Jest to dopuszczalne tylko wobec należności o niskiej wartości. Trzeba też udokumentować, dlaczego danej zapłaty nie da się wyegzekwować.
Wielu podatników boryka się z problemem niemożności odzyskania swoich należności. Często zdarza się, że kwota netto dochodzonych roszczeń jest niska, poniżej 500 zł, a czasem nie jest to nawet 100 zł netto. Wówczas rodzą się pytania, czy wytoczenie powództwa okaże się uzasadnione ekonomicznie, czy faktycznie przyniesie zaspokojenie, jakie koszty należy zainwestować w wytoczenie sprawy. Po zliczeniu wszystkich opłat, w tym sądowych i skarbowych, bilans bywa ujemny. Warto więc rozważyć, czy dla płatnika nie okaże się korzystniejsze uznanie wierzytelności za nieściągalną oraz wpisanie jej w koszty uzyskania przychodu. Jednak co zrobić, aby było to możliwe? [przykład]
Krok I
Opis faktury
Najpierw należy opisać fakturę, z której roszczenie powstało, tj. wskazać nr faktury, datę jej wystawienia, termin płatności, wartość netto faktury, wysokość VAT, wartość brutto faktury.
Krok II
Próba polubowna
Podatnik przed uznaniem należności za nieściągalną powinien przeprowadzić postępowanie przedsądowe, polubowne, mające na celu odzyskanie wierzytelności od dłużnika. Dłużnik w fakturze VAT ma wskazany termin płatności, który obliguje go do zapłaty. A kierowane przez wierzyciela wezwania do zapłaty i telefoniczne upomnienia o płatność świadczą o prowadzonym postępowaniu przedsądowym – windykacyjnym.
Krok III
Powództwo
Kolejnym krokiem jest wytoczenie powództwa o zapłatę. Najczęstszą formą przy roszczeniach wynikających z umowy czy też z wystawionych faktur VAT potwierdzających wykonanie konkretnej umowy jest skierowanie pozwu o wydanie nakazu zapłaty w postępowaniu uproszczonym, bądź pozwu o wydanie nakazu zapłaty w postępowaniu upominawczym, a także pozwu o wydanie nakazu zapłaty w postępowaniu nakazowym.
Krok IV
Kalkulacja
Następnie należy wyliczyć koszty postępowania sądowego. Składają się na nie:
a) 17 zł – koszt opłaty skarbowej od udzielonego pełnomocnictwa radcy prawnemu,
b) 30 zł – koszt wpisu sądowego,
c) 60 zł – koszty zastępstwa procesowego w postępowaniu sądowym,
d) 66 zł – koszty postępowania klauzulowego.
Zdarza się, że suma tych kosztów przekracza wartość dochodzonego roszczenia.
Następnie należy wyliczyć przypuszczalne i prawdopodobne koszty, jakie należy zainwestować w przeprowadzenie postępowania egzekucyjnego. Najczęściej są to koszty zaliczki na czynności komornicze, które wahają się między 120 a 300 zł. Wysokość zaliczki jest uzależniona od czynności, jakie zlecamy komornikowi, np. wysłanie zapytania do urzędu skarbowego, ZUS i CEPiK, sprawdzenie numerów rachunków bankowych dłużnika itd. Każda zlecona czynność jest płatna, wobec czego wysokość zaliczki różnie się kształtuje. W przypadku gdy w postępowaniu egzekucyjnym reprezentuje nas profesjonalny pełnomocnik (radca prawny lub adwokat), to komornik sądowy w drodze postanowienia ustala dla pełnomocnika koszty zastępstwa w postępowaniu egzekucyjnym. Ich minimalna wartość to 45 zł.
Ustawodawca nie sformułował legalnej definicji pojęcia kosztów procesowych i egzekucyjnych ani na gruncie ustawy o CIT, ani na gruncie innych ustaw. Jednak powinno być ono interpretowane szeroko, w sposób pozwalający na uwzględnienie wszystkich potencjalnych wydatków związanych z dochodzeniem wierzytelności. Wobec tego za przewidywane koszty procesowe należy uznać całokształt możliwych do poniesienia przez wierzyciela kosztów wynikających z kodeksu postępowania cywilnego w związku z ewentualnym procesowym dochodzeniem wierzytelności. Będą to zarówno koszty procesu, jak i koszty egzekucyjne oraz wszystkie inne wydatki związane bezpośrednio z ewentualnym procesem. Do niezbędnych kosztów procesu strony reprezentowanej przez adwokata bądź radcę zalicza się wynagrodzenie, jednak nie wyższe niż stawki opłat określone w odrębnych przepisach, tj. rozporządzeniu ministra sprawiedliwości z 28 września 2002 r. w sprawie opłat za czynności adwokackie oraz ponoszenia przez Skarb Państwa kosztów nieopłaconej pomocy prawnej udzielonej z urzędu (Dz.U. nr 163, poz. 1348 ze zm.), rozporządzeniu ministra sprawiedliwości z 28 września 2002 r. w sprawie opłat za czynności radców prawnych oraz ponoszenia przez Skarb Państwa kosztów nieopłaconej pomocy prawnej udzielonej przez radcę prawnego ustanowionego z urzędu (Dz.U. nr 163, poz. 1349 ze zm.), rozporządzeniu ministra sprawiedliwości z 2 grudnia 2003 r. w sprawie opłat za czynności rzeczników patentowych (Dz.U. nr 212, poz. 2076).
Niejednokrotnie zsumowanie przewidywanych kosztów procesowych i egzekucyjnych od dochodzonych należności znacznie przewyższa kwotę wierzytelności. Co w takiej sytuacji zrobić?
Krok V
Protokół
Na koniec trzeba sporządzić protokół o nieściągalności wierzytelności. Możliwość taką dają nam art. 16 ust. 1 pkt 25 oraz ust. 2 pkt 3 ustawy o CIT lub art. 23 ust. 1 pkt 20 oraz ust. 2 pkt 3 ustawy o PIT. Zgodnie z tymi przepisami wierzytelności, które uprzednio zostały zarachowane jako przychody należne i których nieściągalność została udokumentowana i uprawdopodobniona, mogą zostać wpisane w koszty uzyskania przychodu.
W myśl art. 16 ust. 2 pkt 3 ustawy o CIT za wierzytelności nieściągalne uważa się te, których nieściągalność została udokumentowana m.in. protokołem sporządzonym przez podatnika stwierdzającym, że przewidywane koszty procesowe i egzekucyjne związane z dochodzeniem wierzytelności byłyby równe albo wyższe od jej kwoty.
Natomiast zgodnie z art. 23 ust. 2 pkt 3 ustawy o PIT za wierzytelności, o których mowa w ust. 1 pkt 20 (tj. wierzytelności nieściągalne, które uprzednio zostały zarachowane jako przychody należne i których nieściągalność została uprawdopodobniona), uważa się te wierzytelności, których nieściągalność została udokumentowana protokołem sporządzonym przez podatnika stwierdzającym, że przewidywane koszty procesowe i egzekucyjne związane z dochodzeniem wierzytelności byłyby równe albo wyższe od jej kwoty.
Do kosztów uzyskania przychodów podatnik może więc zaliczyć wierzytelności opisane jako nieściągalne, jeżeli ich nieściągalność została udokumentowana w sposób przewidziany prawem. Jest to wyjątek, zatem nie można go stosować bez względu na obiektywnie występujące w danej sprawie okoliczności do przypadków, w których nieściągalność należności jest wprawdzie wykazana, jednak nie w sposób wymagany prawem (por. wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 18 grudnia 2007 r., sygn. akt II FSK 1513/06).
W związku z ugruntowanym orzecznictwem sądowoadministracyjnym możliwość zaliczenia nieściągalnych wierzytelności do kosztów podatkowych jest uzależniona jednak od właściwego udokumentowania. Do takich dokumentów należy m.in. protokół sporządzony przez podatnika stwierdzający, że przewidywane koszty procesowe i egzekucyjne związane z dochodzeniem wierzytelności byłyby równe albo wyższe od jej kwoty. Muszą go podpisać dyrektor spółki/właściciel firmy/prezes spółki/kierownik oraz główna księgowa.
Podsumowując, podatnicy posiadający wierzytelności w niewielkiej kwocie nie pozostają bez wyjścia. Zaliczenie nieściągalnych wierzytelności do kosztów podatkowych daje możliwość zmniejszenia dotkliwości nieodzyskanych od dłużnika należności.
PRZYKŁAD
Dochodzenie drogo kosztuje
Firma Blask sp. z o.o. zawarła z firmą Połysk Tomasz Tomaczkowski umowę sprzedaży. W ramach tej umowy spółka Blask wystawiła 20 stycznia 2015 r. fakturę VAT na kwotę brutto 111,40 zł, z terminem płatności 27 stycznia 2015 r. Mimo upływu tego terminu oraz prowadzonego przez Blask postępowania windykacyjnego dłużna spółka nie uregulowała zobowiązania. W takiej sytuacji kolejnym etapem dochodzenia należności jest skierowanie powództwa do sądu. Koszty wytoczenia pozwu kształtują się następująco: 31 zł – uzyskanie danych PESEL dłużnika z właściwego jego miejscu zamieszkania urzędu miasta bądź urzędu gminy, opłata sądowa – 30 zł (opłata minimalna). Ponadto gdy przeprowadzenie postępowania sądowego zostaje zlecone profesjonalnemu pełnomocnikowi dodatkowymi opłatami będą: 17 zł (opłata skarbowa od pełnomocnictwa), 60 zł (zastępstwo procesowe), 66 zł (postępowanie klauzulowe). Zatem łączne koszty postępowania sądowego wyniosą 204 zł. Natomiast prowadzenie postępowania egzekucyjnego wiąże się z kosztami w granicach 205 zł, na które składają się: 160 zł (zaliczki na wydatki komornicze) i 45 zł (zastępstwo w postępowaniu egzekucyjnym). Przewidywane koszty procesowe i egzekucyjne dochodzenia należności opiewają na kwotę 409 zł i znacznie przewyższają kwotę wierzytelności. Wobec tego spółka sporządziła protokół o nieściągalności wierzytelności.
WZÓR
Jak sporządzić protokół
Protokół stwierdzający, że przewidywane koszty procesowe i egzekucyjne związane z dochodzeniem wierzytelności byłyby równe albo wyższe od jej kwoty, musi zawierać poniższe punkty.
1. Na podstawie art. 16 ust. 2 pkt 3 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych stwierdzono, że wymienione poniżej należności od firmy ............ należy zaklasyfikować jako nieściągalne, gdyż przewidywane koszty procesowe i egzekucyjne związane z dochodzeniem tej wierzytelności byłyby wyższe od kwoty wymienionych należności.
2. Protokół o nieściągalności wierzytelności dotyczy roszczenia od firmy .................. Wierzytelność wynika z faktury nr .................. z dnia ........... będącej załącznikiem do protokołu i wynosi ......... zł netto oraz ............ zł VAT, czyli ............. zł brutto.
3. Przewidywane koszty procesowe i ewentualne koszty zastępstwa procesowego oraz koszty postępowania klauzulowego wyniosą .... zł.
4. Przewidywane koszty egzekucyjne, w tym koszty zaliczek komorniczych oraz koszty zastępstwa procesowego w egzekucji wyniosą ..... zł.
5. Łączna wartość przewidywanych kosztów procesowych i egzekucyjnych związanych z dochodzeniem tej wierzytelności wyniesie ....... zł.
6. Przewidywane koszty procesowe i egzekucyjne związane z dochodzeniem wymienionej w pkt 2 wierzytelności są wyższe od kwoty wymienionych należności.
7. Została podjęta decyzja o zaliczeniu wierzytelności w kwocie netto do kosztów uzyskania przychodów zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 25 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych/ bądź odpowiednio art. 23 ust. 1 pkt 20 oraz ust. 2 pkt 3 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
8. Została podjęta decyzja o skorygowaniu podatku należnego zgodnie z art. 89a ustawy o podatku od towarów i usług (w przypadku podatnika VAT czynnego).
9. Protokół został przedstawiony dyrektorowi spółki/właścicielowi firmy/prezesowi spółki/kierownikowi i został przez niego zaakceptowany.
Podstawa prawna
Ustawa z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 851 ze zm.). Ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.). Ustawa z 17 listopada 1964 r. – Kodeks postępowania cywilnego (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 101 ze zm.).
