W praktyce księgowej problemy sprawia właściwe ujęcie odszkodowań wypłacanych przez ubezpieczycieli w związku z wypadkami komunikacyjnymi, w których uczestniczą samochody firmowe. Justyna Beata Zakrzewska, biegły rewident, ACCA Member, partner w spółce Account, podpowiada, że zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt. 32 lit. g) ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 z późn. zm.) wartość takiego odszkodowania zalicza się do pozostałych przychodów operacyjnych w momencie otrzymania decyzji ubezpieczyciela o jego przyznaniu. Data otrzymania decyzji decyduje o sposobie ujęcia odszkodowania. Możemy w związku z tym wyróżnić co najmniej trzy warianty księgowań.

Jeśli decyzję o przyznaniu odszkodowania jednostka uzyska przed zamknięciem ksiąg za rok obrotowy, w którym poniesiono szkodę, ale przed zatwierdzeniem sprawozdania finansowego, wartość odszkodowania można zaliczyć do pozostałych przychodów operacyjnych w korespondencji z pozostałymi rozrachunkami.

– Pozwoli to na zachowanie współmierności przychodów i kosztów związanych z poniesioną stratą w składnikach majątku – mówi ekspert.

W tym przypadku saldo na koncie „Pozostałe rozrachunki” zostanie wykazane w bilansie po stronie aktywów w pozycji B.II.2 lit. c) jako inne należności krótkoterminowe.

Inaczej przebiegają księgowania, gdy decyzja o odszkodowaniu wpłynie po zamknięciu ksiąg rachunkowych oraz po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego za rok, w którym poniesiono szkodę. Wówczas roszczenie o odszkodowanie rozlicza się w księgach rachunkowych za pośrednictwem konta „Rozliczenia międzyokresowe przychodów” w korespondencji z pozostałymi rozrachunkami (art. 41 ust. 1 ustawy).

– W bilansie znajdą się dwa salda związane z odszkodowaniem: saldo debetowe konta „Pozostałe rozrachunki”, w aktywach w pozycji B.II.2 lit. c) jako inne należności krótkoterminowe oraz saldo kredytowe konta po stronie pasywów w pozycji B.IV.2 jako inne krótkoterminowe rozliczenia międzyokresowe – mówi ekspert Account.

Możliwy jest również trzeci przypadek; ubezpieczyciel przyznaje odszkodowanie w roku wystąpienia szkody, a jej naprawa następuje w roku następnym.

– Zgodnie, z art. 35d ust. 1 pkt 1 i ust. 2 ustawy jednostka utworzy rezerwę na koszty związane z usuwaniem szkody, którą zaliczy do pozostałych kosztów operacyjnych roku wystąpienia szkody – tłumaczy ekspert.

Otrzymanie odszkodowania wywiera też skutki m.in. w podatku dochodowym. Do kosztów podatkowych nie można zaliczyć m.in. wydatków na remonty powypadkowe tych samochodów firmowych, które nie były objęte ubezpieczeniem dobrowolnym AC (art. 23 ust. 1 pkt 48 ustawy o PIT i art. 16 ust. 1 pkt 50 ustawy o CIT). Ta reguła wywiera skutki w zakresie przychodów podatkowych. Podatnik zaliczy do przychodów odszkodowanie w całości, jeżeli samochód był objęty ubezpieczeniem AC (art. 14 ust. 3 pkt 3a ustawy o PIT i art. 12 ust. 4 pkt 6a ustawy o CIT). Jeżeli tego ubezpieczenia nie było, przychodem będzie nadwyżka odszkodowania nad poniesionymi kosztami remontu powypadkowego.