Po pojawieniu się białej listy podatników VAT testowaniu poddawane jest nie tylko działanie interface’u API. Firmy także ręcznie wyszukują na białej liście kontrahentów. Dziś pokazujemy, jak to wygląda w praktyce. Aby lepiej zobrazować całość zagadnienia, rozpatrzmy przykładowy przebieg procesu płatności w firmie średniej wielkości.
W 2020 r. przedsiębiorca będzie miał problem z udowodnieniem, że z właściwą datą znalazł podmiot na białej liście. Z nowych przepisów jasno wynika, że przez właściwą datę należy rozumieć datę zlecania. Czyli jest to data podpisania polecenia przelewu, a nie data wpisania do systemu bankowego czy też zejścia pieniędzy z rachunku bankowego. Kłopot polega na tym, że nie ma jej nigdzie w systemach finansowo-księgowych i brakuje jej też na wyciągach bankowych. Wyjątkiem jest NBP, ale w nim rachunki prowadzą tylko podmioty państwowe. Czy jest na to rada? Jedynie zmiana w systemach bankowych albo zmiana prawa.
Konsekwencją braku udowodnienia właściwej daty sprawdzenia jest też problem z zaliczeniem danej transakcji do kosztów uzyskania przychodów. I właśnie tu będą mieli kłopot także biegli rewidenci, którzy badając daną jednostkę, będą chcieli zweryfikować jej KUP, a nie będą mieli odpowiednich danych.

przebieg procesu płatności

Reklama
Faktura od firmy XY, na kwotę 50 000 zł brutto z terminem zapłaty przypadającym na 30/09/20xx r., wpłynęła do przedsiębiorstwa 09/09/20xx r., czyli w poniedziałek. Autoryzowanie zleceń płatności jest wykonywane przez dwie osoby jednocześnie: główną księgową oraz członka zarządu. Zwyczajowo przelewy wykonywane są raz w tygodniu na koniec tygodnia. Księgowa, po uzyskaniu aprobaty osób merytorycznych, na bieżąco wprowadza do systemu homebankingowego faktury, przypisując im przyszły termin płatności. Faktura od firmy XY uzyskała takie aprobaty we wtorek – 10/09/20xx r. Księgowa wprowadziła ją do systemu homebankingowego już tego samego dnia, wpisując termin płatności jako piątek w tygodniu poprzedzającym termin zapłaty, czyli 27/09/20xx r (piątek). Od razu też sprawdziła, czy konto, na które ma być przelana kwota, znajduje się na białej liście. Główna księgowa w kolejnym dniu, czyli w środę – 11/09/20xx, podpisała wprowadzone zlecenia płatności, kontrolując ponownie kwoty. Z kolei członek zarządu podpisał zlecenie płatności dopiero 23/09/20xx r. (poniedziałek). W zakresie tej faktury mamy do czynienia więc z następującymi datami:

Reklama
1. data wpływu: 09/09/20xx – poniedziałek;
2. data wprowadzenia zlecenia płatności (bez aprobat) do homebanking 10/09/20xx – wtorek;
3. data sprawdzenia rachunku bankowego 10/09/20xx – wtorek;
4. data pierwszego podpisu pod zleceniem płatności 11/09/20xx – środa;
5. data drugiego podpisu pod zleceniem płatności 23/09/20xx – poniedziałek;
6. data waluty (obciążenie rachunku płatniczego) 27/09/20xx – piątek;
7. data operacji na wyciągu bankowym 27/09/20xx – piątek.

analiza przepisu

Od 1 stycznia 2020 r. do art. 12 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych wprowadzono ust. 4i i 4j. Ze względu na wieloetapowość wprowadzania zlecenia przelewu należy rozpatrzyć, która z dat wskazanych w tych przepisach jest datą zlecenia przelewu. Ze względu na brak przesłanek w ustawie o podatku dochodowym wydaje się zasadne sięgnięcie do ustawy o usługach płatniczych, która w art. 2 pkt 36 podaje definicję zlecenia płatniczego jako „oświadczenie płatnika lub odbiorcy skierowane do jego dostawcy zawierające polecenie wykonania transakcji płatniczej”.
A ponieważ do złożenia oświadczenia płatnika w przytoczonym przeze mnie przykładzie konieczne jest podpisanie zlecenia przez główną księgową i członka zarządu, datą zlecenia przelewu jest więc 23/09/20xx, czyli data złożenia ostatniego podpisu. Zgodnie z literalnym brzmieniem ustawy to na ten dzień należałoby wykonać sprawdzenie, czy dane konto bankowe figuruje na białej liście. Sprawdzenie w naszym przykładzie zostało więc wykonane przedwcześnie. Jeżeli bowiem pomiędzy dniem sprawdzenia a dniem podpisania przez członka zarządu konto zostało usunięte z ewidencji kont zgłoszonych na białej liście, to oczywiście płatność taka powinna być usunięta z kosztów uzyskania przychodów.

ślad rewizyjny

W dalszej kolejności zastanówmy się więc nad posiadanym śladem rewizyjnym, który trafia do księgowości przedsiębiorstwa. I tak, księgowa w dniu wprowadzania do homebankingu zlecenia przelewu (10/09/20xx) z białej księgi otrzymała potwierdzenie, że dane konto bankowe jest na białej liście. Jak wykazałam, potwierdzenie to jest bezużyteczne, ponieważ jest wykonane na niewłaściwą datę. Spróbujmy więc acontrario wskazać, skąd księgowość ma wiedzieć, na jaką datę ma wykonać takie sprawdzenie lub w jakim terminie ma wysłać (zgodnie z art. 12 ust. 4j pkt 2 ustawy o CIT ) zawiadomienie o wykonaniu przelewu na konto niebędące na białej liście. We wskazanym przykładzie najpóźniejszą datą, na jaką powinno być wykonane zawiadomienie, jest 26/09/20xx, czyli dzień przed faktycznym wykonaniem zlecenia przelewu.
Nie znam żadnego systemu finansowo-księgowego (poza systemami bankowymi), w którym niejako automatycznie pojawi się informacja, że przelew został podpisany w innym systemie. Księgowość po prostu nie ma takiej informacji. Nie może więc złożyć zawiadomienia (w szczególności przed zapłatą tejże faktury) do urzędu skarbowego, że co prawda nie wykonała jeszcze zapłaty, ale już zleciła przelew na konto bankowe niewidniejące na białej liście. Załóżmy jednak, że członek zarządu podpisał ten przelew w dniu poprzedzającym jego wykonanie, czyli 26/09/20xx. W takim przypadku księgowość wraz z upływem 27/09/20xx, czyli w dniu 30/09/20xx, a więc jeden dzień za późno, otrzyma informację na wyciągu bankowym, że taki przelew został wykonany.

informacje w systemie księgowym przedsiębiorstwa

Teraz przeanalizujmy informacje widniejące na wyciągu bankowym i zastanówmy się, na ile mogą być przesłanką do stwierdzenia, czy konto bankowe kontrahenta w dniu zlecenia znajdowało się (lub nie) na białej liście? Sam wyciąg bankowy (czy to w formie papierowej, czy też elektronicznej, np. zapisanej w najbardziej popularnym formacie eksportu MT940) zawiera informacje o: dacie waluty (moment w czasie, od którego lub do którego dostawca nalicza odsetki od środków pieniężnych, którymi obciążono lub uznano rachunek płatniczy zgodnie z art. 2 pkt 4 ustawy o usługach płatniczych), kwocie, nazwie kontrahenta, jego koncie bankowym. Daty zlecenia wśród tych informacji nie ma. Ta znajduje się jedynie w systemie bankowym.
Natomiast w czasie księgowania wyciągu (czy to automatycznie, czy też ręcznie) do systemu księgowego wprowadzane są jedynie informacje o tym, z jaką datą waluty, któremu kontrahentowi i za jaką fakturę ile zapłacono. Wśród tych informacji zazwyczaj nie ma numeru konta bankowego, na jaki był wykonany przelew. Taka informacja mogłaby się jednak znaleźć w przypisaniu do poszczególnych dokumentów zapłaty, o ile byłoby to np. zaimportowane z wyciągu elektronicznego.
Data waluty jest to data, od której nalicza się odsetki. Na przykład: wypłata z bankomatu ma miejsce 9 września, ale bankomat przekazuje z opóźnieniem do banku informację i wpływa ona do banku 11 września. Datą waluty będzie 9 września, pomimo tego że data księgowania w systemie bankowym to 11 września.
Podczas takiego importu możliwe byłoby również sprawdzenie, czy dany przelew był wykonany na konto bankowe z białej listy. Przy czym sprawdzenia nie można dokonać jedynie dla kwot powyżej 15 tys. zł, gdyż ustawa – Prawo przedsiębiorców w art. 19 ust. 2 wskazuje, iż ograniczenie 15 tys. zł dotyczy faktycznie całej transakcji bez względu na liczbę wykonanych do niej płatności („jednorazowa wartość transakcji, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności, przekracza 15 000 zł lub równowartość tej kwoty, przy czym transakcje w walutach obcych przelicza się na złote według średniego kursu walut obcych ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień dokonania transakcji”). Czyli końcowe sprawdzenie, na ile część faktury może lub nie może być zaliczona do kosztów, powinno być wykonane po wskazaniu faktury, za którą dana płatność była wykonana. Chodzi o to, że sam wyciąg bankowy nie ma informacji, na jaką kwotę jest pierwotna faktura. Przykładowo, faktura była na 100 tys., ale zapłacono 20 tys. na danym wyciągu. Na kolejnym zapłacono 10 tys. Czyli podczas automatycznego sprawdzania tylko na podstawie kwoty przelewu, to drugi przelew nie byłby automatycznie sprawdzany (co jest niesłuszne). Ważne jest więc sprawdzanie w kontekście faktury, której dotyczy płatność. Natomiast czasami rozpoznanie automatyczne, za którą fakturę jest płatność, jest bardzo trudne przy automatycznym wczytywaniu wyciągu.
Jak z tego wynika, pominąwszy już brak informacji o dacie zlecenia i braku informacji o koncie bankowym w systemie księgowym przedsiębiorstwa, pewnym ograniczeniem jest brak automatycznego przypisania informacji o kwocie pierwotnego zobowiązania, do którego wykonywana była dana płatność.

informacje przekazywane us w czasie kontroli

Co ciekawe, również Urząd Skarbowy nie ma odpowiednich narzędzi, żeby skontrolować przedsiębiorstwo w zakresie tego nowego zapisu. Jakie bowiem informacje przedsiębiorstwo ma obowiązek przekazać US w czasie kontroli, wskazuje art. 193a ordynacji podatkowej. I tak, w przypadku prowadzenia ksiąg podatkowych przy użyciu programów komputerowych organ podatkowy „może żądać przekazania całości lub części tych ksiąg oraz dowodów księgowych za pomocą środków komunikacji elektronicznej lub na informatycznych nośnikach danych, w postaci elektronicznej odpowiadającej strukturze logicznej, wskazując rodzaj ksiąg podatkowych oraz okres, którego dotyczą”.
Podstawowymi strukturami JPK przekazywanymi na żądanie US są: JPK_KR (księgi rachunkowe), JPK_WB (wyciągi bankowe), JPK_MAG (magazyn), JPK_FA (faktury sprzedaży). Z punktu widzenia identyfikacji, czy zostało coś zapłacone na właściwe konto, kluczową rolę powinno mieć JPK_WB (wyciągi bankowe). Analiza struktury pliku JPK pokazuje jednak, że o konkretnej transakcji wykonywanej z konta bankowego mamy zbyt mało informacji, czyli mamy: wiersz w wyciągu, nazwę podmiotu, datę operacji (jak wiadomo posiadaczom rachunków bankowych, data operacji czasami jest niezgodna z używaną do księgowania datą waluty), opis operacji i kwotę operacji. Nie ma wśród tych informacji kont rachunków bankowych kontrahentów, daty zlecenia, jak również kwoty pierwotnej faktury.

konkluzja

Jak wynika z powyższego, żaden Data Mining (w tym również ten wykonywany przez KAS) nie jest w stanie wyczarować informacji, jeśli nie są one stworzone i dostępne.
Data Mining to baza danych tworzona np. z plików JPK, na której KAS dokonuje chociażby wyszukiwania karuzel podatkowych – inaczej hurtownia danych wraz z narzędziami do jej przeszukiwania.
Na ten moment obserwując, w jaki sposób działa weryfikowanie przez przedsiębiorstwa tego, czy kontrahent ma konto na białej liście (przy nie najlepszej zawartości bazy białej listy), zastanawiam się, na ile starczy determinacji MF, aby w przyszłości można było rzeczywiście znaleźć ślad rewizyjny, bez którego trudno stwierdzić, czy przepisy zostały naruszone, czy też nie. Obecnie dowód taki w zasadzie możliwy jest tylko przez negację. Jeśli danego konta nigdy nie było na białej liście, to oczywiście nie ma szansy, żeby przedsiębiorstwo mogło poprawnie przeprowadzić test na jego istnienie. Natomiast udowodnienie przez US, że data, z jaką wniesiono zawiadomienie do US o złożonym przelewie, jest opóźniona, jeśli działanie to będzie pojęte w ciągu trzech dni od dnia wykonania przelewu, graniczy z cudem. Chodzi o to, że jeśli nigdzie – w żadnym systemie (oprócz bankowego, do którego nie ma dostępu w czasie kontroli) – nie ma daty podpisania polecenia przelewu, od której liczy się trzy dni na zgłoszenie tego przelewu do US, to udowodnienie przedsiębiorcy, że nieterminowo złożył takie zgłoszenie (o ile ten zmieścił się w ciągu trzech dni od daty waluty, w zasadzie jest niewykonalne. Jest to możliwe tylko np. dla wyciągów z NBP, na których takie daty widnieją.
Podstawa prawna
Ustawa z 12 kwietnia 2019 r. o zmianie ustawy od podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustawa (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 1018 ze zm.).
Ustawa z 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 1292).
Ustawa o usługach płatniczych (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 659).
Ustawa z 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 900).