Od 1 lipca 2024 r. e-faktury będą musieli wystawiać czynni podatnicy VAT, a pół roku później ten obowiązek obejmie podatników zwolnionych.
Nowelizacja ustawy o VAT
Nowelizacja z 16 czerwca 2023 r. ustawy o VAT oraz niektórych innych ustaw została już opublikowana w Dzienniku Ustaw pod nr 1598. Znany jest więc już ostateczną kształt przepisów wprowadzających obowiązek wystawiania i odbierania faktur poprzez Krajowy System e-Faktur (chociaż podczas prac nad tymi zmianami koncepcja wielokrotnie się zmieniała). Przypomnijmy, że od 1 stycznia 2022 r. korzystanie z systemu KSeF jest dobrowolne. Jak to więc będzie wyglądać po zmianach?
KSeF obowiązkowe - kogo ma dotyczyć?
Już w połowie przyszłego roku (tj. od lipca 2024 r.) korzystanie z KSeF stanie się więc obowiązkowe dla czynnych podatników VAT. Natomiast podatnicy zwolnieni z VAT podmiotowo (ze względu na wielkość sprzedaży do 200 tys. zł) lub przedmiotowo (ze względu na rodzaj wykonywanych czynności) będą musieli wystawiać elektroniczne faktury od 1 stycznia 2025 r.
Aby przygotować się do nowych obowiązków większe firmy będą musiały dostosować swoje systemy finansowo – księgowe, a także procedery obiegu dokumentów. Mniejsze będą mogły korzystać z bezpłatnych narzędzi tj. rządowej aplikacji w e-mikrofirmaie i w aplikacji podatnika KSeF. Jednocześnie Ministerstwo Finansów pracuje nad zmianami w przepisach wykonawczych, które mają być ułatwieniem dla większych podmiotów w korzystaniu z KSeF.
Dzięki nim poszczególne jednostki wewnętrzne (np. oddziały) będą mogły korzystać z własnego dostępu do KSeF, a zarazem nie będą miały wglądu do wszystkich e-faktur wystawionych i otrzymanych przez firmę. Te zmiany mają wejść w życie od 1 września 2023 r.
Pomocą we wdrożeniu zmian ma być też przygotowywana przez Ministerstwo Finansów wytyczne (np. w formie broszury, ale nie objaśnień podatkowych), które mają być opublikowane jeszcze w 2023 r.
Które faktury poza systemem
Przygotowując się do zmian należy pamiętać, że nie wszystkie faktury będą wysłane przez ministerialny system. Ustrukturyzowane dokumenty będą wystawiane tylko między firmami. Nie będzie natomiast możliwości wystawiania ich konsumentom – im faktury będzie wolno wystawiać tylko poza KSeF. Chociaż brak możliwości fakultatywnego korzystania z KSeF w tym przypadku nie jest dobrą wiadomością dla niektórych firm (jak np. telekomunikacyjnych) – to resort nie planuje wprowadzenia takiej możliwości.
Z systemu będą też wyłączone bilety spełniające funkcję faktury (w tym paragony za przejazd po autostradach, bilety kolejowe i samolotowe), oraz faktury wystawiane w procedurach OSS (ang. One Stop Shop) i IOSS (Import One Stop Shop).
Ponadto faktury z kas rejestrujących będą mogły być wystawiane w dotychczasowej formie do 31 grudnia 2024 r. Do tego czasu paragon fiskalny z NIP będzie więc uznawany za fakturę uproszczoną.
Awaria KSeF - jakie zasady?
Ustawodawca przewidział w przepisach postępowanie w razie awarii KSeF lub w razie problemów po stronie podatnika (np. awaria internetu). W takiej sytuacji przedsiębiorcy będą wystawiać faktury w trybie offline (według wzoru faktury ustrukturyzowanej). Podatnik będzie musiał opatrzyć taki dokument kodem weryfikującym i przesyłać do nabywcy w sposób z nim uzgodniony.
Przy czym po zakończeniu awarii systemu trzeba będzie przesłać taką fakturę do KSeF w ciągu siedmiu dni roboczych. Natomiast w przypadku problemów po stronie podatnika będzie mniej czasu, bo trzeba będzie to zrobić nie później niż następnego dnia roboczego po wystawieniu dokumentu offline.
Brak wystawiania e-faktur - jakie będą groziły kary?
Za niedopełnienie obowiązku wystawiania e-faktur będą ciążyły kary, ale organy skarbowe będą mogły je nakładać dopiero od 1 stycznia 2025 r.
Karą pieniężną będą objęte przypadki, gdy podatnik:
- nie wystawił faktury przy użyciu KSeF mimo ciążącego na nim obowiązku,
- w okresie awarii KSeF i w trybie offline wystawi fakturę niezgodnie z udostępnionym wzorem,
- nie prześle do KSeF, w określonym terminie, faktur wystawionych podczas awarii i w trybie offline.
Wysokość kar ma być miarkowana proporcjonalnie do stopnia przewinienia. Zasadniczo mają one wynosić do 100 proc. kwoty podatku wykazanego na fakturze, a jeśli na fakturze nie będzie podatku – do 18,7 proc. wykazanej należności.
Podatnicy nie będą musieli się obawiać konsekwencji, gdy sami otrzymają dokumenty poza systemem KSeF w sytuacji, gdy powinni je dostać za jego pośrednictwem. Taki dokument nadal będzie uprawniał nabywcę do odliczenia VAT – co potwierdziło MF. Pisaliśmy o tym w artykule „W ciągu 10 lat budżet zyska na KSeF 10 mld zł” (DGP nr 126/2023).
