Krajowy System e-Faktur umożliwi dodawanie informacji, które mogą być niezbędne ze względu na specyfikę transakcji lub jej strony. Niektóre rozwiązania techniczne mogą jednak budzić wątpliwości co do ich zgodności z prawem unijnym.

Nawet osoby sceptycznie nastawione do obowiązkowo stosowanych faktur ustrukturyzowanych muszą zgodzić się, że dobrym pomysłem twórców struktury logicznej FA(3) było wprowadzenie do niej bloku Podmiot3. Zaznaczmy od razu, że jest to element o charakterze fakultatywnym, a więc wystawca faktury nie ma obowiązku uzupełnienia w nim pól jakimikolwiek danymi.

Ważne: Jeżeli wystawca nie chce uzupełnić bloku Podmiot3, to nie musi tego robić, nawet jeżeli okoliczności, w jakich wykonywana jest czynność dokumentowana fakturą, uzasadniałyby podanie w niej również informacji o innym podmiocie niż sprzedawca i nabywca.

Owszem, w pewnych okolicznościach blok Podmiot3 musi być uzupełniony, ale jest to konsekwencją wcześniejszego działania samego podatnika. Tak jest np., gdy w elemencie Podmiot2 wystawca wskaże „1” w polu JST lub w polu GV. Takie oznaczenie któregoś z tych pól oznacza, że nabywcą jest, odpowiednio, jednostka podrzędna jednostki samorządu terytorialnego (np. zakład budżetowy gminy) lub członek grupy VAT. W efekcie wystawca powinien zamieścić dane takich jednostek (de facto wchodzących w skład podatnika) w bloku Podmiot3, w tym określając ich rolę jako „8” (gdy nabywcą jest jednostka podrzędna jednostki samorządu) lub „10” (gdy nabywcą jest spółka wchodząca w skład grupy VAT). W takich przypadkach należy również podać m.in. numery (NIP lub IDWew) takich podmiotów będących częścią podatnika.

Uwaga! Dla nabywców jest to metoda fakturowania, która w istotny sposób ułatwi rozliczenie faktury zakupowej, bo kieruje ją, w ramach podatnika (JST lub grupy VAT) do właściwego wewnętrznego adresata, ale wystawcy, przynajmniej na początku, może nieco utrudnić fakturowanie.

Na co trzeba będzie uważać

Nie chodzi wyłącznie o konieczność podawania danych Podmiotu3 – w istocie bowiem, jeżeli sprzedawca nie zdecyduje się na wskazanie takich danych, uprzednio nie wskazując w polach JST czy GV „twierdzących” jedynek, faktura będzie skutecznie wystawiona i doręczona do samego podatnika, a wobec konieczności ręcznego jej przyporządkowania do odpowiedniej jednostki wewnętrznej sprzedawca najczęściej poczeka dłużej na zapłatę (jeśli dotyczy to faktury z odroczoną płatnością). Problemem może być co innego. Otóż, pola JST i GV w Podmiocie2 mają status obligatoryjny. To oznacza, że muszą one być jakoś uzupełnione. Dlatego nawet przy fakturowaniu dla nabywców innych niż JST czy GV sprzedawca nie może pozostawić ich pustych i musi wpisać w nich „2” (czyli przeczenie).

Ważne: Jeżeli pola JST i GV pozostaną puste, faktura nie przejdzie z pozytywnym wynikiem walidacji przy wysyłce do KSeF i nie zostanie jej nadany numer KSeF.

Zatem jest to jedno z tych pól, które w ramach wdrożenia komercyjnego systemu fakturowania dla potrzeb stosowania faktur ustrukturyzowanych należy domyślnie uzupełnić „2”, by nigdy nie było puste, a następnie w ramach fakturowania pamiętać o zamianie wpisu na „1”, jeżeli są do tego przesłanki faktyczne.

Tutaj jednak konieczne jest uczynienie zarzutu autorowi schemy. Otóż, poprzez nadanie takiego statusu polom JST i GV naruszone zostały unijne zasady dotyczące fakturowania i danych, jakich ustawodawca krajowy może wymagać, by znalazły się w fakturze (kolejny po numerze podatkowym innym niż numer VAT). Uzyskując decyzję derogacyjną dla potrzeb obowiązkowego stosowania faktur ustrukturyzowanych, państwo polskie nie uzyskało zgody na poszerzanie zakresu danych w fakturze – a tutaj to się dzieje, bo fakturujący musi (pod rygorem nieskutecznego wystawienia faktury) opowiedzieć się, czy jego kontrahent jest, czy nie jest jednostką podrzędną w JST i spółką wchodzącą w skład grupy VAT.

ikona lupy />
Materiały prasowe

Owszem, można – tak jak zaproponowałem to powyżej – technicznie odznaczyć na stałe „2”. Co jednak, gdy jest to informacja nieprawdziwa, jeżeli właściwa jest „1”, a co za tym idzie, konieczne jest podanie kolejnych danych takiej jednostki? Czy taka faktura jest wadliwa, a może nierzetelna? Tak jak wcześniej wskazałem, z pewnością jest ona wystawiona – jest fakturą, ale czy wystawca nie poniesie sankcji ze względu na ewentualną wadliwość, a nawet nierzetelność? Z pewnością, gdyby jakiś organ chciał karać wystawcę za zatajenie czy zafałszowanie takich danych, ten ostatni podniesie zarzut naruszenia przez Polskę prawa wspólnotowego, i zarzut taki – moim zdaniem – będzie uzasadniony. Sęk w tym, że pola JST i GV powinny być opcjonalne i wówczas w 100 proc. spełniłyby swoją funkcję, pozostając w zgodzie z prawem unijnym. Doceniając dobre intencje autora schemy (takie z pewnością były), uważam, że powinien zmienić charakter tych pól.

Zastrzeżenie to w żaden sposób nie wpływa na moją ocenę samego wprowadzenia bloku danych Podmiot3. Jest ona pozytywna, a funkcje tego bloku mogą naprawdę pozytywnie zaskakiwać podatników.

Oczywiście, już w obecnym stanie prawnym nic nie stoi na przeszkodzie temu, aby dane, które będą fakultatywnie zamieszczane w elemencie Podmiot3, były prezentowane w fakturze – stąd zresztą możliwe było wprowadzenie takiego bloku do faktury ustrukturyzowanej. Jednak w praktyce często na przeszkodzie stoi… sam system fakturowania. Niejednokrotnie spotykałem się z sytuacjami, w których użytkownik systemu chciałby zamieszczać takie dodatkowe dane w sposób dający możliwość ich efektywnego, analitycznego wykorzystania, ale gdy zgłaszał się do dostawcy oprogramowania, uzyskiwał odpowiedź, której treść sprowadzała się do (zdaniem niektórych ulubionego stwierdzenia programistów): „nie da się”. Teraz już musi się dać, bo tego wymaga struktura FA(3).

Nie tylko JST i grupy VAT

Co ważne, w elemencie Podmiot3 można wskazać podmioty, które mają przeróżne funkcje (role). Sam autor schemy predefiniował ich 11, ale to nie zamyka katalogu. Zawsze bowiem można wybrać pole Rolainna, by następnie w polu OpisRoli szczegółowo, własnymi słowami ją opisać.

Szkoda tylko, że wystawcy faktur są zmuszeni do wyboru rozłącznego:

  • któraś z ról predefiniowanych albo
  • pole Rolainna ze szczegółowym opisem.

Tym bardziej szkoda, bo jeden nabywca może mieć różne role, przy czym, jeżeli tak jest, wówczas albo trzeba wprowadzić go kilka razy – przy każdym wpisie nadając mu odpowiednią rolę, albo od razu wybrać Rolainna i w polu OpisRoli zapisać, również poprzez przywołanie odpowiedniego oznaczenia predefiniowanego, właściwe funkcje.

Ważne: Elementów Podmiot3 może być naprawdę dużo (zarówno jeden z kilkoma rolami, jak i wiele różnych), bo aż 100!

Jednak wówczas musimy liczyć się z tym, że dane w opisie nie będą dawały tych walorów analitycznych, które daje oznaczenie w ramach pola Rola.

Korzyści z oznaczenia roli w KSeF

A jakie to mogą być korzyści odpowiedniego oznaczenia roli? Naprawdę duże. Jeżeli bowiem np. weźmiemy pod uwagę to, że oznaczonego jako „4” mamy dodatkowego nabywcę, to zastosowanie takiego rozwiązania może uchronić nabywców przed koniecznością, niekiedy kłopotliwego, refakturowania usług. Owszem, już dzisiaj w fakturze można prezentować kilku nabywców, np. by uniknąć refakturowania, jednak mało który system fakturujący daje takie możliwości, a KSeF da i na dodatek pozwoli na określenie udziału procentowanego w zakupach. W przypadku bowiem odznaczenia roli „4” wystawca może w polu Udzial wskazać, jaki jest udział poszczególnych podmiotów w zakupach. Przy czym pozostawienie tego pola pustego nie będzie błędem, lecz informacją (również systemową), że udziały uczestników są równe. Całkowicie bez znaczenia jest przy tym to, który podmiot jest w elemencie Podmiot2, a który jako dodatkowy nabywca w bloku Podmiot3.

Przykład 1Kilku nabywców usług

Pracownicy firmy A, B, C jadą w podróż służbową. W trakcie tej podróży odbywają spotkania z kontrahentami, nabywając w tym celu usługi gastronomiczne. Podróż obsługuje firma A, nabywając nie tylko owe usługi gastronomiczne, lecz także usługi noclegowe. W przeszłości niejednokrotnie były prowadzone w takich przypadkach refakturowania dyskusje dotyczące tego, od jakich kwot ma być dokonywane refakturowanie przy usługach gastronomicznych (netto czy brutto). Po wprowadzeniu KSeF spółka A, dokonując zakupu wszystkich usług, w tym gastronomicznych, podaje świadczącemu również dane spółek B i C, żądając, by faktura wskazywała te dane w bloku Podmiot3 z równym udziałem (czyli pole Udzial może pozostać puste). Problem refakturowania więc zniknął.

Właściwe oznaczenia roli Podmiotu3 mogą ułatwić np. działania windykacyjne, poprzez prawidłowe, ale nade wszystko automatyczne przyporządkowanie funkcji płatnika.

Przykład 2Windykacja od płatnika

Spółka wykonuje świadczenia, w przypadku których dość powszechną jest praktyka wskazywania innego podmiotu zobowiązanego do zapłaty (płatnika) niż sam nabywca. Prowadząc działania windykacyjne, zajmujący się tym pracownicy niejednokrotnie muszą podejmować te same czynności kilka razy, bo zwróciwszy się do nabywcy, dowiadują się, że dłużnikiem jest podmiot, który za zgodą świadczącego jest płatnikiem. Po wprowadzeniu KSeF spółka wskazuje płatników w bloku Podmiot3 każdej z faktur z rolą „6” i tak dostosowała system wewnętrzny, że dane płatnika są automatycznie wskazywane w systemie FK i w panelu windykacyjnym.

Podsumowanie

Blok Podmiot3 może być naprawdę przydatny podatnikom. Pomimo bowiem, że takie dodatkowe dane już wcześniej, formalnie, mogły znaleźć się w fakturze, to w praktyce różnie bywało z możliwościami technicznymi ich wprowadzenia, a także z obróbką systemową. Teraz będzie musiało dać się wprowadzić odpowiednie rozwiązania dotyczące fakturowania, a ich jednolita organizacja pozwoli na ich efektywne wykorzystanie – zarówno u wystawcy, jak i u odbiorcy faktury.

Ważne jest jednak, by MF pamiętało, że te dane powinny pozostać fakultatywne. W przeciwnym razie może dojść do naruszenia prawa UE i do realnych problemów oraz wątpliwości, czy faktura jest prawidłowo wystawiona i rzetelna – co, moim zdaniem, wyraźnie obrazuje casus JST czy GV i nieprawdziwej informacji co do statusu nabywcy, a także negatywne skutki pozostawienia tych pól pustych.