Znamy już szczegóły zmian w KSeF

Projekt potwierdza, że obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych, czyli z pomocą KSeF, będzie wdrażany etapami i że będzie można te faktury wystawiać również konsumentom.

O takich założeniach pisaliśmy już wcześniej w artykule „Znamy harmonogram wdrażania KSeF. Konsumenci niewykluczeni” (DGP nr 212/2024).

Planowana nowelizacja ma dotyczyć dwóch ustaw – o VAT oraz ustawy zmieniającej z 16 czerwca 2023 r. (Dz.U. poz. 1598 ze zm.).

Etapowe wdrażanie

Z projektu wynika, że faktury z pomocą KSeF będą musieli wystawiać:

• od 1 lutego 2026 r. przedsiębiorcy, których wartość sprzedaży (wraz z kwotą VAT) w 2025 r. przekroczy 200 mln zł,
• od 1 kwietnia 2026 r. pozostali przedsiębiorcy.

Wyjątkiem będą podatnicy wykluczeni cyfrowo o małej skali działalności. Będą oni mogli do 30 września 2026 r. wystawiać faktury tak jak dotychczas. Z projektu wynika, że będą to przedsiębiorcy, którzy łącznie spełnią dwa warunki:

• wystawiają wyłącznie faktury, a wartość żadnej z nich nie przekracza 450 zł i
• łączna wartość sprzedaży (wraz z kwotą VAT) udokumentowana tymi fakturami nie przekroczy 10 tys. zł miesięcznie.

Jeżeli podatnik naruszy któryś z tych warunków, to będzie musiał już zacząć wystawiać faktury z pomocą KSeF (np. jeśli wystawi fakturę na kwotę powyżej 450 zł, i to nawet gdy łączna miesięczna wartość faktur nie przekroczy 10 tys. zł).

Faktury konsumenckie

Zmiany umożliwią też przesyłanie przez KSeF faktur konsumentom. Przypomnijmy, że w pierwszym projekcie, przygotowanym jeszcze przez poprzednią władzę, zakładano, że będzie to wręcz obowiązkowe. Potem całkowicie zrezygnowano z tego pomysłu.

Ostatecznie projekt dopuszcza możliwość wystawiania faktur ustrukturyzowanych konsumentom. To odpowiedź na apele niektórych przedsiębiorców, którzy sygnalizowali, że mogą mieć trudności z identyfikacją nabywcy, co jest tym bardziej obarczone ryzykiem, że zagrożone karami za niewystawienie e-faktury na rzecz przedsiębiorcy.

Co więcej, nie będzie w tym przypadku potrzebna zgoda konsumenta na otrzymanie faktury ustrukturyzowanej. Sprzedawca będzie musiał jednak zapewnić dostęp do takiej faktury przez:

• podanie kodu weryfikującego tę fakturę w systemie oraz danych umożliwiających jej zidentyfikowanie albo
• oznaczenie kodem umożliwiającym dostęp do tej e-faktury w KSeF (kodem QR).

Będzie koszt

Ministerstwo Finansów zrezygnowało natomiast z zamiaru, aby wydatki udokumentowane fakturami wystawionymi poza KSeF i bez numeru NIP nabywcy nie mogły być kosztem uzyskania przychodu. Ten pomysł wzbudził wiele kontrowersji, o czym pisaliśmy w artykule „Faktura wysłana poza KSeF nie zawsze da prawo do kosztów” (DGP nr 69/2024).

Projekt potwierdza, że resort z tego zrezygnował.

Z kas fiskalnych i offline

Faktury wystawiane za pośrednictwem kasy fiskalnej, w tym faktury uproszczone, czyli paragony na kwotę nieprzekraczającą 450 zł, będą mogły być wystawiane do 31 lipca 2026 r. tak jak dotychczas.

Na ten sam czas zostanie odroczony wymóg podawania numeru KSeF przy płatnościach za e-faktury, w tym przy zastosowaniu mechanizmu podzielonej płatności.

W okresie przejściowym będzie też można wystawiać faktury w trybie offline. To oznacza, że faktury będą wystawiane w formie ustrukturyzowanej i podatnik będzie musiał opatrywać je kodem QR, natomiast będzie mógł je przekazywać nabywcy poza KSeF. Dopiero następnego dnia roboczego po ich wystawieniu będzie musiał je przesłać do KSeF. To rozwiązanie ma dotyczyć wszystkich podatników.

Kary pół roku później

Z półrocznym opóźnieniem, czyli dopiero od sierpnia 2026 r., fiskus będzie mógł nakładać kary za niedopełnienie obowiązków związanych z wystawianiem faktur ustrukturyzowanych. Ta data nie wynika jednak z opublikowanego projektu, ale z nowelizacji opublikowanej w Dz.U. z 2024 r. pod poz. 852.

Przypomnijmy, że wysokość kar ma być miarkowana proporcjonalnie do stopnia przewinienia. Zasadniczo mają one wynosić do 100 proc. kwoty VAT wykazanego na fakturze, a jeśli na fakturze nie będzie podatku – do 18,7 proc. wykazanej należności.

Kara pieniężna będzie grozić podatnikowi, który:

• nie wystawi faktury przy użyciu KSeF mimo ciążącego na nim obowiązku,
• w okresie awarii KSeF i w trybie offline wystawi fakturę niezgodnie z udostępnionym wzorem,
• nie prześle do KSeF w określonym terminie faktur wystawionych w czasie awarii i w trybie offline.

W tym zakresie opublikowany właśnie projekt niczego nie zmienia.

Faktura z załącznikiem

Ministerstwo zaproponowało też możliwość przesyłania e-faktur z załącznikiem. Mogłyby tak robić wszystkie firmy, ale będą z tego korzystać głównie przedsiębiorcy, którzy w załączniku do faktury zamieszczają rozbudowane dane w zakresie jednostki miary, ilości i ceny towaru lub usługi. Chodzi tu głównie o dostawców mediów (energia, gaz itp.) i usług telekomunikacyjnych. Załącznik ma stanowić integralną część e-faktury. Z tego względu – jak informuje MF w uzasadnieniu do projektu – struktura logiczna FA(3) zostaje rozbudowana o dodatkowy, fakultatywny element, tj. załącznik. Dane w nim będą miały więc postać ustrukturyzowaną. ©℗