ikona lupy />
Materiały prasowe

Zasady ich stosowania przedstawia poniższa tabela, która została opublikowana przez Ministerstwo Finansów na stronie internetowej ksef.podatki.gov.pl. Wcześniej o sposobach wystawiania faktur, w szczególności o trybie offline24, pisaliśmy w artykule „Tryb offline24 ułatwi życie wielu przedsiębiorcom” (DGP nr 186/2025).

Nowe tryby KSeF: zmiany i zasady wystawiania faktur online i offline

Ministerstwo Finansów zastrzegło jednak, że tabela została przygotowana na etapie założeń do nowelizacji z 5 sierpnia 2025 r. ustawy o VAT oraz ustawy zmieniającej ustawę o VAT oraz niektóre inne ustawy (Dz.U. poz. 1203) i projektu rozporządzenia w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (nr 827).

– Tabela jest zgodna z opublikowanymi już przepisami nowelizacji, bo na etapie prac parlamentarnych nic w tym zakresie się nie zmieniło – przyznaje Janina Fornalik, doradca podatkowy i partner w MDDP. Dodaje, że jest też zgodna z ostatnią wersją projektu rozporządzenia z 28 sierpnia 2025 r.

– Dobrze, aby minister finansów i gospodarki już podpisał ostateczną wersję przepisów wykonawczych, aby podatnicy mogli dostosować swoje systemy, nie obawiając się, że coś się w tym zakresie jeszcze zmieni – podkreśla ekspertka.

Jak wystawiać faktury w KSeF. Tryb online, offline24, offline i awaryjny

Przyjęte już przepisy (nowelizacji z 5 sierpnia 2025 r. i poprzednich) wprowadzą następujące tryby wystawiania faktur ustrukturyzowanych:

  • przy użyciu KSeF, czyli online. Podatnik będzie musiał ją wysłać do systemu tego samego dnia, którego została wystawiona (jeżeli zrobi to następnego dnia, faktura będzie uznana za wystawioną w trybie offline24);
  • tryb offline24. Przedsiębiorca będzie stosował go, gdy nie będzie miał dostępu do internetu, pojawią się problemy techniczne z dostępem do sieci, ale też może skorzystać z tej opcji, nawet gdy nie będzie miał tego typu kłopotów. Fakturę będzie jednak trzeba przesłać do KSeF do końca następnego dnia roboczego;
  • tryb offline trzeba będzie stosować, gdy Ministerstwo Finansów będzie prowadzić prace serwisowe systemu. Fakturę przedsiębiorcy będą musieli przesłać do KSeF następnego dnia roboczego po dniu, w którym zakończy się niedostępność systemu;
  • tryb awaryjny. Przedsiębiorcy będą go stosować, gdy nastąpi awaria KSeF ogłoszona w Biuletynie Informacji Publicznej MF. Na przesłanie faktury do systemu będzie siedem dni od zakończenia awarii.

Możliwy będzie też tryb awarii całkowitej, która ma być ogłoszona w środkach społecznego przekazu. W takim przypadku jednak faktury nie będą wystawiane w formie ustrukturyzowanej, ale w postaci papierowej lub elektronicznej (np. w formie PDF).

Terminy obowiązkowego stosowania KSeF dla przedsiębiorców w 2026 roku

Przypomnijmy, że nowelizacja 5 sierpnia 2025 r. wprowadziła harmonogram wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur. Obowiązkowo będą musieli go stosować:

  • od 1 lutego 2026 r. – przedsiębiorcy, których wartość sprzedaży (wraz z VAT) w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł,
  • od 1 kwietnia 2026 r. – pozostali przedsiębiorcy, z wyjątkiem mikroprzedsiębiorców (u których łączna wartość sprzedaży z VAT udokumentowana fakturami nie przekroczy 10 tys. zł miesięcznie) – oni będą musieli stosować KSeF od 1 stycznia 2027 r.

Jednak wszystkie podmioty będą zobowiązane do odbioru faktur poprzez KSeF od 1 lutego 2026 r. ©℗

Tryby wystawiania faktur

Procedura Tryb online Tryb offline24 Tryb offline – niedostępność ksef Tryb awaryjny Awaria całkowita
Podstawa prawna Art. 106na ustawy o VAT Art. 106nda i art. 106nha ustawy Art. 106nh ustawy Art. 106nf ustawy Art. 106ng ustawy
Przesłanka stosowania Brak ograniczeń ustawowych w stosowaniu (z wyjątkiem okoliczności takich jak niedostępność systemu, awaria KSeF, awaria całkowita). Brak ograniczeń ustawowych. Niedostępność KSeF ogłoszona w Biuletynie Informacji Publicznej MF. Awaria KSeF ogłoszona w BIP MF i oprogramowaniu interfejsowym. Awaria KSeF ogłoszona w środkach społecznego przekazu.
Sposób wystawienia faktury Faktura zgodna ze strukturą logiczną FA, przesłana do KSeF w dacie wskazanej w polu P_1 struktury logicznej FA. Faktura w postaci elektronicznej zgodna ze strukturą logiczną FA. Faktura w postaci elektronicznej zgodna ze strukturą logiczną FA. Faktura w postaci elektronicznej zgodna ze strukturą logiczną FA. Faktura w postaci papierowej lub faktura elektroniczna.
Data wystawienia faktury Data przesłania faktury do KSeF. Aby jednak uznać fakturę za fakturę online, data w polu P_1 powinna być taka sama jak data przesłania faktury do KSeF.* Jeśli data przesłania faktury do KSeF będzie późniejsza niż data wskazana w polu P_1 – fakturę uznaje się za wystawioną w trybie offline24, a datą jej wystawienia będzie data wskazana przez podatnika w polu P_1. Data, o której mowa w art. 106e ust. 1 pkt 1 ustawy, wskazana przez podatnika w polu P_1 struktury logicznej FA. Data, o której mowa w art. 106e ust. 1 pkt 1 ustawy, wskazana przez podatnika w polu P_1 struktury logicznej FA. Data, o której mowa w art. 106e ust. 1 pkt 1 ustawy wskazana przez podatnika w polu P_1 struktury logicznej FA. Data wskazana przez podatnika, o której mowa w art. 106e ust. 1 pkt 1 ustawy.
Termin przesłania faktury do ksef Obowiązują wyłącznie ustawowe terminy wystawienia faktury (co do zasady do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu dostawy, wykonania usługi, otrzymania zaliczki). Niezwłocznie, nie później niż w następnym dniu roboczym po dniu wystawienia. Jeden dzień roboczy od dnia zakończenia niedostępności KSeF. Siedem dni roboczych od dnia zakończenia awarii KSeF. Faktury nie przesyła się do KSeF.
Sposób udostęnienia faktury nabywcy Nabywca otrzymuje fakturę w KSeF.Wyjątek: nabywca, o którym mowa w art. 106gb ust. 4 ustawy, który otrzymuje fakturę w sposób uzgodniony. Nabywca otrzymuje fakturę w KSeF. Wyjątek: nabywca, o którym mowa w art. 106gb ust. 4 ustawy, który otrzymuje fakturę w sposób uzgodniony. Nabywca otrzymuje fakturę w KSeF. Wyjątek: nabywca, o którym mowa w art. 106gb ust. 4 ustawy, który otrzymuje fakturę w sposób uzgodniony. Nabywca otrzymuje fakturę w postaci uzgodnionej (poza KSeF lub w KSeF). Brak regulacji szczególnych. Faktura nie jest przesyłana do KSeF, czyli udostępnienie faktury nabywcy zawsze następuje poza KSeF.
Data otrzymania faktury przez nabywcę Data przydzielenia numeru KSeF lub w przypadku nabywcy, o którym mowa w art. 106bg ust. 4 ustawy - data faktycznego otrzymania przez nabywcę. Data przydzielenia numeru KSeF lub w przypadku nabywcy, o którym mowa w art. 106bg ust. 4 ustawy - data faktycznego otrzymania przez nabywcę. Data przydzielenia numeru KSeF lub w przypadku nabywcy, o którym mowa w art. 106bg ust. 4 ustawy - data faktycznego otrzymania przez nabywcę. Data faktycznego otrzymania faktury poza KSeF lub data przydzielenia numeru KSeF (w zależności od tego, co nastąpiło wcześniej). W przypadku faktury wystawionej na rzecz nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4 ustawy – zawsze data faktycznego otrzymania faktury poza KSeF. Brak regulacji szczególnych. Faktura nie jest przesyłana do KSeF, czyli istotna jest data faktycznego otrzymania faktury.
Obowiazek opatrzenia kodem qr przy przekazaniu nabywcy poza ksef Tak. Występuje jeden kod QR (służący do weryfikacji faktury) z napisem zawierającym numer KSeF faktury. Tak. Występują dwa kody: - kod QR (służący do weryfikacji faktury) z napisem „OFFLINE”, - kod QR (służący do weryfikacji certyfikatu) z napisem „CERTYFIKAT”. Tak. Występują dwa kody: - kod QR (służący do weryfikacji faktury) z napisem „OFFLINE”, - kod QR (służący do weryfikacji certyfikatu) z napisem „CERTYFIKAT”. Tak. Występują dwa kody: - kod QR (służący do weryfikacji faktury) z napisem „OFFLINE”, - kod QR (służący do weryfikacji certyfikatu) z napisem „CERTYFIKAT”. Brak kodu QR na fakturze. Faktura nie jest przesyłana do KSeF.
Obowiązek opatrzenia kodem qr - użycie poza ksef po przesłaniu do ksef (faktura ma już nadany nr ksef) Tak. Opatrzenie jednym kodem QR (służącym do weryfikacji faktury) z napisem zawierającym nr KSeF faktury. Tak. Opatrzenie jednym kodem QR (służącym do weryfikacji faktury) z napisem zawierającym nr KSeF faktury. Tak. Opatrzenie jednym kodem QR (służącym do weryfikacji faktury) z napisem zawierającym nr KSeF faktury Tak. Opatrzenie jednym kodem QR (służącym do weryfikacji faktury) z napisem zawierającym nr KSeF faktury. Brak kodu QR nafakturze. Faktura nie jest przesyłana do KSeF.

* Źródło: MF