I tak pracodawca ma obowiązek pokryć koszty poniesione przez pracownika, związane bezpośrednio z odwołaniem go z urlopu. Takimi kosztami są np. wydatki na opłacenie wczasów w kraju lub za granicą oraz koszty biletów lotniczych - wykupionych bez możliwości zwrotu, jak również – faktycznie poniesione koszty podróży. Pracodawcy nie obciążają koszty pośrednie przerwanego urlopu (np. zakupiony przez pracownika na wyjazd sprzęt do nurkowania).

Wydatki powinny być udokumentowane (np. fakturą za wczasy, biletami dokumentującymi koszty przejazdów, paragonami za paliwo). Pracownik powinien dostarczyć zaświadczenia od organizatora wypoczynku bądź przejazdów, że wykupione świadczenia nie podlegają zwrotowi w razie ich niewykorzystania.

Co istotne – jeśli z urlopu wraz z wezwanym pracownikiem będzie musiała wrócić także jego rodzina, to pracodawca będzie musiał zwrócić i te wydatki.

Zwrócone pracownikowi koszty przerwanego wyjazdu nie podlegają PIT, nie powodują bowiem po jego stronie przysporzenia majątkowego. Nie są przychodem ze stosunku pracy, świadczeniem pieniężnym ponoszonym za pracownika ani innym nieodpłatnym świadczeniem.

Jeśli jednak pracodawca wypłaci pracownikowi dodatkową rekompensatę (przewyższającą zwrot poniesionych przez niego wydatków) za odwołanie z urlopu, to będzie już ona opodatkowana PIT na zasadach ogólnych (art. 12 ust. 1 ustawy o PIT; t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 361 z późn. zm.).

W razie gdy odwołanie z urlopu było w pełni uzasadnione, zwrot wypłacony pracownikowi stanowi koszt podatkowy firmy jako poniesiony w celu osiągnięcia, zachowania i zabezpieczenia źródła przychodów.