rozwiń ›

Harmonogram wdrożenia KSeF

To tzw. tryb offline24 – wprowadzi go nowelizacja z 5 sierpnia 2025 r. ustawy o VAT oraz ustawy zmieniającej ustawę o VAT oraz niektóre inne ustawy (Dz.U. poz. 1203).

Zgodnie z nią Krajowy System e-Faktur stanie się obowiązkowy i będą musieli go stosować:

- od 1 lutego 2026 r. przedsiębiorcy, których wartość sprzedaży (wraz z VAT) w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł,

- od 1 kwietnia 2026 r. pozostali przedsiębiorcy, z wyjątkiem mikroprzedsiębiorców (u których łączna wartość sprzedaży z VAT udokumentowana fakturami nie przekroczy 10 tys. zł miesięcznie) – oni będą musieli stosować KSeF od 1 stycznia 2027 r.

Tryby online i trzy tryby offline

Nowelizacja wprowadzi na stałe następujące tryby wystawiania faktur:

- przy użyciu KSeF, czyli online (art. 106na ustawy o VAT),

- tryb offline, który trzeba będzie stosować, gdy Ministerstwo Finansów będzie prowadzić prace serwisowe systemu (art. 106nh ustawy),

- tryb awaryjny, który trzeba będzie stosować, gdy nastąpi awaria KSeF ogłoszona w Biuletynie Informacji Publicznej MF (art. 106nf ustawy),

- tryb offline24, który przedsiębiorca będzie stosował, gdy problem powstanie po jego stronie (art. 106nda i art. 106nha ustawy).

Przy czym - jak podkreśla Janina Fornalik, doradca podatkowy i partner w MDDP - podatnik będzie mógł zastosować tryb offline24, nawet gdy nie pojawią się u niego żadne kłopoty techniczne.

Tryb offline24. Kto skorzysta?

- Najwięcej korzyści z trybu offline24 będą mieli przedsiębiorcy działający mobilnie lub w terenie, a więc z utrudnionym dostępem do internetu – uważa Piotr Juszczyk, główny doradca podatkowy InFaktu. Jako przykład podaje firmy serwisowe (np. hydrauliczne, zajmujące się elektryką) oraz działające często w plenerze, np. eventowe, cateringowe, tzw. food trucki.

- Tryb offline24 sprawdzi się także w logistyce i transporcie, np. u przewoźników działających nocą, którzy wystawiają faktury kierowcom lub kontrahentom w trasie - dodaje Piotr Juszczyk.

W jego ocenie tryb ten może być stosowany również na stacjach benzynowych oraz w hurtowniach. - Klienci przy kasie będą chcieli szybko dostać potwierdzenie, że dokonali zakupu, a odpowiedzią na ich potrzebę może być właśnie tryb offline24. Dzięki temu sprzedawca uniknie kolejek – mówi ekspert (patrz komentarz w ramce).

Ile czasu na przesłanie faktury do KSeF

Dokument wystawiony poza systemem, czyli online, trzeba będzie przesłać do KSeF:

- przy trybie offline24 - do końca następnego dnia roboczego,

- przy trybie offline - następnego dnia roboczego po dniu, w którym zakończy się niedostępność systemu.

- przy trybie awaryjnym - siedem dni od zakończenia awarii.

Co w sytuacji, gdy przedsiębiorca nie zdąży? Do końca 2026 r. nie trzeba się o to martwić, bo do tego czasu fiskus nie będzie nakładał kar za niedopełnienie obowiązków dotyczących KSeF. Od 2027 r. może być z tym problem, bo wtedy już zaczną obowiązywać sankcje.

Dwa kody QR

Z informacji zamieszczonych przez Ministerstwo Finansów na stronie ksef.podatki.gov.pl wynika, że faktury generowane w trybie offline będą musiały być oznaczone dwoma kodami QR. Resort wyjaśnia, że pierwszy kod z napisem „OFFLINE” zapewni dostęp do tej faktury i weryfikację danych z faktury. Drugi kod QR z napisem „CERTYFIKAT” umożliwi weryfikację tożsamości wystawcy. Z informacji MF wynika, że przedsiębiorcy będą mogli występować o certyfikat wystawcy od 1 listopada 2025 r.

Data wystawienia faktury

Zasadniczo datą wystawienia faktury ustrukturyzowanej jest i będzie dzień przesłania jej do Krajowego Systemu e-Faktur. Wynika to z obowiązującego już dziś art. 106na ust. 1 ustawy o VAT. Obecnie przepis ten ma zastosowanie w odniesieniu do firm korzystających z KSeF dobrowolnie. Już niedługo będzie dotyczyć podmiotów stosujących KSeF obowiązkowo.

Gdy przedsiębiorca zastosuje tryb offline24, to moment wystawienia faktury (czyli co do zasady data przesłania do KSeF) będzie inny, ponieważ będzie miał tu zastosowanie nowy art. 106nda ust. 16 ustawy o VAT.

Niezamierzony tryb offline24

Przedsiębiorca może nieświadomie skorzystać z trybu offline24 – stanie się tak, gdy wystawi fakturę w trybie online, ale wyśle ją do KSeF dopiero następnego dnia. Dobra wiadomość jest taka, że w takiej sytuacji datą wystawienia faktury będzie data wygenerowania jej w systemie firmy, czyli data wpisana w polu P_1. – Wynika to z art. 106nda ust. 16 ustawy o VAT, chociaż nie jest to zapisane wprost, że datą wystawienia faktury będzie data wygenerowania jej w systemie firmy, zapisana w polu P_1, niezależnie od tego kiedy faktura została przesłana do KSeF. Faktura przesłana do KSeF w terminie późniejszym niż data wygenerowania jest bowiem uznawana za fakturę offline24 – wyjaśnia Janina Fornalik.

Co z przekazywaniem faktur

Czy sprzedający będzie mógł w formie papierowej lub PDF przekazać kupującemu fakturę wystawioną w trybie offline24? To ważne pytanie np. dla firm, których pracownicy kupują paliwo na stacjach benzynowych w trakcie podróży służbowych.

Bez takiego papierowego dokumentu (lub w formie PDF) pracownik i jego firma mogą mieć problem z rozliczeniem kosztów delegacji. Faktura ustrukturyzowana, która sprzedawca wyśle do KSeF następnego dnia, trafi do jednego zbioru, przez co pracodawca może mieć trudność z przypisaniem jej do właściwych osób. Jest to prawdopodobne zwłaszcza przy dużej skali działalności gospodarczej i zakupów.

– Z uzasadnienia do projektu nowelizacji oraz z opublikowanego przez MF podręcznika wynika, że faktury wystawione w trybie offline24 między polskimi podatnikami VAT powinny być przekazywane wyłącznie poprzez KSeF, czyli bez możliwości wręczenia np. faktury papierowej – zwraca uwagę Janina Fornalik.

We wspomnianym przez ekspertkę podręczniku MF wyjaśniło, że przedsiębiorca, który wystawi fakturę offline24, będzie mógł przekazać pracownikowi polskiej firmy dokument potwierdzający sprzedaż, ale nie będzie to traktowane jako faktura, tylko jako potwierdzenie transakcji.

Kiedy wizualizacja faktury

Według MF faktury wystawione w trybie offline24 będzie można przekazywać papierowo albo w PDF tylko podmiotom nieposiadającym dostępu do KSeF. W praktyce chodzi np. o podmioty zagraniczne, które nie mają w Polsce stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej.

Zdaniem Janiny Fornalik, takie zasady wystawiania faktur papierowych lub w PDF mogą być dużym problemem dla samych sprzedawców, jeśli mieliby oni różnicować wydawane dokumenty w zależności od statusu nabywcy. – Skąd kasjer ma wiedzieć, czy zagraniczny klient, zarejestrowany w Polsce jako podatnik VAT, który ma polski NIP, posiada w Polsce stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej, a zatem odbierze fakturę w KSeF? – stawia pytanie Janina Fornalik.

Ekspertka podkreśla, że wizualizacje dokumentów dla polskiego podatnika (czyli niebędących fakturami) i dla zagranicznego podmiotu, który nie ma dostępu do KSeF (zatem będących fakturami), mają się od siebie różnić. Tak wynika z informacji zamieszczonych w podręczniku MF.

Jednak - jak zauważa Janina Fornalik – z ustawy o VAT nie wynika, że sprzedawca nie może przekazać pracownikowi polskiej firmy faktury papierowej, wystawionej w trybie offline24. Nie ulega natomiast wątpliwości, że skutki w zakresie VAT dla polskiego podatnika będzie miała faktura odebrana w KSeF.

[opinia] Piotr Juszczyk, główny doradca podatkowy InFaktu

Tryb offline24 to raczej zabezpieczenie awaryjne niż standard pracy

Tryb offline24 zakłada możliwość wystawienia faktury w momencie, gdy przedsiębiorca nie ma dostępu do internetu lub gdy Krajowy System e-Faktur działa wolno. To elastyczne rozwiązanie, które pozwoli uniknąć paraliżu działalności w sytuacjach, gdy zawiedzie technologia.

Tryb offline24 będzie dla wszystkich podatników i będzie dla nich realnym wsparciem. Nie traktowałabym go jednak jako standardowego rozwiązania. W obrotach między przedsiębiorcami powinien on być raczej zabezpieczeniem na wypadek awarii niż standardem pracy. Przy czym w pierwszych latach może się okazać bardzo przydatny. Po pewnym okresie, gdy wszyscy się przekonamy, że KSeF działa, zrezygnujemy z wizualizacji faktur i ich wydruków, przynajmniej w sferze B2B.

Natomiast u przedsiębiorców mobilnych oraz działających w terenie, gdzie liczy się szybkość obsługi klienta i elastyczność, tryb offline24 może stać się narzędziem na stałe. To oni będą mieli z niego najwięcej korzyści. Dobrym przykładem są firmy serwisowe. Hydraulicy i elektrycy często wystawiają faktury u klienta, gdzie dostęp do internetu bywa ograniczony. W trybie offline24 będą mogli wygenerować dokument z kodem QR i spokojnie uzupełnić formalności w systemie następnego dnia.

Podobnie będzie u wykonawców robót na placach budów w małych miejscowościach, gdzie infrastruktura sieciowa bywa problematyczna. Tryb offline24 sprawdzi się także w logistyce i transporcie, np. u przewoźników działających nocą, którzy wystawiają faktury kierowcom lub kontrahentom w trasie. Kolejną grupą będą firmy eventowe i cateringowe, działające często w plenerze, podczas targów czy koncertów, gdzie nie zawsze można liczyć na stabilne łącze.

Warto też wskazać sektor handlu obwoźnego czy mobilnych punktów gastronomicznych, tzw. food trucki. Taka sprzedaż odbywa się w wielu miejscach, często bez stałego internetu, a klienci oczekują, że szybko dostaną potwierdzenie zakupu.

W mojej ocenie tryb offline24 może być stosowany również na stacjach benzynowych czy np. w hurtowniach, gdzie klienci przy kasie będą chcieli szybko dostać potwierdzenie zakupu. Ten specjalny tryb pozwoli uniknąć kolejek. Poza tym przedsiębiorcy, zwłaszcza na początku, będą prosili o wizualizację dokumentu zakupowego, żeby mieć pewność, że otrzymają fakturę.

[koniec opinii]