Sejm uchwalił przepisy podwyższające kwotę odpisu na fundusz liczoną od sierpnia br. Jeśli nowe prawo zacznie obowiązywać, to pierwszy raz od wielu lat rachunki nie będą rutyną.
DGP
Chodzi o uchwaloną 11 września br. przez Sejm ustawę o zmianie ustawy o szczególnych rozwiązaniach służących realizacji ustawy budżetowej na rok 2019, ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych oraz ustawy o Karcie Dużej Rodziny. Zakłada ona m.in., że odpis, który przekazujemy na ZFŚS jeszcze w 2019 r., będzie inny, niż wyliczyliśmy w maju br. A wszystko za sprawą nowej, wyższej kwoty bazowej, od której ustalany jest odpis począwszy od sierpnia. Ale to nie wszystko. W związku z tymi zmianami uchwalona nowela wprowadza wyjątkowo nowy termin. Środki wyliczone zgodnie ze zmianami można będzie przekazać do 31 października.
– Nowy termin modyfikuje standardowy termin przekazywania corocznego odpisu podstawowego, tj. 30 września. Ale dotyczy tylko 2019 r., zatem jeżeli w przyszłości ustawodawca nie wprowadzi innej regulacji, to w 2020 r. termin ponownie będzie przypadał na 30 września – podkreśla Łukasz Chruściel, radca prawny, partner w kancelarii Raczkowski Paruch kierujący biurem w Katowicach. I dodaje, że przepis ten nie modyfikuje terminu przekazania 75 proc. odpisu, tj. 31 maja, co wydaje się oczywiste, gdyż w przeciwnym wypadku stanowiłoby działanie prawa wstecz.
Tabela. Wysokości kwot w 2019 r.
Termin Podstawa naliczania Odpis podstawowy na fundusz na jednego pracownika
Od 1 stycznia 2019 r. do 31 lipca 2019 r. Wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej w drugim półroczu 2013 r. w wysokości 3278,14 zł. 1229,30 zł
Od 1 sierpnia 2019 r. do 31 grudnia 2019 r. Wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej w drugim półroczu 2014 r. w wysokości 3389,9 zł. 1271,21 zł

Pośpiech nie jest wskazany

Z liczeniem drugiej raty odpisu na ZFŚS nie byłoby problemu, gdyby nie to, że do końca września (wtedy bowiem mija termin na przekazanie pieniędzy) zostały dwa tygodnie. Nie dziwi więc, że księgowe – nie mając pewności, czy nowe prawo wejdzie w życie na czas – główkują co z tym bałaganem zrobić: zapłacić na starych zasadach i później zrobić korektę, poczekać i zapłacić właściwą kwotę z opóźnieniem, czy – mimo że ustawa nie zostanie opublikowana na czas – wpłacić do końca września planowaną, podwyższoną ratę odpisu. Choć odpowiedź na to ostatnie pytanie wydaje się oczywista, bo nie wolno tego robić, to niektórym księgowym rzeczywiście przychodzi takie rozwiązanie do głowy. Eksperci jednak przed nim przestrzegają – zwłaszcza w sferze budżetowej.
– Ujęcie podwyższonego odpisu będzie możliwe dopiero wtedy, gdy zaistnieje podstawa prawna. Ta kwestia jest szczególnie istotna w jednostkach sektora finansów publicznych. Tu bowiem ważne jest, aby przekazanie środków pieniężnych w wyższej kwocie miało umocowanie prawne. Wcześniej nie można zmienić planów finansowych, a poza tym nie ma środków w budżetach na przelanie pieniędzy – zaznacza dr Katarzyna Trzpioła, specjalista ds. finansów i rachunkowości, wykładowca na Wydziale Zarządzania UW. Potwierdza to także radca prawny Marcin Nagórek. [ramka] – Z kolei w sektorze prywatnym zbyt szybkie przekazanie środków w wysokości wynikającej z jeszcze nieobowiązujących przepisów może wiązać się z ryzykiem nieuznania części kwot za koszty uzyskania przychodów i tym samym zakwestionowania prawidłowości obliczenia zaliczek na podatek dochodowy pracodawcy za miesiąc wrzesień – dodaje dr Katarzyna Trzpioła.
Tak samo złym pomysłem jest czekanie na zmiany w prawie i wstrzymanie się z drugą ratą do października (zakładając, że wtedy nastąpi publikacja znowelizowanych przepisów w Dz.U.). Dlatego jeśli przepisy nie wejdą w życie do końca września, to odpis należy przekazać na starych zasadach, a później zrobić korektę.

Jak ustalić

Zgodnie z uchwaloną ustawą podwyższony odpis dotyczy tylko okresu sierpień–grudzień 2019 r. – Oznacza to konieczność przeliczenia planowanego odpisu rocznego i zwiększenie go tylko za okres ostatnich pięciu miesięcy roku – mówi dr Katarzyna Trzpioła. A szczegółowo wyjaśnia to Łukasz Chruściel, wskazując, że odpis za cały 2019 r. stanowi sumę 7/12 starego odpisu (liczonego w odniesieniu do przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w drugim półroczu 2013 r.) i 5/12 nowego odpisu (liczonego w odniesieniu do przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w drugim półroczu 2014 r.). Kwotę tę należy przekazać do 31 października 2019 r., pomniejszając o część przekazaną do 31 maja 2019 r.
Ekspert zaznacza jednak, że powyższe znajdzie zastosowanie, jeżeli nowela wejdzie w życie przed 30 września 2019 r. Jeżeli nie wejdzie, wówczas trzeba będzie przekazać stary odpis do 30 września, a po wejściu w życie ustawy dopłacić do 31 października różnicę, o czym już wcześniej wspominaliśmy. Nie ma obowiązku i podstawy do wpłacania wyższego odpisu przed wejściem w życie ustawy. Potwierdza to dr Katarzyna Trzpioła, której zdaniem – ze względu na termin publikacji noweli – jednostki będą do 30 września przekazywały 25 proc. kwoty planowanego odpisu według starych zasad i uzupełniać tę kwotę będą do końca października. Przy czym sposób księgowania będzie zależał od tego, jak dana jednostka ujmowała dotychczas odpisy. [przykład]
przykład
Spółka zaplanowała odpis dla 100 zatrudnionych (w przeliczeniu na pełne etaty).
Zgodnie z dotychczasowym brzmieniem przepisów odpis roczny wyniósłby
100 * 1229,30 zł= 122 930,00 zł.
W związku ze zmianą – przy założeniu, że nowela zostanie przyjęta, odpis powinien wynieść:
37,5 proc. z 3389,90 = 1271,21 zł
100 *1229,30 *7/12+100*1271,21*5/12=
71 709,17+52 967,08=124 676,25 zł
Wariant I
Spółka ujmuje odpisy na ZFŚS co miesiąc w wysokości 1/12 planowanego rocznego odpisu
Założenie: Spółka nie ma zamkniętych ksiąg za wrzesień 2019 r., a nowelizacja ustawy wchodzi w życie na początku października.
25 proc. kwoty planowanego pierwotnie odpisu = 25 proc. z 122 930,00 zł = 30 732,50 zł
1. Księgowanie na podstawie wyciągu bankowego do rachunku ZFŚS
• Wn Rachunek ZFŚS 30 732,50 zł
• Ma Środki pieniężne w drodze 30 732,50 zł
2. Zapis na podstawie wyciągu bankowego do rachunku podstawowego
• Wn Środki pieniężne w drodze 30 732,50 zł
• Ma Rachunek bieżący 30 732,50 zł
3. Ujęcie korekty odpisu za sierpień
1/12 z 122 930,00 zł= 10 244,17 zł
1/12 z 127 121,00 zł = 10 593,42 zł (1/12 z wyższej wartości dla 100 osób)
Różnica 349,25 zł
• Wn Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia 349,25 zł
• Ma Zakładowy fundusz Świadczeń Socjalnych 349,25 zł
3a) Zapis w układzie funkcjonalnym, (jeśli prowadzony)
• Wn Koszty zarządu 349,25 zł
• Ma Rozliczenie kosztów 349,25 zł
4. Ujęcie odpisu za wrzesień po uwzględnieniu wzrostu
• Wn Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia 10593,42 zł
• Ma Zakładowy fundusz Świadczeń Socjalnych 10593,42 zł
4a) Zapis w układzie funkcjonalnym, (jeśli prowadzony)
• Wn Koszty zarządu 10593,42 zł
• Ma Rozliczenie kosztów 10593,42 zł
W kolejnych miesiącach księgowanie odpisie będzie jak w operacji nr 4.
Do 31 października należy dokonać wyrównania środków pieniężnych przekazanych na wyodrębniony rachunek ZFŚS. Biorąc pod uwagę, iż do 31 maja przekazuje się 75 proc., a do 30 września pozostałą planowaną część, to teraz należy przelać różnicę miedzy planowanymi odpisami wg starych i nowych zasad, czyli w tym przykładzie kwotę 124 676,25 zł – 122 930,00 zł = 1746,25 zł.
5. Księgowanie na podstawie wyciągu bankowego do rachunku ZFŚS
• Wn Rachunek ZFŚS 1746,25 zł
• Ma Środki pieniężne w drodze 1746,25 zł
5a) Zapis na podstawie wyciągu bankowego do rachunku podstawowego
• Wn Środki pieniężne w drodze 1746,25 zł
• Ma Rachunek bieżący 1746,25 zł
Wariant II
Spółka ujęła planowany odpis na początku roku i w trakcie roku dokonuje tylko rozliczeń RMK. Pozostałe założenia jak w wariancie I
Stan początkowy (SP) – rozliczeń międzyokresowych związanych z utworzeniem ZFŚS (na początek września) 8/12 z 122 930 zł, czyli 81 935,33 zł
Saldo Ma na koncie ZFŚS 122 930,00 zł
1. Zwiększenie planowanego rocznego odpisu 124 676,25 zł – 122 930,00 zł = 1746,25 zł
• Wn Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia 1746,25 zł
• Ma ZFŚS 1746,25 zł
1a) Ujęcie w układzie funkcjonalnym
• Wn Rozliczenia międzyokresowe czynne 1746,25 zł
• Ma Rozliczenie kosztów 1746,25 zł
2. Korekta odpisu za sierpień
1/12 z 122 930,00 zł = 10 244,17 zł
1/12 z 127 121,00 zł = 10 593,42 zł (1/12 z wyższej wartości dla 100 osób)
Różnica 349,25
• Wn Koszty zarządu 349,25 zł
• Ma RMK czynne 349,25 zł
3. Ujęcie odpisu za wrzesień
• Wn Koszty zarządu 10593,42 zł
• Ma Rozliczenie międzyokresowe kosztów 10 593,42 zł
W kolejnych miesiącach księgowanie odpisie będzie jak w operacji nr 3.
Do 31 października należy dokonać wyrównania środków pieniężnych przekazanych na wyodrębniony rachunek ZFŚS. Biorąc pod uwagę, iż do 31 maja przekazuje się 75 proc., a do 30 września pozostałą planowaną część, to teraz należy przelać różnicę miedzy planowanymi odpisami wg starych i nowych zasad, czyli w tym przykładzie kwotę 124 676,25 zł – 122 930,00 zł = 1746,25 zł.
4. Księgowanie na podstawie wyciągu bankowego do rachunku ZFŚS
• Wn Rachunek ZFŚS 1746,25 zł
• Ma Środki pieniężne w drodze 1746,25 zł
4a) Zapis na podstawie wyciągu bankowego do rachunku podstawowego
• Wn Środki pieniężne w drodze 1746,25 zł
• Ma Rachunek bieżący 1746,25 zł ©℗

A co ze świadczeniami urlopowymi

Przy kwestii zwiększenia wysokości odpisu na ZFŚS nie wolno zapominać o świadczeniach urlopowych. Pracodawcy, którzy nie tworzą funduszu, mogą wypłacać świadczenie urlopowe w wysokości nieprzekraczającej odpisu. W takich firmach pojawiały się pytania, czy po wejściu w życie projektu noweli w przypadku pracowników, którym wypłacono takie świadczenie w sierpniu, nie trzeba będzie zrobić dopłaty do nowej wysokości odpisu. Jednak Łukasz Chruściel uspokaja. – Zmiana ustawy o ZFŚS nie obliguje pracodawcy do uzupełniania świadczeń urlopowych, które zostały już wypłacone w 2019 r. Nie obliguje również do wypłacania w tej podwyższonej wysokości świadczeń, które będą wypłacane po wejściu w życie nowych przepisów. Wysokość odpisu podstawowego jest bowiem kwotą maksymalną świadczenia urlopowego i to pracodawca swobodnie decyduje, jaka jest jego wysokość, chyba że w swoich wewnętrznych regulacjach postanowił, że świadczenie urlopowe będzie równe odpisowi – mówi.

Czas pokaże

Teraz w gestii Senatu i prezydenta pozostaje to, czy i kiedy przepisy wejdą w życie. Mało prawdopodobne jest, by stało się to do końca września. Chociaż ustawę uchwalono w Sejmie rzutem na taśmę, przed przerwaniem jego obrad do 15 października br., to najbliższe posiedzenie Senatu zaplanowano w dniach 25-27 września br., a nowelizacja ma wejść w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia. Nawet jeśli Senat nie wniesie do niej żadnych poprawek i ustawa trafi na biurko prezydenta, a ten podpisze ją tego samego dnia i od razu przekaże do publikacji, to i tak przepisy zaczną obowiązywać z uwzględnieniem vacatio legis, czyli prawdopodobnie w pierwszej połowie października.

zdaniem eksperta

Potrzebny szczegółowy opis

DGP
Dokonując obliczeń, należy zweryfikować, czy prawidłowo obliczono liczbę miesięcy, za które obowiązuje wyższy odpis. Przypomnijmy: przepisy prawdopodobnie wejdą w życie w październiku, a więc trzy miesiące przed końcem roku. Odpisy wyższe dotyczą pięciu miesięcy, a księgować będziemy najczęściej w księgach września, czyli cztery miesiące przed końcem roku. Tu o pomyłkę nietrudno. W przypadku nieistotnych kwot można zastosować uproszczenie i w księgach październikowych zaksięgować tzw. jedną kwotą podwyższony odpis za październik i korekty dotyczące września i sierpnia, ale wtedy należy zadbać o szczegółowe opisanie tej operacji gospodarczej.
Uważać też muszą te księgowe, które podejmą decyzję o korekcie wysokości odpisu liczonego do zmienianej niż pierwotnie planowana liczba zatrudnionych. I oczywiście należy zaksięgować odpis i korektę wg takiego schematu księgowego, jaki był stosowany od początku roku (por. przykład wersja I i II).

Należy poczekać na Dziennik Ustaw

Jak stanowi art. 88 ust. 1 konstytucji warunkiem wejścia w życie ustaw, rozporządzeń oraz aktów prawa miejscowego jest ich ogłoszenie. Natomiast zgodnie z art. 4 ust. 1 ustawy z 20 lipca 2000 r. o ogłaszaniu aktów normatywnych i niektórych innych aktów prawnych (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 1461) akty normatywne, zawierające przepisy powszechnie obowiązujące, ogłaszane w dziennikach urzędowych wchodzą w życie po upływie 14 dni od dnia ich ogłoszenia, chyba że dany akt normatywny określi termin dłuższy. Z powyższego wynika więc, że warunkiem obowiązywania aktu prawnego jest jego ogłoszenie w dzienniku urzędowym. A contrario, dopóki to nie nastąpi, akt prawny nie ma mocy obowiązującej. Ma to zaś bezpośrednie skutki w innych sferach prawa, w tym na płaszczyźnie ustawy z 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 1440). Wynika to z faktu, że każdy wydatek czy operacja finansowa musi mieć uzasadnienie w przepisach prawa, a takie sytuacje penalizuje ustawodawca w art. 11 ww. ustawy. Tamże wskazano, że naruszeniem dyscypliny finansów publicznych jest dokonanie wydatku ze środków publicznych bez upoważnienia określonego ustawą budżetową, uchwałą budżetową lub planem finansowym albo z przekroczeniem zakresu tego upoważnienia lub z naruszeniem przepisów dotyczących dokonywania poszczególnych rodzajów wydatków.
W kontekście ww. regulacji prawnych wydaje się, że dokonywanie operacji finansowych na podstawie aktu prawnego, który nie został opublikowany w dzienniku urzędowym (nie posiada wskutek tego mocy obowiązującej), z dużym prawdopodobieństwem stanowiłoby naruszenie art. 11 w związku z art. 44 ust. 2 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 869 ze zm.). Ta ostatnia regulacja stanowi, że jednostki sektora finansów publicznych dokonują wydatków zgodnie z przepisami dotyczącymi poszczególnych rodzajów wydatków.
Zmiany także dla emerytów ze służb mundurowych
• Od 1 sierpnia 2019 r. ma zmienić się także wysokość naliczania odpisu na fundusz socjalny dla osób uprawnionych do zaopatrzenia emerytalnego służb mundurowych oraz członków ich rodzin. Zmiana ta dotyczy emerytów i rencistów – byłych żołnierzy zawodowych oraz funkcjonariuszy Policji, Urzędu Ochrony Państwa, Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Agencji Wywiadu, Służby Kontrwywiadu Wojskowego, Służby Wywiadu Wojskowego, Centralnego Biura Antykorupcyjnego, Straży Granicznej, Biura Ochrony Rządu, Służby Ochrony Państwa, Państwowej Straży Pożarnej, Służby Celnej, Służby Celno-Skarbowej, Służby Więziennej.
•Zgodnie z art. 4 i art. 5 ustawy okołobudżetowej odpis na fundusz socjalny dla osób uprawnionych do zaopatrzenia emerytalnego żołnierzy zawodowych oraz członków ich rodzin tworzy się w wysokości 0,6 proc. środków zaplanowanych w ustawie budżetowej na rok 2013, natomiast w przypadku pozostałych służb mundurowych w wysokości 0,5 proc. środków zaplanowanych w ustawie budżetowej na rok 2013. W projekcie ustawy proponuje się, aby od 1 sierpnia 2019 r. podstawą ustalenia odpisu na fundusz socjalny były środki zaplanowane w ustawie budżetowej na rok 2014 na emerytury i renty dla tych służb.
•Od 1 stycznia 2019 r. do 31 lipca 2019 r. fundusz socjalny dla emerytów i rencistów byłych żołnierzy i funkcjonariuszy pozostałych służb mundurowych pozostanie na poziomie określonym w ustawie okołobudżetowej.
Kto tworzy fundusz
W przypadku sfery budżetowej (jednostek budżetowych i samorządowych zakładów bud żetowych) wydatki na fundusz mają charakter obligatoryjny i w odniesieniu do państwowych jednostek budżetowych obciążają budżet państwa. W przypadku pracodawców innych niż sfera budżetowa zasady tworzenia funduszu zależą od liczby zatrudnionych osób. Fundusz tworzą zatem pracodawcy zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku: co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty; pracodawcy zatrudniający co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty tworzą fundusz na wniosek zakładowej organizacji związkowej. Ponadto pracodawcy zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty mogą tworzyć fundusz do wysokości i na zasadach ogólnych określonych w ustawie (art. 5 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych) lub mogą wypłacać świadczenie urlopowe. We wszystkich przypadkach przepisy dopuszczają zarówno rezygnację z tworzenia funduszu, jak i dają możliwość określenia wysokości odpisu na fundusz na wyższym i niższym poziomie niż ustawowy, przy czym odpowiednie zapisy muszą się znaleźć w przepisach wewnętrznych firmy.