Subskrybuj nas na Youtube
Nie ulega żadnej wątpliwości, że każdy aktywny adres e-mail spełnia warunki do uznania go za adres elektroniczny w rozumieniu przepisów ordynacji podatkowej.
Wprowadzony od 2016 r. dla adwokatów, radców prawnych i doradców podatkowych obowiązek korespondowania z organami podatkowymi wyłącznie drogą elektroniczną (art. 144 par. 5 ordynacji podatkowej, dalej: Op) wywołuje wątpliwości zarówno interpretacyjne, jak i techniczne. Nakładają się na to również wadliwe objaśnienia do urzędowego druku pełnomocnictwa szczególnego (PPS-1) oraz niepełne przygotowanie aparatu skarbowego do nowych metod kontaktów z podatnikami.
Należy zacząć od elementarnego pojęcia „adresu elektronicznego”, które jest zawarte m.in. w przepisach dotyczących doręczeń, czyli w art. 144a par. 1 pkt 2 i 3 oraz art. 152a par. 1 Op. Organy podatkowe, otrzymując wypełniony druk pełnomocnictwa szczególnego PPS-1, gdzie w poz. 44 pełnomocnik wskazuje swój adres elektroniczny (zazwyczaj adres e-mail), żądają uzupełnienia druku poprzez wskazanie „adresu w systemie teleinformatycznym wykorzystywanym przez organ podatkowy”, gdyż takie objaśnienie do poz. 44 widnieje na druku. Niestety, nie wynika to w żadnej mierze z obowiązujących przepisów. Ustawodawca nie wprowadził od 2016 r. dla profesjonalnych pełnomocników obowiązku używania adresu skrzynki na platformie ePUAP jako adresu elektronicznego w rozumieniu Ordynacji podatkowej. Wprowadził tylko, w art. 152a par. 1 pkt 2 i 3 Op, wymóg podpisania urzędowego poświadczenia odbioru pisma przesłanego w formie dokumentu elektronicznego w sposób, o którym mowa w art. 20a ustawy z 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 1114 ze zm., dalej: ustawa o informatyzacji).
Co się za tym kryje
Ordynacja podatkowa nie zawiera definicji adresu elektronicznego, jednak w zakresie doręczania pism w formie dokumentu elektronicznego odsyła do ustawy o informatyzacji (art. 152a par. 6 Op) oraz w art. 144 par. 5 odwołuje się do pojęcia „środków komunikacji elektronicznej”. Zgodnie z art. 3 pkt 4 tej ustawy przez środki komunikacji elektronicznej rozumie się środki komunikacji elektronicznej w rozumieniu art. 2 pkt 5 ustawy z 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (tj. Dz.U. z 2013 r., poz. 1422 ze zm.).
To kaskadowe odesłanie nie jest może zbyt czytelne, ale nie ulega wątpliwości, że w myśl tego ostatniego przepisu chodzi o rozwiązania techniczne, w tym urządzenia teleinformatyczne i współpracujące z nimi narzędzia programowe, umożliwiające indywidualne porozumiewanie się na odległość przy wykorzystaniu transmisji danych między systemami teleinformatycznymi, a w szczególności pocztę elektroniczną. Art. 2 pkt 1 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną zawiera też definicję legalną adresu elektronicznego, jako oznaczenia systemu teleinformatycznego umożliwiającego porozumiewanie się za pomocą środków komunikacji elektronicznej, w szczególności poczty elektronicznej.
Zwykły e-mail
Nie ulega zatem żadnej wątpliwości, że pod pojęciem adresu elektronicznego należy rozumieć w szczególności adres poczty elektronicznej, czyli najzwyklejszy adres e-mail, a także np. adres strony internetowej adres IP komputera, czy numer telefonu komórkowego umożliwiający odbieranie poczty elektronicznej.
Informacja zawarta w druku PPS-1 jest zatem błędna. Każdy aktywny adres e-mail spełnia warunki do uznania go za adres elektroniczny w rozumieniu przepisów ordynacji podatkowej. I nie jest istotne, czy jest to adres osoby fizycznej, czy osoby prawnej, gdyż jest on potrzebny tylko w celu wymiany informacji w ramach systemu ePUAP, a nie do identyfikacji użytkownika ePUAP.
Na podany przez pełnomocnika adres e-mail organ podatkowy ma obowiązek przesłać co najmniej dwukrotnie odpowiednik awiza pocztowego, czyli zwykłą wiadomość e-mail bez potwierdzania odbioru, zawierającą informację o możliwości odbioru pisma w formie dokumentu elektronicznego ze wskazaniem adresu elektronicznego, z którego adresat może pobrać pismo i pod którym powinien dokonać potwierdzenia doręczenia pisma (art. 152a par. 1 pkt 1 i 2 Op).
Sposób odbioru
Informacja musi też zawierać pouczenie o sposobie odbioru pisma (a w szczególności dotyczące sposobu identyfikacji pod wskazanym adresem elektronicznym w systemie teleinformatycznym organu podatkowego) oraz informację o wymogu podpisania urzędowego poświadczenia odbioru kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub profilem zaufanym ePUAP (art. 152a par. 1 pkt 3 Op). Sposobem identyfikacji jest przy tym zalogowanie się do portalu podatkowego lub do portalu ePUAP, gdzie przy odsyłaniu potwierdzenia odbioru pisma pojawiają się dwie możliwości identyfikacji osoby fizycznej – przez kwalifikowany podpis elektroniczny lub przez profil zaufany ePUAP.
Osoba fizyczna może podpisać urzędowe potwierdzenie odbioru korespondencji w formie elektronicznej tylko na wymienione wyżej dwa sposoby, które są jedynymi elektronicznymi metodami identyfikacji osoby fizycznej dopuszczonymi przez ordynację podatkową. Kwalifikowany podpis elektroniczny jest odpłatny, natomiast profil zaufany na ePUAP jest opcją bezpłatną. Nie posiadając żadnego z nich, nie możemy korzystać z elektronicznej korespondencji z organami podatkowymi i organami kontroli skarbowej, co dla pełnomocników profesjonalnych jest równoznaczne z niemożnością prowadzenia spraw ich klientów (art. 144 par. 5 Op).
Informacje praktyczne
● Konfigurując konto na ePUAP, warto pamiętać o wykorzystaniu opcji powiadamiania na nasz adres e-mail o nadchodzącej poczcie. To, oprócz powiadomień od organów podatkowych w trybie art. 152a Op, dodatkowo zabezpiecza nas przed przypadkowym pominięciem otrzymanego pisma urzędowego.
● Działanie portalu ePUAP nie jest doskonałe. Zdarzają się sytuacje, w których pismo kierowane przez organ dociera do skrzynki dopiero po kilku dniach. Możemy się też co jakiś czas spotkać z sytuacją wyłączania działania portalu bez zapowiedzi. Szczególnie kłopotliwe dla pełnomocników są wyłączenia dokonywane np. od godz. 20.00 do godzin porannych dnia następnego, gdyż mogą powodować niedotrzymanie terminu złożenia pisma. Wydaje się, że obsługujące portal Centrum Cyfrowej Administracji nie rozumie specyfiki postępowania administracyjnego, ponieważ pomimo monitów wyłączenia nie są korelowane z godziną 24.00, kiedy mija dzienny termin dokonania określonej czynności procesowej.
● Rejestr zdarzeń, dostępny na skrzynce ePUAP, jest miejscem, gdzie zapisywana jest wszelka aktywność na zasobach profilu. Dane z rejestru można wyeksportować do pliku tekstowego i pobrać na swój komputer, co może ułatwić np. przywrócenie terminu, gdy opóźnienia w dokonaniu określonych czynności są zawinione przez system ePUAP.
● Zaskakującą opcją jest możliwość pozyskania PESEL urzędników, podpisujących pisma profilem zaufanym, a nie kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Wydaje się, że opcja ta powinna zostać usunięta z uwagi na przepisy ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (t.j. Dz.U. z 2015 r. poz. 2135 ze zm.), bo PESEL jest chronioną daną osobową w rozumieniu tej ustawy.
● Zakres i warunki korzystania z ePUAP, w szczególności zasady zakładania kont, uregulowane zostały w rozporządzeniu ministra administracji i cyfryzacji z 6 maja 2014 r. w sprawie zakresu i warunków korzystania z elektronicznej platformy usług administracji publicznej (Dz.U. poz. 584).
● Natomiast zasady potwierdzania, przedłużania, unieważniania i wykorzystania profilu ePUAP reguluje rozporządzenie ministra administracji i cyfryzacji z 5 czerwca 2014 r. w sprawie zasad potwierdzania, przedłużania ważności, unieważniania oraz wykorzystania profilu zaufanego elektronicznej platformy usług administracji publicznej (Dz.U. poz. 778).