rozwiń ›

Potwierdzają to kolejne interpretacje indywidualne dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej. W praktyce oznacza to, że część firm prowadzących prace badawczo-rozwojowe może nie wykorzystać przysługującej im nadwyżki ulgi B+R, jeśli w kolejnych latach nie uda im się odzyskać jej w inny sposób (zob. niżej: Trzy sposoby na to, żeby ulga B+R nie przepadła).

Eksperci przyznają, że restrykcyjne podejście fiskusa wynika z przepisów. Dlatego wniosek dla przedsiębiorców jest jeden: – Należy korzystać z ulgi na innowacyjnych pracowników na bieżąco, czyli jak mówi przepis, począwszy od miesiąca następującego bezpośrednio po miesiącu, w którym podatnik złożył zeznanie roczne – mówi Agnieszka Fijałkowska-Wocial, doradca podatkowy w LTCA.

Czas na skorzystanie z ulgi na innowacyjnych pracowników jest wyłącznie do końca roku podatkowego, w którym pracodawca złożył swoje zeznanie za poprzedni rok, czyli CIT-8 lub PIT-36 bądź PIT-36L.

Ulga na innowacyjnych pracowników

Przypomnijmy, że ulga na innowacyjnych pracowników jest uzupełnieniem ulgi badawczo-rozwojowej (B+R). Kto nie skorzystał z niej z uwagi na zbyt niski dochód lub stratę podatkową, może zatrzymać u siebie kwoty zaliczek na PIT potrącanych od wynagrodzenia pracowników, zleceniobiorców, wykonawców dzieła lub osób korzystających z praw autorskich. Podatnik zatrzymuje kwotę wynikającą z przemnożenia nieodjętych w poprzednim roku kosztów kwalifikowanych i obowiązującej go w danym roku stawki podatku (art. 18db ustawy o CIT i art. 26eb ustawy o PIT). Innymi słowy, skorzystanie z ulgi na innowacyjnych pracowników oznacza, że część środków (zaliczek na PIT) pozostaje w firmie podatnika, jeśli zatrudnia on osoby zaangażowane w działalność B+R przez co najmniej połowę ich ogólnego czasu pracy.

Preferencja jest uzupełnieniem ulgi badawczo -rozwojowej (B+R). Pozwala zatrzymać zaliczki na PIT potrącane od wynagrodzenia pracowników i innych osób zatrudnionych

Jednocześnie pracodawca wykazuje w kosztach uzyskania przychodów wynagrodzenia brutto także w części, która dotyczy nieprzekazanych do urzędu skarbowego zaliczek na PIT (w związku z zastosowaniem ulgi). Potwierdza to interpretacja indywidualna dyrektora KIS z 16 kwietnia 2025 r. (sygn. 0111-KDIB1-3.4010.87.2025.1.MBD).

Tylko na bieżąco

W praktyce nie ma możliwości odzyskania ulgi na innowacyjnych pracowników poprzez korektę wcześniejszych rozliczeń. Potwierdzają to m.in. interpretacje dyrektora KIS z 22 grudnia 2025 r. (0111-KDIB1-3.4010.591.2025.1.MBD i 0111-KDIB1-3.4010.592. 2025.1.MBD).

Chodziło o spółkę prowadzącą działalność B+R, która od lat wykazywała wysoką stratę podatkową. Nie mogła w związku z tym skorzystać z ulgi B+R, dlatego planowała sięgnąć po ulgę na innowacyjnych pracowników. Uważała, że w tym celu wystarczy złożyć korektę zeznań CIT-8 wraz z załącznikami CIT/BR za nieprzedawnione okresy rozliczeniowe i wykazać w nich kwoty kosztów kwalifikowanych. Następnym krokiem byłaby korekta deklaracji rocznych PIT-4AR, aby odzyskać nadpłacane przez lata zaliczki na podatek.

Spółka przekonywała, że prowadząc ewidencję czasu pracy podwładnych prowadzących działalność innowacyjną, może bez problemu wyliczyć kwotę przysługującej jej ulgi. Spełnia też pozostałe warunki do skorzystania z niej – zapewniła.

Trzy sposoby na to, żeby ulga B+R za 2025 r. nie przepadła

Podatnicy, którzy w zeznaniu za 2025 r. wykażą stratę albo dochód niższy od kwoty przysługującego im za ten rok odliczenia w ramach ulgi B+R, mogą do wyboru:
1. Skorzystać w trakcie 2026 r. z ulgi na innowacyjnych pracowników (art. 18db ustawy o CIT i art. 26eb ustawy o PIT). Polega ona na tym, że od zaliczek na PIT lub zryczałtowanego podatku potrącanych od wynagrodzenia pracowników, zleceniobiorców, wykonawców dzieła lub osób korzystających z praw autorskich podatnik odlicza kwotę wynikającą z przemnożenia nieodjętych za 2025 r. kosztów kwalifikowanych i stawki podatku obowiązującej podatnika w danym roku podatkowym (2026 r.), tj:
  • 19 proc. lub 9 proc. – jeżeli jest podatnikiem CIT, lub
  • 12 proc. – jeżeli jest podatnikiem opodatkowanym według zasad ogólnych PIT, lub
  • 19 proc. – jeżeli płaci liniowy PIT.
2. Odliczyć nieodjętą kwotę – w całości lub w pozostałej części – w zeznaniach za kolejno następujące po sobie sześć lat podatkowych (art. 18d ust. 8 ustawy o CIT i art. 26e ust. 8 ustawy o PIT). Chodzi o zeznania następujące bezpośrednio po roku, w którym podatnik skorzystał lub miał prawo do skorzystania z ulgi B+R. Dokonując tego odliczenia, podatnik uwzględnia kwoty pomniejszeń w ramach ulgi na innowacyjnych pracowników.
3. Wystąpić do urzędu skarbowego o bezpośredni zwrot (art. 18da ustawy o CIT i art. 26ea ustawy o PIT) kwoty wynikającej z przemnożenia nieodjętych za 2025 r. kosztów kwalifikowanych i stawki podatku obowiązującej podatnika w danym roku podatkowym (2026 r.).
Uwaga: Zwrot przysługuje wyłącznie podatnikom:
  • którzy w roku rozpoczęcia działalności ponieśli stratę albo osiągnęli dochód niższy od kwoty przysługującej im ulgi B+R,
  • również w roku podatkowym następującym bezpośrednio po roku rozpoczęcia działalności – jeżeli w tym roku podatnik jest mikroprzedsiębiorcą, małym lub średnim przedsiębiorcą w rozumieniu ustawy – Prawo przedsiębiorców (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 1480 ze zm.).
Ponadto jest wiele wyjątków wykluczających prawo do bezpośredniego zwrotu (zob. art. 18da ust. 4–5a ustawy o CIT i art. 26ea ust. 4–5a ustawy o PIT).
Katarzyna Jędrzejewska

Nadpłata nie dla pracodawcy

Dyrektor KIS stwierdził, że spółka nie odzyska już nadpłacanych w ten sposób zaliczek na PIT od wynagrodzenia swoich podwładnych. Z art. 75 par. 1 i par. 2 ordynacji podatkowej wynika bowiem, że nadpłatę mogą odzyskać co do zasady tylko podatnicy. Natomiast płatnik (spółka) ma takie prawo wyłącznie, jeśli „wpłacony podatek nie został pobrany od podatnika”. W tym wypadku nie miało to miejsca, bo zaliczki zostały pobrane i przekazane do urzędu skarbowego.

Dyrektor KIS stwierdził tak samo już wcześniej, w interpretacjach z 13 lipca 2023 r. (0114-KDIP2-1.4010.297.2023.2.MR1), 24 lutego 2025 r. (0111 KDIB1-3.4010.35.2025. 2.MBD) i 16 kwietnia 2025 r. (0111-KDIB1-3. 4010.159.2025.1.JKU).

opinia

Ulgę na innowacyjnych pracowników łatwo jest stracić

Bartosz Głowacki, doradca podatkowy i partner w MDDP
ikona lupy />
Bartosz Głowacki, doradca podatkowy i partner w MDDP / Materiały prasowe

Przepisy podatkowe nie dają podstawy do „odzyskania” pierwotnie prawidłowo naliczonych i przekazanych do urzędu skarbowego zaliczek. Z tej przyczyny chociaż można skorygować zeznanie podatkowe i wykazać kwotę odliczenia z tytułu ulgi badawczo-rozwojowej za minione lata podatkowe, to nieskorzystanie z niej nie uprawnia do wstecznego sięgnięcia po ulgę na innowacyjnych pracowników. Podatnik będzie mógł kwotę nieodliczoną wynikającą z korekty przenieść do odliczenia w sześciu kolejnych latach podatkowych.

Konstrukcja ulgi na innowacyjnych pracowników wymusza więc pomniejszanie zaliczek w konkretnym okresie czasu „na bieżąco”. Podsumowaniem takiego działania powinna być stosowna informacja przekazywana w deklaracji PIT-4R. W sytuacji, w której podatnik w konkretnym oknie czasowym nie dokona omawianego pomniejszenia, możliwość przepada.

Nadwyżka ulgi B+R przepada

Takie podejście oznacza w praktyce, że niektóre firmy (ze stratą podatkową lub z niskim dochodem) nigdy nie wykorzystają nadwyżki kosztów kwalifikowanych – wyjaśnia Honorata Ścisłowicz, doradca podatkowy w Hoss Advisory. Pokazuje to na przykładzie.

Przykład

Firma inżynieryjna X prowadzi prace badawczo-rozwojowe w szerokim zakresie. W 2024 r. poniesione przez nią koszty kwalifikowane, które mogą być odliczone w ramach ulgi B+R, w tym wynagrodzenia inżynierów, wyniosły 10 mln zł. Przekroczyły dochód spółki, który wyniósł 7 mln zł. Powstała więc nadwyżka kosztów kwalifikowanych w wysokości 3 mln zł.

Spółka jest świadoma, że powstałej nadwyżki kosztów kwalifikowanych nie wykorzysta poprzez rozliczenie w kolejnych sześciu latach, ponieważ zawsze wynagrodzenia dużej grupy inżynierów będą przekraczać jej dochód (a więc wciąż będą powstawać nowe nadwyżki). Nie skorzysta również z bezpośredniego zwrotu tej nadwyżki, ponieważ nie spełnia warunków takiego zwrotu.

W związku z tym spółka chce skorzystać z ulgi na innowacyjnych pracowników, czyli rozliczyć nadwyżkę poprzez odzyskanie wpłaconych w 2025 r. zaliczek na PIT w odniesieniu do innowacyjnych pracowników. Fiskus na to się jednak nie zgodzi, a nadwyżka ulgi B+R przepadnie.

Od którego miesiąca korzystać z ulgi?

Brak prawa do odzyskania nadpłaty to niejedyny problem z ulgą na innowacyjnych pracowników. Przypomnijmy, że ulga przysługuje, począwszy od miesiąca następującego bezpośrednio po miesiącu, w którym podatnik złożył zeznanie za poprzedni rok (art. 18db ust. 4 ustawy o CIT i art. 26eb ust. 4 ustawy o PIT). Nie jest jednak jasne, o które zaliczki na PIT chodzi – czy te, które pracodawca powinien wpłacić do urzędu skarbowego w kolejnym miesiącu po złożeniu zeznania, czy te, które w tym miesiącu dopiero pobrał.

Do niedawna dyrektor KIS twierdził, że chodzi o zaliczki, które pracodawca w tym miesiącu dopiero pobrał. Ale ostatnio zmienił zdanie na korzystniejsze dla pracodawców. Pisze o tym Piotr Chojnacki w artykule „Z ulgi na innowacyjnych pracowników można skorzystać wcześniej”. ©℗