rozwiń ›

Czasu do 1 lutego 2026 r., gdy część podatników będzie musiała wystawiać faktury ustrukturyzowane w nowym systemie, a wszyscy musieliby je odbierać, jest coraz mniej. Obawy o przyszłość systemu informatycznego potęgowane są zaś przez doniesienia medialne o zwolnieniach wśród informatyków współpracujących z resortem finansów.

Ministerstwo Finansów konsekwentnie zapewnia, że system informatyczny będzie gotowy na 1 lutego 2026 r. KSeF w jego wersji docelowej ma mieć zdolność do przetwarzania nawet 52 mln faktur dziennie i 9 mln faktur na godzinę. Ma też zapewnić możliwość wprowadzania 2,5 tys. faktur na sekundę – zapewniał Zbigniew Stawicki, wiceszef Krajowej Administracji Skarbowej, odpowiadając 4 sierpnia 2025 r. na interpelację poselską nr 11 052. Eksperci mają jednak coraz większe wątpliwości, czy będzie to możliwe.

Limity wysyłania faktur

Jak zauważa Adrian Lapierre, founder w iTrust i główny programista w ITNINE, rzeczywistość może wyglądać inaczej. W docelowej wersji systemu planowane jest bowiem wprowadzenie limitów wysyłania i odbierania faktur, które mają gwarantować zachowanie wydajności systemu. Możliwa ma być w związku z tym wysyłka 180 faktur na godzinę w trybie interaktywnym, co w opinii eksperta jest mało nowoczesnym podejściem do systemów chmurowych.

- Limity nie rozwiążą problemu wydajności KSeF, a jedynie przerzucą go na podatników i dostawców oprogramowania – uważa Adrian Lapierre. Jak przypomina, w chwili udostępnienia pierwszej wersji KSeF, która miała obowiązywać od lipca 2024 r., resort finansów tłumaczył, że faktury powinny być wysyłane do KSeF natychmiast, bo bez numeru KSeF dany dokument nie może być uznany za fakturę. Wprowadzenie limitów może oznaczać zmianę narracji.

Obawa o wydajność systemu

Resort finansów tłumaczy, że wprowadza limity „ze względu na skalę działania KSeF oraz jego publiczny charakter”. Celem jest „ochrona stabilności systemu, ochrona przed cyberzagrożeniami oraz zapewnienie równych warunków dostępu dla wszystkich użytkowników”.

W godzinach pomiędzy 20:00 a 6:00 mają obowiązywać wyższe limity niż w ciągu dnia (szczegółowe wartości mają zostać podane w początkowym okresie działania KSeF).

- Resort zachęca w ten sposób, aby faktury wysyłać do KSeF w nocy, w dużych paczkach, aby nie przeciążać systemu. Jeśli weźmiemy pod uwagę to, że przesunięto datę wejścia w życie obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych z 1 lipca 2024 r. na później właśnie z uwagi na problemy z wydajnością, obawy są zrozumiałe. Wprowadza się w ten sposób zastępcze rozwiązania problemu – mówi Adrian Lapierre.

Zdzisław Modzelewski, doradca podatkowy i partner w GWW Tax, dodaje, że po przekroczeniu wspomnianych limitów kolejne próby przesłania faktur będą tymczasowo blokowane. - Okres trwania blokady ma być dynamiczny i zależeć od częstotliwości oraz skali przekroczeń. Wielokrotne przekroczenia mogą skutkować znacznym wydłużeniem blokady – ostrzega ekspert.

Zwraca też uwagę, że tryb interaktywny projektowano z myślą o sytuacjach wymagających szybkiej rejestracji pojedynczych faktur i natychmiastowego uzyskania numeru KSeF (np. na stacji benzynowej). Wprowadzenie limitów będzie w tym kontekście bardzo kłopotliwe.

Obawy ekspertów nie ograniczają się do samej wydajności systemu i do wprowadzanych limitów wysyłki faktur. Wątpliwości jest znacznie więcej.

Tokeny i certyfikaty

Kolejne są związane z trybem uwierzytelniania w KSeF. Przypomnijmy, że jest to możliwe poprzez tokeny autoryzacyjne generowane w systemie, zawierające przypisane uprawnienia, takie jak wystawianie czy przeglądanie faktur. Docelowo w tym celu używane mają być certyfikaty KSeF, o które będzie można występować od 1 listopada 2025 r. W 2026 r. oba tryby uwierzytelniania mają działać równolegle. Jakie kryją się w tym problemy?

- Przypominam, że do 1 września 2025 r. testowany był KSeF w nieaktualnej wersji 1.0. Tokeny, które uwierzytelniały dostęp do tej wersji systemu, również są nieaktualne. Nawet więc jeśli 1 lutego 2026 r. system księgowy w firmie zostanie w pełni dostosowany do docelowej wersji KSeF, to komunikacja z systemem będzie niemożliwa bez wygenerowania nowych tokenów – mówi Adrian Lapierre. W opinii eksperta jest to niemal pewny przepis na chaos podczas pierwszych dni funkcjonowania obowiązkowego KSeF.

Problemem mogą być też wspomniane certyfikaty.

- Ministerstwo Finansów zdecydowało się na autorskie rozwiązanie w zakresie uwierzytelniania, oparte na cyfrowym podpisywaniu plików XML, zamiast wykorzystać powszechnie stosowane standardy (jak OAuth2 z certyfikatami X.509). Dla integratorów i producentów systemów ERP (np. SAP), oznacza to konieczność poniesienia dodatkowych nakładów na wdrożenie mechanizmów kryptograficznych, które normalnie nie byłyby potrzebne – wskazuje ekspert ITNINE. W konsekwencji, jak dodaje, integracja firmy z KSeF staje się bardziej kosztowna, czasochłonna i podatna na błędy niż gdyby oparto ją o standardowe rozwiązania znane z bankowości czy chmur publicznych.

Kosztowne niespodzianki

Ernest Frankowski, doradca podatkowy i partner w ITNINE, zgłasza z kolei wątpliwości związane z brakiem kompletnej i stabilnej dokumentacji systemu.

- Z jednej strony dokumentacja i OpenAPI zostały udostępnione na Githubie (usługa hostingowa, która pozwala wgrać repozytorium danych i przechować je w chmurze – red.). Z drugiej strony ich zawartość ciągle się zmienia – podkreśla ekspert. Brakuje w związku z tym kompletnej listy błędów i ich opisów, co jest kluczowym elementem dla każdego, kto tworzy systemy produkcyjne. Obecnie można wręcz w czasie rzeczywistym obserwować zmiany treści dokumentacji czy też zmiany adresów jej poszczególnych elementów.

Problemem ma być też brak migracji dotychczasowych uprawnień dla KSeF 1.0 do nowego modułu uprawnień (MCU). – W praktyce oznacza to, że firmy, które już zbudowały i wykorzystały odpowiednie uprawnienia, muszą je odtworzyć samodzielnie od zera. Nie ma też informacji, czy można to zrobić z wyprzedzeniem, czy dopiero po 1 lutego, kiedy uruchomiony ma zostać system docelowy – wskazuje Adrian Lapierre. To, w jego przekonaniu, potęguje obawy o pierwsze dni po uruchomieniu finalnej wersji systemu.

Problemy z informatykami

Obawy budzą też kwestie personalne. „Rzeczpospolita” przywołała niedawno głosy z jednej organizacji związkowych działających w ramach Krajowej Administracji Skarbowej. Zwróciła ona uwagę na plany grupowych zwolnień informatyków pracujących w Centrum Informatyki Resortu Finansów (wydzielonej struktury obsługującej administrację skarbową, odpowiedzialnej również za przygotowania do wdrożenia KSeF). Obawy te rozwiewali przedstawiciele fiskusa, którzy podkreślali, że ich planem są nie tyle zwolnienia, co wręcz rekrutacje.

To nie pierwsze podobne obawy, bo w marcu 2024 r. przywołała je w raporcie Najwyższa Izba Kontroli. Wynika z niego, że minister finansów mógł nie pełnić prawidłowo nadzoru nad spółką celową Aplikacje Krytyczne, która tworzy oprogramowanie informatyczne dla fiskusa. Zdaniem NIK tworzyła je ona bez uzgodnionych kosztorysów i na podstawie przeszacowanych dotacji. Co więcej – nie wystawiła żadnych faktur za swoje usługi.

W raporcie zwrócono też uwagę na odejścia doświadczonych informatyków z resortu finansów. Według nieoficjalnych informacji, jakie uzyskała DGP, obecna atmosfera w spółce Aplikacje Krytyczne nadal nie jest doskonała. Realizując priorytetowy dla MF projekt, jakim jest KSeF, spółka zawnioskowała o przyznanie jej większych środków finansowych. Obecne mają być na wyczerpaniu. Czy i w jakim stopniu przełoży się to na stan systemu 1 lutego 2026 r.? Odpowiedź dopiero poznamy.

Są i pozytywy

Eksperci podkreślają, że wszystkie opisane obawy nie muszą automatycznie oznaczać porażki docelowego KSeF. – Z perspektywy praktyka nawet po wskazaniu swoich wątpliwości widzę duży postęp w porównaniu do 2021 r., gdy udostępniana była pierwotna wersja systemu. Wtedy praktycznie nie działał i to społeczność deweloperska budowała SDK (ang. software development kit – pakiet narzędzi i bibliotek niezbędnych do tworzenia aplikacji) oraz API (systemowy interfejs) – przypomina Adrian Lapierre.

Dla porównania, obecnie udostępnione zostały: wspomniana dokumentacja na GitHub, otwarte repozytorium z kodem źródłowym KSeF dla dwóch wiodących języków programowania, podręczniki KSeF, a ponadto opisano różnice między API 1.0 oraz API 2.0. – Samo środowisko testowe odpowiada na żądania testujących w sposób przewidywalny i wydajny. W moim przekonaniu jest to duży krok naprzód i nawet jeśli 1 lutego 2026 r. KSeF może jeszcze sprawiać problemy, to sukcesywnie będą one eliminowane – podsumowuje Ernest Frankowski.

RAMKA

Jak będzie wdrażany KSeF

Przypomnijmy, że obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF będzie wchodził w życie etapami. Od 1 lutego 2026 r. będzie dotyczył największych firm, a od 1 kwietnia 2026 r. pozostałych przedsiębiorców, z wyjątkiem mikrofirm, których łączna wartość sprzedaży udokumentowanej fakturami nie przekroczy 10 tys. zł miesięcznie. Ci ostatni będą musieli stosować KSeF od 1 stycznia 2027 r. Od tej daty będą też stosowane sankcje za niewystawianie faktur ustrukturyzowanych w KSeF. Do tego czasu więc zarówno fiskus, jak i firmy będą się uczyły nowego systemu.

Używanie go będzie natomiast obowiązkowe już od 1 lutego 2026 r., jeśli chodzi o odbieranie faktur, a więc niektórzy podatnicy będą musieli odbierać z KSeF ustrukturyzowane faktury, zanim jeszcze sami zaczną je wystawiać.

Fiskus ma już gotowy harmonogram wdrażania nowych obowiązków. I tak 15 października 2025 r. API docelowego systemu, a więc KSeF 2.0, przejdzie z testowania do środowiska przedprodukcyjnego.

1 listopada 2025 r. udostępniony zostanie moduł certyfikatów i uprawnień (MCU), a więc będzie można starać się o uzyskanie certyfikatów uwierzytelniających. Dwa dni później na środowisku testowym ma zostać udostępniona Aplikacja Podatnika, która pozwoli przedsiębiorcom zapoznać się z funkcjonalnościami KSeF. Aplikacja w wersji przedprodukcyjnej udostępniona zostanie 15 listopada 2025 r. Następnie 1 stycznia 2026 r. uruchomiony na e-Urzędzie Skarbowym ma być moduł zgłoszeń dotyczący faktur z załącznikiem. Od 24 września 2025 r. do połowy grudnia br. w ramach kampanii informacyjnej co środę w lokalnych urzędach skarbowych odbywają się też spotkania informacyjne „Środy z KSeF”.