Standardem jest, że duże podmioty korzystają z systemów do zarządzania przedsiębiorstwem (ERP). Każde zdarzenie w firmie jest w nim rejestrowane. Jego prawidłowe działanie jest warunkiem sprawnego prowadzenia biznesu, a stosowanie opiera się na ściśle określonych procedurach
Wszelkie zmiany muszą być zatem w pierwszej kolejności dokładnie zaplanowane, a następnie w wielu przypadkach sprawdzone na testowych wersjach systemu.
Bez wątpienia dużym problemem jest również ponadnarodowość przedsiębiorstw. Oddziały zlokalizowane w różnych krajach korzystają bardzo często z tego samego systemu informatycznego, w związku z czym każdą, nawet najmniejszą zmianę należy skonsultować z zagranicznymi administratorami. Już samo zdefiniowanie wymagań staje się problemem, gdyż schematy są opublikowane wyłącznie w języku polskim.
Wszystko to sprawia, że wprowadzenie odpowiednich zmian w systemach ERP jest niezwykle czasochłonne i uciążliwe. Cały proces może trwać nawet trzy – cztery miesiące. Jest to bowiem bardzo wymagający i zindywidualizowany proces, który musi zostać dostosowany do profilu działalności danego przedsiębiorstwa.

Polecany produkt: Jednolity plik kontrolny>>>

Co zatem zrobić, gdy potrzeba więcej czasu? Zarówno dla dużych podmiotów, jak i tych, dla których raportowanie w strukturze JPK jest jak na razie melodią przyszłości, dobrym rozwiązaniem jest skorzystanie z dostępnych na rynku kreatorów. Umożliwiają one konwersję plików arkusza kalkulacyjnego do formatu xml. Takie mniejsze programy mogą się okazać świetnym rozwiązaniem przejściowym, w przypadku gdy z różnych powodów nie uda się wdrożyć na czas docelowego rozwiązania generującego plik JPK bezpośrednio z systemu.
W przypadku mniejszych firm, niestosujących systemów zarządzania przedsiębiorstwem, mogą one nawet stanowić rozwiązanie docelowe. Można też skorzystać z aplikacji klienckiej udostępnionej przez MF pozwalającej na konwersję z pliku csv. Zawiera ona jednak mniej funkcjonalności niż podobne rozwiązania komercyjne, a komunikaty wyświetlane w przypadku zweryfikowania pliku JPK jako niezgodnego ze strukturą pozostawiają wiele do życzenia. Pozwala natomiast na sprawną i szybką komunikację z bramką MF oraz umożliwia bezproblemowe przesłanie poprawnego pod względem technicznym pliku.
W proces wdrożenia JPK często trzeba zaangażować podmiot zewnętrzny. Wybór odpowiedniego wykonawcy jest bardzo istotny. Ich pracownikom będzie trzeba udostępnić dane podatkowo-finansowe, czyli informacje wyjątkowo wrażliwe. Warto sprawdzić, czy firma, której mamy zamiar zlecić takie wdrożenie, jest w stanie zagwarantować bezpieczeństwo i poufność. Powinna mieć odpowiednie zaplecze techniczne i merytoryczne niezbędne do efektywnego przeprowadzenia wszystkich czynności. Struktury JPK mają być w przyszłości rozwijane i aktualizowane, warto zatem zawrzeć w umowie z takim podmiotem zapis gwarantujący nam odpowiednią obsługę powdrożeniową.
Trzeba pamiętać, że wybór odpowiedniego wykonawcy może być utrudniony, gdyż duża liczba podatników od 1 stycznia 2017 r. będzie objęta przepisami dotyczącymi JPK. Warto więc z odpowiednim wyprzedzeniem zaplanować i przeprowadzić proces wdrożenia.
Po wdrożeniu przepisów dotyczących JPK nasiliły się również wątpliwości, z którymi od lat borykają się służby księgowe, związane z brakiem szczegółowych regulacji określających sposób prowadzenia ewidencji VAT. Artykuł 109 ust. 3 ustawy o VAT bardzo lakonicznie definiuje zakres wymaganych informacji. W związku z tym podatnicy mieli do tej pory dużą dowolność przy wyborze jego formy oraz zawartości.
Każdy podatnik miał pewną dowolność dotyczącą swojej księgowości. Jedni mieli jeden rejestr dla wszystkich transakcji, inni tworzyli osobne rejestry dla każdej pozycji w deklaracji VAT. Część zawierała tylko informacje niezbędne do ustalenia podstawy opodatkowania i kwoty podatku, a inni dodatkowe informacje, takie jak adres kontrahenta czy opis transakcji.
Wprowadzenie ściśle określonej struktury niejako obliguje podatników do ujednolicenia sposobu prowadzenia ewidencji VAT. Stało się tak, choć w przepisach ustawowych nadal na próżno szukać takiego wymogu. W rezultacie źródłami prawa w tym zakresie stały się Biuletyn Informacji Publicznej oraz odpowiedzi ministra finansów na najczęściej zadawane pytania. Można się jedynie zastanawiać, na ile wiążące są informacje w nich zawarte i czy w trakcie ewentualnych kontroli podatnicy będą mieli możliwość powoływania się na przedstawione w nich zalecenia.
Niezależnie od tego wspomniane wyjaśnienia nie wyczerpują listy problemów, z jakimi borykają się podatnicy podlegający obowiązkowi raportowania w strukturze JPK. W wielu przypadkach struktury nie uwzględniają bowiem sytuacji występujących w skomplikowanej rzeczywistości gospodarczej bądź też zawierają oczywiste błędy.
TABELA 1. Od kiedy i dla kogo JPK
PODMIOTY ZOBOWIĄZANE TERMINY (OD KIEDY)
Duzi przedsiębiorcy oraz podmioty niebędące przedsiębiorcami na gruncie ustawy o swobodzie działalności gospodarczej, spełniające kryteria przewidziane dla dużego przedsiębiorcy. JPK_MAG, JPK_WB, JPK_KR, JPK_FA na żądanie – od 1 lipca 2016 r.
JPK_VAT co miesiąc: od 1 lipca 2016 r. (pierwsza informacja do 25 sierpnia 2016 r.), do 31 stycznia 2017 r. – dla podmiotów tworzących sektor finansów publicznych za okresy od lipca do grudnia 2016 r.
Mali i średni przedsiębiorcy oraz podmioty niebędące przedsiębiorcami na gruncie ustawy o swobodzie działalności gospodarczej, spełniające kryteria przewidziane dla małych i średnich przedsiębiorców. JPK_MAG, JPK_WB, JPK_KR, JPK_FA na żądanie – od 1 lipca 2018 r.
JPK_VAT co miesiąc – od 1 stycznia 2017 r. (pierwsza informacja do 27 lutego 2017 r.)
Mikroprzedsiębiorcy oraz podmioty niebędące przedsiębiorcami na gruncie ustawy o swobodzie działalności gospodarczej, spełniające kryteria przewidziane dla mikroprzedsiębiorców. JPK_MAG, JPK_WB, JPK_KR, JPK_FA (JPK_EWP, JPK_KPIR) na żądanie – od 1 lipca 2018 r.
JPK_VAT co miesiąc – od 1 stycznia 2018 r. (pierwsza informacja do 26 lutego 2018 r.)
Przegląd problemów z JPK, na które natrafiają podatnicy
1. Brak danych w systemie
Trzeba pamiętać, że aby plik był zgodny ze schematem wymaganym przez MF, wszystkie pola, które zostały oznaczone jako obowiązkowe, muszą być wypełnione.
W przeciwnym wypadku plik nie przejdzie walidacji technicznej na poziomie bramki ministerstwa i w konsekwencji zostanie odrzucony. Jest to istotne zwłaszcza przy comiesięcznych JPK_VAT, które należy przekazywać MF wyłącznie tą drogą.
WAŻNE
Wszystkie obowiązkowe pola muszą być wypełnione. Bramka MF odrzuci niekompletny plik.
Sztandarowym przykładem może tu być pole AdresWystawcy w strukturze JPK_VAT (w części dotyczącej zakupów). Wielu podatników nie przechowuje w swoich rejestrach takich danych, gdyż nie ma takiego obowiązku. Wtedy wystarczy wpisać w tym miejscu „brak danych”. Dzięki temu zachowamy pewność, że plik jest poprawny pod względem technicznym. Ministerstwo nie powinno mieć uwag, skoro nie musimy ewidencjonować tego typu danych.
Kolejne pole, z którym podatnicy mogą mieć problemy, dotyczy daty operacji w dzienniku w strukturze JPK_KR.
Jak się okazuje, często przedsiębiorcy nie ewidencjonują daty dokonania operacji gospodarczej w księgach rachunkowych. W tym przypadku sytuacja jest jednak mniej korzystna dla podatników, gdyż zgodnie z ustawą o rachunkowości każdy zapis księgowy powinien zawierać określenie daty dokonania operacji, którą należy odróżnić od daty księgowania czy daty dowodu księgowego.
WAŻNE
Podatnicy często nie ewidencjonują daty operacji gospodarczej. Taki wymóg wynika jedynie z ustawy o rachunkowości. Tymczasem w JPK Księgi jest to pole obowiązkowe.
Jeśli podatnik niepoprawnie wypełnił pole, to nie może się zasłaniać brakiem ustawowego obowiązku posiadania takich danych. Można jednak wpisać inne:
1) datę księgowania lub
2) datę dowodu księgowego (np. data wystawienia faktury).
Rozsądniejsze jest drugie rozwiązanie, gdyż dużo częściej data ta będzie się pokrywać z dniem dokonania operacji gospodarczej. Trzeba jednak pamiętać, że oba powyższe sposoby na poradzenie sobie z tą kwestią nie są do końca poprawne, przynajmniej w zakresie, w jakim daty te faktycznie się nie pokrywają. Dlatego aby spełnić wymogi stawiane zarówno przez przepisy prawne, jak i przez samo JPK, należałoby się jednak zastanowić nad zmianą sposobu ewidencjonowania dowodów księgowych tak, aby ta data znajdowała się w systemie.
2. Co z konfiguracją zapisów księgowych w JPK
W czasie wdrażania w swoim systemie struktury ksiąg rachunkowych JPK_KR mogą się pojawić wątpliwości w sposobie wykazywania.
Struktura xml przewiduje w jednym wierszu takiego zapisu m.in. następujące pola obligatoryjne:
1) KodKontaWinien, KwotaWinien, oraz
2) KodKontaMa i KwotaMa.
Oczywiście w polach dotyczących kodu konta podaje się numer konta księgowego, na którym dokonuje się księgowania, natomiast w polach kwot – kwotę zaksięgowaną na danym koncie, odpowiednio po stronie Winien i Ma.
W przypadku zapisu księgowego składającego się z jednej pozycji po stronie Ma i jednej pozycji po stronie Winien, poprawne wypełnienie takiego rekordu składającego się z ww. pól nie budzi wątpliwości. Problem pojawia się natomiast w dość często spotykanej sytuacji, gdy zapis po stronie Winien koresponduje z większą liczbą zapisów po stronie Ma i odwrotnie. Czyli w skrócie księgowanie jednej operacji po obu stronach odbywa się na różnej liczbie kont.
Taki zapis księgowy w strukturze należy umieścić na poszczególnych stronach konta w osobnym rekordzie. To z kolei powoduje, że zapis po jednej stronie wiersza xml będzie musiał być zerowy. Pole KodKonta jest obligatoryjne dla strony Winien i Ma w jednym rekordzie struktury, pojawia się pytanie co wpisać, aby zapis księgowy mimo wszystko pozostawał w zgodzie z prawdą. Po konsultacji z MF okazuje się, że akceptowalne w takim wypadku będzie wpisanie wyrażenia „null” (wpisanie cyfry zero nie zawsze będzie bowiem właściwe, u niektórych podatników cyfra ta może się pokrywać z numerem konta w zakładowym planie kont, co sprawi, że zapis księgowy będzie niezgodny ze stanem faktycznym).
3. Dane rozproszone w kilku systemach
Problemem dosyć często występującym, zwłaszcza w dużych firmach, jest kwestia przechowywania danych w kilku systemach lub prowadzenia kilku rejestrów.
Pojawia się pytanie, w jaki sposób wygenerować plik JPK, aby MF otrzymało wszystkie dane dotyczące danego podatnika. Sposobów rozstrzygnięcia tego zagadnienia jest kilka:
1) ministerstwo nie wykluczyło możliwości generowania JPK w formie kilku plików – wydaje się zatem, że dopuszczalne jest wygenerowanie JPK z każdego systemu/rejestru osobno,
2) nie ma wymogu, aby JPK był generowany bezpośrednio z systemu finansowo-księgowego, możliwe jest zatem scalenie wszystkich danych np. w programie Excel, a następnie skonwertowanie takiego pliku do wymaganego formatu xml (np. za pomocą aplikacji udostępnionej przez MF).
Identyfikacja poszczególnych rodzajów faktur
Struktura fakturowa (JPK_FA) wymaga identyfikacji poszczególnych rodzajów faktur:
1) faktury,
2) faktury korekty,
3) faktury zaliczkowej.
Niestety zdarza się, że systemy przedsiębiorców nie różnicują takich dokumentów na poszczególne rodzaje, traktują je wszystkie jednolicie. Konieczne będzie zatem w takim wypadku wprowadzanie do swojego systemu, najczęściej za pomocą odpowiednich kodów identyfikujących, możliwości rozpoznawania osobno faktur korygujących i zaliczkowych.
Ujmowanie w JPK Magazyn wszystkich ruchów magazynowych
Obecnie struktura magazynowa (JPK_MAG) przewiduje sekcje pól dla czterech rodzajów dokumentów magazynowych:
1) PZ – przyjęcie zewnętrzne,
2) WZ – wydanie zewnętrzne,
3) RW – rozchód wewnętrzny,
4) MM – przesunięcie międzymagazynowe.
Występowanie w strukturze magazynowej jedynie tych dokumentów nie oznacza jednak, że tylko takie ruchy należy ujmować w pliku JPK_MAG. W systemach podatników ruchów i przesunięć magazynowych dokumentowanych za pomocą wszelakich dokumentów jest zdecydowanie więcej. W konsekwencji, aby poprawnie uzupełnić plik JPK_MAG, przedsiębiorcy powinni zmapować wszystkie występujące w ich ewidencji magazynowej ruchy do czterech ww. rodzajów dokumentów przewidzianych póki co przez MF. Celem jest, aby stan magazynowy uzgadniał się z odpowiednimi wartościami na kontach magazynowych w strukturze JPK_KR. W przeciwnym razie różnice mogą zostać ujawnione w trakcie kontroli merytorycznej i organy mogą zażądać wyjaśnienia przyczyn niezgodności.
Przykładowo trudności podatnikom przysparza ujęcie w JPK tzw. przyjęć wewnętrznych zwyczajowo dokumentowanych na podstawie dowodu PW. Schemat takiego dowodu nie przewiduje (wydaje się, że jest to przeoczenie, gdyż przeciwny ruch – rozchód wewnętrzny – został ujęty w strukturze).
Ministerstwo zapowiedziało już, że struktura magazynowa zostanie w przyszłości rozszerzona o dokument PW, natomiast na czas obowiązywania obecnej struktury najbardziej logicznym ujęciem takiego przesunięcia w JPK jest wykazanie go jako RW z wartością dodatnią.
4. Błędy w strukturach uniemożliwiające poprawne generowanie JPK
Część problemów, z jakimi borykają się przedsiębiorcy, wynika z niedoskonałości schematów struktur. Ale na tym nie koniec.
Inne przykłady problemów, których przyczyny leżą po stronie niedoskonałości schematów JPK, to m.in.:
1) uzupełnianie pól adresowych przez zagranicznych przedsiębiorców,
2) wypełnianie pól dotyczących numeru faktury korygowanej i okresu, do którego korekta się odnosi w przypadku zbiorczych korekt,
3) wpisywanie zagranicznych NIP w strukturze fakturowej,
4) kwestia oznaczania korekty pliku JPK_VAT za pomocą pola CelZłożenia.
Uzupełnienie adresów spółek zagranicznych
Przedsiębiorcy posiadający siedzibę za granicą mogą natrafić na przeszkody w poprawnym uzupełnieniu pól dotyczących adresu spółki. Pola te zostały bowiem ewidentnie przygotowane dla polskich spółek mających siedzibę w kraju. Wymagane jest podanie województwa, powiatu oraz gminy, w których mieści się siedziba spółki, a więc jednostek terytorialnych, które nie mają swoich odpowiedników w innych krajach. Zagraniczny przedsiębiorca może mieć zatem wątpliwości, co wpisać w tych polach – a są one obligatoryjne. Ministerstwo nie zakładało pierwotnie, że z czasem obejmie obowiązkiem raportowania JPK_VAT również zagraniczne spółki zarejestrowane dla celów VAT w Polsce.
WAŻNE
Struktura JPK_VAT jest nieprzygotowana dla podmiotów zagranicznych zarejestrowanych w Polsce dla celów VAT.
Aby sobie z tym poradzić, zagraniczne spółki mogą przykładowo w polach województwo oraz powiat powtórzyć nazwę państwa siedziby, natomiast w polu gmina powtórzyć nazwę miasta. Można również w tych polach postawić kropkę. Nie będzie to błąd, gdyż z pozostałych danych (państwo, miasto, ulica, kod pocztowy) będzie wynikał poprawny adres spółki. Warto zwrócić uwagę również na pole KodKraju, które można obecnie wypełnić jedynie kodem „PL”. Również zagraniczni przedsiębiorcy w tym polu muszą posłużyć się polskim kodem.
Numer i okres faktury korygowanej w przypadku zbiorczych korekt (JPK_FA)
Problem z wypełnieniem pól struktury fakturowej dotyczących numeru faktury korygowanej oraz okresu, do którego korekta się odnosi, pojawia się przy raportowaniu faktur zbiorczo korygujących kilka lub kilkanaście faktur. Pole przewidziane dla oznaczania numeru faktur korygowanych nie przewiduje miejsca na podanie kilkunastu numerów faktur.
Co zrobić, gdy mamy do czynienia właśnie z taką zbiorczą korektą? Na to pytanie nie ma jednoznacznej odpowiedzi. Biorąc jednak po uwagę fakt, że błąd leży po stronie wadliwej struktury, a nie po stronie podatnika, możliwym rozwiązaniem wydaje się wpisanie w obu polach wyrażenia „więcej faktur”. Przedsiębiorcy nie mogą być bowiem karani za to, że struktura uniemożliwia im poprawne zaraportowanie zbiorczej faktury. Organ kontrolny będzie natomiast zawsze mógł użyć tradycyjnych metod, aby skontrolować korygowane faktury. Ciekawym sposobem na ominięcie tego problemu jest również podanie w tych polach kodu identyfikującego plik źródłowy w systemie podatnika, w którym zawarte będą dokładne informacje dotyczące korygowanych dokumentów.
Brak możliwości wpisania zagranicznych NIP
Podatnik wykonał zlecenie dla klienta z innego kraju, chce wpisać jego numer identyfikacyjny i niestety nie może w strukturze JPK_FA. Pole przewidziane na NIP nabywcy dopuszcza podanie wyłącznie prefiksu PL oraz dziesięciocyfrowego numeru, podczas gdy przykładowo numer niemiecki składa się z 9 cyfr, francuski z 11, a szwedzki z 12.
Innymi słowy, merytorycznie poprawne pliki zawierające zagraniczne numery NIP zagranicznych nabywców nie przejdą walidacji technicznej, gdyż są niezgodne ze schematem.
WAŻNE
Polski podatnik ma zagranicznego klienta? Pole NIP w pliku JPK powinien pozostawić puste – wyjaśnia MF.
Zgodnie z zaleceniami MF do czasu poprawienia struktury w tym zakresie należy pozostawić pole NIP nabywcy puste w przypadku faktur dokumentujących sprzedaż do podmiotów z numerem VAT innym niż polski. Zostało ono bowiem oznaczone w strukturze JPK_FA jako opcjonalne.
Pole CelZlozenia (JPK_VAT)
Zgodnie ze stanowiskiem MF, możliwe, a nawet wymagane, będzie składanie korekt JPK_VAT, zwłaszcza w sytuacji, gdy podatnik dokona korekty deklaracji VAT za ten sam okres.
Oznaczanie korekt w założeniu miało się odbywać za pomocą pola CelZlozenia. Jak sama nazwa wskazuje, powinno ono wskazywać na to, czy plik JPK składany jest po raz pierwszy, czy składana jest korekta. Wczytanie się w definicję schematu JPK_VAT pozwala zauważyć, że docelowo pole to miało być wypełniane cyframi: 1 – w przypadku złożenia JPK_VAT po raz pierwszy, kolejnymi cyframi 2, 3, 4 itd. – w przypadku składania kolejnych korekt pliku JPK_VAT za ten sam miesiąc.
Niestety z niewiadomych względów obecnie pole CelZlozenia ma zdefiniowaną wartość „1”, co uniemożliwia wpisanie tam kolejnych cyfr, tak jak wynikałoby to z definicji struktury. W konsekwencji pojawia się wątpliwość, w jaki sposób podatnicy mają oznaczać korektę, skoro pole do tego przeznaczone im to uniemożliwia.
Metoda oznaczenia jest zatem dowolna, byle jasno z niej wynikało, że mamy do czynienia z korektą. Najprostszym sposobem wydaje się być umieszczenie w nazwie pliku wysyłanego do ministerstwa słowa „KOREKTA”, nie ma bowiem żadnych wymogów co do nazewnictwa plików.
Co, jeśli nie zdążyłeś lub nie zdążysz przekazać JPK_VAT
Trzeba pamiętać, że w przypadku niewykonania obowiązku dotyczącego przekazania struktur JPK w terminie, podatnikowi mogą grozić dotkliwe sankcje, w tym nawet odpowiedzialność karna skarbowa
W pewnych sytuacjach można jednak uniknąć negatywnych konsekwencji. Poniżej skupiamy się na kwestiach dotyczących zapewne najszerszego kręgu podatników i opisujemy ich możliwości w razie upływu terminu na przekazanie JPK_VAT (przestępstwo skarbowe z art. 80 par. 1 kodeksu karnego skarbowego; dalej: k.k.s.), a także sposób na zyskanie dodatkowego czasu na przekazanie JPK_VAT do właściwych organów. Nie zawsze te rozwiązania będą mogły zostać zastosowane i niestety nie gwarantują automatycznie uniknięcia sankcji, jednak zdecydowanie warto co najmniej spróbować skorzystać z możliwości, które daje prawo.
Należy przy tym pamiętać, że czynny żal może zostać złożony w związku z popełnieniem czynu zabronionego również innymi przepisami kodeksu karnego skarbowego. W naszej ocenie dotyczy to także czynu zabronionego opisanego w art. 83 k.k.s., który może znaleźć zastosowanie w przypadku nieprzekazania odpowiednim organom, innych niż JPK_VAT struktur, np. w toku kontroli podatkowej.
W każdym przypadku warto przeanalizować dostępne podatnikowi możliwości działania. W ostateczności, jeżeli czynny żal okaże się nieskuteczny, można złożyć wniosek o dobrowolne poddanie się karze (art. 17 k.k.s.) – uznanie tego wniosku przed odpowiedni organ wymaga jednak również spełnienia wielu przesłanek.
1. Czynny żal
Podobnie jak w przypadku niespełnienia innych obowiązków i popełnienia tym samym czynu zabronionego (przestępstwa lub wykroczenia skarbowego), także w razie nieprzekazania ewidencji VAT w formie struktur JPK w terminie, podatnik, w celu uniknięcia konsekwencji karnoskarbowych, może skorzystać z możliwości złożenia czynnego żalu.
Czynny żal może zostać złożony w formie pisemnej lub ustnie do protokołu (w praktyce raczej nie spotyka się tego drugiego sposobu). Organem, do którego powinien zostać skierowany czynny żal w sytuacji niedotrzymania terminu na przekazanie ewidencji VAT w formie JPK, jest naczelnik urzędu skarbowego właściwy dla podatnika, który nie dopełnił tego obowiązku. Przepisy nie określają przy tym terminu, w którym złożenie czynnego żalu będzie skuteczne.
O czym koniecznie trzeba pamiętać
Aby czynny żal był skuteczny (tzn. uchronił podatnika przed odpowiedzialnością karnoskarbową), musi spełniać wymogi przewidziane w art. 16 k.k.s.:
1) zawiadomienie organu o dokonaniu czynu zabronionego powinno zostać dokonane w czasie, kiedy organ nie miał jeszcze udokumentowanej wyraźnie wiadomości o popełnieniu danego czynu zabronionego, ani też nie rozpoczął jeszcze czynności służbowej, która dostarczyłaby podstaw do wszczęcia postępowania o ten czyn zabroniony,
2) czynny żal powinien zawierać ujawnienie istotnych okoliczności czynu, a w szczególności osób współdziałających w jego popełnieniu.
Wyłączenie skuteczności
Złożenie czynnego żalu będzie jednak nieskuteczne, jeżeli organ ma już udokumentowaną wyraźną wiadomość o popełnieniu danego czynu zabronionego lub wszczął czynność służbową zmierzającą do ustalenia okoliczności danego czynu. Aby przyjąć, że organy podatkowe są w posiadaniu takiej udokumentowanej wiadomości o popełnieniu czynu zabronionego, wiadomość ta musi być stwierdzona pismem i zawierać informacje pozwalające na określenie ustawowych znamion czynu zabronionego. Z tych względów, naszym zdaniem, np. brak deklaracji w systemie POLTAX nie może być traktowany jako udokumentowana wiadomość. Z drugiej strony nawet notatka służbowa zawierająca odpowiednie informacje może zostać przez organ uznana za udokumentowaną wiadomość.
Istotne okoliczności
W praktyce najwięcej wątpliwości budzi obowiązek ujawnienia istotnych okoliczności popełnienia czynu zabronionego. W czynnym żalu powinny zostać opisane okoliczności, których zaistnienie miało związek z popełnieniem czynu, w szczególności opis stanu faktycznego, opis skutku oraz opis podmiotów, które miały związek z dokonaniem czynu (dokładne wskazanie osób oraz przyczyn, dla których ewidencja VAT nie została przekazana w terminie).
WAŻNE
Zawiadomienie właściwego organu o dokonaniu czynu zabronionego, ujawnienie istotnych okoliczności czynu, a w szczególności osób współdziałających w jego popełnieniu – to warunki uchronienia się przed odpowiedzialnością karnoskarbową.
Przy tworzeniu czynnego żalu związanego z nieprzekazaniem struktury JPK_VAT w ustawowym terminie warto wskazać również na ewentualne, podjęte już przez spółkę czynności zmierzające do spełnienia obowiązku. Może to być przykładowo informacja, że zostało już zakupione odpowiednie oprogramowanie czy zatrudniony został zewnętrzny podmiot nadzorujący lub doradzający w procesie przygotowywania JPK_VAT. Okoliczności te mogą się okazać decydujące przy ocenie przez organ zasadności złożenia czynnego żalu.
Kto może/powinien złożyć
Czynny żal powinien zostać złożony przez osoby, które dopuściły się czynu zabronionego jako sprawcy (np. członek zarządu, jeżeli zadanie prowadzenia spraw gospodarczych nie zostało wyraźnie powierzone innemu członkowi zarządu lub kierownikowi komórki organizacyjnej), podżegacz lub pomocnik. Za sprawcę (winnego) mogą zostać uznane osoby, które z racji pełnionego stanowiska lub zawartej umowy zajmują się prowadzeniem ksiąg lub rozliczeniami podatkowymi, nawet jeśli te obowiązki nie zostały wprost wymienione w zakresie ich obowiązków (np. główny księgowy czy też osoby zatrudnione w zewnętrznym podmiocie obsługującym księgowość podatnika).
Każda z ww. osób powinna złożyć czynny żal w swoim imieniu. Co ważne, w sytuacji składania czynnego żalu przez kilka osób w związku z popełnieniem jednego czynu zabronionego warto dopilnować, aby dotarły one do odpowiedniego organu w tym samym momencie (można np. wysłać je w jednej kopercie), aby uniknąć ryzyka uznania przez organ, że czynny żal, który dotarł przed innymi złożonymi w tej samej sprawie, stanowi udokumentowaną wiadomość i wyłącza skuteczność pozostałych. Co istotne, pewne osoby nie mogą skorzystać z instytucji czynnego żalu – m.in. sprawca polecający lub sprawca kierowniczy.
WAŻNE
Jeśli organ ma udokumentowaną wiadomość o popełnieniu czynu zabronionego lub podjął czynności zmierzające do ustalenia okoliczności danego czynu, to na złożenie czynnego żalu jest już za późno.
Podmiot zobowiązany do przekazania JPK może zostać ukarany grzywną na mocy art. 262 par. 1 pkt 2 ordynacji podatkowej (np. jeżeli nie przekazał w wyznaczonym terminie struktury dotyczącej rachunków bankowych). W takiej sytuacji skorzystanie z instytucji czynnego żalu jest niemożliwe, jednak ukarany może złożyć wniosek do organu, który nałożył karę, i opisać okoliczności związane z niewykonaniem obowiązku. W konsekwencji może to doprowadzić do uchylenia postanowienia nakładającego karę.
2. Wniosek o odroczenie terminu
Jeżeli podatnik zobowiązany do przekazania JPK przewiduje, że nie będzie w stanie w terminie dopełnić tego obowiązku, ale termin jeszcze nie minął, ma możliwość złożenia wniosku o odroczenie terminu. Zgodnie z art. 48 par. 1 ordynacji podatkowej organ podatkowy może w przypadkach uzasadnionych ważnym interesem podatnika lub interesem publicznym odroczyć terminy przewidziane w przepisach prawa podatkowego. Odroczenie takie może nastąpić jedynie na wniosek podatnika, płatnika lub inkasenta.
Do kiedy
Co ważne, wniosek o odroczenie terminu musi być złożony przed upływem terminu na przekazanie ewidencji VAT w formie struktury JPK, przy czym organ nie jest związany wnioskiem i może się jedynie do niego przychylić. O odroczeniu terminu organ może też rozstrzygnąć po upływie ww. terminu. Przydatnym, ale nie obowiązkowym elementem takiego wniosku byłoby także wskazanie terminu, w którym ewidencja VAT zostanie przekazana.
Interes podatnika a interes publiczny
Interes publiczny oraz ważny interes podatnika są pojęciami niezdefiniowanymi, co oznacza, że organ dysponuje dużą swobodą w ich interpretacji. Naszym zdaniem każdorazowo jednak należy uwzględnić dane okoliczności faktyczne, w których składany jest taki wniosek. Jako przykłady interesu publicznego w orzecznictwie sądów podaje się m.in. sprawiedliwość, bezpieczeństwo, zaufanie obywateli do organów władzy, sprawność działania aparatu państwowego czy też korektę błędnych decyzji. Interes podatnika musi być ważny obiektywnie. Subiektywne przeświadczenie podatnika o istotności nie wystarczy. Naczelny Sąd Administracyjny wskazał, że niewiedza czy też brak doświadczenia w prowadzeniu działalności gospodarczej nie stanowią interesu publicznego czy też ważnego interesu podatnika.
WAŻNE
Niezłożenie w terminie ewidencji VAT może być spowodowane okolicznościami niezależnymi od podatnika. W takiej sytuacji w treści czynnego żalu warto wskazać wcześniej złożony wniosek o odroczenie terminu, z zaznaczeniem, że podatnik podjął czynności zmierzające do wywiązania się z obowiązku.
Uznanie organu podatkowego
Należy pamiętać, że organ może się nie przychylić do wniosku podatnika, nawet jeżeli zostanie on przygotowany z najwyższą starannością, będzie zawierał powody, uzasadnienie, powołanie dowodów itp. Organ jest zobowiązany jedynie do przeprowadzenia prawidłowego postępowania podatkowego oraz do należytego uzasadnienia wskazującego faktyczne i prawne przesłanki podjętego rozstrzygnięcia. Decyzja w przedmiocie odroczenia terminu należy do organu. Co prawda kontrola sądowoadministracyjna takiej decyzji jest możliwa, ale sądy będą badać jedynie prawidłowość postępowania oraz uzasadnienie.
Plany Ministerstwa Finansów dotyczące JPK
Wejście w życie nowelizacji wprowadzającej obowiązek raportowania za pomocą struktur JPK nie oznacza bynajmniej, że prace MF związane z JPK zostały zakończone
Już dziś wiemy, że katalog siedmiu obowiązujących dzisiaj struktur JPK rozstanie w przyszłości rozszerzony, a te obowiązujące czekają w niedługim czasie zmiany.
Kolejne struktury w przygotowaniu
Obecnie w zakresie ewidencji zakupu i sprzedaży VAT za pomocą pliku przesyłane są jedynie informacje dotyczące sprzedażowych faktur VAT. Ministerstwo oficjalnie zapowiedziało już, że obok struktury JPK_FA utworzona zostanie odrębna struktura paragonowa oraz struktura dla dokumentów księgowych sporządzanych w celu zaksięgowania kwot podatku nienależnego.
Ustrukturyzowanie obrotu paragonowego ma zostać jednak poprzedzone zmianami w zakresie wymogów dotyczących kas rejestrujących, których dotyczy projekt rozporządzenia w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące (projekt z 17 sierpnia 2016 r., obecnie w fazie konsultacji). Rozporządzenie to wprowadza rewolucję w zakresie prowadzenia ewidencji za pomocą kas fiskalnych, nakłada na sprzedawców obowiązek bieżącego przesyłania urzędowi skarbowemu informacji o transakcjach rejestrowanych za pomocą kas fiskalnych poprzez specjalny interfejs wymagający połączenia z internetem.
Paragraf 17 rozporządzenia przewiduje powiązanie ewidencji z kas fiskalnych ze strukturą logiczną JPK. Nie jest jednak jasne, na czym dokładnie powiązanie to miałoby polegać, tj. czy w związku z tym powstaną odrębne struktury, a jeżeli tak, to czy będzie to zapowiadana struktura paragonowa, czy też kolejna, odrębna struktura dotycząca kas fiskalnych. Być może bez tworzenia dalszych struktur dane z kas zostaną jedynie powiązane z obecnie już wykorzystywanymi plikami. Niewykluczone, że w takiej sytuacji zostałyby one odpowiednio zmodyfikowane.
Choć rozporządzenie miałoby wejść w życie dopiero 1 stycznia 2018 r., to jego aktualny projekt już wzbudza ogromne kontrowersje. Dzieje się tak głównie ze względu na szacowane koszty wprowadzenia systemu przesyłania informacji z kas fiskalnych, które ponieśliby przede wszystkim drobni przedsiębiorcy. Dostosowanie się przez nich do rozporządzenia wymagałoby nie tylko wymiany czy doposażenia kas, ale również połączenia ich z internetem, które nie jest przecież obecnie wymagane ani w pełni powszechne. Nie jest więc wykluczone, że zmienią się jeszcze przepisy rozporządzenia lub moment jego wejścia w życie. Trudno dziś zatem przewidywać ich wpływ na struktury JPK.
Dalsze plany MF dotyczące wprowadzenia nowych struktur wynikają już z mniej oficjalnych informacji. Dotyczyć miałyby ustrukturyzowania w formie pliku ewidencji prowadzonych przez kantory oraz przez przedsiębiorców akcyzowych, regulowanych odpowiednio przez prawo dewizowe oraz ustawę o podatku akcyzowym. Szczegóły dotyczące formy tych struktur lub terminu wejścia ich w życie nie są jednak znane. Na razie te kwestie są przedmiotem konsultacji międzyresortowych.
W kontekście rozszerzenia listy struktur JPK warto zwrócić uwagę na wypowiedzi przedstawicieli MF, zgodnie z którymi planowane jest stworzenie bazy danych dla wszystkich podmiotów na rynku. Oznacza to najprawdopodobniej, że katalog funkcjonujących i zapowiedzianych struktur ma nadal charakter otwarty.
Co do poprawy
Plany MF to nie tylko wprowadzenie nowych struktur, lecz także modyfikacja już funkcjonujących. Jak czytamy w odpowiedziach na najczęściej zadawane pytania, rozbudowana zostanie struktura JPK_MAG obecnie zawierająca jedynie najczęściej występujące dowody magazynowe. Planowane jest sukcesywne rozszerzanie ich listy.
Zmiany nie ominą również stosowanej już w praktyce JPK_VAT, co ma związek z kolejną nowelizacją, tj. z wchodzącą w życie 1 stycznia 2017 r. zmianą ustawy o VAT, rozszerzającą zakres danych wykazywanych w ewidencji prowadzonej dla celów podatku VAT.
W komunikacie z 28 lipca 2016 r. MF wprost poinformowało, że związku z wprowadzanym na podstawie nowelizacji obowiązkiem wskazywania w ewidencji numeru NIP nabywcy, struktura JPK_VAT zostanie rozbudowana o odpowiednie pole umożliwiające wpisanie tej informacji do pliku. Jednak zdaniem komentatorów treść znowelizowanego art. 109 ust. 3 ustawy o VAT może prowadzić do wniosku, że ustawodawca planuje dalsze zmiany w strukturze JPK. W przepisie tym wprowadzono bowiem obowiązek ujmowania w ewidencji „innych danych służących identyfikacji poszczególnych transakcji”, który poprzez mało precyzyjny charakter otwiera ustawodawcy możliwość rozszerzenia katalogu informacji wskazywanych w ewidencji oraz w pliku. W praktyce jednak dla wielu przedsiębiorców tego typu zmiany mogłyby oznaczać jedynie prawne usankcjonowanie powszechnej praktyki prowadzenia ewidencji w sposób bardziej szczegółowy, niż wymaga tego ustawa w obecnym brzmieniu.
Zapowiadane już teraz liczne zmiany w zakresie struktur JPK niepokoją przedsiębiorców, dla których wszelkie modyfikacje mnożą koszty ponoszone m.in. w związku z koniecznością aktualizacji stosowanego do generowania plików oprogramowania. Ministerstwo zapowiada jednak, że zmiany będą następować nie częściej niż raz w roku, a dodatkową pomocą dla podatników ma być profesjonalna aplikacja pozwalająca na przesyłanie JPK.
Obecnie udostępniona aplikacja kliencka służąca wysyłaniu plików JPK_VAT wydaje się więc stanowić jedynie rozwiązanie przejściowe i MF dostrzega potrzebę stworzenia oprogramowania oferującego więcej funkcjonalności. W komunikacie opublikowanym 26 września MF poinformowało, że spółka Aplikacje Krytyczne dostarczy takie oprogramowanie do końca listopada bieżącego roku. Postęp prac nad całościowym rozwiązaniem, obejmującym wszystkie struktury, nie jest jednak znany. Niezrealizowana na ten moment pozostaje również zapowiedź opublikowania instrukcji dotyczącej przesyłania JPK.
JPK to dopiero początek
Wprowadzenie raportowania za pomocą JPK oraz wspomniane wyżej plany dotyczące obowiązku przesyłania online informacji z kas fiskalnych to nie koniec zmian czekających podatników w najbliższych miesiącach czy latach.
Kolejnym zapowiadanym przez ministerstwo projektem jest wprowadzenie centralnego rejestru faktur, który miałby się przyczynić do zmniejszenia w ciągu dwóch – trzech lat obecnej luki w VAT.
Prace nad rejestrem ma podjąć powołana w czerwcu tego roku spółka celowa Aplikacje Krytyczne sp. z o.o. Celem przyświecającym utworzeniu spółki jest dokonanie informatyzacji służb skarbowych w sposób zorganizowany i oparty na doświadczeniu osób związanych do tej pory z sektorem prywatnym. Aktualnie jej priorytetowe zadania to budowa centralnego rejestru klauzul oraz narzędzi do zaawansowanej analityki opartej na statystyce matematycznej.
W zakresie dotychczasowych prac spółki ministerstwo poinformowało o podpisaniu przez ministra finansów i zarząd Aplikacji Krytycznych umowy o świadczenie usług, regulującej m.in. zasady nieodpłatnego przekazania praw własności intelektualnej do oprogramowania wytworzonego przez spółkę, a także o zleceniu spółce stworzenia wspomnianej wyżej aplikacji do przesyłania plików JPK. ⒸⓅ
WZÓR 1. Czynny żal związany z niedotrzymaniem terminu na przekazanie ewidencji VAT w postaci struktury JPK_VAT
[miejscowość], dnia [data]
[imię i nazwisko]
[funkcja]
Adres do doręczeń:
_____ _____ _____
NIP: ___ _______
Naczelnik Urzędu Skarbowego w _____
[adres] _____ _____ _____ _____ ___
CZYNNY ŻAL
Działając na podstawie art. 16 par. 1 ustawy z 10 września 1999 r. – Kodeks karny skarbowy (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 186 ze zm., dalej: k.k.s.) i będąc osobą odpowiedzialną za prowadzenie ewidencji VAT (dalej: rejestr VAT), o której mowa w art. 109 ust. 3 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 710 ze zm., dalej: ustawa o VAT) w spółce _____ (dalej: podatnik), zawiadamiam niniejszym naczelnika Urzędu Skarbowego w _____, iż z powodu _____ nie złożyłam/nie złożyłem w terminie ewidencji zakupu i sprzedaży VAT (dalej: ewidencja JPK_VAT) za miesiąc _____, którą na podstawie art. 193a par. 1 w zw. z art. 193a par. 2 w zw. z art. 82 par. 1b ordynacji podatkowej podatnicy są zobowiązani przesyłać bez wezwania organu w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu, którego ewidencja JPK_VAT dotyczy, tj. do dnia _____ r.
UZASADNIENIE
[W treści pisma należy w szczególności:
1) zamieścić opis istotnych okoliczności faktycznych,
2) wskazać przyczyny, dla których nie przekazano ewidencji VAT w ustawowym terminie,
3) opisać ew. czynności podjęte w celu wykonania obowiązku.]
W związku z powyższym, mając na uwadze ww. fakty oraz podjęte przez podatnika działania, zwracam się o zaniechanie ewentualnego wszczynania postępowania karnoskarbowego w niniejszej sprawie, a pismo to proszę traktować jako czynny żal na podstawie art. 16 par. 1 k.k.s.
Jednocześnie oświadczam, że w przedmiotowej sprawie nie zachodzą przesłanki określone w art. 16 par. 5 i 6 k.k.s.
_______________________
[podpis]
WZÓR 2. Wniosek o odroczenie terminu na przekazanie ewidencji VAT w postaci struktury JPK_VAT
[miejscowość], dnia [data]
Minister Finansów
ul. Świętokrzyska 12
00-916 Warszawa
PODATNIK: [oznaczenie podatnika i jego adresu]
NIP: _____
WNIOSEK O ODROCZENIE TERMINU
Działając w imieniu _____ (dalej: podatnik), jako _____ uprawniony/uprawniona/uprawnieni do działania w imieniu podatnika, na podstawie art. 48 par. 1 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2015 r. poz. 613 ze zm.; dalej: ordynacja podatkowa), wnoszę o odroczenie terminów na przesłanie drogą elektroniczną danych, o których mowa w art. 82 par. 1b ordynacji podatkowej dotyczących miesiąca/miesięcy _____ do dnia _____.
UZASADNIENIE
I. Stan faktyczny
[Należy wskazać kluczowe okoliczności stanu faktycznego – poniżej przykładowo:]
Podatnik ma siedzibę działalności gospodarczej w _____ i jest czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług zarejestrowanym na potrzeby rozliczania tego podatku w Polsce.
Na potrzeby rozliczeń w VAT podatnik prowadzi ewidencję VAT (dalej: rejestr VAT), o której mowa w art. 109 ust. 3 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 710 ze zm.; dalej: ustawa o VAT) w oparciu o dane importowane z elektronicznego systemu księgowego, w którym prowadzone są księgi rachunkowe podatnika.
Od dnia _____, na podstawie art. 193a par. 1 w zw. z art. 193a par. 2 w zw. z art. 82 par. 1b ordynacji podatkowej, podatnik jest zobowiązany do udostępniania zbioru danych w strukturze Jednolitego Pliku Kontrolnego (dalej: JPK) – ewidencji zakupu i sprzedaży VAT (dalej: ewidencja JPK VAT) za okresy miesięczne, którą podatnik jest zobowiązania przesyłać bez wezwania organu w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu, którego ewidencja JPK VAT dotyczy.
II. Uzasadnienie w przedmiocie odroczenia terminu
[Warto należycie uzasadnić składany wniosek, pamiętając, że jego ewentualne uwzględnienie należy od uznania organu, a zatem odpowiednie uzasadnienie będzie miało wpływ na decyzję. Poniżej przykładowe uzasadnienie.]
Zgodnie z art. 48 par. 1 ordynacji podatkowej:
„Organ podatkowy, na wniosek podatnika, w przypadkach uzasadnionych ważnym interesem podatnika lub interesem publicznym może odraczać terminy przewidziane w przepisach prawa podatkowego, z wyjątkiem terminów określonych w art. 68–71, art. 77 par. 1–3, art. 79 par. 2, art. 80 par. 1, art. 87 par. 3 i 4, art. 88 par. 1 i art. 118”.
Z powyższej regulacji wynika, że organ podatkowy może odraczać materialnoprawne terminy przewidziane w przepisach prawa podatkowego.
W związku z powyższym należy wskazać, że termin na przesłanie ewidencji JPK VAT, o którym mowa w art. 82 par. 1b ordynacji podatkowej, jest terminem materialnoprawnym, który może być odroczony na gruncie ww. regulacji.
Podatnik wnosi o odroczenie terminu na przesłanie ewidencji JPK VAT za miesiąc/miesiące _____ do dnia _____ w związku z tym, że jest to uzasadnione zarówno ważnym interesem podatnika, jak i interesem publicznym.
[Następnie w treści pisma należy wskazać w szczególności:
– okoliczności uzasadniające wystąpienie ważnego interesu podatnika, np. konieczność przeprowadzenia wdrożenia w złożonym systemie księgowym, specyficzne i indywidualne ograniczenia systemu księgowego, udział w międzynarodowej grupie kapitałowej pociągający za sobą obowiązek konsultacji zmian ze wspólnikami zagranicznymi; wydłużony proces decyzyjny i wdrażania nowych rozwiązań z uwagi na obowiązujące procedury itp.;
– okoliczności związane z interesem publicznym, np. zaufanie do organów państwa; zasadę pewności prawa;
– opis czynności podjętych w związku/w celu realizacji obowiązku.]
Wszystkie opisane powyżej okoliczności sprawiają, że podatnik z obiektywnych przyczyn nie jest w stanie dochować ustawowego terminu na przesłanie ewidencji JPK VAT za miesiąc/miesiące _____ i ze względu na ważny interes podatnika, a także na interes publiczny, uzasadnione jest odroczenie terminu.
W związku z powyższym podatnik wnosi jak na wstępie, tj. o odroczenie terminu na przesłanie ewidencji JPK VAT za miesiąc/miesiące _____ do dnia _____.
Z wyrazami szacunku
[podpis]
TABELA 2. Wniosek o odroczenie terminu i czynny żal związane z przekazaniem ewidencji VAT w postaci struktury JPK VAT ⒸⓅ
Wniosek o odroczenie terminu Czynny żal
Podstawa prawna art. 48 ordynacji podatkowej art. 16 kodeksu karnego skarbowego
Właściwy organ Ministerstwo Finansów naczelnik urzędu skarbowego właściwy dla podatnika
Termin przed upływem terminu na złożenie ewidencji VAT w postaci struktur JPK VAT (możliwie jak najwcześniej) po upływie terminu na złożenie ewidencji VAT w postaci struktury JPK VAT WAŻNE: organ nie może być w posiadaniu wyraźnie udokumentowanej wiadomości, nie może być również rozpoczęta czynność służbowa zmierzająca do ujawnienia przestępstwa skarbowego
Cel przedłużenie terminu na złożenie ewidencji uniknięcie odpowiedzialności karnoskarbowej związanej z popełnionym czynem (niezłożeniem ewidencji w terminie)
Skutek organ może (nie musi) uwzględnić wniosek podatnika i przedłużyć termin na złożenie ewidencji jeżeli zostały spełnione wszystkie warunki, podatnik nie będzie podlegał odpowiedzialności karnoskarbowej
Podstawa prawna
Ustawa z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 710 ze zm.). Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 1047). Ustawa z 10 września 1999 r. – Kodeks karny skarbowy (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 186 ze zm.). Ustawa z 13 maja 2016 r. o zmianie ustawy – Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. poz. 846).