rozwiń ›

Tego dnia wejdzie w życie obowiązek odbierania faktur ustrukturyzowanych w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF). Co może zaskoczyć wiele firm – w związku z tym przestaną również być aktualne dotychczasowe zasady rozliczania wydatków ponoszonych w delegacji. Nowe mogą okazać się problematyczne. Firmy, które nie będą gotowe na zmiany, może w związku z tym czekać znaczne zwiększenie obowiązków biurokratycznych, a w najgorszym razie duży chaos.

– Dla przedsiębiorców, którzy nie wdrożą przyjaznych rozwiązań informatycznych, KSeF stanie się nie ułatwieniem, lecz źródłem dodatkowej firmowej biurokracji – przyznaje Patrycja Kubiesa, doradca podatkowy w Kancelarii KiB.

Zostało pięć miesięcy

Przypomnijmy, że KSeF funkcjonuje w wersji dobrowolnej już od 1 stycznia 2022 r. Wystawianie faktur ustrukturyzowanych w tym systemie stanie się obowiązkowe:

- od 1 lutego 2026 r. dla przedsiębiorców, których wartość sprzedaży (wraz z VAT) w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł;

- od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców, z wyjątkiem

mikroprzedsiębiorców (u których łączna wartość sprzedaży z VAT udokumentowanej fakturami nie przekroczy 10 tys. zł miesięcznie);

- od 1 stycznia 2027 r. dla mikroprzedsiębiorców.

Od 1 stycznia 2027 r. w życie wejdą też sankcje za niewystawianie faktur w KSeF. Wszyscy przedsiębiorcy powinni jednak być gotowi na otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych już 1 lutego 2026 r.

Delegacje po nowemu

Dlaczego jest to tak istotne dla pracowników lub ich szefów wyjeżdżających w służbowe delegacje? W trakcie wyjazdu ponoszą oni wydatki, np. płacą za wydruk dokumentów, noclegi czy posiłki. Wydatki są związane z działalnością gospodarczą prowadzoną przez firmę, a więc ma ona podstawy, aby zaliczyć je do swoich kosztów uzyskania przychodu.

- Obecnie rozliczenie w takich przypadkach jest relatywnie proste. Pracownik płaci za zakup, otrzymuje fakturę, wraca do siedziby firmy, przekazuje dokument działowi księgowemu do rozliczenia i tu cała historia się kończy. Od 1 lutego 2026 r. może nie być już tak prosto – podkreśla Patrycja Kubiesa.

Wraz ze stopniowym wdrażaniem obowiązku wystawiania KSeF coraz większa liczba przedsiębiorców będzie musiała wystawiać faktury ustrukturyzowane w systemie. Obowiązek dotyczyć będzie również punktu ksero, hoteli czy restauracji.

- To oznacza, że muszą one wystawić fakturę ustrukturyzowaną, która po jej zatwierdzeniu w systemie i nadaniu unikalnego numeru trafi do repozytorium faktur KSeF. Pracownik lub przedsiębiorca, który ponosi wydatek służbowy, nie otrzyma więc, jak do tej pory, fizycznego dokumentu (ani papierowej faktury, ani pliku PDF) – zauważa Sebastian Szymanek, ekspert ITNINE, kierownik projektów KSeF.

Efekt będzie kłopotliwy, bo po powrocie do firmy taki pracownik nie będzie miał z czym pójść do działu księgowego, który do rozliczenia wydatku potrzebuje faktury – nawet jeśli jest wystawiona na kilka złotych – dodaje Patrycja Kubiesa.

Faktura jest, ale czyja?

Sprzedawca towaru lub usługi wystawi jednak przecież fakturę ustrukturyzowaną w KSeF. W czym więc problem? – Z dużym prawdopodobieństwem taka faktura wpadnie do jednego, dużego zbioru faktur zakupowych i nie będzie jakiegokolwiek znacznika, który pozwoliłby ją zidentyfikować jako dokumentującą wydatek poniesiony przez konkretną osobę – przestrzega Sebastian Szymanek.

Do identyfikacji wcale nie musi pomóc wiedza o dacie poniesienia wydatku, kwocie czy miejscowości, szczególnie jeśli rozliczenie odbywa się w firmie zatrudniającej wielu pracowników.

Teoretycznie istnieje rozwiązanie problemu, ale nie jest doskonałe.

- Docelowa wersja struktury logicznej faktury ustrukturyzowanej - FA(3) zawiera opcjonalne oznaczenie „Podmiot3” z możliwością wskazania w polu 11 roli nabywcy faktury „pracownik”. Przepisy nie nakładają jednak na sprzedawców obowiązku korzystania z tego pola – wskazuje ekspert ITNINE.

W praktyce oznacza to, że właściciel punktu ksero może nawet nie mieć pojęcia o istnieniu takiego pola, więc go nie wypełni. To utrudni księgowości powiązanie faktury dokumentującej wydatek z konkretnym pracownikiem – dodaje Patrycja Kubiesa.

Biurokracja zamiast ułatwień

Ernest Frankowski, doradca podatkowy i partner w ITNINE zwraca uwagę, że będzie to problemem szczególnie dla większych firm. Tłumaczy, że faktura ustrukturyzowana dokumentująca zakup paliwa, materiałów biurowych czy opłacenie noclegu będzie traktowana jak każdy inny zakup towaru lub usługi. To oznacza, że trzeba będzie poświęcić dodatkowy czas, aby przypisać ją do konkretnego wydatku i pracownika.

– Potrafię sobie wyobrazić, że to sam pracownik, który wrócił z delegacji, zostanie zaangażowany do takiego dodatkowego zadania, ale nawet nie chcę przewidywać, jak wpłynie to na jego zaangażowanie w pracę – zauważa Ernest Frankowski.

Jak zapobiec problemom

Czy firmy są więc skazane na problemy? Eksperci uspokajają, że niekoniecznie.

- Żeby uniknąć dodatkowej biurokracji, trzeba jak najszybciej wdrożyć automatyczne systemy klasyfikacji faktur, które pozwolą wykorzystać inne dane (np. nazwę sprzedawcy, datę i kwotę transakcji), aby przypisać właściwą fakturę z wykazanym w niej wydatkiem. W ten sposób będzie wiadomo, kto konkretnie poniósł wydatek – sugeruje Sebastian Szymanek.

Nowa rzeczywistość rozliczania wydatków pracowniczych może być pełna błędów, więc, jak sugeruje ekspert ITNINE, każda organizacja powinna przeprowadzić szczegółowy, wewnętrzny audyt procesów związanych z obiegiem i rozliczaniem faktur, aby zidentyfikować potencjalne luki.

Tryb offline24

Teoretycznie w sprawnym rozliczeniu wydatku pomóc mogłoby również inne rozwiązanie. Przepisy pozwalają sprzedawcom, a więc np. właścicielowi wspomnianego punktu ksero, skorzystać z trybu offline24. Chodzi o tryb określony w art. 106nda ustawy o VAT, który pozwala wystawić fakturę bez połączenia z KSeF pod warunkiem dosłania jej do systemu najpóźniej następnego dnia roboczego.

W teorii jest to rozwiązanie, które należy stosować w razie chwilowych problemów z Internetem. W praktyce będzie ono dostępne także w innych sytuacjach, co potwierdza również samo Ministerstwo Finansów.

– Zastosowanie trybu offline24 przez sprzedawcę towaru lub usługi nadal oznacza jednak, że pracownik lub jego szef wróci do firmy bez fizycznej faktury będącej podstawą do rozliczenia wydatku – zauważa Patrycja Kubiesa. To oznacza, że mogą wystąpić wszystkie opisane problemy związane z identyfikacją właściwej faktury ustrukturyzowanej, a rozliczenie przedłuży się w czasie – dodaje ekspertka.

Wizualizacje i potwierdzenia transakcji

Patrycja Kubiesa radzi w związku z tym przedsiębiorcom, aby pracownicy wysyłani w delegację, niezależnie od prośby o wystawianie faktury ustrukturyzowanej, prosili również sprzedawcę o wydanie jej wizualizacji oznaczonej kodem QR albo o inne potwierdzenie dokonanej płatności.

Sugeruje to również samo Ministerstwo Finansów w Podręczniku KSeF 2.0. Czytamy w nim, że potwierdzenie transakcji może być szczególnie przydatne np. przy zakupach dokonywanych w sklepach stacjonarnych czy na stacjach benzynowych.

„Wydanie potwierdzenia transakcji zabezpieczy interes nabywcy w sytuacjach, gdy wystawiona w trybie online lub offline faktura nie ma jeszcze numeru KSeF. Dzięki potwierdzeniu transakcji i zamieszczonym na nim kodom QR możliwy będzie dostęp do faktury ustrukturyzowanej i weryfikacja jej danych” – czytamy w podręczniku. Nadal jednak takie potwierdzenie nie będzie fakturą ustrukturyzowaną, którą musi wystawić przedsiębiorca. Jest to więc tylko połowiczne rozwiązanie problemów.

OPINIA

Marcin Madej, doradca podatkowy z ittax.pl

Problem stworzyło samo ministerstwo

Trudno się nie zgodzić z opinią, że prawidłowo wykorzystywane funkcjonalności KSeF dotyczące wydatków pracowniczych pozwolą na ich rozliczanie przy odrobinie wysiłku organizacyjnego. Problem jednak, jak zwykle, tkwi w Ministerstwie Finansów i projektowanych przez nie nieprzemyślanych rozwiązaniach.

MF osiąga mistrzostwo w komplikowaniu rzeczywistości i późniejszym rozwiązywaniu problemów, które samo wykreowało. W założeniu resortu problemu nie ma, bo opracowano dodatkową wartość dla roli Podmiotu 3 w postaci „Pracownik”. Teraz to po stronie systemu fakturującego pozostaje wypełnienie tego wymagania. Po co? Przecież to rozwiązanie jest skomplikowane, będzie zajmowało czas obsługi klienta przy kasie, nie wspominając o tym, że wiele systemów nie obsłuży takiej funkcjonalności.

Następnie pojawiły się podręczniki do KSeF, a w nich mowa jest o potwierdzeniu transakcji. Jest to twór nowy, bez jakiejkolwiek podstawy prawnej i umocowania w przepisach. Podręcznik nakłada więc na sprzedawców obowiązek generowania dokumentu, który fakturą nie jest, ale ma wszystkie cechy faktury (łącznie z kodami QR).

Po co tak komplikować życie? A może po prostu pozwolić sprzedawcy udostępnić wizualizację faktury (z jednym lub dwoma kodami QR), która będzie zawierała wszystkie niezbędne dane, a pracownik w oparciu o tę wizualizację rozliczy wydatek? Z kolei organizacja, w której pracuje, połączy ją z fakturą pobraną z KSeF. Do tego trzeba by jednak zmienić przepisy, bo Ministerstwo Finansów wprowadziło procedurę offline24, dla której wizualizacja faktury nie różni się w ogóle od wizualizacji w procedurze offline. W konsekwencji odbiorca faktury nie wiedziałby, czy na podstawie wizualizacji może odliczyć VAT, czy nie może i musi czekać na fakturę z KSeF. W dłuższej perspektywie jest to, moim zdaniem, jedyna opcja. Najprostsze rozwiązania najczęściej bywają najlepsze dla wszystkich.

Koniec opinii