Kontrola skarbowa w firmie. Jakie prawa i obowiązki ma kontrolowany?

Zasadom kontroli skarbowej poświęcony jest odrębny dział VI ustawy Ordynacja podatkowa (art. 281-292) oraz ustawa o kontroli skarbowej (uks). Kontrolę wszczynają z urzędu organy podatkowe I instancji (tzn. naczelnik urzędu skarbowego lub urzędu celnego, dyrektor urzędu kontroli skarbowej, wójt, burmistrz, prezydent miasta albo starosta).

Co do zasady kontrole skarbowe muszą być poprzedzone zawiadomieniem. Kontrolę wszczyna się nie wcześniej niż po upływie 7 dni i nie później niż przed upływem 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia o zamiarze jej wszczęcia. Jeżeli kontrola nie zostanie wszczęta w terminie 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia, wszczęcie kontroli wymaga ponownego zawiadomienia.

Zawiadomienie jest zasadą, jednak niezapowiedziana kontrola także jest możliwa. Dotyczy to m.in. kontroli zasadności zwrotu podatku VAT lub opodatkowania przychodów nieznajdujących pokrycia w ujawnionych źródłach (cały katalog sytuacji, gdy kontrola nie wymaga uprzedniego zawiadomienia znajduje się w art. 282c ordynacji podatkowej).

Prawa przedsiębiorcy

W czasie kontroli skarbowej przedsiębiorca ma prawo do:

• uczestnictwa w czynnościach kontrolnych,
• udziału w przeprowadzeniu dowodów (o miejscu i terminie przeprowadzenia dowodu z zeznań świadków i opinii biegłych musi być zawiadomiony przynajmniej na 3 dni przed terminem, a dowodu z oględzin nie później niż bezpośrednio przed podjęciem tych czynności),
• ustanowienia pełnomocnika lub wyznaczenia reprezentanta,
• wymagania od kontrolujących przestrzegania przepisów o BHP obowiązujących w kontrolowanej jednostce,
• złożenia zastrzeżenia i wyjaśnienia do protokołu kontroli skarbowej,
• domagania się w trybie cywilnym odszkodowania za szkodę poniesioną na skutek przeprowadzenia czynności kontrolnych z naruszeniem przepisów prawa w zakresie kontroli działalności gospodarczej,
• wniesienia sprzeciwu wobec podjęcia i prowadzenia czynności kontroli skarbowej z naruszeniem przepisów o swobodzie działalności gospodarczej.

Obowiązki przedsiębiorcy

W czasie kontroli skarbowej przedsiębiorca ma obowiązek:

• zapewnić wstęp na grunt oraz do budynków, lokali i innych pomieszczeń,
• udostępnić akta, księgi i inne dokumenty związane z przedmiotem kontroli,
• wydać na czas trwania kontroli akta, księgi i dokumenty (gdy kontrolujący mają uzasadnione podejrzenia, że są one nierzetelne, lub gdy podatnik nie zapewnia kontrolującym warunków umożliwiających wykonywanie czynności kontrolnych związanych z badaniem dokumentacji),
• okazać majątek podlegający kontroli i umożliwić jego oględziny,
• sporządzić na żądanie kontrolujących spis z natury,
• umożliwić - nieodpłatnie - filmowanie, fotografowanie, dokonywanie nagrań dźwiękowych oraz utrwalanie stanu faktycznego za pomocą innych nośników informacji, jeżeli film, fotografia, nagranie lub informacja zapisana na innym nośniku może stanowić dowód lub przyczynić się do utrwalenia dowodu w sprawie,
• przedstawić, na żądanie kontrolujących, tłumaczenie na język polski dokumentacji sporządzonej w języku obcym,
• udzielać w wyznaczonym terminie wyjaśnień dotyczących przedmiotu kontroli,
• zapewnić kontrolującemu warunki do pracy, a w miarę możliwości udostępnić samodzielne pomieszczenie i miejsce do przechowywania dokumentów.

Można wyznaczyć pełnomocnika lub osobę do reprezentacji

Bywają przypadki, gdy choroba lub kluczowe spotkanie biznesowe uniemożliwiają przedsiębiorcy udział w kontroli skarbowej. W takim przypadku możliwe jest wskazanie osoby fizycznej upoważnionej do reprezentacji podatnika w czasie kontroli skarbowej - trzeba to zrobić w formie pisemnej. Zgłoszenie należy skierować do odpowiedniego naczelnika urzędu skarbowego w zakresie opodatkowaniem PIT i CIT, a także do wójta burmistrza lub prezydenta miasta.

Taki reprezentant - o ile w upoważnieniu nie zostały zawarte inne instrukcje - domyślnie upoważniony jest do:

• odbioru zawiadomienia o nadchodzącej kontroli skarbowej,
• wyrażenia zgody na rozpoczęcie kontroli przed minięciem 7 dni od dnia doręczenia zawiadomienia,
• odbioru upoważnienia do przeprowadzenia kontroli skarbowej,
• zakończenia kontroli skarbowej,
• złożenia wyjaśnień i zastrzeżeń do protokołu kontroli oraz wszystkich czynności kontrolnych.

Inną możliwością jest nadanie pełnomocnictwa - osoba, która je otrzyma, ma większy zakres uprawnień. Ma prawo do działania w imieniu oraz na rzecz przedsiębiorcy udzielającego pełnomocnictwa w formie pisemnej lub ustnej. Oryginał pisemnego pełnomocnictwa (albo jego właściwie poświadczony odpis) powinien być przedłożony do dokumentacji kontroli skarbowej, zaś ustne należy zgłosić do protokołu.

Czas trwania kontroli

Kontrola skarbowa nie może być prowadzona w zakresie, który był już sprawdzany i wydano przy tym decyzję ostateczną. Trzeba mieć baczenie, czy kontrolujący nie wykraczają poza zakres kontroli - nie mają prawa badać innego podatku lub innego okresu rozliczeniowego niż ten podany w zawiadomieniu. Ściśle określony musi być też czas trwania kontroli skarbowej. Limity kształtują się następująco:

• mikroprzedsiębiorcy - kontrola skarbowa nie może trwać dłużej niż 12 dni roboczych,
• mali przedsiębiorcy - 18 dni roboczych w trakcie całego roku kalendarzowego.

Wynik kontroli

Przed wydaniem decyzji lub wyniku kontroli organ kontroli skarbowej wyznacza kontrolowanemu 7-dniowy termin do wypowiedzenia się w sprawie zebranego materiału dowodowego. Do uchylenia lub zmiany decyzji ostatecznej właściwy jest organ kontroli skarbowej, który ją wydał. Pisemne wyniki kontroli zawierają końcowe ustalenia i wnioski oraz termin usunięcia nieprawidłowości.

Kontrolowany jest obowiązany w ciągu 30 dni po upływie terminu do usunięcia nieprawidłowości, poinformować organ kontroli skarbowej o sposobie ich usunięcia (organ kontroli może żądać wtedy kolejnych wyjaśnień).

Podstawa prawna:

Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz.U. 1997 nr 137 poz. 926), w szczególności art. 281-292

Ustawa z dnia 28 września 1991 r. o kontroli skarbowej (Dz.U. 1991 nr 100 poz. 442)