Organy podatkowe uważają, że wprowadzona od 1 stycznia 2015 r. kwota ryczałtu, którą pracodawca musi doliczyć do wynagrodzenia pracownikowi korzystającemu ze służbowego auta do celów prywatnych, nie obejmuje paliwa. Jeżeli więc pracodawca płaci za nie, gdy pracownik jeździ po godzinach, musi naliczyć mu dodatkowy przychód i odprowadzić wyższy podatek. Trudno jednak określić, jaka część paliwa została zużyta do celów służbowych, a jaka do prywatnych. Przepisy nie regulują, jak rozliczyć przychód od paliwa. Firmy stosują więc własne wyliczenia.

Problem polega na tym, że organy podatkowe w interpretacjach odmawiają oceny prawidłowości zastosowanych przez firmy metod. Wyjaśniają tylko, że sposób rozliczenia musi uwzględniać ceny rynkowe stosowane w obrocie rzeczami tego samego rodzaju i gatunku, z uwzględnieniem czasu i miejsca ich uzyskania. Tak stwierdził np. dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie 26 listopada 2015 r. (IPPB4/4511-1139/15-2/IM). Chodziło o firmę, która chciała potwierdzić, że może zastosować ryczałtowy sposób rozliczania paliwa, przyjmując roczną liczbę kilometrów, którą pokonuje pracownik dla celów prywatnych (zgodnie z jego oświadczeniem), średnie spalanie oraz średnią cenę kupowanego paliwa.

Firmy stosują też inne metody, np. każą pracownikom składać oświadczenia o ilości zużytego paliwa lub liczbie przejechanych kilometrów na cele prywatne lub nakładają na nich obowiązek tankowania za własne pieniądze.

– Część firm przyjmuje też, że skoro odlicza 50 proc. VAT od paliwa i dolicza pracownikowi wartość zryczałtowanego przychodu, to nie jest już konieczne badanie, ile faktycznie spalił benzyny na cele prywatne – twierdzi Krystian Łatka, doradca podatkowy z Instytutu Studiów Podatkowych.

Kontrolerzy pytają...

Część firm miała już kontrole fiskusa dotyczące opodatkowania paliwa. Małgorzata Samborska, doradca podatkowy w Grant Thornton, wyjaśnia, że często zaczynają się one od prośby o przekazanie informacji na temat sposobu wykorzystywania samochodów i zasad naliczania przychodów.

– Problemy pojawiają się głównie wtedy, gdy organ wie, że samochód był wykorzystywany przez pracowników, a firma nie naliczała przychodu – zauważa rozmówczyni. Skąd fiskus to wie? Choćby ze zdjęć zrobionych w weekend przed centrami handlowymi albo z donosów od byłych pracowników firmy. Podatnik nie uniknie wtedy kary.

Małgorzata Samborska wskazuje, że jeśli osoba korzystająca z samochodu do celów prywatnych płaciła z tego tytułu jakikolwiek podatek, działania kontrolujących mogą zmierzać do kwestionowania jego wysokości.

– Ale jeśli nie ma dokładnej ewidencji przebiegu pojazdu i dokumentów potwierdzających sposób wykorzystywania samochodów w minionych latach, to sprawa najczęściej kończy się tym, że organ nie stwierdza nieprawidłowości w rozliczeniach – podkreśla Małgorzata Samborska. Dodaje, że mimo iż organ nie akceptuje sposobu rozliczeń, to nie potrafi go skutecznie zakwestionować.

...bez konsekwencji

Potwierdzają to także inni eksperci. O jednej z takich spraw opowiada Łukasz Blak, doradca podatkowy z Certus LTA. Dotyczyła ona firmy, która zapisała w regulaminie, że pracownik sam ma wyliczać, ile paliwa zużył na cele służbowe. Mógł więc tankować paliwo z pieniędzy firmowych jedynie do wyliczonej kwoty i brać fakturę. Jeśli chciał zatankować do pełna, musiał płacić z własnej kieszeni.

– Urzędnicy próbowali wykazać, że dane (wyliczenia) podawane przez pracowników są nierzetelne, bo zużycie paliwa przekracza średnie zużycie dla danego samochodu – tłumaczy Łukasz Blak. Uznały jednak ostatecznie wyjaśnienia firmy. Podkreślała ona, że samochód jeździł w warunkach, które uzasadniały wyższe zużycie (jazdy po mieście, dodatkowe tankowanie do kanistra).

Z kolei z doświadczeń Eweliny Buczkowskiej, doradcy podatkowego i menedżera w WTS & SAJA, wynika, że najmniej wątpliwości po stronie organów podatkowych budzą wyliczenia oparte na takich wskaźnikach, jak liczba przejechanych kilometrów, zużycie paliwa i jego cena. Właściwe udokumentowanie tych parametrów wymaga jednak zaangażowania zarówno po stronie pracownika, jak i pracodawcy.

– Organy są natomiast bardziej sceptyczne w sytuacji, gdy do przychodu pracownika co miesiąc jest doliczana stała kwota bez względu na faktyczne zużycie paliwa do celów prywatnych – zastrzega Ewelina Buczkowska.

Dodaje, że ryzyko zakwestionowania rozliczeń rośnie jeszcze bardziej, gdy pracodawca ustala zryczałtowany przychód w symbolicznej wysokości, pomimo że zakres obowiązków pracownika nie wymaga odbywania podróży służbowych i samochód jest wykorzystywany praktycznie tylko do celów prywatnych.

Ewelina Buczkowska przyznaje jednak, że fiskus czasem musi zmierzyć się z takimi samymi problemami jak podatnicy. Jeśli bowiem zakwestionuje sposób ustalenia przychodu przez firmę, musi wskazać prawidłową metodę. 

Na ostateczne rozstrzygnięcie poczekamy

W sprawie ustawowego ryczałtu samochodowego zapadł przełomowy wyrok WSA we Wrocławiu (sygn. akt I SA/Wr 1595/15). Sędziowie przeciwnie niż Ministerstwo Finansów stwierdzili, że obejmuje on koszty paliwa. Wyrok dotyczy indywidualnej sprawy jednego podatnika. Sprawa nie jest więc jeszcze przesądzona. MF zapewne złoży skargę kasacyjną do NSA. Jeśli tak się stanie, na ostateczne rozstrzygnięcie poczekamy jeszcze nawet dwa lata. Kiedy jednak stanowisko zaprezentowane przez WSA we Wrocławiu się upowszechni w orzecznictwie, pracodawcy będą mogli zaprzestać prowadzenia szczegółowych wyliczeń kosztów firmowego paliwa zużytego prywatnie oraz doliczania pracownikom dodatkowego dochodu do opodatkowania. Pracownicy będą natomiast mogli pomyśleć o odzyskaniu podatku nadpłaconego za wcześniejsze okresy. Sądzę jednak, że fiskus nie podda się łatwo.