rozwiń ›

Z czego wynikają zmiany w KSeF i kiedy wejdą w życie

Przypomnijmy, że zgodnie z nowelizacją z 5 sierpnia 2025 r. (Dz.U. poz. 1203) obowiązkowy KSeF będzie wdrażany etapowo. Za jego pomocą będą musieli wystawiać faktury:

- od 1 lutego 2026 r. przedsiębiorcy, których wartość sprzedaży (wraz z VAT) w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł,

- od 1 kwietnia 2026 r. pozostali przedsiębiorcy, z wyjątkiem mikroprzedsiębiorców (u których łączna wartość sprzedaży z VAT udokumentowana fakturami nie przekroczy 10 tys. zł miesięcznie) – oni będą musieli stosować KSeF od 1 stycznia 2027 r.

- Powstaje pytanie, jak te zasady zastosować w przypadku oddziałów zagranicznych posiadających stałe miejsce prowadzenia działalności w Polsce. Podatnikiem VAT jest spółka zagraniczna, a nie oddział – zwraca uwagę Elżbieta Ślusarczyk, doradca podatkowy i senior menedżer w Grant Thornton.

Odpowiedź KIS

W związku z tymi wątpliwościami ekspertka zwróciła się do Krajowej Informacji Skarbowej z pytaniem w tym zakresie. Dostała odpowiedź e-mailem. KIS przypomniała, że w okresie od 1 lutego 2026 r. do 31 marca 2026 r. podatnicy obowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych mogą wystawiać faktury elektroniczne lub w postaci papierowej, jeżeli łączna wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku u tych podatników w 2024 r. nie przekroczyła 200 mln zł. „Przez sprzedaż rozumie się odpłatną dostawę towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju, eksport towarów oraz wewnątrzwspólnotową dostawę towarów” – wyjaśniła KIS (patrz cała odpowiedź w ramce).

Nie liczy się obrotu całej firmy

Ekspertka zwraca też uwagę na to, że zgodnie z przepisami, które cytuje KIS, do obliczania limitu 200 mln zł bierze się pod uwagę wartość sprzedaży brutto realizowanej przez podatnika.

- Podatnikiem VAT jest natomiast spółka zagraniczna, a nie oddział – podkreśla raz jeszcze Elżbieta Ślusarczyk. Jej zdaniem nie można jednak uwzględniać wszystkich obrotów jednostki macierzystej, ale tylko te, które są realizowane w Polsce tj.: sprzedaż opodatkowaną w naszym kraju, wewnątrzwspólnotową dostawę towarów oraz eksport z Polski.

Zagraniczny oddział - są wątpliwości

- To by oznaczało, że co do zasady obrót firmy zagranicznej nie ma znaczenia. Bierze się pod uwagę tylko obrót polskiego oddziału – uważa Elżbieta Ślusarczyk.

Ale czy na pewno tak należy odczytać odpowiedź KIS? Ekspertka ma co do tego wątpliwości.

Zwraca uwagę na możliwą sytuację, w której nie tylko oddział, ale też zagraniczna jednostka macierzysta świadczą usługi na terenie Polski (z pominięciem oddziału). Czy oddział ma wziąć wartość takich usług pod uwagę przy wyliczaniu limitu 200 mln zł, nawet jeśli faktury wystawione przez zagraniczną jednostkę macierzystą nie będą musiały przechodzić przez KSeF?

- Uważam, że tak, bo mimo wszystko patrzymy na sprzedaż krajową, chociaż nie pojawi się ona – jako dokonana przez jednostkę macierzystą - w ewidencji oddziału – mówi Elżbieta Ślusarczyk.

Jeżeli więc zdarzyłoby się, że jednostka macierzysta świadczy jakieś usługi na rzecz polskich klientów i nie jest w to zaangażowany oddział, wówczas te transakcje należałoby dodać do sumy wartości sprzedaży oddziału i porównać ją z limitem 200 mln zł.

Jaką przyjąć praktykę?

Zgadza się z tym Marta Szafarowska, doradca podatkowy i partner w Gekko Taxens. Podkreśla, że sytuacje, w których usługi są wykonywane na rzecz polskich kontrahentów nie przez oddział, ale bezpośrednio przez zagraniczną centralę, wcale nie są rzadkie.

- W świetle zawartej w ustawie o VAT definicji sprzedaży, wszelkie świadczenie usług na terytorium Polski powinno być brane pod uwagę przy ustalaniu limitu 200 mln zł. Bez znaczenia jest to, kto jest w takim przypadku podatnikiem VAT – podmiot świadczący usługi, czy ich odbiorca z tytułu importu usług – mówi ekspertka. Zgadza się więc z tym, że usługi świadczone w Polsce przez zagraniczną centralę powinny być brane pod uwagę przy ustalaniu tego limitu.

Ekspertki są zatem zgodne, że do obliczania limitu 200 mln zł, od którego zależy termin obowiązkowego wdrożenia KSeF, należy wziąć pod uwagę krajowy obrót oddziału zagranicznego i sprzedaż dla polskich podmiotów dokonaną bezpośrednio przez jednostkę macierzystą.

Sprzedaż tylko za pośrednictwem oddziału

Kiedy przy wyliczaniu limitu 200 mln zł bierze się pod uwagę tylko sprzedaż oddziału? - Jeżeli wszystkie transakcje zagranicznej spółki, będącej podatnikiem VAT, przechodzą przez jej polski oddział i nie dochodzi do sytuacji, w której sama jednostka macierzysta realizuje sprzedaż na terenie Polski – wyjaśnia Elżbieta Ślusarczyk.

KSeF dotknie też zagranicznych kontrahentów polskich firm - czytaj dziś w Tygodniku Podatki i Księgowość

[ramka]

Mailowa odpowiedź Krajowej Informacji Skarbowej

Zgodnie z brzmieniem przepisów ustawy o VAT, które będą obowiązywały od 1 lutego 2026 r. informujemy, że podatnicy są obowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.

Obowiązek, o którym mowa wyżej, nie dotyczy wystawiania faktur:

1) przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju;

2) przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę;

3) przez podatnika korzystającego z procedur szczególnych, o których mowa w dziale XII w rozdziałach 7, 7a i 9 ustawy o VAT, dokumentujących czynności rozliczane w tych procedurach;

4) na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej;

5) w przypadku odpowiednio udokumentowanych dostaw towarów lub świadczenia usług, określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 106s ustawy o VAT;

6) przez podatnika korzystającego ze zwolnienia, o którym mowa w art. 113a ust. 1 ustawy o VAT.

W takich przypadkach wystawia się faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej.

W przypadku, o którym mowa w pkt 1, 2 i 4, podatnicy mogą wystawiać faktury ustrukturyzowane.

W okresie od dnia 1 lutego 2026 r. do dnia 31 marca 2026 r. podatnicy obowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych mogą wystawiać faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej, jeżeli łączna wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku u tych podatników nie przekroczyła w 2024 r. kwoty 200 mln zł.

Przez sprzedaż rozumie się odpłatną dostawę towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju, eksport towarów oraz wewnątrzwspólnotową dostawę towarów.

[koniec ramki]