Krajowy System e-Faktur - o co podatnicy pytają na szkoleniach

Faktury zakupowe

Problem: Nasza firma miała obroty za 2024 r. poniżej 200 mln zł, czyli KSeF obowiązuje nas od 1 kwietnia 2026 r. Jak po 1 lutego dowiemy się, że w KSeF pojawiła się dla nas faktura wystawiona przez dużego podatnika?

Odpowiedź: Wprowadzenie obowiązków związanych z KSeF (w terminach od 1 lutego 2026 r., 1 kwietnia 2026 r. i 1 stycznia 2027 r. dla najmniejszych podatników) dotyczy wyłącznie wystawiania faktur sprzedażowych. Zgodnie z przepisami wszystkie podmioty będą zobowiązane do odbioru faktur z KSeF od 1 lutego 2026 r. Wystawca faktury, który w pierwszym terminie zostanie objęty KSeF, nie musi przesyłać kontrahentowi wizualizacji faktury ustrukturyzowanej poza KSeF, choć zapewne niektóre podmioty wprowadzą takie rozwiązanie. Dostawca faktury nie musi również informować nabywcy o wystawionej dla niego fakturze.

Również KSeF nie wysyła powiadomień o fakturach wystawionych dla danego podatnika i przypisanych do jego numeru NIP.

Uwaga! Oznacza to, że każdy nabywca musi samodzielnie zadbać o organizację procesu ich odbioru już od 1 lutego 2026 r., nawet jeśli sam będzie zobowiązany do wystawiania w KSeF faktur w terminie późniejszym.

W przypadku niewielkich podmiotów, które otrzymują kilka lub kilkanaście faktur miesięcznie, możliwe jest manualne weryfikowanie i pobieranie faktur zakupowych w udostępnionej przez Ministerstwo Finansów Aplikacji Podatnika KSeF. Większe podmioty powinny wdrożyć we własnych systemach lub w programach używanych do integracji z KSeF rozwiązania, które pozwolą na ściąganie faktur zakupowych. W przypadku połączenia z KSeF poprzez API możliwe jest wdrożenie tzw. przyrostowego pobierania faktur, które pozwala na pobieranie wyłącznie nowych faktur.

Faktury od zagranicznych kontrahentów

Odpowiedź: Nie. KSeF będzie systemem powszechnie stosowanym do fakturowania przez polskich podatników oraz podmioty zagraniczne mające w Polsce stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej. Nie oznacza to jednak, że wszystkie faktury ujmowane w deklaracji VAT powinny znaleźć się w systemie. KSeF dotyczy wystawiania faktury.

Uwaga! Faktury wystawione przez kontrahentów zagranicznych w opisanych przypadkach nie trafiają do KSeF, a nabywca nie ma obowiązku ich tam wprowadzać.

Cudza faktura

Odpowiedź: Faktury pobrane z KSeF – podobnie jak faktury otrzymywane dzisiaj papierowo lub w formie elektronicznej – należy uwzględnić w procesie weryfikacji i akceptacji faktur. Zaksięgowane i wykazane w odpowiednich deklaracjach powinny być wyłącznie te faktury pobrane z KSeF, które pozytywnie przejdą ten proces.

Zakupy w terenie

Odpowiedź: Wszystkie faktury w relacjach B2B będą obowiązkowo wystawiane w KSeF (z uwzględnieniem etapów) i wpłyną do firmy będącej nabywcą poprzez KSeF, w tym również faktury dotyczące wydatków pracowniczych. W tym zakresie nie ma rozwiązań generalnych, które będzie można zastosować do każdego przypadku. Praktyki sprzedawców będą zależeć od rodzaju prowadzonej działalności, możliwości wdrożonego systemu do wystawiania faktur czy też przyjętych założeń biznesowych.

Zakładamy, że w przypadku przynajmniej części sprzedawców możliwe będzie uzyskanie wizualizacji faktury ustrukturyzowanej, która już została sprocesowana w KSeF i został jej nadany numer KSeF. Takie rozwiązanie będzie mogło być wykorzystywane w branżach, w których nie będzie konieczne natychmiastowe wydanie faktury (tj. przy kasie) – jak np. w branży hotelarskiej (gdzie możliwe będzie odebranie faktury następnego dnia) lub w niektórych restauracjach (jeśli klient może poczekać na wydruk faktury).

Powyższe rozwiązanie będzie trudne do zastosowania w przypadku podmiotów, których działalność charakteryzuje się koniecznością obsłużenia stacjonarnie dużej liczby klientów w krótkim czasie i gdy wielu klientów potrzebuje faktur „na firmę” (np. stacje benzynowe, sieci sklepów budowlanych). Takie podmioty nie będą mogły oczekiwać na przeprocesowanie faktury w KSeF. W takich przypadkach pojawiają się wątpliwości, czy sprzedawca może wydać fakturę wystawioną w trybie offline24 (oznaczoną dwoma kodami QR), która następnie powinna zostać przesłana do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego. Ministerstwo Finansów stoi na stanowisku, że wydanie takiej faktury jest możliwe jedynie w przypadku podmiotów, które nie mają dostępu do KSeF (osoby fizyczne czy podmioty zagraniczne nieposiadające w Polsce stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej). Natomiast dla krajowych podatników, zdaniem MF, powinien zostać wydany inny dokument niebędący fakturą, np. „potwierdzenie transakcji” (opisane w podręczniku KSeF wydanym przez MF).

Uwaga! Niezależnie od rozwiązania przyjętego przez sprzedawcę, pracownicy firmy powinni wnosić o uwzględnienie na fakturze dodatkowych informacji – np. nazwiska czy identyfikatora pracownika. W zależności od ustawień w systemie sprzedawcy informacje te mogą się znaleźć na fakturze w ramach węzła Podmiot3, w informacji dodatkowej lub w innym wybranym polu. Jednak zamieszczenie tego rodzaju danych na fakturze nie jest wymagane przepisami, stąd nie ma pewności, jak do tego podejdą sprzedawcy.

Wydaje się, że po stronie firmy będącej nabywcą konieczne będzie prowadzenie ewidencji zakupów pracowniczych, pozwalającej na powiązanie faktury pobranej z KSeF z pracownikiem, który danego zakupu dokonał.

Zapisy w umowach

Odpowiedź: Strony umowy mogą dowolnie kształtować swoje zobowiązania, jeżeli nie naruszają one prawa. Przepisy dotyczące KSeF nie zmieniają ustaleń stron w zakresie dostarczania faktur i kalkulacji terminu płatności, jeśli jest to ustalone w umowie. W tym zakresie pozostają aktualne ustalenia cywilnoprawne. W związku z tym, jeśli strony chciałyby powiązać termin płatności z momentem wystawienia bądź otrzymania faktury w KSeF, konieczna będzie odpowiednia modyfikacja treści umowy. Jeśli taka zmiana nie zostanie wprowadzona, nabywca może oprzeć się na zapisach umownych i oczekiwać, że otrzyma fakturę (a w zasadzie wizualizację faktury ustrukturyzowanej) tak jak dotychczas pocztą tradycyjną i od tego uzależnić bieg terminu płatności. W interesie sprzedawcy jest więc wprowadzenie odpowiednich zmian w umowie.

JDG

Odpowiedź: Większość programów komercyjnych służących do prowadzenia rozliczeń JDG będzie miała obsługę wystawiania i pobierania faktur z KSeF. Natomiast Ministerstwo Finansów zapewnia również bezpłatne narzędzia, za pomocą których można korzystać z tego systemu, tj. Aplikację Podatnika KSeF, a także aplikację e-mikrofirma, która również będzie dostosowana do KSeF. Do aplikacji ministerialnych można się zalogować, korzystając np. z kwalifikowanego podpisu elektronicznego czy ePUAP-em.

Wizualizacja faktury

Odpowiedź: Przepisy ustawy o VAT nie regulują wprost zakresu ani formy wizualizacji faktury. Jednocześnie, posługując się pojęciami „udostępnienia” czy „użycia” faktury poza KSeF, ustawodawca odnosi się do faktury jako dokumentu istniejącego w postaci pliku XML. W konsekwencji, treść wizualizacji powinna odzwierciedlać dane zapisane w XML – co znajduje potwierdzenie zarówno w materiałach Ministerstwa Finansów, jak i w komunikacji resortu podczas webinarów i szkoleń.

Pełna zgodność dotyczy przede wszystkim elementów kluczowych, takich jak oznaczenie stron transakcji, opis jej przedmiotu, wartości, ceny oraz inne dane determinujące treść faktury. W tych obszarach wizualizacja powinna być wiernym odzwierciedleniem pliku XML, tak aby wykluczyć wątpliwości lub ryzyko podniesienia zarzutu, że przedstawiona wizualizacja nie odpowiada faktycznej treści faktury ustrukturyzowanej.

W przypadku elementów dodatkowych rekomendowana jest co do zasady spójność wizualizacji z danymi ujętymi w XML, choć – w naszej ocenie – dopuszczalne są pewne odstępstwa. Ministerstwo Finansów wskazuje wyraźnie, że informacje o charakterze pomocniczym lub marketingowym, takie jak elementy graficzne, logo, dane kontaktowe biura obsługi czy komunikaty zachęcające do terminowej płatności, mogą być prezentowane wyłącznie na wizualizacji, bez konieczności ujmowania ich w pliku XML.

Kody QR

Odpowiedź: To, jakie oznaczenia powinny się znaleźć na wizualizacji faktury, zależy od okoliczności, w jakich wizualizacja jest tworzona. Dwa kody QR należy zamieścić na wizualizacji faktury w każdym przypadku, gdy udostępniana wizualizacja nie otrzymała numeru KSeF, co może nastąpić w trzech przypadkach:

• udostępnienia faktury offline24 przed jej przesłaniem do KSeF,
• udostępnienia faktury wystawionej w okresie niedostępności (prac serwisowych) przed jej przesłaniem do KSeF,
• udostępnienia faktury wystawionej w okresie awarii, przed jej przesłaniem do KSeF.

Natomiast w przypadku udostępnienia czy użycia faktury w formie wizualizacji, która ma już nadany numer KSeF, na wizualizacji należy zamieścić jeden kod QR oraz numer KSeF, niezależnie od trybu wystawienia faktury.

Przykładowo: 2 maja podatnik wystawił fakturę poza KSeF w trakcie ogłoszonej awarii KSeF. 5 maja awaria wciąż trwała i podatnik postanowił wysłać wizualizację klientowi z dwoma kodami QR. Gdyby podatnik udostępnił tę samą fakturę już po zakończeniu awarii, np. 10 maja po tym, jak została przesłana do KSeF i został jej nadany numer KSeF, to na wizualizacji znalazłby się jeden kod QR i numer KSeF, mimo że faktura była wystawiona w okresie awarii.

Uwaga! Późniejsze nadanie fakturze numeru KSeF, w przypadku gdy udostępniono wizualizację z dwoma kodami QR, nie obliguje do ponownego udostępnienia wizualizacji z numerem KSeF.

Pakiet ViDA

Odpowiedź: Tak, unijny pakiet zmian określany jako „VAT in the Digital Age” (ViDA) ma istotny wpływ na Krajowy System e-Faktur. ViDA to projekt reformy unijnego systemu VAT, który w obszarze DRR (Digital Reporting Requirements) ma na celu wprowadzenie jednolitych standardów dla raportowania VAT i fakturowania elektronicznego w państwach członkowskich UE. Projekt ten zakłada m.in. ujednolicenie zasad dotyczących e-fakturowania oraz zapewnienie jednolitości w obiegu faktur elektronicznych pomiędzy krajami UE.

Zmiany wprowadzone do unijnych dyrektyw w zakresie fakturowania elektronicznego muszą być wdrożone w państwach członkowskich od 1 lipca 2030 r. – obowiązkowe e-faktury w standardzie europejskim dla wewnątrzunijnych transakcji towarowych i usługowych, eliminacja dotychczasowego VIES, nowe raportowanie transakcji wewnątrzunijnych, eliminacja informacji podsumowujących. Natomiast od 1 stycznia 2035 r. również dla transakcji krajowych konieczne będzie wystawianie faktur w formacie unijnym e-faktury, gdyż kończy się okres przejściowy dla państw, które otrzymały w stosownym czasie zgodę na wprowadzenie obowiązkowego e-fakturowania.

Co istotne, zgodnie ze zmianami ViDA faktury elektroniczne będą musiały być zgodne z europejską normą, co ma zapewnić interoperacyjność systemów w różnych państwach członkowskich. Założeniem pakietu ViDA jest bowiem wprowadzenie spójnego i jednolitego sposobu fakturowania w całej UE, początkowo dla transakcji wewnątrzwspólnotowych, a docelowo również krajowych.

Uwaga! Polska faktura ustrukturyzowana wystawiana w KSeF nie jest kompatybilna ze standardem europejskim e-faktury.

Twórcy systemu zapowiadają, że przygotują rozwiązanie technologiczne, które zapewni konwertowanie faktury wystawionej przez podatników w postaci wymaganej dla potrzeb KSeF na standard unijny od lipca 2030 r. Pozostaje mieć nadzieję, że faktycznie takie rozwiązanie zostanie wdrożone, aby zadanie to nie zostało przerzucone na podatników.

Awaria KSeF

Odpowiedź: Nie. Konsekwencje niedotrzymania terminu dotyczą wyłącznie sprzedawcy. Kary z tego tytułu wchodzą w życie od 1 stycznia 2027 r. i będą mogły być nakładane jedynie na wystawcę faktury. Nabywca nie musi niczego weryfikować, a jego prawo do odliczenia VAT nie może zostać ograniczone z tego powodu.

Faktura korygująca

Odpowiedź: W każdym przypadku na fakturze korygującej podatnik będzie musiał podać datę wystawienia faktury korygowanej w polu DataWystFaKorygowanej oraz numer faktury korygowanej w polu NrFaKorygowanej. Wypełnienie pozostałych pól uzależnione będzie od tego, czy faktura pierwotna została wystawiona w KSeF:

• jeżeli faktura pierwotna była wystawiona w KSeF, należy wpisać „1” w polu DaneFaKorygowanej/NrKSeF oraz podać numer KSeF faktury korygowanej w polu NrKSeFFaKorygowanej;
• jeżeli faktura pierwotna była wystawiona poza KSeF, należy wpisać „1” w polu DaneFaKorygowanej/NrKSeFN.

Wskazane pola będą obowiązkowe dla wszystkich faktur korygujących. Obowiązek wypełniania innych pól może wystąpić w specyficznych sytuacjach, tj.:

• pole OkresFaKorygowanej – wypełniane jest w przypadku wystawienia zbiorczej faktury korygującej dotyczącej wielu faktur pierwotnych i skorzystania z uproszczenia, o którym mowa w art. 106j ust. 3 ustawy o VAT, tj. faktura korygująca może nie zawierać nazwy (rodzaju) towaru lub usługi objętych korektą, jednak musi zawierać odniesienie do wszystkich faktur pierwotnych;
• węzeł Podmiot1K/Podmiot2k – wypełniany jest w przypadku, gdy powodem korekty są błędne dane sprzedawcy, nabywcy lub podmiotu trzeciego (gdy błąd dotyczy innych danych niż NIP, gdyż w przypadku podania błędnego NIP wymagana jest korekta faktury do wartości zerowych).

Przenoszenie uprawnień w KSeF

Problem: Czy uprawnienia nadane w dobrowolnym KSeF będą przeniesione do obowiązkowego KSeF 2.0?

Odpowiedź: Nie, co do zasady uprawnienia nadane w dobrowolnym KSeF (1.0) nie zostaną przeniesione do wersji obowiązkowego KSeF. Tym samym konieczne będzie przyznanie wszystkich uprawnień od początku, co można już wykonać za pomocą aplikacji MCU (Modułu Certyfikatów i Uprawnień). Jedynym wyjątkiem są uprawnienia nadane poprzez formularz ZAW-FA – te będą wprowadzone automatycznie do KSeF 2.0.

Tokeny

Odpowiedź: Nie, podobnie jak uprawnienia nadane w KSeF 1.0 również tokeny wygenerowane w dobrowolnym KSeF utracą swoją ważność. Konieczne będzie zatem wygenerowanie nowych tokenów, co będzie możliwe dopiero od 1 lutego 2026 r., czyli po uruchomieniu produkcyjnego KSeF 2.0.

Uwaga! Tokenów nie można wygenerować za pomocą dostępnego już MCU.

Okres przejściowy w KSeF

Odpowiedź: Rozłożenie w czasie obowiązkowego korzystania z KSeF dotyczy wyłącznie wystawiania faktur. W zakresie odbioru faktur wszyscy podatnicy powinni być gotowi na ich obsługę poprzez KSeF od 1 lutego 2026 r. – ustawa nie przewiduje specjalnych trybów doręczania faktur podmiotom korzystającym z odroczeń obowiązku wystawiania faktur w KSeF.

Podpis

Odpowiedź: Nie, faktury wystawiane w KSeF nie są podpisywane w żaden sposób – ani podpisem elektronicznym, ani ePUAP-em. KSeF wymaga odpowiedniego uwierzytelnienia oraz posiadania odpowiednich uprawnień, natomiast pojedyncze faktury nie są podpisywane. ©℗