rozwiń ›

Dziś do poprawiania mniej istotnych uchybień służą noty korygujące. Ustawa o VAT wprost na to pozwala (art. 106k). Przepis ten zostanie uchylony już 1 lutego 2026 r., gdy wejdzie w życie obowiązkowy Krajowy System e-Faktur.

Idź są noty korygujące

Obecnie art. 106k ustawy o VAT wprost pozwala na poprawianie notami korygującymi pomyłek np. w dacie wystawienia faktury, danych nabywcy, NIP nabywcy, dacie dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi, nazwie (rodzaju) towaru lub usługi. Nie można jedynie poprawiać notą pomyłek w zakresie danych określonych w art. 106e ust. 1 pkt 8-15 ustawy o VAT, czyli kwot, stawek, ilości itp.

Co ważne, notę korygującą wystawia nabywca. Musi ją jedynie zaakceptować wystawca (art. 106k ust. 2).

Wkrótce przejdą w niebyt

Wraz z wejściem w życie obowiązkowego KSeF noty korygujące przejdą w niebyt (z wyjątkiem przewidzianym w przepisach przejściowych – zob. ramka). I to nawet, gdy sprzedawca nie wystawia faktur w KSeF – podkreśla Aleksandra Plichta, partner w CRIDO.

- W mojej ocenie noty korygujące to dla celów VAT zupełnie zbędny dokument – komentuje Tomasz Michalik, partner w MDDP. Podkreśla, że nabywca może dziś skorygować notą tylko drobne, zazwyczaj nic nieznaczące uchybienia faktury - takie, które w praktyce nie mają wpływu na prawo do odliczenia VAT naliczonego.

- Z tego punktu widzenia jest to w istocie rzeczy dokument zbędny, który ani nie tworzy ani nie zmienia podstawowego prawa, z którym związane jest otrzymanie faktury. Po co zatem wprowadzać do obiegu dodatkowy dokument, wyłącznie na potrzeby VAT, jeżeli właśnie w zakresie VAT nie ma on żadnego znaczenia? – stawia pytanie Tomasz Michalik.

Inaczej przydatność dzisiejszych not ocenia Aleksandra Plichta. - To narzędzie nie do przecenienia, pozwala ze spokojem rozliczać fakturę w kosztach i dla celów VAT, bez oczekiwania na reakcję sprzedawcy – mówi ekspertka.

Co po wejściu KSeF?

Gdy zacznie obowiązywać Krajowy System E-faktur, pozostanie jedynie wystawić fakturę korygującą. Jakikolwiek błąd, bardziej lub mniej istotny, będzie można poprawić wyłącznie poprzez wystawienie faktury korygującej i będzie mógł to zrobić wyłącznie sprzedawca.

- Schema w KSeF jest na to gotowa, pozostaje pytanie, czy gotowe są systemy księgowe, skoro dotąd często nie pozwalały na korekty danych niefinansowych? – zastanawia się Aleksandra Plichta.

Zdzisław Modzelewski, partner w GWW Tax, wyjaśnia, że zasadniczo faktura korygująca będzie wyglądać tak samo jak dzisiaj, z tym tylko wyjątkiem, że będzie musiała mieć charakter ustrukturyzowany i będzie musiała zawierać numer identyfikujący w KSeF faktury korygowanej (co w ocenie eksperta jest ewidentnie niezgodne z dyrektywą VAT, ale to temat na odrębny artykuł).

Skąd sprzedawca dowie się o błędzie?

- Oczywiście sprzedawca będzie musiał się jakoś dowiedzieć o błędzie – zauważa ekspert GWW Tax.

Ernest Frankowski z firmy doradczej ITNINE przypomina, że na dość wczesnym etapie został usunięty z systemu KSeF postulowany mechanizm dotyczący korekt. - Założenie było takie, że odbiorca faktury będzie w ramach KSeF komunikować się z wystawcą i „wnioskować” o wystawienie korekty. Finalnie, tego mechanizmu w KSeF nie będzie. Przy braku not oznacza to, że wszelkie zmiany w fakturze muszą być skorygowane formalną fakturą korektą, nawet błędy formalne, np. adresowe – mówi ekspert.

- Dlatego warto będzie korzystać z fakultatywnej pozycji na fakturze: DaneKontaktowe w sekcji Podmiot1, gdzie można wskazać adres e-mail oraz numer telefonu sprzedawcy – podpowiada Zdzisław Modzelewski.

Korekta do zera?

To oznacza – jak podsumowuje Ernest Frankowski - że podatnicy będą mieli do wyboru dwie opcje:

- fakturę korektę co do określonych części faktury oraz

- korektę do zera i wystawienie nowej faktury, już poprawnej.

- Tę ostatnią podatnik będzie musiał wystawić, gdyby faktura została wystawiona przez sprzedawcę z błędnym NIP nabywcy. Korektę bardziej tradycyjną (nie do zera) wystawia się w sytuacji zmian w podstawie opodatkowania, zwrotów, reklamacji, pomyłek w innych pozycjach faktury – wyjaśnia ekspert ITNINE.

Dodaje, że KSeF dopuszcza też korekty zbiorcze w takich sytuacjach, jak udzielenie rocznego rabatu za osiągnięty wolumen zakupów. - Wówczas jednak należy pamiętać o tym, by w korekcie zbiorczej m.in. podać numery KSeF ID faktur korygowanych – podkreśla Ernest Frankowski.

Błąd w NIP nabywcy

Za takim właśnie korygowaniem faktury do zera i wystawieniem nowej – gdy podano błędny NIP – opowiadają się również inni doradcy podatkowi. Nie chodzi o błąd sprzedającego, bo jak zauważa Zdzisław Modzelewski - w KSeF nie będzie można podać błędnego NIP sprzedawcy, więc nie będzie ryzyka pomyłki w tym zakresie.

Chodzi o poprawianie w KSeF błędnego NIP nabywcy. - To będzie jeden z najbardziej poważnych błędów, którego nie da się poprawnie (zgodnie z przepisami) skorygować – uważa ekspert GWW Tax.

Zwraca uwagę na art. 106j ust. 1 i ust. 2 pkt 6 ustawy o VAT, z którego wynika, że gdy po wystawieniu faktury stwierdzono pomyłkę w jakiejkolwiek pozycji faktury, podatnik wystawia fakturę korygującą, a ta powinna zawierać - w przypadkach innych niż mające wpływ na kwotę VAT lub podstawę opodatkowania - prawidłową treść korygowanych pozycji. Innymi słowy, w wystawionej fakturze korygującej powinien zostać wskazany poprawny NIP.

Przepisy te się nie zmienią. - Ale i sama taka korekta niczego nie zmieni w KSeF – zwraca uwagę Zdzisław Modzelewski. Dlatego – jego zdaniem - podatnik będzie musiał skorygować do zera fakturę, w której podał błędny NIP nabywcy (tak jakby tę fakturę anulował) i wystawić nową – już z poprawnym NIP.

- Przypuszczam, że praktyka poprawiania wszystkich nieliczbowych błędów w KSeF będzie zmierzała w tę właśnie stronę – korygowania do zera faktur z błędem i wystawiania w to miejsce nowych – mówi ekspert.

Dodaje, że to prostsze i wygodniejsze rozwiązanie, także dla nabywcy, który dostanie ostateczną wersję poprawnej faktury.

Podobnie uważa Tomasz Michalik: - Co do zasady, gdy zacznie obowiązywać KSeF, błędy trzeba będzie dokumentować fakturą korygującą. Natomiast będą przypadki, gdy faktura będzie musiała jednak zostać skorygowana do zera i zastąpiona nową – gdy błędnie podano na niej NIP – mówi ekspert MDDP.

W przepisach tego nie przewidziano

Nie wydaje się to zbyt skomplikowane, gdzie zatem leży problem?

- Ustawodawca nie przewidział takiego rozwiązania – mówi Zdzisław Modzelewski. Wyjaśnia, że obecnie takie rozwiązanie „broni się” przy anulowaniu faktury, czyli usunięciu z obrotu faktury, której nigdy nie powinno być. Nie jest to jednak ustawowy sposób na poprawienie błędów w fakturach, np. w nazwie, NIP, kwocie lub stawce VAT.

- Warto zauważyć, że już dziś dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej potrafi odczytać zamysł ustawodawcy i wbrew treści przepisów wydać interpretację, w której stwierdza, że np. błąd w kwocie VAT na fakturze może uzasadniać wystawienie korekty do zera i wystawienie nowej z prawidłową kwotą VAT. Trochę jednak szkoda, że nie wpadł na to sam ustawodawca - aby takie rozwiązanie wprost uregulować – mówi Zdzisław Modzelewski.

Przykład: błędna kwota VAT lub błędny NIP

Ekspert tłumaczy skutki na przykładzie: Jeżeli nie było transakcji, to przy anulowaniu faktury nie powinno się wykazywać w ewidencji i deklaracji VAT faktury pierwotnej skorygowanej do zera. Jeżeli natomiast na fakturze wystawionej np. w styczniu została podana błędna kwota VAT lub błędny NIP i faktura ta została jeszcze w styczniu wykazana w deklaracji, a następnie, np. w czerwcu, skorygowana do zera i zastąpiona prawidłową fakturą, to pojawia się pytanie: jak to poprawnie wykazać w ewidencji i deklaracji VAT?

Zasady rozliczania korekt minusowych są określone w ustawie o VAT: nie wcześniej niż data wystawienia faktury korygującej, czyli w naszym przykładzie – w czerwcu. Tak samo będzie w KSeF.

- Ale przecież ta prawidłowa faktura wystawiona w czerwcu powinna być rozliczona … również za styczeń. Czyżby zatem dwie faktury w styczniu? Nie, bo oznaczałoby to, rzecz jasna, zaległość podatkową i odsetki. A może usunięcie pierwotnej faktury z ewidencji? Ale na jakiej podstawie? – zastanawia się Zdzisław Modzelewski.

Być może – dodaje, wybiegając w przyszłość - powoli zmierzamy do takiego rozwiązania, że zamiast wystawić typową fakturę korygującą, polski podatnik będzie wystawiał tylko nową fakturę z poprawnymi danymi, anulując niejako fakturę z błędnymi danymi (bez wystawiania korekty do zera).

Będzie przepis przejściowy

Art. 15 ustawy z 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2023 r. poz. 1598 ze zm.) - czyli tej, która została znowelizowana ustawą z 5 sierpnia 2025 r., podpisaną właśnie przez prezydenta – zakłada, że:

  1. Do not korygujących wystawionych przez nabywcę towaru lub usługi i niezaakceptowanych przez wystawcę faktury przed 1 lutego 2026 r. stosuje się przepis art. 106k ust. 2 ustawy o VAT (poprawianie mniej istotnych pomyłek) w dotychczasowym brzmieniu.
  2. Do not korygujących wystawionych przez nabywcę towaru lub usługi przed 1 lutego 2026 r. stosuje się art. 106l ustawy o VAT (gdy faktura uległa zniszczeniu albo zaginęła) w dotychczasowym brzmieniu.