Ustawa zmieniająca określa dwie graniczne daty mające znaczenie dla obowiązku przekazywania danych w formie JPK. Istotne w tym kontekście jest także ustalenie statusu danego podatnika na gruncie ustawy o swobodzie działalności gospodarczej.
Na jakiej podstawie organy podatkowe i organy kontroli skarbowej mogą żądać przekazania JPK / Dziennik Gazeta Prawna
Potencjalne sankcje związane z JPK / Dziennik Gazeta Prawna
Współpraca firmy z kontrolującymi / Dziennik Gazeta Prawna
Reklama
Proces wdrożenia JPK zwykle obejmuje następujące fazy (etapy) / Dziennik Gazeta Prawna

Reklama
Obowiązek przekazywania JPK na żądanie organów podatkowych, zgodnie z dodanym do ustawy z 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2015 r. poz. 613 ze zm.) art. 193a będzie dotyczyć podatników prowadzących księgi podatkowe przy użyciu programów komputerowych. Pomimo iż przywołany przepis wchodzi w życie 1 lipca 2016 r., nie wszyscy podatnicy będą zobowiązani raportować dane w formacie JPK już od tej daty.
Kto od 1 lipca 2016 r.
Obowiązek przekazywania organom podatkowym danych w formacie JPK już od 1 lipca tego roku obejmie na pewno dużych przedsiębiorców w rozumieniu ustawy o swobodzie działalności gospodarczej. Ustawa ta nie definiuje wprost tej kategorii podmiotów, natomiast powszechnie przyjmuje się, że są to podmioty przekraczające ustawowe limity określone dla średniego przedsiębiorcy.
Dużymi przedsiębiorcami są zatem firmy spełniające w ciągu każdego z dwóch poprzednich lat obrotowych co najmniej jeden z następujących warunków:
zatrudnienie co najmniej 250 pracowników lub;
roczny obrót netto przekraczający równowartość w złotych 50 milionów euro i całkowita suma aktywów bilansu rocznego wyższa od równowartości w złotych 43 milionów euro.
WAŻNE
Małe i średnie firmy będą musiały wdrożyć odpowiednie oprogramowanie do swoich systemów dużo wcześniej, niż pierwotnie zakładały, przynajmniej w zakresie struktury Jednolitego Pliku Kontrolnego VAT.
Kto od 1 lipca 2018 r.
Ustawa zmieniająca zawiera m.in. przepis przejściowy, który mówi, że do 30 czerwca 2018 r. mali i średni przedsiębiorcy w rozumieniu ustawy o swobodzie działalności gospodarczej nie będą zobowiązani do przekazywania danych w formie JPK. W okresie przejściowym dane te mogą przekazywać fakultatywnie.
Niezrażeni głosami przedsiębiorców politycy zaostrzają wymogi
Zgodnie z ostatnio uchwaloną przez Sejm nowelą ordynacji podatkowej oraz niektórych innych ustaw, osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, prowadzące księgi podatkowe przy użyciu programów komputerowych będą obowiązane, bez wezwania organu podatkowego, do przekazywania za pomocą środków komunikacji elektronicznej informacji o prowadzonej ewidencji, o której mowa w art. 109 ust. 3 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2011 r. nr 177, poz. 1054 ze zm.) w postaci elektronicznej odpowiadającej strukturze logicznej (JPK).
Co więcej, dla małych i średnich przedsiębiorstw obowiązek ten powstanie już 1 stycznia 2017 r.
Kiedy JPK obejmie mikroprzedsiębiorców
Jeszcze do niedawna wątpliwości budziła kwestia objęcia wchodzącymi zmianami mikroprzedsiębiorców, których przepis przejściowy nie wymieniał wprost, a których definicja znajduje się w ustawie z 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (t.j. Dz.U. 2015 r. poz. 584 ze zm.).
Skoro uprzywilejowani zostali mali i średni przedsiębiorcy, trudne byłoby uzasadnienie braku okresu przejściowego dla mikroprzedsiębiorców. Ministerstwo Finansów wybrnęło z sytuacji, argumentując w odpowiedzi na interpelację poselską Bartosza Jóźwiaka z 6 marca 2016 r. nr 1403 w sprawie obowiązku tworzenia i przesyłania do organów podatkowych jednolitych plików kontrolnych, że: „Mikroprzedsiębiorca nie może być w gorszej sytuacji niż mały i średni przedsiębiorca. Skoro uprawnienie do fakultatywnego przekazywania w okresie przejściowym (2 lata) ksiąg i dowodów w formie elektronicznych raportów przyznaje się małemu i średniemu przedsiębiorcy, to tym bardziej przysługuje ono mikroprzedsiębiorcy”.
WAŻNE
Również resort finansów zaznacza, że bezpośrednim adresatem wprowadzanych zmian są w pierwszej kolejności duże firmy. W obecnym stanie prawnym brak jest jednak możliwości zwolnienia z obowiązku dostarczania JPK podatników niebędących przedsiębiorcami, nawet jeśli zakres prowadzonej działalności gospodarczej jest niewielki.
Aby jednak całkowicie pozbyć się niejasności w tym zakresie, w ostatnio uchwalonej przez Sejm nowelizacji ordynacji podatkowej oraz niektórych innych ustaw postanowiono wprowadzić poprawki do omawianego przepisu przejściowego. Zgodnie z projektowanymi zmianami przepis ustanawiający okres przejściowy dla małych i średnich przedsiębiorstw wprost wymienia również mikroprzedsiębiorców.
W związku z tym również wobec mikroprzedsiębiorców obowiązek raportowania JPK organom podatkowym powstanie dopiero 1 lipca 2018 r. Podobnie jak w przypadku średnich i małych firm, obowiązek comiesięcznego dostarczania ewidencji VAT powstanie dla mikroprzedsiębiorców nieco wcześniej – w tym przypadku jednak najmniejszym dano czas do 1 stycznia 2018 r.
Co z podatnikami – nieprzedsiębiorcami
Na gruncie przepisu przejściowego pojawiły się również inne wątpliwości. Zwrócić należy bowiem uwagę, że nie wszyscy podatnicy w rozumieniu ordynacji podatkowej posiadają status przedsiębiorcy na gruncie ustawy o swobodzie działalności gospodarczej. Istnieje wiele jednostek organizacyjnych, co do których kwalifikacja jako przedsiębiorcy na gruncie ww. ustawy jest mocno wątpliwa. Można tu wskazać uczelnie wyższe, stowarzyszenia, związki wyznaniowe, fundacje czy też jednostki samorządu terytorialnego. Przepis przejściowy dotyczy natomiast wyłącznie przedsiębiorców. Z literalnego brzmienia przepisu wynika więc, że podatnicy – nieprzedsiębiorcy będą zobligowani dostarczać JPK już od 1 lipca 2016 r. Nie wydaje się jednak, aby zamierzonym efektem ustawodawcy było potraktowanie na równi największych przedsiębiorstw z podmiotami takimi, jak uczelnie wyższe czy zakony.
!Literalne brzmienie przepisów wskazuje na to, że uczelnie wyższe, stowarzyszenia, związki wyznaniowe, fundacje czy też jednostki samorządu terytorialnego objęte byłyby obowiązkiem dostarczania JPK już od 1 lipca 2016 r.
JPK również dla zagranicznych firm
Obowiązek ujawniania danych w formie JPK nie ominie również przedsiębiorców zagranicznych. Decydujące znaczenie ma w tym kontekście zarejestrowanie danej firmy na potrzeby VAT w Polsce
Zgodnie ze stanowiskiem Ministerstwa Finansów, dla określenia, że dana firma spełnia warunki dla mikro, małego, średniego lub dużego przedsiębiorcy, będzie brana pod uwagę cała działalność gospodarcza podmiotu, a nie tylko skala jego działalności w Polsce. Powstaje natomiast pytanie jakie informacje zagraniczne firmy będą musiały przekazywać polskim organom.
Najrozsądniej byłoby przyjąć, że firmy zarejestrowane na potrzeby VAT w Polsce będą zobowiązane przekazywać jedynie struktury Faktury VAT i Ewidencja zakupu i sprzedaży VAT.
Kiedy władze podatkowe mogą zażądać JPK
W ślad za nałożeniem nowego obowiązku dostarczenia JPK ustawodawca określił w jakich sytuacjach organy podatkowe mogą go zażądać.
Ustawa zmieniająca równolegle z dodaniem do ordynacji podatkowej art. 193a wprowadziła także dodatkowe zmiany w ustawie z 28 września 1991 r. o kontroli skarbowej (t.j. Dz.U. z 2015 r. poz. 553 ze zm.).
W stosunku do podatników prowadzących księgi podatkowe przy użyciu programów komputerowych (do których zastosowanie znajdą wprowadzone zmiany), organ w praktyce w wezwaniu powinien wskazać rodzaj ksiąg podatkowych oraz okres, którego dotyczą.
Takie żądanie może zostać skierowane przez organ podatkowy w związku z prowadzonym postępowaniem podatkowym, kontrolą podatkową, w ramach czynności sprawdzających u kontrahenta podatnika (prowadzonych w związku z postępowaniem podatkowym lub kontrolą podatkową), a także przez organ kontroli skarbowej w toku postępowania kontrolnego i w ramach czynności sprawdzających u kontrahenta kontrolowanego (w związku z prowadzonym postępowaniem kontrolnym lub kontrolą podatkową).
WAŻNE
Poza miesięcznym dostarczaniem JPK w zakresie VAT dane w formie JPK będą przekazywane na żądanie organów podatkowych lub organów kontroli skarbowej w przypadkach ściśle określonych w przepisach.
Sposób przekazywania JPK
W połowie marca został udostępniony do publicznej wiadomości projekt rozporządzenia ministra finansów, którego przedmiotem jest określenie sposobu przesyłania za pomocą środków komunikacji elektronicznej ksiąg oraz wymagań technicznych dla informatycznych nośników danych, na których księgi mogą być zapisane i przekazane (rozporządzenie będzie wydane na podstawie art. 193a par. 3 ordynacji podatkowej).
Informatyczne nośniki powinny być m.in.:
● oznakowane w sposób umożliwiający jednoznaczną identyfikację (brak jest szczegółowych wytycznych w tym zakresie – MF wyraziło opinię, że szczegółowa instrukcja nie jest konieczna);
● przystosowane do przenoszenia pomiędzy powszechnie dostępnymi urządzeniami odczytującymi (katalog tych urządzeń nie został określony – wskazano jedynie, że nośniki powinny zapewniać możliwość wiernego odczytywania danych w urządzeniach produkowanych przez różnych producentów, właściwych dla danego typu nośnika). ©?
Ustawodawca przewiduje, że księgi podatkowe, części tych ksiąg oraz dowody księgowe będą mogły być przekazywane na dwa sposoby:
za pomocą oprogramowania interfejsowego dostępnego na stronie internetowej, oraz;
na informatycznych nośnikach danych.
Adres strony internetowej, na której znajdować ma się oprogramowanie interfejsowe, zostanie podany w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie Ministerstwa Finansów.
Przekazywanie ksiąg za pomocą oprogramowania interfejsowego wymagać będzie ich opatrzenia bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu (w rozumieniu ustawy z 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym; t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 262 ze zm.) – szczegółowe zasady opatrywania ksiąg bezpiecznym podpisem elektronicznym opisane zostaną w załączniku do rozporządzenia.
Podatnik przekazujący księgi za pomocą oprogramowania interfejsowego otrzyma urzędowe poświadczenie odbioru ksiąg po przeprowadzeniu prawidłowej weryfikacji struktury logicznej, poprawności danych, autentyczności ksiąg oraz umocowania do podpisywania tych ksiąg. Poświadczenie odbioru stanowić będzie dowód przekazania ksiąg (potwierdzać będzie równocześnie termin ich przekazania). W przypadku odrzucenia pliku udostępniona ma zostać informacja o powodach odrzucenia.
Specyfikacja interfejsów usług JPK uwzględniająca szczegóły techniczne dotyczące przesyłania JPK (m.in. kompresję plików, szyfrowanie oraz szczegóły dot. samego oprogramowania) została opublikowana 23 maja 2016 r. na stronie Ministerstwa Finansów.
Projekt rozporządzenia nie definiuje pojęcia informatycznych nośników danych. Podane są jedynie dosyć ogólne wymogi, które takie nośniki powinny spełniać.
!Pozostaje mieć nadzieję, że szczegółowe rozwiązania dotyczące sposobu przekazywania struktur w formie JPK do organów podatkowych, które mają być wprowadzone przez MF w najbliższym czasie, zapewnią sprawne funkcjonowanie systemu i nie spowodują negatywnych konsekwencji dla podatników.
Definicję informatycznego nośnika danych znaleźć można w ustawie z 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 1114 ze zm.). Zgodnie z definicją zawartą w art. 3 tejże ustawy, informatyczny nośnik danych to materiał lub urządzenie służące do zapisywania, przechowywania i odczytywania danych w postaci cyfrowej. Należy do nich zaliczyć w szczególności płyty CD/DVD, pamięć USB czy też karty microSD.
Zgodnie z par. 11 rozporządzenia prezesa Rady Ministrów z 14 września 2011 r. w sprawie sporządzania i doręczania dokumentów elektronicznych oraz udostępniania formularzy, wzorów i kopii dokumentów elektronicznych (t.j. Dz.U. z 2015 r. poz. 971 ze zm.) przekazanie ksiąg i innych danych na informatycznym nośniku danych może być potwierdzone na dwa sposoby:
poświadczeniem przedłożenia (przesyłane na adres poczty elektronicznej wskazany przez doręczającego lub zapisywane na dodatkowym informatycznym nośniku danych dostarczonym przez doręczającego wraz z nośnikiem, na którym znajduje się doręczany dokument);
dokumentem w postaci papierowej sporządzonym przez adresata – w tym przypadku:
a) informatyczny nośnik danych powinien być trwale oznakowany w sposób pozwalający na jego jednoznaczną identyfikację;
b) jeżeli zachodzi potrzeba przekazania więcej niż jednego pliku, powinny być one spakowane w jednym pliku;
c) dokument ten powinien zawierać m.in. datę doręczenia, informację o oznakowaniu, sumę kontrolną dokumentu elektronicznego zapisanego na załączonym nośniku oraz imię, nazwisko i adres wnoszącego.
Zakres rzeczowy JPK
Struktury logiczne postaci elektronicznej ksiąg podatkowych oraz dowodów księgowych (JPK) zostały opublikowane 9 marca 2016 r. na stronie Ministerstwa Finansów.
Na ten moment znamy szczegółowe zapisy w następujących modułach:
Księgi rachunkowe;
Wyciąg bankowy;
Magazyn;
Ewidencje zakupu i sprzedaży VAT;
Faktury VAT;
Podatkowa księga przychodów i rozchodów (dla podatników korzystających z podatkowej księgi przychodów i rozchodów);
Ewidencja przychodów (dla podatników rozliczających się w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych).
Oczywiście obecnie największa uwaga koncentruje się na pierwszych pięciu modułach. Moduł przewidziany dla PKPiR oraz dla ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych dotyczy mniejszych podatników będących osobami fizycznymi, których obowiązek dostarczenia JPK dotknie w lipcu 2018 r.
WAŻNE
Część danych ujętych w strukturach JPK jest fakultatywna.
W ramach każdego z modułu znajdują się pola danych, które powinny być uzupełniane obligatoryjnie lub fakultatywnie.
Interpretacja, czy w konkretnej sytuacji określone pole powinno być uzupełnione, bywa jednak niełatwa. Fakultatywny atrybut pola nie oznacza bowiem często dowolności jego wypełnienia, lecz jest uwarunkowany dalszymi specyficznymi względami, które należy wyczytać ze struktury lub wręcz z szerszego kontekstu regulacji dotyczących JPK.
Przykładowo, zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt 3 ww. ustawy, faktura VAT w określonych przypadkach może nie zawierać danych dotyczących nabywcy, w przypadku gdy kwota należności ogółem nie przekracza 450 zł albo 100 euro, jeżeli kwota ta określona jest w euro – z tego względu pole „adres nabywcy” w strukturze faktury VAT zostało określone jako opcjonalne, ale tylko w sytuacji, o której mowa powyżej.
Kolejnym dobrym przykładem jest cały moduł magazynowy. Wszystkie jego pola są fakultatywne. Nie oznacza to jednak, że podatnik w każdej sytuacji jest zwolniony z wygenerowania JPK. Jeśli bowiem zgodnie z ustawą o rachunkowości z 29 września 1994 r. (Dz.U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.) oraz przyjętą polityką rachunkowości prowadzi ewidencję magazynową, również ta część ksiąg podlega obowiązkowej ekstraktacji do JPK.
Przy dokonywaniu interpretacji zakresu rzeczowego JPK w konkretnej sytuacji ważne jest, aby pamiętać, iż nowe regulacje dające organom podatkowym uprawnienie do żądania JPK nie nakładają na podatników nowych obowiązków ewidencyjnych. Rzeczowy zakres danych zawartych w JPK jest jedynie pochodną (a nie źródłem) ewidencji, do których prowadzenia podatnik jest zobligowany. JPK nie może zatem wymuszać zmian w sposobie prowadzenia ewidencji, jeśli jest prowadzona w sposób niewadliwy (prawidłowy, zgodny z obowiązującymi przepisami) i rzetelny.
Z drugiej jednak strony podatnikom zdarza się stosować rozwiązania ewidencyjne (często uproszczenia) nie zawsze w pełni zgodne z obowiązującymi przepisami lub przynajmniej dyskusyjne. Audytorzy badający sprawozdania finansowe często przymykają oczy na takie niedoskonałości, jeśli nie mają one istotnego wpływu na sprawozdanie finansowe. Zatem przy dokonywaniu wdrożenia JPK warto sprawdzić, czy sposób prowadzenia ksiąg w pełni odpowiada wymogom prawnym, gdyż ewentualne uchybienia mogą powodować konieczność ich wyjaśnienia organom podatkowym.
Potencjalne sankcje
Niewykonanie obowiązku polegającego na przekazaniu całości lub części ksiąg podatkowych lub dowodów księgowych uprawnionemu organowi może wiązać się z sankcjami karnymi
Podstawą odpowiedzialności podatnika i innych osób mogą być przepisy ordynacji podatkowej i ustawy z 10 września 1999 r. – Kodeks karny skarbowy (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 186 ze zm.).
Zgodnie z przepisem art. 262 par. 1 pkt 2a ordynacji podatkowej strona, pełnomocnik strony, świadek lub biegły, którzy pomimo prawidłowego wezwania organu podatkowego bezzasadnie odmówili okazania lub nie przedstawili w wyznaczonym terminie dokumentów, których obowiązek posiadania wynika z przepisów prawa, ksiąg podatkowych, dowodów księgowych będących podstawą zapisów w tych księgach, mogą zostać ukarani karą porządkową w wysokości do 2800 zł (kwota ta podlegać będzie w każdym roku podwyższeniu w stopniu odpowiadającym wzrostowi wskaźnika wzrostu cen towarów i usług konsumpcyjnych). O nałożeniu takiej kary oraz o jej uchyleniu rozstrzyga organ podatkowy, przed którym toczy się postępowanie.
Kara porządkowa może być zastosowana również wobec osób, którym podatnik zlecił prowadzenie lub przechowywanie ksiąg podatkowych lub dokumentów będących podstawą zapisów w tych księgach, jeżeli osoby te bezzasadnie odmówią okazania lub nie przedstawią w wyznaczonym terminie ksiąg rachunkowych lub dokumentów będących podstawą zapisów w tych księgach (art. 262 par. 3 pkt 3 ordynacji podatkowej).
O wiele poważniejsze konsekwencje przewidziane są w przepisach kodeksu karnego skarbowego. Zgodnie z art. 83 par. 1, kto osobie uprawnionej do przeprowadzenia czynności sprawdzających, kontroli podatkowej, kontroli skarbowej lub czynności kontrolnych w zakresie szczególnego nadzoru podatkowego udaremnia lub utrudnia wykonanie czynności służbowej, podlega karze grzywny do 720 stawek dziennych (tj. ok. 17,6 mln zł).
!W sytuacji, w której stroną jest osoba prawna lub jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej, organ podatkowy może ukarać karą porządkową osobę, która jest jej ustawowym reprezentantem, członkiem organu uprawnionego do jej reprezentowania lub jest upoważniona do prowadzenia jej spraw.
Zakresem tego przepisu objęte są więc wszystkie rodzaje działań organów, w ramach których występuje obowiązek udostępniania danych w postaci elektronicznej, odpowiadającej określonej strukturze logicznej.
W związku z planowanym wprowadzeniem obowiązku comiesięcznego raportowania organom podatkowym informacji o prowadzonej ewidencji sprzedaży i zakupu VAT drogą elektroniczną, w formie odpowiadającej strukturze JPK, możliwa będzie również odpowiedzialność podmiotów obowiązanych do takiego raportowania na podstawie przepisów art. 80 kodeksu karnego skarbowego.
WAŻNE
Co charakterystyczne, delikt skarbowy ma charakter powszechny – oznacza to, że jego sprawcą może być każda osoba wypełniająca jego znamiona – nie musi być powiązana z podmiotem kontrolowanym (chociaż oczywiście najczęściej będzie to podmiot kontrolowany lub w przypadku osób prawnych – pracownik takiego podmiotu).
Zgodnie z art. 80 par. 1, kto wbrew obowiązkowi nie składa w terminie właściwemu organowi wymaganej informacji podatkowej, podlega karze grzywny do 120 stawek dziennych (tj. ok. 3 mln zł). Jeżeli zaś złożona informacja jest nieprawdziwa, kara grzywny może wynieść nawet 240 stawek dziennych (tj. ok. 6 mln zł).
Zgodnie z przepisem art. 80 par. 4 i art. 83 par. 2 kodeksu karnego skarbowego, w wypadku mniejszej wagi sprawca czynów określonych powyżej podlega karze grzywny za wykroczenie skarbowe (maksymalny wymiar to 37 tys. zł).
WAŻNE
Za przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe zgodnie z art. 9 par. 3 kodeksu karnego skarbowego może odpowiadać jak sprawca także ten, kto zajmuje się sprawami gospodarczymi, w szczególności finansowymi, osoby fizycznej, osoby prawnej albo jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej, której odrębne przepisy przyznają zdolność prawną. Umocowanie do działania w imieniu wskazanych podmiotów może wynikać z mocy umowy, przepisu prawa lub z faktycznego wykonywania takich czynności.
Czy przekazywane dane będą wystarczająco chronione
W ramach kontroli prowadzonych po 1 lipca 2016 r., na podstawie danych przekazywanych w formie JPK, organy podatkowe i organy kontroli skarbowej bez problemu będą mogły ustalić, pogrupować i zidentyfikować wrażliwe informacje dotyczące przedsiębiorców, w tym m.in. te dotyczące stosowanych cen, marży, częstotliwości realizowanych transakcji oraz kontrahentów.
Podobne dane w toku kontroli były przesyłane do organów już wcześniej – często jednak dokumenty miały charakter przykładowy i nie dawały całościowej informacji o przedsiębiorstwie kontrolowanego.
W toku konsultacji publicznych projektu rozporządzenia wykonawczego do art. 193a ordynacji podatkowej, ze strony Konfederacji Lewiatan, Polskiej Organizacji Handlu i Dystrybucji oraz Polskiej Izby Informatyki i Telekomunikacji pojawił się postulat uzupełnienia projektu rozporządzenia o kwestie związane z zabezpieczeniem przesyłanych lub przekazywanych danych przed nieuprawnionym dostępem.
Ministerstwo Finansów wskazało, że dane przekazywane na informatycznych nośnikach są objęte tajemnicą skarbową, a samo zabezpieczenie dowodów uzyskanych w kontroli podatkowej jest normowane przepisami rozporządzenia ministra finansów z 26 sierpnia 2005 r. (czyli sprzed niemal 11 lat) w sprawie sposobu zabezpieczania, odtwarzania i wykorzystywania dowodów utrwalonych w toku kontroli podatkowej (Dz.U. nr 166, poz. 1392). Samo rozporządzenie jest jednak bardzo lakoniczne i nie przewiduje szczególnych procedur bezpieczeństwa związanych z gromadzeniem dowodów przez organy. Zastosowanie znajdzie także rozporządzenie prezesa Rady Ministrów w sprawie sporządzania i doręczania dokumentów elektronicznych oraz udostępniania formularzy, wzorów i kopii dokumentów elektronicznych.
Dane osobowe w JPK
Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 2 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (t.j. Dz.U. z 2015 r. poz. 2135 ze zm.) przetwarzanie danych jest dopuszczalne tylko wtedy, gdy jest to niezbędne dla zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa. Co prawda ustawy podatkowe nie normują wprost uprawnienia organów do przetwarzania danych osobowych, to wskazuje się jednak, że jeżeli pewne uprawnienia nie mogą zostać zrealizowane bez uprzedniego ich przetworzenia, to działanie takie jest dopuszczalne.
Zgodnie ze stanowiskiem Ministerstwa Finansów wszystkie dane gromadzone w toku kontroli są objęte tajemnicą skarbową i faktycznie zakres ochrony wskazany wprost w przepisach ustawy o kontroli skarbowej oraz ordynacji podatkowej jest dosyć szeroki:
Tajemnica skarbowa obejmuje m.in.:
indywidualne dane zawarte w dokumentach składanych przez podatnika, płatnika, inkasenta oraz dane znajdujące się w aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej i czynności sprawdzających (ordynacja podatkowa);
informacje gromadzone i przetwarzane w ramach kontroli skarbowej (ustawa o kontroli skarbowej).
Wydaje się, że ze względu na zakres danych, które będą przekazywane po 1 lipca 2016 r., przewidziane przez ustawodawcę procedury bezpieczeństwa mogą okazać się niewystarczające. Zakres przekazywanych danych to nie tylko pokusa dla osób łamiących zabezpieczenia komputerowe, ale też dla tych, które będą miały dostęp do nich na co dzień. Być może warto też pójść krok naprzód i zinformatyzować sposób ewidencjonowania odtwarzania i wykorzystywania dowodów gromadzonych przez organy tak, aby możliwe sprawnie wychwycić ewentualne nieprawidłowości w tym zakresie. Praktyka oraz najbliższe miesiące pokażą również, czy zaproponowane przez MF zabezpieczenia stosowane podczas przesyłania danych za pomocą oprogramowania interfejsowego będą adekwatne do ryzyka związanego np. ze złośliwym oprogramowaniem.
Wątpliwości budzi też ustawa o szczególnych zasadach wykonywania niektórych zadań z zakresu informatyzacji działalności organów administracji podatkowej, służby celnej i kontroli skarbowej uchwalona na posiedzeniu Sejmu 29 kwietnia 2016 r. oraz przyjęta przez Senat bez poprawek, która przewiduje powołanie spółki celowej Skarbu Państwa mającej na celu realizację specjalnych projektów informatycznych.
W ramach wykonywania swoich zadań spółka będzie mogła m.in. uzyskiwać dane z systemów teleinformatycznych ministra właściwego do spraw finansów publicznych, organów administracji podatkowej oraz kontroli skarbowej, przetwarzać dane osobowe bez wiedzy i zgody osoby, której te dane dotyczą przez okres, w którym są one niezbędne do wykonywania zadań spółki. Na ten moment nie jest do końca jasne, w jaki dokładnie sposób będzie odbywać się przetwarzanie tych danych, jakie informacje będą generowane oraz jak będzie wyglądać ich analiza. Rządowy projekt, zapewne ze względu na potrzebę utworzenia takiej spółki jeszcze przed lipcem 2016 r., niezwykle sprawnie przeszedł przez proces legislacyjny w Sejmie (projekt wpłynął do Sejmu 5 kwietnia, a ustawa została uchwalona już 29 kwietnia).
Projektowane zmiany i kierunki rozwoju
Pomimo iż przepisy dotyczące JPK nie weszły jeszcze w życie, Ministerstwo Finansów i Sejm pracują już nad nowymi koncepcjami skutecznego wykorzystania nowego narzędzia w celu uszczelnienia systemu podatkowego.
Dotychczasowe struktury to nie wszystko
Opublikowane w marcu przez Ministerstwo Finansów 7 struktur nie stanowi finalnego obrazu JPK. Po zaktualizowaniu rozporządzeń w sprawie warunków technicznych kas fiskalnych przedstawione zostaną dwie nowe struktury dotyczące raportów kas rejestrujących (fiskalnych) oraz paragonów. Ponadto w planach MF jest również stopniowe dodawanie kolejnych modułów ksiąg i dowodów m.in. dla rozliczeń podatku akcyzowego.
Opierając się na doświadczeniach innych państw, gdzie wdrożono już JPK, można się również spodziewać, że w ramach istniejących struktur będą wprowadzane modyfikacje istniejących już pól, w tym dodawanie nowych czy też zmienianie ich statusu z fakultatywnych na obligatoryjne i odwrotnie.
WAŻNE
Wszelkie zmiany w zakresie Jednolitego Pliku Kontrolnego, dzięki publikacji odpowiedniej informacji w BIP Ministerstwa Finansów, mogą być przeprowadzane bardzo szybko. To może się okazać pewnym zagrożeniem dla podatników.
Przykładem może tu być planowane dodanie sekcji pól dotyczących dokumentów przyjęcia wewnętrznego (PW) w module magazynowym.
Co ważne, mało skomplikowana i odformalizowana procedura ogłaszania struktur JPK, tj. publikacja odpowiedniej informacji w BIP Ministerstwa Finansów sprawia, że wszelkie zmiany w tym zakresie mogą być wprowadzane bardzo szybko, co może okazać się pewnym zagrożeniem dla podatników.
Resort finansów zapewnia jednak, że każda nowość będzie zapowiadana z odpowiednim wyprzedzeniem, tak by wszyscy mieli wystarczająco dużo czasu na przygotowanie się do wprowadzanych zmian.
Raport JPK VAT co miesiąc
Jak wspomniano wcześniej, czynnych podatników VAT czeka nowy obowiązek sprawozdawczy. Będą oni zobowiązani co miesiąc przekazywać fiskusowi informację o prowadzonej ewidencji VAT w formacie JPK. Raportowanie danych ma odbywać się automatycznie, bez wezwania, do 25. dnia następnego miesiąca za miesiąc poprzedzający. Z literalnego brzmienia przepisów wynika, że obowiązek ten będzie dotyczył również podatników rozliczających się kwartalnie.
Wyspecjalizowana spółka pomoże w wykrywaniu nadużyć podatkowych
Powołanie spółki celowej Skarbu Państwa (sp. z o.o.), to także wsparcie w wykrywaniu nadużyć podatkowych, a przede wszystkim przypadków wyłudzeń VAT. Jak wynika z uzasadnienia do projektu ww. ustawy dostarczone przez spółkę narzędzia mają zapewnić fiskusowi analizę prawdopodobieństwa wystąpienia naruszenia prawa podatkowego na podstawie dostarczanych przez podatników danych (a więc, jak należy się spodziewać, głównie tych z JPK).
Jak zasygnalizował wiceminister finansów Wiesław Jasiński, w 2017 r. ma zostać uruchomiony Centralny Rejestr Faktur. Jego budową ma zająć się właśnie nowa spółka celowa. Dzięki temu organy podatkowe będą mogły na bieżąco identyfikować pojawiające się nieprawidłowości. Można przypuszczać, że system będzie opierał się na rozwiązaniach już stosowanych w innych krajach europejskich.
!JPK niewątpliwie może okazać się skutecznym narzędziem w rękach organów podatkowych, jednak również podatnicy mogą skorzystać z dobrodziejstw tego rozwiązania.
Co spowoduje pojawienie się JPK
Wprowadzenie do polskiego systemu JPK może zupełnie zmienić polską rzeczywistość podatkowo-księgową.
Możliwość generowania pliku na własne potrzeby firmy może m.in. usprawnić procesy audytu wewnętrznego. Dysponując danymi w formacie JPK, będzie można w prosty sposób weryfikować prawidłowość funkcjonowania księgowości. JPK może też być świetnym instrumentem dla firm doradczych, które teraz w celu sprawdzenia poprawności prowadzenia ksiąg podatkowych będą mogły opierać się w dużej mierze na dostarczonym im przez klienta JPK.
JPK w innych krajach europejskich
Polskie rozwiązania w zakresie wprowadzenia do systemu podatkowego jednolitego pliku kontrolnego oparte są na rozwiązaniach opracowanych i rozwijanych przez OECD. Rozwiązania te zostały już implementowane przez część krajów europejskich – m.in. Luksemburg, Austrię, Portugalię, Słowenię, Estonię czy też Francję.
Jednym z pierwszych krajów, w których zastosowano ideę jednolitego pliku kontrolnego, była Portugalia. W 2008 r. wprowadzono do tamtejszego systemu podatkowego obowiązek dostarczania określonych danych podatkowych w formie JPK. Głównym celem wprowadzonych rozwiązań było uszczelnienie systemu podatkowego (m.in. poprzez zlikwidowanie tzw. luki podatkowej w VAT), co miało spowodować dodatkowe wpływy do budżetu państwa.
Kolejny etap – wprowadzenie obowiązku comiesięcznego dostarczania informacji (między innymi danych dotyczących faktur) do portugalskich organów podatkowych w formie JPK nastąpiło jednak dopiero w 2013 r. Został tam wprowadzony m.in. kompleksowy system e-faktur, którego założeniem jest wysyłanie kopii elektronicznej faktur w czasie rzeczywistym przez podatnika na serwery administracji podatkowej. Proces fakturowania odbywa się wyłącznie w oparciu o oprogramowanie certyfikowane przez portugalską administrację podatkową.
Z treści uzasadnienia do ustaw wprowadzających nowe rozwiązania informatyczne do polskiego porządku prawnego wynika, że inne kraje europejskie stanowiły niewątpliwą inspirację dla rodzimych rozwiązań. Należy jednak zadać pytanie, czy zmiany nie są wprowadzane zbyt pospiesznie – zwłaszcza w kontekście obowiązku comiesięcznego raportowania ewidencji VAT (oczywiście pod warunkiem, że ustawa zmieniająca w obecnym brzmieniu wejdzie w życie).
Jak sobie poradzić z wdrożeniem JPK
Jeszcze przed 1 lipca 2016 r. i wszczęciem ewentualnej kontroli podatkowej warto zidentyfikować w przedsiębiorstwie obszary, które będą wymagać zmian
Wejście w życie przepisów nie oznacza automatycznie konieczności przekazywania wszystkich struktur JPK do organów podatkowych, ale warto już teraz wdrożyć odpowiednie zmiany i zaktualizować oprogramowanie.
W uzasadnieniu do projektu ustawy przyjęto, że koszt wprowadzenia JPK zawrze się w standardowych kosztach aktualizacji oprogramowania finansowo-księgowego.
Wbrew tym przewidywaniom, identyfikacja wszystkich nowych wymagań i funkcjonalności, zaprojektowanie i dokonanie zmian w oprogramowaniu, a także jego wdrożenie w dużych organizacjach to ogromny wysiłek. Sprawę utrudnia fakt, że proces ten angażuje zasoby ludzkie z kilku obszarów działalności (zwykle służby finansowe i księgowe, służby informatyczne i logistyczne) oraz kooperantów takich jak dostawcy oprogramowania czy też doradcy prawni i podatkowi.
Nawet zakładając, iż zasoby samego podatnika przy odpowiednim ich zaplanowaniu okażą się wystarczające, wąskim gardłem mogą się okazać sami dostawcy oprogramowania, którzy najzwyczajniej w świecie nie zdołają obsłużyć wszystkich klientów.
WAŻNE
Część pozycji uwzględnionych w strukturach JPK dotychczas nie była uwzględniania przez przedsiębiorców w systemach księgowych lub ze względu na dywersyfikację poszczególnych obszarów działania korzystają oni z kilku systemów równolegle.
Na przygotowanie spójnych rozwiązań informatycznych gwarantujących wygenerowanie prawidłowego technicznie i bezpiecznego merytorycznie pliku JPK w dużych organizacjach posługujących się złożonymi i indywidualnie wdrożonymi systemami ERP (planowanie zasobów przedsiębiorstwa) trzeba liczyć przynajmniej kilka miesięcy.
Wygenerowanie prawidłowego technicznie JPK w formacie XML to jednak dopiero połowa sukcesu. Przed jego przekazaniem organom podatkowym warto bowiem samemu sprawdzić, czy zawartość pliku jest merytorycznie spójna. Choć MF nie ujawnia, w jaki sposób będzie analizowało przekazane dane, już teraz znając zawartość merytoryczną plików i powiązania pomiędzy tabelami można przewidzieć i zaprojektować testy umożliwiające wyfiltrowanie transakcji mogących budzić podejrzenia lub wręcz nieprawidłowo zakwalifikowanych dla celów podatkowych.
Co może ujawnić JPK i jak przygotować się do kontroli
Niewątpliwym celem wprowadzenia JPK jest usprawnienie kontroli podatkowej. Dzięki standardowemu formatowi pliku organy podatkowe będą mogły wykorzystywać z góry zaprogramowane wspierane komputerowo testy danych. Ich celem będzie weryfikacja ich spójności z kwotami podatku, podstawami opodatkowania i innymi elementami kalkulacyjnymi wynikającymi ze złożonych deklaracji i informacji podatkowych.
JPK stanie się zatem ważnym narzędziem w poszukiwaniu nieprawidłowości. Nic nie stoi na przeszkodzie, aby również sam podatnik przetestował swoje dane.
!Dodatkowo struktury dotyczące VAT (JPK FA, JPK VAT) są bardzo rozbudowane, więc ilość informacji podlegających weryfikacji jest duża.
Jak to może działać
Wielość testów wydaje się być nieograniczona. Najistotniejsze, przynajmniej w najbliższych miesiącach, będą testy weryfikujące prawidłowość rozliczeń VAT. Przede wszystkim dlatego, że w tym podatku organy podatkowe spodziewają się odnaleźć brakujące wpływy.
Znaczenie tego obszaru zwiększa też fakt, że VAT jest podatkiem rozliczanym miesięcznie lub kwartalnie, o wielu złożonych regulacjach dotyczących momentu powstania obowiązku podatkowego oraz momentu odliczenia VAT.
Co można sprawdzić
Testując spójność danych, można przykładowo porównać datę wykonania usługi lub dokonania dostawy (moduł JPK VAT) z datą ujęcia faktury w deklaracji (moduł JPK VAT).
Idąc dalej (pod warunkiem powiązania z danymi z modułu magazynowego), można sprawdzić, czy data dokonania dostawy koresponduje z datą wyjścia towaru z magazynu.
W przypadku wewnątrzwspólnotowych dostaw można sprawdzić, czy podatnik posłużył się zagranicznym numerem nabywcy.
Jeśli chodzi o odliczenie podatku VAT, można przykładowo skontrolować, czy nastąpiło w ciągu 3 miesięcy od otrzymania faktury (data wpływu) oraz czy nie nastąpiło przed otrzymaniem towaru lub zapłatą zaliczki.
Im więcej testów podatnik przeprowadzi we własnym zakresie, tym statystycznie mniejsza szansa, że da się w sposób nieoczekiwany złapać na ewentualnych nieprawidłowościach.
Trochę inaczej wyglądają możliwości w przypadku rozliczeń CIT. Struktury JPK KR z zasady nie uzgadniają z zeznaniami CIT więc w takim przypadku możliwości automatycznej weryfikacji są ograniczone. Należy jednak pamiętać, że organy podatkowe dysponując również dostępem do sprawozdań finansowych, mogą zasymulować sobie podstawowe różnice pomiędzy wynikiem księgowym i podatkowym i wracać do podatników w celu ich wyjaśnienia, jeśli powezmą jakieś wątpliwości.
JPK otwiera też nowe możliwości w zakresie budowania narzędzi do zarządzania informacjami podatkowymi. Umiejętne powiązanie informacji płynących z JPK pozwoli na automatyczne generowanie raportów podatkowych w dowolnych konfiguracjach oraz automatyczne wygenerowanie deklaracji i zeznań podatkowych.