Kwestia wykazywania tych kosztów została uregulowana w pkt 13 załącznika do rozporządzenia ministra finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. z 2003 r. nr 152, poz. 1475 z późn. zm.). Z przepisów tych wynika, że wydatki na używanie samochodu osobowego niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych wpisuje się w kol. 13. Czyni się to nie pojedynczo, lecz jedną kwotą po zakończeniu miesiąca. Podstawą tego wpisu jest zestawienie wydatków. To w nim należy ujmować zakupy paliwa, części, usług naprawy, ubezpieczenia itp. Suma wydatków z zestawienia, od początku roku, nie może przekraczać kilometrówki (iloczynu liczby kilometrów przebytych przez pojazd i obowiązującej stawki za 1 km).

W przypadku podatników prowadzących księgi rachunkowe nie ma szczególnych regulacji dotyczących księgowania wydatków na używanie niefirmowego samochodu osobowego. W odróżnieniu od podatkowej księgi przychodów i rozchodów, w księgach rachunkowych należy ujmować wszelkie zdarzenia mające finansowy wymiar. Ich podstawowym zadaniem jest wiernie odzwierciedlać rzeczywistość. Poniesione wydatki, nawet jeśli nie stanowią kosztów uzyskania przychodów, podlegają wykazaniu. Dla celów podatku dochodowego prowadzi się odrębną ewidencję wydatków wyłączanych z kosztów. To w niej jest miejsce na wyłączenie ewentualnej nadwyżki rzeczywistych wydatków związanych z używaniem auta ponad limit kilometrówki.

Co z czym porównywać

Ewidencja przebiegu pojazdu spełnia funkcję segregująco-limitującą. Polega ona na wyodrębnieniu ze wszystkich kosztów używania danego samochodu (niefirmowego przecież) tej ich części, która odpowiada wydatkom dotyczącym działalności gospodarczej.

Przykład: Igrekowski w swoim przedsiębiorstwie wykorzystuje własny samochód osobowy niewprowadzony do środków trwałych. Pojazdu tego będzie używał również, a może głównie do celów osobistych. Dokonując wydatku związanego z używaniem auta (np. zakup opon czy polisy ubezpieczeniowej), nie podzieli go fizycznie, żądając odrębnych dowodów na część osobistą i biznesową. To niewykonalne. Stąd koncepcja ewidencji przebiegu prowadzonej równolegle do realizowania zwykłych zasad dokumentowania i księgowania wydatków. Kwota z niej wynikająca porównywana jest z udokumentowanymi w normalny sposób kosztami. Wszak dotyczy ona tylko przejazdów związanych z działalnością. Porównania trzeba przeprowadzać odrębnie dla każdego samochodu. Również ewidencja przebiegu pojazdu i zestawienie wydatków muszą być prowadzone osobno dla każdego z nich. Nie jest możliwe wrzucanie do jednego worka tego rodzaju zapisów. Mogłoby to doprowadzić do stanu niezgodnego z prawem. Na przykład suma rzeczywistych wydatków byłaby mniejsza od sumy kilometrówek, podczas gdy w przypadku jednego z aut wykroczyłaby poza limit jego kilometrówki. Częstotliwość porównywania powinna być miesięczna. Trzeba przyjąć, że tryb miesięczny jest obligatoryjny i dotyczy też tych, którzy z zaliczek na podatek dochodowy rozliczają się kwartalnie. Regulacje związane z podsumowywaniem ewidencji przebiegu nie przewidują odstępstw. Do tej czynności stosuje się rachunek narastający, jako że przychody i koszty ich uzyskania też w taki sposób się ustala. Rachunek ten zamyka się w ramach roku podatkowego. Sumy kilometrówki wynikające z ewidencji przebiegu danych pojazdów (tylu, dla ilu są prowadzone) od początku roku do końca danego miesiąca porównuje się z kosztami używania tych pojazdów.

Jeżeli rzeczywiste wydatki są mniejsze od kilometrówki lub jej równe, wówczas nie ma potrzeby dokonywania żadnych dodatkowych operacji. Można wprost wykazać w księgach zbiorczo jednym zapisem kwotę wynikającą z zestawienia i wykorzystać dane do ustalenia dochodu/straty i zaliczki/podatku.

Gdy wydatki przewyższają kilometrówkę, trzeba je zmniejszyć do jej poziomu. Niedopuszczalne jest zwiększanie kosztów do poziomu kilometrówki. Niemieszczące się w niej rzeczywiste koszty przechodzą na następne miesiące w ramach roku podatkowego, nie przechodzą natomiast na rok następny.

Wstępne sito

Każdy wydatek, jeszcze przed ujęciem w wykazie, należy wstępnie ocenić, czy w ogóle został poniesiony w celu uzyskania przychodu, zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu. Później, czy nie figuruje w enumeratywnej liście wydatków niestanowiących kosztów odpowiednio art. 16 ust. 1 u.p.d.p. lub art. 23 ust. 1 u.p.d.f. Dopiero gdy wydatek przejdzie przez to podwójne sito, może być filtrowany przez kilometrówkę.

Uwzględnia się tutaj uniwersalne ograniczenia dotyczące aut osobowych, a mianowicie nie zalicza się:

strat powstałych w wyniku utraty lub likwidacji samochodów oraz kosztów ich remontów powypadkowych, jeżeli nie były objęte ubezpieczeniem dobrowolnym (art. 16 ust. 1 pkt 50 u.p.d.p. i art. 23 ust. 1 pkt 48 u.p.d.f.);

– składek na ubezpieczenie samochodu w wysokości przekraczającej ich część ustaloną w takiej proporcji, w jakiej pozostaje równowartość 20 000 euro w wartości samochodu przyjętej dla celów ubezpieczenia (art. 16 ust. 1 pkt 49 u.p.d.p. i art. 23 ust. 1 pkt 47 u.p.d.f.).

Nieuprawnione jest także kwalifikowanie do kosztów uzyskania przychodów wydatków na ulepszenie używanych w rozpatrywany sposób aut. Wpływają one na zwiększenie ich wartości, a nie podlegają amortyzowaniu, jako że auta te nie są zaliczone do środków trwałych.