Wprawdzie Ministerstwo Finansów próbuje teraz wyjaśniać, kiedy zapłata gotówką może być zaliczona do podatkowych kosztów, ale nie rozwiewa to licznych wątpliwości przedsiębiorców.

Zasadniczy problem dotyczy sytuacji, gdy płatności jest kilka. Czy wówczas mamy do czynienia z jedną transakcją, czy z wieloma?

Odpowiedź jest istotna, bo jeżeli przedsiębiorca zapłaci ponad 15 tys. zł gotówką, to nie będzie mógł zaliczyć takiego wydatku do kosztów uzyskania przychodu. Zasada ta obowiązuje od początku 2017 r. (art. 22p ustawy o PIT oraz art. 15d ustawy o CIT).

Limit 15 tys. zł nie jest zapisany wprost w ustawach podatkowych, tylko w ustawie o swobodzie działalności gospodarczej. Przepis ten mówi o zapłacie za jednorazową transakcję, „bez względu na liczbę wynikających z niej płatności”.

Rano i wieczorem

Problem mają m.in. przedsiębiorcy, którzy złożą w jednym dniu dwa zamówienia, a ich łączna wartość przekroczy 15 tys. zł. Takie sytuacje zdarzają się w małych, osiedlowych sklepikach, w których nie ma miejsca na składowanie towarów i właściciele na bieżąco reagują na potrzeby klientów. Jeżeli więc poranna dostawa okaże się niewystarczająca, to po południu sklepikarz zamawia kolejną. Czy jeżeli zapłaci za nią również gotówką (np. z porannego utargu), to nie będzie mógł ująć obu dostaw w kosztach?

Nie wiadomo też, co jest jednorazową transakcją przy usługach ciągłych o stałych płatnościach, takich jak obsługa księgowa czy leasing.

Problem dotyczy również dostaw realizowanych w ramach umowy ramowej.

Płatności w ratach

W odpowiedzi na interpelację poselską (nr 9279) wiceminister finansów Paweł Gruza wyjaśnił, że transakcją jest „taka czynność prawna (umowa) zawierana w związku z prowadzoną przez strony działalnością gospodarczą, w wykonaniu której dokonywana jest co najmniej jedna płatność”.

Nie ma przy tym limitów czasowych – podkreślił wiceminister. Dlatego – jak wytłumaczył – jedna transakcja może obejmować płatności dokonane nawet w ciągu kilku lat. Tak może być w przypadku umów realizowanych etapami, takich jak umowa wdrożeniowa czy o roboty budowlane.

Wiceminister wyjaśnił przy tym, że decyduje ogólna wartość umowy. Nie ma więc znaczenia liczba płatności, tylko „powiązanie świadczeń w ramach jednego stosunku umownego”.

Jako inny przykład podał umowę leasingu, gdzie płatności są w ratach.

Umowy ramowe

Inaczej jest, gdy dostawy odbywają się etapami, również w umówionych terminach, ale w umowie ramowej nie określono zobowiązania (minimalnych obrotów). W tym przypadku jednorazowa wartość transakcji odnosi się do wartości poszczególnych zamówień – wyjaśnił Paweł Gruza.

– Czy ta sama zasada zadziała w przypadku umowy ramowej, w której przedsiębiorca zobowiązuje się nabyć towary w ciągu roku o wartości np. nie niższej niż 20 tys. zł, ale w dowolnym dla przedsiębiorcy momencie? – zastanawia się Małgorzata Samborska, doradca podatkowy w Grant Thornton.

Jej uwaga potwierdza, że wyjaśnienia wiceministra nadal nie odpowiadają na wiele pytań wynikających z praktyki. Jak choćby tych dotyczących dziennego uzupełniania zamówień w sklepach.

Z wyjaśnień wiceministra Gruzy wynika, że w takiej sytuacji dostawy – realizowane na podstawie umowy ramowej – należy liczyć oddzielnie. A zatem dla każdej limit 15 tys. zł liczy się osobno.

Odpowiedź wiceministra nie gwarantuje jednak, że fiskus nie zakwestionuje rozdzielenia dostaw jako czynności pozornej. Na fakturze nie ma bowiem informacji o godzinie dostawy.

Umowy bezterminowe

Z wyjaśnień wiceministra wynika, że tak samo jak przy umowach ramowych jest wtedy, gdy całkowita wartość transakcji nie wynika wprost z treści umowy, lecz zależy od czasu jej trwania. Przykładem są umowy o stałe świadczenie usług zawarte na czas nieokreślony (np. obsługa księgowa).

Wówczas – jak wytłumaczył Paweł Gruza – należy przyjąć, że pojęcie jednorazowej wartości transakcji odnosi się do poszczególnych okresów rozliczeniowych, za które przysługuje wynagrodzenie.

Podobnie, gdy na fakturze są wykazane różne świadczenia wynikające z kilku umów, np. sprzedaż i dostawa. Wtedy też można liczyć je osobno.

Trzeba je natomiast uznać za jednorazową transakcję, gdy są one świadczone w ramach jednej umowy, np. określającej harmonogram dostaw – wynika z ministerialnych wyjaśnień.

Zamówienia na jednej fakturze

Według Małgorzaty Samborskiej takiej interpretacji przeczy jednak wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 7 kwietna 2016 r. (sygn. akt I FSK 1536/14) dotyczący jeszcze starego limitu 15 tys. euro.

Według sądu w przypadku stałego świadczenia usług trzeba regulować płatność przelewem, gdy jednorazowa wartość faktury nie przekracza ustawowego limitu, ale wartość faktur z danego dnia lub nawet z miesiąca przekraczała go wielokrotnie.

Zdaniem ekspertki problem mogą mieć więc przykładowo firmy zamawiające usługi taksówkowe, gdy faktura jest wystawiana raz na miesiąc, ale dokumentuje ona wiele przejazdów o małej wartości.

Nie będzie interpretacji ogólnej

Na razie nie zanosi się na interpretację ogólną w sprawie limitu gotówkowego, bo – jak wyjaśnił wiceminister Paweł Gruza – jest tak wiele różnych sytuacji, że lepiej dla samych przedsiębiorców jest ubiegać się o interpretacje indywidualne.

Na wątpliwości związane z nowym limitem 15 tys. zł zwracaliśmy również uwagę w artykule „Płatność w gotówce szkodliwa dla obu stron transakcji?” ( DGP nr 27/2017). Z przepisów nie wynika bowiem, czy konsekwencje w postaci wyłączenia wydatku z kosztów podatkowych poniesie jedynie dokonujący zapłaty, czy obie strony transakcji.

Resort przyznał (w odpowiedzi na pytanie naszej redakcji), że art. 22 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej dotyczy dwóch stron transakcji, ale skutki podatkowe odnoszą się wyłącznie do tego, kto płaci (czyli kupującego).