Co do zasady konto na e-US służy przekazywaniu korespondencji pomiędzy organem podatkowym a podatnikiem będącym osobą fizyczną lub jednostką organizacyjną (art. 35b ust. 1 pkt 2 lit. b ustawy o Krajowej Administracji Skarbowej). Co ciekawe, przy próbie wysłania jakiegokolwiek pisma przez e-US (np. zeznania dotyczącego podatku od spadków i darowizn) pojawia się obowiązek wyrażenia zgody na otrzymywanie pism na konto e-US (art. 35d ust. 1 ustawy o KAS).

Stanowi to swoistą pułapkę dla osób będących pełnomocnikami szczególnymi, ponieważ od momentu wyrażenia zgody do chwili jej wycofania wszelka korespondencja z organów podatkowych jest kierowana na osobiste konto pełnomocnika w e-US – także ta w sprawach mocodawców pełnomocnika.

Taki sposób doręczeń pism pełnomocnikom szczególnym budzi uzasadnione wątpliwości.

Co na to sądy?

Niestety, w orzecznictwie pojawiły się poglądy potwierdzające prawidłowość takiej praktyki. Naczelny Sąd Administracyjny co najmniej dwukrotnie już stwierdził, że skoro w toku postępowania pełnomocnik ma obowiązek zawiadomić organ podatkowy o zmianie adresu, pod którym dokonuje się doręczeń (art. 146 par. 1 ordynacji podatkowej), to wyrażenie przez niego zgody na doręczanie korespondencji za pośrednictwem platformy e-US oznacza aktualizację adresu wskazanego poprzednio w pełnomocnictwie (postanowienia NSA z 20 listopada 2024 r., I FZ 251/24 oraz z 30 maja 2025 r., I FZ 41/25).

Takie stanowisko musi budzić poważne wątpliwości.

Nie taki był cel

Należy podkreślić, że platforma e-US ogranicza rodzaje załatwianych spraw w e-US wyłącznie do wysyłania pism „za siebie” i za podmioty, dla których użytkownik e-US jest pełnomocnikiem ogólnym. Nie ma możliwości wysłania pisma „za mocodawcę”, dla którego użytkownik jest pełnomocnikiem szczególnym.

Wydaje się więc, że celem ustawodawcy wprowadzającego e-US było zapewnienie komunikacji wyłącznie na linii podatnik – organ podatkowy, a nie tworzenie alternatywnej dla e-doręczeń platformy wymiany korespondencji we wszelkich sprawach.

Brak UPD

Co więcej, platforma e-US nie pozwala na otrzymanie przez użytkownika dowodu doręczenia (UPD) pisma wysłanego przez organ podatkowy, które powinno zawierać daty nadania i doręczenia oraz nazwy nadawcy i odbiorcy. Utrudnia to, jeśli wręcz nie uniemożliwia wykazanie daty doręczenia pisma przy składaniu przez pełnomocnika szczególnego choćby wniosku o przywrócenie terminu.

Kolejny problem to brak możliwości wpisania adresu konta w e-US na urzędowym druku pełnomocnictwa szczególnego PPS-1. Nie można go wpisać na wzór adresu mailowego, adresu na platformie ePUAP czy adresu na platformie e-doręczenia, bo taki adres po prostu nie istnieje.

Nie można go wpisać także z innego powodu – art. 138c par. 1 ordynacji podatkowej nakłada na profesjonalnego pełnomocnika szczególnego obowiązek wpisania na druku PPS-1 adresu do doręczeń elektronicznych. Zawęża zatem ten obowiązek wyłącznie do adresu do doręczeń elektronicznych. Taki adres – co należy podkreślić – jest zupełnie czym innym niż konto w systemie teleinformatycznym organu podatkowego (art. 144 par. 1a ordynacji podatkowej wyraźnie te pojęcia rozdziela).

Podsumowując, nie można „zaktualizować” adresu wskazanego na druku PPS-1 poprzez podanie adresu, którego ani nie można wpisać w sensie technicznym, ani nie można wskazać w sensie prawnym. Dlatego zgoda na doręczanie pism na skrzynkę w e-US nie może być uznana za „aktualizację” adresu do doręczeń elektronicznych wskazanego wcześniej na druku PPS-1.

Co z doręczeniem?

Czy w takim razie doręczenia pism organów podatkowych na osobiste konto pełnomocnika szczególnego w e-US są prawnie skuteczne?

Należy podkreślić, że zgodnie z art. 145 par. 2 ordynacji podatkowej pisma doręcza się pełnomocnikowi pod adresem wskazanym w pełnomocnictwie i taka norma ma charakter bezwzględnie obowiązujący. Nawet przy korzystaniu z platformy e-Doręczenia powinien być to adres wskazany w pełnomocnictwie, ponieważ osoba fizyczna może mieć nawet trzy różne adresy wpisane do bazy adresów elektronicznych – adres osobisty, adres związany z wpisem do CEIDG oraz adres obowiązkowy dla zawodów zaufania publicznego.

Organy podatkowe są związane przy adresowaniu korespondencji właśnie adresem do doręczeń elektronicznych wskazanym w pełnomocnictwie. Tymczasem nawet w bezpośredniej korespondencji z pełnomocnikiem odmawiają one wysyłania pism na adres do doręczeń elektronicznych wpisany do PPS-1. Powód? Rzekomy obowiązek kierowania wszelkich pism do pełnomocników wyłącznie na ich osobiste konto w e-US, zgodnie z wytycznymi Ministerstwa Finansów.

Wydaje się, że sytuacja wymaga szybkiego rozstrzygnięcia, ponieważ liczba wysyłanych w ten sposób pism procesowych rośnie z każdym dniem. ©℗