadku braku nr KSeF będzie miał obowiązek stosowania odpowiednich oznaczeń. Numer KSeF wykorzystywany będzie również w innych strukturach JPK, np. w strukturze logicznej JPK_KR_PD”.

Okazuje się zatem, że obowiązek podawania numeru KSeF faktury ustrukturyzowanej:

- będzie już od 1 lutego 2026 r., a nie od 1 sierpnia 2026 r.,

- będzie dotyczyć nie tylko wystawionych faktur sprzedażowych, ale też otrzymywanych faktur zakupowych.

Zwraca na to uwagę także Katarzyna Stawowa. Podkreśla, że choć prace nad nową wersją struktury JPK_V7 (3) toczą się od kilku miesięcy, to do tej pory nie zaproponowano nawet projektu rozporządzenia, które wprowadzałoby zmiany w tym zakresie. - Opublikowana przez MF robocza wersja schemy JPK_V7 (3) nie jest spójna z nowelizacją rozporządzenia z 25 czerwca 2024 r., która zakłada wymóg podania w JPK_V7 wyłącznie numerów KSeF faktur ustrukturyzowanych i to tylko po stronie sprzedaży – zauważa przy tym ekspertka ITNINE.

Chodzi o wersję roboczą, która zakłada rozbudowanie dotychczasowej schemy JPK_V7 (3) o:

a) informację o numerze KSeF faktur ustrukturyzowanych ujętych w pliku zarówno po stronie sprzedaży, jak i zakupu,

b) trzy dodatkowe znaczniki:

  • BFK – dla faktur wystawionych bez użycia KSeF (w przypadku braku takiego obowiązku),
  • OFF – w przypadku faktur wystawianych w okresie trwania awarii KSeF i przekazanych nabywcy poza KSeF,
  • DI – dla dowodów innych niż faktura wystawiona za pomocą KSeF.

Nowy dokument: potwierdzenie transakcji

Kolejną niespodzianką dla przedsiębiorców jest możliwość wydawania tzw. potwierdzenia transakcji. To całkiem nowy dokument, wcześniej nie było o nim mowy. Potwierdzenie transakcji nie będzie tym samym co wizualizacja faktury. Nie będzie mieć ono podstawy prawnej, co potwierdza MF na stronie 18 podręcznika KSeF 2.0.

MF wyjaśnia, że „wydanie potwierdzenia transakcji nie będzie regulowane przepisami ustawy ani rozporządzenia z uwagi na fakt, że nie wiąże się z żadnymi nowymi obowiązkami dla podatników. Wprowadzenie tego rozwiązania jest odpowiedzią na potrzeby rynku, a korzystanie z niego jest w pełni dobrowolne. Potwierdzenie transakcji będzie mogło być wydane w obu funkcjonujących w KSeF trybach wystawiania faktur: ONLINE i OFFLINE”.

Marcin Madej, doradca podatkowy z ittax.pl, zwraca uwagę na to, że potwierdzenia transakcji będą tworem zupełnie nowym i bez jakiegokolwiek umocowania w przepisach.

- To z podręcznika KSeF 2.0, a więc dokumentu bez jakiejkolwiek mocy wiążącej, będzie wynikać możliwość wystawiania przez sprzedawców dokumentu, który z jednej strony nie jest fakturą, ale z drugiej ma posiadać jej ważne cechy (łącznie z kodami QR) – wskazuje ekspert.

Potwierdzenie transakcji nie będzie uważane za fakturę ani fakturę uproszczoną. Powinno natomiast zawierać:

  • podstawowe dane stron transakcji, tj.: dane sprzedawcy (Podmiot1) – nazwę, identyfikator podatkowy NIP, adres; dane nabywcy (Podmiot2) – nazwę, identyfikator podatkowy NIP lub inny identyfikator lub informację o braku identyfikatora, adres,
  • numer faktury nadany przez podatnika (wartość z pola P_2),
  • kwotę należności ogółem (wartość z pola P_15),
  • dwa kody QR/linki, z czego pierwszy zapewni dostęp do faktury i weryfikację danych z faktury, a drugi pozwoli na weryfikację wystawcy faktury. MF tłumaczy, że nad pierwszym kodem QR powinien zostać zamieszczony napis „sprawdź fakturę w KSeF”, a nad drugim kodem QR „zweryfikuj wystawcę faktury”.

Takie potwierdzenia mają w założeniu MF umożliwić nabywcy dostęp do faktury ustrukturyzowanej w KSeF bez konieczności uwierzytelnienia w systemie za pomocą kodu QR. Będą one – jak twierdzi resort – szczególnie pomocne „w przypadku dokonywania sprzedaży w sklepach stacjonarnych, na stacjach benzynowych, gdzie klient oczekuje przy kasie na dokument potwierdzający transakcję (fakturę). Wydanie potwierdzenia transakcji zabezpieczy więc interes nabywcy w sytuacjach, gdy wystawiona w trybie online lub offline faktura nie posiada jeszcze numeru KSeF. Dzięki zamieszczonym na potwierdzeniu transakcji kodom QR możliwy będzie m.in. dostęp do faktury i weryfikacja jej danych”.

Przepisy ważniejsze od podręcznika

Eksperci nie są zadowoleni z takiego sposobu procedowania. – Ministerstwo Finansów powinno w pierwszej kolejności zadbać o precyzję przepisów nakładających na podatników nowe obowiązki oraz o ich odpowiednio wczesne wprowadzenie, a nie informować o planowanych dopiero zmianach legislacyjnych i dookreślać ich treść w komunikatach, strukturach logicznych, Q&A i innych materiałach – komentuje Katarzyna Stawowa.

W jej opinii przyjęta przez resort strategia powoduje chaos i wątpliwości wśród przedsiębiorców, czym właściwie należy się kierować podczas przygotowań do wdrożenia obligatoryjnego KSeF.

– Obowiązki podatkowe przedsiębiorców powinny wynikać z odpowiednich aktów prawnych – ustaw bądź rozporządzeń, a dalsze materiały i dokumenty – struktury logiczne, wyjaśnienia, broszury itp. powinny stanowić wyłącznie ich potwierdzenie i ewentualnie rozwinięcie. Tymczasem w zakresie KSeF – jak widać – dodatkowe materiały udostępniane przez Ministerstwo stają się zapowiedzią nowych wymogów podatkowych – podkreśla ekspertka.