Czy pieniądze skradzione spółce mogą być jej kosztem

W nocy z 4 na 5 listopada 2025 r. było włamanie do siedziby spółki. Sprawcy ukradli m.in. gotówkę z kasetki. Policja 15 grudnia 2025 r. umorzyła śledztwo w sprawie włamania z powodu niewykrycia sprawcy. Utrata przez spółkę środków nie nastąpiła na skutek jej zawinionych działań, rażącego niedbalstwa czy niezachowania należytej staranności. Budynek, w którym były przechowywane pieniądze, był odpowiednio zabezpieczony w dniu kradzieży. Spółka otrzymała od ubezpieczyciela odszkodowanie, ale nie zostało ono wypłacone tytułem kradzieży środków pieniężnych, lecz uszkodzenia drzwi i zamków, ponieważ takie ryzyko obejmowało wykupione przez spółkę ubezpieczenie. Czy w związku z umorzeniem śledztwa prowadzonego przez policję spółka może zaliczyć skradzione w wyniku włamania środki pieniężne do kosztów uzyskania przychodu?

Wskazówki fiskusa
Okoliczności powstania straty
Definitywność straty
Udokumentowanie kosztu
Brak winy podatnika
Wnioski

rozwiń ›

Z uwagi na specyfikę kosztów wynikających z kradzieży każdy przypadek straty w środkach obrotowych należy rozpatrywać indywidualnie. Trzeba uwzględnić okoliczności faktyczne towarzyszące sprawie oraz całokształt działalności podatnika w zakresie stosowanych środków bezpieczeństwa i dochowania należytej staranności.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 zdanie pierwsze ustawy o CIT kosztami uzyskania przychodów (KUP) są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT.

Uwaga! W art. 16 ust. 1 ustawy o CIT nie zostały wyszczególnione straty w środkach obrotowych. Oznacza to, że co do zasady straty te – jako związane z prowadzoną działalnością – mogą zostać uznane za KUP.

Wskazówki fiskusa

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 1 czerwca 2023 r., sygn. 0111-KDIB1-2.4010.167.2023.1.MC, wskazał jednak, że „(…) zaliczenie strat w środkach obrotowych do kosztów uzyskania przychodów powinno być jednak każdorazowo oceniane w aspekcie:

całokształtu prowadzonej przez podatnika działalności,
okoliczności, które spowodowały powstanie straty,
udokumentowania straty,
podjętych przez podatnika działań zabezpieczających”.

Okoliczności powstania straty

Przyjmuje się, że dla celów podatkowych tylko stratę powstałą na skutek zdarzeń nieprzewidywalnych, nie do uniknięcia przez racjonalnie działający podmiot, można uznać za zdarzenie, które uzasadnia jej zaliczenie w ciężar KUP. Jedynie straty w środkach obrotowych powstałe w trakcie normalnego, racjonalnego działania podatnika, ze szczególnym uwzględnieniem dochowania należytej staranności w trakcie prowadzenia działalności gospodarczej, mogą być uznane za KUP.

Definitywność straty

Ponadto istotnym warunkiem uznania wydatku za KUP jest jego definitywność, czyli rzeczywiste i bezzwrotne poniesienie przez podatnika. W odniesieniu do środków obrotowych oznacza to, że za stratę w tych środkach można uznać wyłącznie skutki takiego nagłego i nieprzewidywalnego zdarzenia, które spowodowało definitywny, tj. trwały i bezzwrotny uszczerbek w majątku podatnika, czyli utratę (bądź zmniejszenie wartości) składników majątku (środków obrotowych) będących w jego posiadaniu lub stanowiących jego własność.

Udokumentowanie kosztu

Aby zaliczyć poniesioną stratę do KUP, niezbędne jest właściwe udokumentowanie poniesionego kosztu. Właściwym dokumentem na okoliczność powstałej straty jest protokół dotyczący straty, który powinien określać rodzaj szkody materialnej, jej ilość, wartość, przyczynę jej powstania, podpisy osób uprawnionych oraz datę. Zaistnienie szkody powinno być uprawdopodobnione przez właściwe organy, np. policję (umorzenie dochodzenia), instytucję ubezpieczeniową (wypłata odszkodowania).

Brak winy podatnika

Istotnym warunkiem jest, aby wydatek będący wynikiem przestępczej działalności nie powstał z winy podatnika, jako wynik jego niedbalstwa lub naruszenia przepisów.

Uwaga! Jakiekolwiek zawinienie ze strony podatnika poprzez niezachowanie staranności wymaganej w danych warunkach, niedopełnienie obowiązków ciążących na podatniku w celu uniknięcia szkody, uniemożliwia przyjęcie, że powstała szkoda stanowi wydatek o charakterze losowym.

Wnioski

W analizowanej sprawie spółka może zaliczyć do KUP poniesioną stratę gotówki na skutek kradzieży z włamaniem. Zaprezentowane stanowisko podzielają organy podatkowe (interpretacja indywidualna dyrektora KIS z 4 listopada 2024 r., sygn. 0111-KDIB1-1.4010.477.2024.2.AND).