Zgodnie z przepisami ordynacji podatkowej, kontrolę przeprowadza organ podatkowy pierwszej instancji właściwy dla danego podatnika i dla rozliczenia określonego podatku. W praktyce są to urzędy skarbowe i urzędy kontroli skarbowej, które dokonują czynności sprawdzających. Ich celem jest dowiedzieć się, czy kontrolowani - czyli podatnik, płatnik, inkasent oraz następcy prawni - terminowo składają deklaracje i wpłacają zadeklarowane podatki. Weryfikowana jest również formalna poprawność tych dokumentów. 

W jaki sposób urzędnicy fiskusa mogą sprawdzać podatników>>

Działania inspektorów podatkowych są w dużej mierze sformalizowane, podatnik może więc dowiedzieć się, co czeka go podczas kontroli.

1. Kontrola zazwyczaj jest zapowiedziana

Kontrolę podatkową wszczyna się nie wcześniej niż po upływie 7 dni i nie później niż przed upływem 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia o zamiarze jej wszczęcia.

Jeżeli miałaby zostać rozpoczęta przed upływem 7 dni, wówczas potrzebna staje się zgoda kontrolowanego. Natomiast brak wszczęcia kontroli przed upływem 30 dnia sprawia, że fiskus musi wyznaczyć nowy termin. 

Co urząd skarbowy może badać podczas czynności sprawdzających>>

Ordynacja dopuszcza jednak przypadki, gdy urząd nie musi zawiadamiać o kontroli. Dzieje się tak między innymi, gdy podatnik jest podejrzany o przestępstwo, gdy sprawa dotyczy opodatkowania przychodów nieznajdujących pokrycia w ujawnionych źródłach lub pochodzących ze źródeł nieujawnionych albo niezgłoszonej działalności gospodarczej.

2. Błędy w dokumentach można poprawić tylko przed kontrolą

Fiskus informuje podatnika o kontroli 7 dni wcześniej i ten czas można wykorzystać na poprawienie błędów wykrytych w rozliczeniach, czyli skorygować posiadane faktury (kosztowe za pomocą not korygujących, a przychodowe za pomocą faktur korygujących), poprawić błędne zapisy w KPiR, skorygować deklaracje VAT, czy zeznanie roczne PIT, a zwłaszcza zapłacić zalegające podatki wraz z odsetkami.

Tego typu korekty należy sporządzić przed wizytą urzędników. Potem szansę na ewentualne poprawki kontrolowana osoba ma dopiero po zakończeniu postępowania podatkowego. Nie ma takiej możliwości, gdy trwa kontrola, o ile ich zakres dotyczy kwestii, którą podatnik chce skorygować. Zatem jeśli decyzja końcowa fiskusa określa wysokość zobowiązania podatkowego, to podatnik nie może skorygować deklaracji.

3. Jakich dokumentów może zażądać fiskus

Urzędnicy mają prawo zażądać od kontrolowanego udostępniania akt, ksiąg i wszelkiego rodzaju dokumentów związanych z przedmiotem kontroli oraz do sporządzania z nich odpisów, kopii, wyciągów, notatek, wydruków i udokumentowanego pobierania danych w formie elektronicznej.

Podatnik powinien więc przygotować przede wszystkim księgi podatkowe, zapisy których stanowią podstawę do ustalenia wymiaru należnych od firmy podatków. Jeśli przedsiębiorca rozlicza się z fiskusem w formie księgi przychodów i rozchodów, kontrolerzy mogą sprawdzić wszystkie dowody księgowe, w tym faktury, rachunki, urzędowe potwierdzenia zapłaty, raporty dobowe i miesięczne z kasy fiskalnej.

Jakie uprawnienia mają organy kontroli podatkowej>>

Kontroli mogą podlegać również archiwalne deklaracje PIT i VAT - podobnie jak księgi podatkowe, przedsiębiorca powinien je przechowywać przez 5 lat od końca roku, w którym minął termin płatności danego podatku. Kontrolą objęta jest zazwyczaj też kasa fiskalna - urzędnicy sprawdzają w ten sposób, czy nie zostały naruszone plomby.

Co ważne, urzędy domagają się często dokumentów nie tylko bezpośrednio od podatnika, ale czasami nawet od jego kontrahentów, o ile prowadzą u nich czynności sprawdzające w związku z kontrolą u podatnika.

Jeżeli przedsiębiorcy prowadzą interesy z kontrahentami zza granicy i posiadają faktury bądź w umowy w języku obcym, to podczas kontroli urzędnik może poprosić o przedstawienie tłumaczeń (dokonanych przez tłumacza przysięgłego) takich dokumentów.

4. Jakie uprawnienia ma kontroler

Oprócz dostępu do różnego rodzaju dokumentów kontroler podatkowy ma prawo także:

  • wstępu na grunt oraz do budynków, lokali lub innych pomieszczeń kontrolowanego,
  • wstępu do lokali mieszkalnych, jeżeli jest to niezbędne do zweryfikowania zgodności stanu faktycznego z danymi wynikającymi ze złożonej przez podatnika deklaracji oraz z innych dokumentów potwierdzających poniesienie wydatków na cele mieszkaniowe,
  • żądania okazania majątku podlegającego kontroli oraz do dokonania jego oględzin,
  • zbierania innych niezbędnych materiałów w zakresie objętym kontrolą oraz zabezpieczania zebranych dowodów,
  • legitymowania osób w celu ustalenia ich tożsamości oraz przesłuchiwania świadków, kontrolowanego oraz innych osób,
  • żądania przeprowadzenia spisu z natury,
  • zasięgania opinii biegłych.

Z kolei podatnik na czas kontroli ma obowiązek udostępnić kontrolerom wszystkie dokumenty, umożliwić im zbieranie materiałów (w tym fotografowanie i filmowanie) oraz zapewnić im miejsce pracy.

5. Kontroler skarbowy niemal jak policja

Kontrolerzy skarbowi mają też dodatkowe uprawnienia, podobne do tych, jakie przysługują policji.

O miejscu kontroli decyduje skarbówka>>

Jeżeli więc przedsiębiorca uniemożliwia lub utrudnia przeprowadzenie czynności kontrolnych, urzędnik może poprosić o pomoc policję, ABW, Straż Graniczną lub straż miejską. W przypadku, gdy zachodzi obawa, że podatnik stawi opór, służby powinny asystować kontrolującemu. W obydwu przypadkach nie mogą przy tym odrzucić prośby.

W wyjątkowych przypadkach urzędnicy fiskusa wykonujący czynności związane z realizacją zadań ustawowych mogą stosować także przymus bezpośredni i używać broni palnej oraz dokonywać zatrzymań i przeszukań.

6. Nieobecność podatnika podczas kontroli

Przedsiębiorca, który nie może uczestniczyć w kontroli (na przykład z powodu choroby lub ważnego wyjazdu) może wyznaczyć swojego reprezentanta, składając przed rozpoczęciem kontroli w odpowiednim urzędzie skarbowym upoważnienie na piśmie.

Taki reprezentant jest ma między innymi prawo do:

  • odbioru zawiadomienia o planowanej kontroli podatkowej,
  • wyrażenia zgody na wszczęcie kontroli przed upływem 7 dni od dnia doręczenia zawiadomienia,
  • złożenia wyjaśnień i zastrzeżeń do protokołu kontroli oraz wszystkich czynności kontrolnych.

7. Ile może trwać kontrola

Kontrola podatkowa powinna zostać zakończona nie później niż w terminie wskazanym w upoważnieniu właściwego organu do jej przeprowadzenia.

Zgodnie z ustawą o swobodzie działalności gospodarczej czas trwania wszystkich kontroli przeprowadzanych przez dany organ w jednym roku kalendarzowym nie może przekraczać w przypadku:

  • mikroprzedsiębiorców – 12 dni roboczych,
  • małych firm – 18 dni roboczych,
  • średnich firm – 24 dni roboczych,
  • pozostałych przedsiębiorców – 48 dni roboczych.

Natomiast ordynacja mówi, że standardowo kontrola nie powinna przekroczyć miesiąca, a w sprawach szczególnie skomplikowanych – 2 miesięcy.

Jednocześnie ordynacja pozwala przedłużyć postępowanie, jeżeli sprawa nie została załatwiona - kontrolerzy są wtedy zobowiązani zawiadomić stronę, podając przyczyny przedłużenia i wskazując nowy termin. W przepisach nie ma ograniczenia ani co do terminu, na jaki przedłuża się postępowanie, ani co do liczby takich przesunięć.

8. Jaką karę może nałożyć kontroler

Jeżeli w toku postępowania podatkowego kontrolerzy wykażą, że przedsiębiorca ukrywa dochody, mogą nałożyć na niego karę. Wysokość nieujawnionych dochodów ustala się na podstawie poniesionych w roku podatkowym wydatków w porównaniu z zadeklarowanym dochodem.

Za co urzędy skarbowe mogą nałożyć na podatnika karę porządkową>>

Podatnik, który nie zgłosił fiskusowi wszystkich swoich dochodów, może więc zostać ukarany tzw. podatkiem od nieujawnionych źródeł przychodów w wysokości nawet 75 proc. tych ukrytych dochodów.