W Stopce e-faktury może być wezwanie do zapłaty

Wobec takich zmian musi się pojawić pytanie, co z danymi, które nie mają charakteru stricte podatkowego, ale do tej pory zamieszczane były na fakturach.

Nośnik danych

W istocie faktura – niezależnie od swojej podstawowej funkcji dokumentu podatkowego potwierdzającego dokonanie sprzedaży (czasami otrzymanie zapłaty na poczet jej ceny jeszcze przed realizacją świadczenia) – często była wykorzystywana jako doskonały nośnik dodatkowych informacji. Chodzi przy tym nie tylko o takie standardowe dane (ale niewymagane przez przepisy prawa podatkowego), jak np. termin i sposób płatności, które możemy znaleźć w prawie każdej fakturze niebędącej zaliczkową, lecz także o inne – w tym rozliczeniowe czy informacyjne.

Uwaga! W pewnych branżach dość powszechną, a jednocześnie dobrą praktyką jest wskazywanie w fakturach informacji finansowych, specyfikacji zaległych kwot, dla których upłynął już termin płatności, a które mimo to nie zostały uregulowane. Taka faktura stanowi bardzo dobre wezwanie do zapłaty, które nawet jeżeli nie przyniesie pożądanego skutku w postaci zapłaty, otwiera drzwi do dalszych działań windykacyjnych.

W treści faktury zamieszczane są nierzadko dodatkowo informacje odnoszące się do zasad współpracy, do warunków dostawy czy świadczenia usług itp. Jeżeli faktura ustrukturyzowana ma skutecznie zastąpić dotychczas stosowane faktury papierowe czy elektroniczne, to należy zadbać o to, aby w jej treści zamieścić również takie dane.

Pola struktury FA(3), o których warto pamiętać

Tworząc strukturę FA(3), resort finansów pomyślał o pewnych kwestiach, stąd pośród bloków i pól o charakterze fakultatywnym części Fa dla FA(3) znajdziemy takie, które dotyczą warunków transakcji i pozwalają wskazać np. precyzyjne informacje o transporcie czy zamieścić opis ładunku.

Również prezentując informacje o świadczeniu, podatnik ma do dyspozycji dość obszerne pole P_7 dotyczące nazwy towaru lub usługi, w którym można zmieścić 512 znaków. Na dodatek oprócz dodatkowych pól fakultatywnych, takich jak PKWiU, CN czy PKOB, fakturujący dysponuje niezwykle obszernym elementem Dodatkowyopis, który składa się z trzech elementów (NrWiersza, Klucz, Wartosc). Wprawdzie w każdym z dwóch opisowych (Klucz, Wartosc) pomieści się tylko po 256 znaków (czyli liczbę odpowiadającą około trzem linijkom tekstu), lecz sam element może być powtarzany w fakturze aż 10 000 razy.

Niewątpliwie, pola te dają pewne możliwości, pozwalają na to, aby faktura zawierała szczegółowe informacje na temat przedmiotu transakcji, warunków jej realizacji itp.

Ograniczenia w załącznikach do faktury ustrukturyzowanej

Oczywiście nie można zapominać o tym, że po dokonaniu zgłoszenia do szefa Krajowej Administracji Skarbowej i uzyskaniu od niego potwierdzenia podatnicy mogą korzystać z węzła Załacznik do faktury ustrukturyzowanej. Sęk w tym, że dla wykorzystania takich elementów fakturujący musi odpowiednio przygotować prezentowane w nich dane. Konieczne jest wtłoczenie ich do struktury logicznej, a przy tym trzeba pilnować, aby były odpowiednio alokowane i czytelnie prezentowane, a także by nie zostały przekroczone limity znaków. To wymusza często wdrożenie bardziej złożonych procesów informatycznych, dostosowanie nie tylko (ale przede wszystkim) oprogramowania, lecz także odpowiednie ułożenie, pogrupowanie, opisanie danych. Innymi słowy jest to masa pracy, często zaangażowanie dużych środków finansowych i czasu pracowników oraz współpracowników.

Mało czasu na zmiany przed obowiązkowym KSeF

Dla znacznej części podatników są to cele, których nie dadzą rady zrealizować, dla innych wprawdzie są możliwe do osiągnięcia, ale z uwzględnieniem szerszego horyzontu czasowego – to pomysł i zadanie „na kiedyś”, a nie na luty czy nawet kwiecień 2026 r. Problem ten dotyczy często podmiotów dokonujących sprzedaży masowej, co z jednej strony stanowi jednoznaczne wskazanie na zasadność takich przygotowań, z drugiej stanowi istotną przeszkodę, a w sytuacji, gdy są to np. samorządowe spółki zajmujące się zaopatrzeniem ludności w podstawowe świadczenia, wymagają planowania finansowego z dużym wyprzedzeniem i nie jest to wymóg pierwszej potrzeby (inaczej niż np. budowa i utrzymanie infrastruktury wodociągowej czy kanalizacyjnej).

Tutaj może jeszcze pojawić się dodatkowy problem. Otóż wskazane powyżej pola elementu FA(3) z natury i istoty swojej są przeznaczone do podania przedmiotu i warunków świadczenia, a w przypadku elementu Zalacznik jest wręcz normatywny wymóg, że:

• dotyczy on wyłącznie czynności o złożonej liczbie danych w zakresie jednostek miary i ilości (liczby) dostarczanych towarów lub wykonywanych usług lub cen jednostkowych netto i
• mogą być w nim zamieszczane jedynie dane podatkowe, o których mowa w art. 106e ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 775; ost.zm. Dz.U. z 2025 r. poz. 1203), lub dane ściśle z nimi powiązane.

Naruszenie takiego postanowienia może doprowadzić podatnika do pozbawienia prawa do stosowania załącznika do faktury FA(3).

Co można zrobić, by dane znalazły się na fakturze

Można wnioskować, że w polach elementów Fa i Zalacznik podatnik nie zamieści dodatkowych danych chociażby dotyczących, wspomnianych powyżej, zaległości płatniczych czy dodatkowych informacji ogólnych odnoszących się do transakcji, jak np. umowne zastrzeżenie własności zbywanych rzeczy (choć tutaj jeszcze można by było bronić poglądu o zasadności umieszczenia takiej informacji w polu Dodatkowyopis, ale wówczas należałoby go zamieszczać do każdej pozycji towarowej faktury, do której ma zastosowanie).

Rozwiązaniem może się okazać, chyba trochę pomijany w ogólnych rozważaniach i dyskusjach na temat KSeF, a przez to i niedoceniany, element Stopka. To właśnie ta część faktury ustrukturyzowanej może się okazać np. cichym bohaterem procesów windykacyjnych w firmach, dzięki któremu nie będzie konieczne dokonywanie ich istotnej przebudowy.

Mamy w ramach tego elementu do dyspozycji dwie części: Informacje i Rejestry. Interesuje nas to pierwsze pole. Oczywiście ma ono charakter fakultatywny, a fakturujący może w nim zamieścić dowolne informacje za pomocą znaków alfanumerycznych. Nie obowiązują tutaj żadne dodatkowe wymogi ani sugestie, by były to wyłącznie dane dotyczące takiej czy innej kwestii czy części faktury. Dzięki temu, można tam zamieścić zarówno proponowane w broszurze informacyjnej resortu finansów: „podziękowanie za zakup, zachętę do dalszej współpracy, kod rabatowy do wykorzystania przy okazji kolejnych zakupów, godziny otwarcia punktu sprzedaży, godziny pracy infolinii/punktu obsługi klienta, link (wyłącznie w formie tekstowej) do formularza zwrotu towaru, link (wyłącznie w formie tekstowej) do formularza reklamacyjnego, informacje marketingowe, klauzulę RODO, wartość kapitału zakładowego itp.”, jak i mniej przyjazne dla kontrahenta informacje, np. dotyczące zaległości, wskazania, że przy braku zapłaty zostaną podjęte dalsze czynności windykacyjne, dłużnik zostanie wpisany do rejestru dłużników itp. Chcąc przekazać odbiorcy faktury takie (i wszelkie inne) informacje, jej wystawca dysponuje miejscem na 10 500 znaków (ze spacjami), a dokładniej 3 razy po 3500 znaków.

Takie informacje można jednak przekazywać w formie odpowiednio zredagowanego tekstu (często tak to faktycznie jest już w dzisiaj dostarczanych fakturach).

Wykorzystanie Stopki do takiej mniej przyjaznej niż zawierającej życzenia świąteczne korespondencji ma swoje wady i zalety. Niewątpliwą wadą jest ograniczone miejsce, ale również to, że – tak jak w przypadku każdej innej pozycji faktury ustrukturyzowanej – wszelkie, nawet najdrobniejsze zmiany w Stopce faktury przesłanej do KSeF wymagają wystawienia faktury korygującej (co oczywiście będzie miało miejsce niezbyt często, bo w założeniu są to informacje nieistotne z perspektywy rozliczenia podatkowego). Trudną do przecenienia zaletą w przypadku działań windykacyjnych oraz innych mających charakter formalny, a wymagających dostarczenia informacji, jest skutek doręczenia w przypadku relacji z innymi krajowymi podatnikami oraz instytucjami i podmiotami innymi niż osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej. W takim bowiem przypadku do tego elementu faktury ustrukturyzowanej i danych w nim zaprezentowanych ma skutek doręczenia za pośrednictwem systemu administrowanego przez szefa KAS oraz identyfikacja daty pewnej doręczenia, czyli daty nadania numeru KSeF. Obawiam się, że i w tym względzie, dla pełnego wykorzystania takich przymiotów faktur ustrukturyzowanych konieczne będzie uzbrojenie się w cierpliwość, bo może to wymagać czasu nauczenie się przez sądy i organy administracji inne niż podatkowe, czym jest faktura ustrukturyzowana, a także jak i kiedy jest doręczana itp. Ale kiedyś zapewne będziemy z tego efektywnie korzystali.

Jeśli chodzi o element Rejestry, to zapewne uzupełnimy go raz i o nim zapomnimy do momentu dokonania zmian organizacyjnych, rejestrowych.

Gdyby okazało się, że Stopka to za mało, to wówczas jedynym ratunkiem może okazać się wykorzystanie wizualizacji faktury ustrukturyzowanej, która w częściach niepodatkowych i niewymuszonych prawnie (jako kody QR) zależy od fantazji fakturującego oraz jest ograniczona cierpliwością programisty.