Ustalenie kosztów uzyskania przychodu z tytułu używania niefirmowego pojazdu wymaga wnikliwej analizy i wielu czynności technicznych.
Kwestia wykazywania tych kosztów została uregulowana w pkt 13 załącznika do rozporządzenia ministra finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. z 2003 r. nr 152, poz. 1475 z późn. zm.). Z przepisów tych wynika, że wydatki na używanie samochodu osobowego niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych wpisuje się w kol. 13. Czyni się to nie pojedynczo, lecz jedną kwotą po zakończeniu miesiąca. Podstawą tego wpisu jest zestawienie wydatków. To w nim należy ujmować zakupy paliwa, części, usług naprawy, ubezpieczenia itp. Suma wydatków z zestawienia, od początku roku, nie może przekraczać kilometrówki (iloczynu liczby kilometrów przebytych przez pojazd i obowiązującej stawki za 1 km).
W przypadku podatników prowadzących księgi rachunkowe nie ma szczególnych regulacji dotyczących księgowania wydatków na używanie niefirmowego samochodu osobowego. W odróżnieniu od podatkowej księgi przychodów i rozchodów, w księgach rachunkowych należy ujmować wszelkie zdarzenia mające finansowy wymiar. Ich podstawowym zadaniem jest wiernie odzwierciedlać rzeczywistość. Poniesione wydatki, nawet jeśli nie stanowią kosztów uzyskania przychodów, podlegają wykazaniu. Dla celów podatku dochodowego prowadzi się odrębną ewidencję wydatków wyłączanych z kosztów. To w niej jest miejsce na wyłączenie ewentualnej nadwyżki rzeczywistych wydatków związanych z używaniem auta ponad limit kilometrówki.