Do końca lutego płatnicy PIT muszą sporządzić i przekazać pracownikowi, do urzędu skarbowego PIT-11, czyli informację o dochodach oraz o pobranych zaliczkach. W tym samym terminie zobowiązani są do przekazania PIT-40, w którym rozliczają pracownika (o ile przed 10 stycznia wyraził takie życzenie i znalazło ono wyraz w PIT-12). Jakie błędy popełniają najczęściej?

Istotny z punktu widzenia urzędu skarbowego jest brak podpisu pod deklaracją. To ją dyskwalifikuje. Podpis powinna złożyć osoba, która jest upoważniona do przygotowania zeznania, czyli np. księgowa czy właściciel firmy.

W takim wypadku płatnik jest wzywany przez urząd skarbowy do uzupełnienia braku, czyli złożenia podpisu, w siedzibie organu. Innym często popełnianym błędem jest zaznaczanie niewłaściwej informacji o kosztach – w przypadku PIT-11 chodzi o pozycję 24. Przykładowo, jeżeli płatnik ma siedzibę w Krakowie, a podatnik mieszka w gminie Zabierzów, to temu ostatniemu przysługują podwyższone koszty w wysokości 1668,72 zł rocznie. Należy więc zakreślić kwadrat nr 3 w tej pozycji. Tymczasem płatnicy automatycznie zakreślają kwadrat nr 1, który odnosi się do podstawowych kosztów z jednego stosunku pracy – w wysokości 1335 zł.

W takim przypadku dochodzi do rozbieżności, gdy w poz. 26 uwzględnione są właściwe koszty. Wówczas urząd musi sprawdzić, gdzie mieszka pracownik, a gdzie jest siedziba pracodawcy. Analogiczny problem dotyczy PIT-40.

Czy w takim przypadku trzeba złożyć korektę deklaracji?

W zasadzie tak. Z kolei w praktyce, żeby usprawnić prace, staramy się ustalić, np. telefonicznie, gdzie został popełniony błąd. Jeśli się okazuje, że to tylko kwestia zakreślenia niewłaściwego kwadratu, sami to poprawiamy. Również każdy błąd rachunkowy, który dotyczy kwoty uznanej za niewielką (nie przekracza ona kosztów wezwania do urzędu), urzędnicy poprawiają we własnym zakresie.

Do jakich jeszcze uchybień dochodzi często?

Płatnicy nierzadko wpisują niewłaściwe dane pracownika,np. podają NIP innej osoby niż wymieniona w formularzu. To oznacza konieczność wyjaśnienia, jakiego podatnika dotyczyła złożona informacja. Najlepiej dołączyć pismo z wyjaśnieniami do skorygowanej informacji PIT-11 lub deklaracji PIT-40.

Załóżmy, że w PIT-11 składanym za 2013 rok został podany niewłaściwy przychód pracownika. Pracodawca nie wliczył do niego np. wartości dofinansowania do szczepionki przeciwko grypie i nie odprowadził od tej kwoty zaliczki. Natomiast w 2014 roku skorygował błąd i zapłacił zaległą zaliczkę. Jak zmodyfikować PIT- 11?

Obowiązkiem płatnika jest wykazanie w PIT-11 faktycznie osiągniętego przez podatnika przychodu (dochodu) i faktycznie pobranych zaliczek na podatek dochodowy – a nie tych, które powinny zostać uregulowane.

Dlatego korekta PIT-11 za 2013 rok będzie obejmowała tylko przychód (dochód). Ponieważ zaliczka na podatek została wpłacona dopiero w 2014 roku, musi zostać wykazana w PIT-11 składanym za ten okres do końca lutego 2015 r.

Należy również pamiętać o konieczności poprawienia PIT4R (deklaracja roczna o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy). W korekcie tej deklaracji za 2013 rok trzeba wykazać należną zaliczkę, jaką płatnik powinien pobrać w związku z dofinansowaniem pracownikowi szczepionki przeciwko grypie.