Ostatni dzień marca oznacza dla podmiotów prowadzących księgi rachunkowe rychłą konieczność zamknięcia ksiąg rachunkowych. Zgodnie z art. 12 ust. 5 ustawy o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 z późn. zm.) zamknięcie ksiąg rachunkowych polega na nieodwracalnym wyłączeniu możliwości dokonywania zapisów księgowych w zbiorach tworzących księgi rachunkowe.

W praktyce w związku z zamknięciem ksiąg można wyróżnić szereg obowiązków. Część z nich związana jest z etapem wstępnym zamknięcia ksiąg, który obejmuje zwłaszcza cztery czynności.

Po pierwsze należy zapewnić wprowadzenie wszystkich dokumentów źródłowych dotyczących operacji dokonanych w danym roku obrotowym i zaksięgować – w przypadku prowadzenia księgowości przy użyciu komputera – wszystkie zapisy znajdujące się w tzw. buforze. Trzeba również pamiętać o zamknięciu ksiąg za poszczególne miesiące roku obrotowego (o ile nie zostały już zamknięte), z ewentualnym pozostawieniem otwartego ostatniego miesiąca roku obrotowego. Taka procedura może być korzystna w razie konieczności dokonania korekt. Należy też przeprowadzić inwentaryzację i powiązanie jej wyników z zapisami ksiąg oraz sporządzić zestawienie obrotów i sald kont syntetycznych i analitycznych.

Pamiętać przy tym należy, że w przypadku jednostki kontynuującej działalność zamknięcia ksiąg należy dokonać nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia kończącego rok obrotowy, czyli dla podmiotów, u których rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym powinno to nastąpić w terminie do 31 marca. W tym też terminie należy sporządzić sprawozdanie finansowe. Następnie do 30 czerwca jednostka ma czas na zatwierdzenie sprawozdania finansowego.

Zamknięcie ksiąg, które nastąpi 31 marca, nie wyłączy możliwości ingerencji w zapisy rachunkowe za ubiegły rok. W przypadku gdyby np. po sporządzeniu sprawozdania, a przed jego zatwierdzeniem ujawniono istotne błędy, możliwe jest jeszcze dokonanie stosownych korekt w księgach. Ostateczne ich zamknięcie powinno nastąpić najpóźniej w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego, tj. do 15 lipca. Dopiero to ostateczne zamknięcie wyłączy możliwość jakichkolwiek zmian zapisów w księgach za 2010 rok.

Ważne!

W ciągu 3 miesięcy od dnia kończącego rok obrotowy należy zamknąć księgi rachunkowe oraz sporządzić sprawozdanie finansowe w jednostkach, których rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym