Na zastosowanie uproszczenia ustawodawca nie zezwolił organizacjom pożytku publicznego prowadzącym działania finansowane ze środków pochodzących z 1 proc.
Dziennik Gazeta Prawna
Dziennik Gazeta Prawna
Reklama
Dotychczas wszystkie jednostki non profit ze względu na to, że są osobami prawnymi albo jednostkami organizacyjnymi nieposiadającymi osobowości prawnej, musiały na podstawie art. 2 ust. 1 pkt 1 i 5 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.; dalej: u.r.) prowadzić księgi rachunkowe. Od nowego roku uległo to zmianie za sprawą dodania ust. 5 w art. 2 u.r. Wskazano w nim, że niektóre jednostki prowadzące działalność pożytku publicznego, mimo że są zobowiązane do stosowania ustawy o rachunkowości, mogą zrezygnować z prowadzenia ksiąg i zamiast tego prowadzić jedynie ewidencję przychodów i kosztów. Wskazówki dotyczące prowadzenia tej ewidencji i zasad dokumentowania operacji w niej ujmowanych zawiera rozporządzenie ministra finansów z 18 grudnia 2015 r.

Reklama
Jednostkami uprawnionymi do rezygnacji z prowadzenia ksiąg rachunkowych i prowadzenia tej uproszczonej ewidencji są (zgodnie z art. 10a u.d.p.p.w.) organizacje pozarządowe, z wyłączeniem spółek kapitałowych, oraz podmioty wymienione w art. 3 ust. 3 pkt 2 u.d.p.p.w., czyli stowarzyszenia jednostek samorządu terytorialnego.
Nie mogą skorzystać z tych uproszczeń, mimo że prowadzą działalność w sferze pożytku publicznego:
● osoby prawne i jednostki organizacyjne działające na podstawie przepisów o stosunku państwa do kościoła katolickiego w Rzeczypospolitej Polskiej, o stosunku Państwa do innych kościołów i związków wyznaniowych oraz o gwarancjach wolności sumienia i wyznania, jeżeli ich cele statutowe obejmują prowadzenie działalności pożytku publicznego,
● spółdzielnie socjalne,
● spółki akcyjne i spółki z ograniczoną odpowiedzialnością oraz kluby sportowe będące spółkami działającymi na podstawie ustawy z 25 czerwca 2010 r. o sporcie (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 715), które nie działają w celu osiągnięcia zysku oraz przeznaczają całość dochodu na realizację celów statutowych oraz nie przeznaczają zysku do podziału między swoich udziałowców, akcjonariuszy i pracowników.
Wymagania do spełnienia
Organizacje pozarządowe, które chciałyby prowadzić uproszczoną ewidencję przychodów i kosztów, muszą spełnić jednocześnie kilka warunków. RAMKA 1
Po pierwsze muszą działać w sferze zadań publicznych określonych w art. 4 ust. 1 u.d.p.p.w., czyli realizować działania wskazane w 33 punktach wymienionych w tym przepisie. RAMKA 2, S. C4
Takie organizacje nie mogą prowadzić działalności gospodarczej w rozumieniu przepisów o swobodzie działalności gospodarczej oraz nie mogą mieć statusu organizacji pożytku publicznego.
Kolejny warunek związany jest ze źródłami uzyskiwanych przez organizację przychodów. Mogą one osiągać przychody wyłącznie z działalności nieodpłatnej pożytku publicznego z tytułu składek członkowskich, darowizn, zapisów, spadków, dotacji, subwencji, przychodów pochodzących z ofiarności publicznej, działalności odpłatnej pożytku publicznego z tytułu sprzedaży towarów i usług, tytułu sprzedaży, najmu lub dzierżawy składników majątkowych, tytułu odsetek od środków pieniężnych na rachunkach bankowych lub rachunkach w spółdzielczych kasach oszczędnościowo-kredytowych, prowadzonych w związku z wykonywaną działalnością, w tym także odsetek od lokat terminowych oraz innych form oszczędzania, przechowywania lub inwestowania, tworzonych na tych rachunkach.
Wartość tych przychodów nie może być w roku poprzedzającym rok wyboru prowadzenia uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów wyższa niż 100 000 zł. Warunku tego nie stosuje się w pierwszym roku prowadzenia działalności, jeśli od razu organizacja zdecyduje się na prowadzenie uproszczonej ewidencji. PRZYKŁADY 1, 2 I 3
RAMKA 1
Ułatwienia są możliwe dopiero po spełnieniu warunków
1 Organizacje pozarządowe będą mogły prowadzić uproszczoną ewidencję, jeśli spełnią łącznie następujące warunki:
● działają w sferze zadań publicznych określonych w art. 4 ust. 1 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie,
● nie prowadzą działalności gospodarczej w rozumieniu przepisów o swobodzie działalności gospodarczej,
● nie mają statusu organizacji pożytku publicznego,
● osiągają przychody wyłącznie z określonych źródeł.
2 Ponadto źródłami przychodów, jakie będą mogły uzyskiwać te organizacje, będą wyłącznie:
● działalność nieodpłatna pożytku publicznego,
● składki członkowskie,
● darowizny, zapisy oraz spadki,
● dotacje i subwencje oraz przychody pochodzące z ofiarności publicznej,
● działalność odpłatna pożytku publicznego z tytułu sprzedaży towarów i usług,
● sprzedaż, najem lub dzierżawa składników majątkowych,
● odsetki od środków pieniężnych na rachunkach bankowych lub rachunkach w spółdzielczych kasach oszczędnościowo-kredytowych prowadzonych w związku z wykonywaną działalnością, w tym także odsetki od lokat terminowych oraz innych form oszczędzania, przechowywania lub inwestowania tworzonych na tych rachunkach.
3 Warunkiem zastosowania wskazanego uproszczenia jest także to, że w roku poprzedzającym rok wyboru prowadzenia uproszczonej ewidencji jednostki osiągnęły przychody wyłącznie z tytułów, o których mowa powyżej, w wysokości nieprzekraczającej 100 000 zł. Ograniczenia w zakresie wielkości przychodów nie stosuje się w roku, w którym jednostka rozpoczęła działalność.
RAMKA 2
Co to znaczy działać w sferze zadań publicznych
Do działalności w sferze pożytku publicznego zaliczamy m.in. działania w zakresie: nauki, szkolnictwa wyższego, edukacji, oświaty i wychowania, działalności na rzecz dzieci i młodzieży, w tym wypoczynku dzieci oraz młodzieży, kultury, sztuki, ochrony dóbr kultury i dziedzictwa narodowego, promocji Rzeczypospolitej Polskiej za granicą, działalności na rzecz rodziny, macierzyństwa, rodzicielstwa, upowszechniania i ochrony praw dziecka, przeciwdziałania uzależnieniom i patologiom społecznym i wiele innych.
PRZYKŁAD 1
Bez uproszczeń
Spółdzielnia socjalna realizuje zadania z zakresu działalności wspomagającej rozwój wspólnot i społeczności lokalnych. Jest to wprawdzie działalność w sferze pożytku publicznego, ale spółdzielnie socjalne nie mają prawa do zastosowania uproszczeń w rachunkowości.
PRZYKŁAD 2
Zeszłoroczne projekty
Fundacja (osoba prawna) w 2015 r. osiągnęła przychody z działalności odpłatnej pożytku publicznego w wysokości 95 000 zł i z darowizn w wysokości 12 000 zł. W 2016 r. przychody te będą niższe, dlatego że nie będzie realizowała części zeszłorocznych projektów. Jednak przychody tej fundacji przekroczyły 100 000 zł w 2015 r. i nie może ona skorzystać z uproszczeń.
PRZYKŁAD 3
Kwota niższa niż limit
Stowarzyszenie zwykłe DOM (jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej) realizuje cele w zakresie wspierania działalności na rzecz osób niepełnosprawnych. Jego przychody za 2015 r. to składki członkowskie w wysokości 2000 zł, odsetki od środków zgromadzonych na rachunkach bankowych w wysokości 70 zł i darowizny w wysokości 3000 zł. Kwota przychodów jest niższa niż limit, zatem stowarzyszenie może w 2016 r. prowadzić uproszczoną ewidencję.
WZÓR
UCHWAŁA NR 1/2016 Zgromadzenia Członków Stowarzyszenia DIAMENT z 5 stycznia 2016 r.
Par. 1
Na podstawie art. 2 ust. 5 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U z 2013 r. poz. 330 ze zm.) i art 10a ustawy z 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 1118 ze zm.) w stowarzyszeniu DIAMENT z dniem 1 stycznia 2016 r. zaprzestaje się prowadzenia ksiąg rachunkowych i zaprowadza ewidencję przychodów i kosztów.
Par. 2
Prowadzenie ewidencji powierza się Adulta Sp. z o.o. z siedzibą w Poznaniu, ul. Biała 4.
Par. 3
Uchwała wchodzi w życie z dniem powzięcia.
Wybór uproszczonej ewidencji
Organ decydujący o zatwierdzeniu sprawozdań finansowych przesądza o tym, czy jednostka nadal będzie prowadziła rachunkowość, czy tylko ewidencję podatkową. Jest to kolejny warunek do spełnienia
Organem zatwierdzającym w przypadku stowarzyszeń jest zgromadzenie członków, a w przypadku fundacji – wskazana w statucie rada fundatorów.
Aby organizacja mogła prowadzić uproszczoną ewidencję przychodów i kosztów, musi zawiadomić o tym wyborze naczelnika urzędu skarbowego właściwego w sprawach opodatkowania podatkiem dochodowym. Musi to zrobić w terminie do końca pierwszego miesiąca roku podatkowego, w którym rozpoczyna prowadzenie ewidencji. PRZYKŁAD 4 W tym roku 31 stycznia wypada w niedzielę, dlatego termin przesuwa się na poniedziałek 1 lutego 2016 r. Jeśli organizacja dopiero rozpoczyna działalność, to ma na to 30 dni od dnia jej rozpoczęcia. Nie ma sformalizowanego wzoru takiego zawiadomienia.
Powyższe zawiadomienie będzie dotyczyło także lat następnych. Oznacza to, że kierownictwo organizacji nie będzie musiało w następnych latach składać nowego zawiadomienia, chyba że zaistnieją okoliczności związane z rezygnacją z prowadzenia tej ewidencji lub utrata prawa do jej prowadzenia po niespełnieniu warunków, o których mowa w art. 10a ust. 1 u.d.p.p.w. Jeśli zaistnieją okoliczności uzasadniające rezygnację/utratę praw o prowadzenia uproszczonej ewidencji, to obowiązkiem kierownika jednostki będzie zawiadamianie naczelnika urzędu skarbowego właściwego w sprawach opodatkowania podatkiem dochodowym w terminie 14 dni od końca ostatniego miesiąca roku podatkowego, w którym prowadzi uproszczoną ewidencję przychodów i kosztów, o tym fakcie. Obowiązek zawiadomienia spoczywa również na organizacji, która prowadziła uproszczoną ewidencję, ale utraciła możliwość korzystania z tego rodzaju uproszczenia i tym samym ma obowiązek założenia ksiąg rachunkowych. PRZYKŁADY 5 I 6
! Organizacje pożytku publicznego mają obowiązek przygotowywać sprawozdanie merytoryczne, w którym prezentowane są m.in. informacje dotyczące kosztów prowadzenia różnych działań, w tym finansowanych ze środków pochodzących z 1 proc. Tylko księgi rachunkowe i system ewidencji analitycznej umożliwiają uzyskanie wymaganych do tego sprawozdania danych bez ponoszenia dodatkowych kosztów zbierania informacji. Dlatego dla tych organizacji racjonalniejszym rozwiązaniem jest prowadzenie ksiąg rachunkowych i ustawodawca nie zezwolił im na zastosowanie wskazanego uproszczenia.
PRZYKŁAD 4
Zły termin
Zarząd stowarzyszenia złożył 1 marca 2016 r. zawiadomienie w sprawie zaprowadzenia uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów. Nie został dotrzymany termin, zatem stowarzyszenie w 2016 r. powinno nadal prowadzić księgi rachunkowe.
WZÓR
Poznań, 29 stycznia 2016 r.
Zawiadamiamy, że na podstawie uchwały nr 1/2016 Zgromadzenia Członków Stowarzyszenia DIAMENT z 25 stycznia 2016 r. od 1 stycznia 2016 r. w stowarzyszeniu będzie prowadzona uproszczona ewidencja przychodów i kosztów. Dokumenty i ewidencja będą w siedzibie podmiotu uprawnionego do usługowego prowadzenia ksiąg Adulta Sp. z o.o. z siedzibą w Poznaniu, ul Biała 4.
Zarząd Stowarzyszenia
PRZYKŁAD 5
Zmiana postanowień
Fundacja ASDA przekroczyła w maju 2016 r. przychody w kwocie 100 000 zł. Uproszczoną ewidencję, którą zaprowadziła od 1 stycznia 2016 r., będzie nadal prowadzić do końca grudnia 2016 r., a w terminie do 14 stycznia 2017 r. zarząd tej fundacji musi zawiadomić naczelnika US o zaprowadzeniu ksiąg rachunkowych.
PRZYKŁAD 6
Za mało danych
Stowarzyszenie AMBRA prowadzi od 2016 r. uproszczoną ewidencję przychodów i kosztów. Nadal spełnia warunki uprawniające je do tego. Jednak w lipcu zarząd stowarzyszenia poprosił członków o podjęcie uchwały o powrocie na księgi rachunkowe, gdyż z uproszczonej ewidencji nie można zdaniem zarządu stowarzyszenia uzyskać wszystkich niezbędnych do rozliczania projektów informacji. Zgromadzenie członków podjęło taką uchwałę w lipcu, ale będzie ona skuteczna dopiero od 2017 r. Zarząd powinien do 14 stycznia 2017 r. zawiadomić naczelnika urzędu skarbowego o rezygnacji z prowadzenia uproszczonej ewidencji.
Zasady do stosowania
Decydując się na łatwiejszą metodę, trzeba wziąć pod uwagę jej specyfikę i sposób prowadzenia, częściowo zbliżony do PKPiR
Rozporządzenie ministra finansów z 18 grudnia 2015 r. w sprawie prowadzenia uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów przez niektóre organizacje pozarządowe oraz stowarzyszenia jednostek samorządu terytorialnego wskazuje, że organizacje te będą prowadziły ewidencję na zasadach bardzo zbliżonych do podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Będą się skupiały na ujmowaniu zdarzeń pozwalających ocenić, czy i w jakim zakresie działalność takiej jednostki może korzystać ze zwolnienia z podatku dochodowego.
Jest też kilka elementów, które zbliżają ten sposób ewidencjonowania do ksiąg rachunkowych. Uproszczona ewidencja powinna zawierać sporządzony w języku polskim opis zasad jej prowadzenia, w szczególności w zakresie:
● określenia roku podatkowego w rozumieniu art. 8 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tj. Dz.U. z 2014 r. poz. 851 ze zm.),
● systemu przetwarzania danych,
● systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów.
W przypadku prowadzenia uproszczonej ewidencji w formie elektronicznej dokumentacja ta będzie musiała zawierać także:
● opis systemu informatycznego, zawierający wykaz programów, procedur, funkcji w zależności od struktury oprogramowania, oraz
● opis programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia i dostępu do danych oraz systemu ich przetwarzania, a także określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji.
Rozporządzenie MF z 18 grudnia 2015 r. wskazuje także, że w przypadku korzystania z systemu teleinformatycznego niezbędne będzie:
● określenie na piśmie szczegółowej instrukcji obsługi programu komputerowego wykorzystywanego do prowadzenia uproszczonej ewidencji,
● stosowanie programu komputerowego zapewniającego bezzwłoczny wgląd w treść dokonywanych zapisów oraz umożliwiającego wydrukowanie wszystkich danych w porządku chronologicznym, zgodnie z wzorem uproszczonej ewidencji,
● przechowywanie zapisanych danych na informatycznych nośnikach danych, w sposób chroniący je przed zniszczeniem lub zniekształceniem, naruszeniem ustalonych zasad ich przetwarzania lub ich modyfikacją w sposób nieuprawniony,
● przypisywanie podejmowanych w uproszczonej ewidencji działań osobom fizycznym lub procesom oraz umiejscawianie ich w czasie.
W przypadku prowadzenia uproszczonej ewidencji w wersji papierowej należy ją zbroszurować i kolejno ponumerować jej karty.
Rozporządzenie MF z 18 grudnia 2015 r., wbrew pierwotnym zapowiedziom, nie zawiera wskazań dotyczących prowadzenia ewidencji poza jednostką. Oznacza to, iż nie ma przeszkód, aby powierzyć takie czynności zewnętrznej firmie lub osobie.
Uproszczona ewidencja będzie, podobnie jak księgi rachunkowe, zbiorem zapisów, obrotów (sum zapisów), które będą tworzyć:
● zestawienie przychodów i kosztów określone w załączniku nr 1 do rozporządzenia MF z 18 grudnia 2015 r.,
● zestawienie przepływów finansowych określone w załączniku nr 2 do rozporządzenia MF z 18 grudnia 2015 r.,
● karty przychodów pracownika,
● wykaz środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych związanych z prowadzoną działalnością.
Karty przychodów pracowników
Indywidualnie dla każdego pracownika, któremu podatnik wypłaca należności ze stosunku pracy, o których mowa w art. 12 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.; dalej ustawa o PIT), ma być prowadzona karta przychodów pracownika. PRZYKŁAD 7 Wynika to z par. 3 ust. 1 rozporządzenia MF z 18 grudnia 2015 r., które wskazuje także, jakie informacje takie karty powinny co najmniej zawierać:
● imię i nazwisko pracownika oraz identyfikator podatkowy (NIP albo PESEL),
● miesiąc, w którym nastąpiła wypłata należności, o których mowa w art. 12 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych,
● sumę osiągniętych w danym miesiącu przychodów oraz koszty uzyskania tych przychodów,
● składkę na ubezpieczenia społeczne (emerytalne, rentowe, chorobowe),
● podstawę obliczenia zaliczki w danym miesiącu,
● razem dochód narastająco od początku roku,
● kwotę należnej zaliczki na podatek dochodowy obliczonej zgodnie z przepisami ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych,
● składkę na powszechne ubezpieczenie zdrowotne,
● należną zaliczkę na podatek dochodowy,
● datę przekazania zaliczki na rachunek urzędu skarbowego, za pomocą którego właściwy dla podatnika naczelnik urzędu skarbowego wykonuje swoje zadania.
Ewidencja środków trwałych
Jednostki muszą prowadzić także wykaz środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych związanych z prowadzoną działalnością. PRZYKŁAD 8
Powinien on co najmniej zawierać:
● liczbę porządkową,
● datę nabycia,
● datę przyjęcia do używania,
● określenie dokumentu stwierdzającego nabycie,
● określenie środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej,
● symbol Klasyfikacji Środków Trwałych wydanej na podstawie ustawy z 29 czerwca 1995 r. o statystyce publicznej (Dz.U. z 2012 r. poz. 591 ze zm.),
● wartość początkową,
● stawkę amortyzacyjną,
● zaktualizowaną wartość początkową,
● datę likwidacji oraz przyczynę likwidacji albo datę zbycia środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej.
Wpisów dotyczących środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych dokonuje się w wykazie najpóźniej w miesiącu przyjęcia ich do używania. Późniejszy termin wprowadzenia do wykazu uznaje się za ujawnienie środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej, zgodnie z art. 16h ust. 1 pkt 4 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Będzie to powodowało ograniczenia w możliwości wyboru stawki amortyzacyjnej (wyłącznie stawka z wykazu stawek amortyzacyjnych) oraz niemożność zaliczenia do kosztów odpisów sprzed dnia wprowadzenia go do ewidencji.
WAŻNE Karty przychodów pracowników wypełnia się najpóźniej w terminie przewidzianym dla przekazania zaliczki na podatek dochodowy od tych przychodów na rachunek urzędu skarbowego, za pomocą którego właściwy dla podatnika naczelnik urzędu skarbowego wykonuje swoje zadania.
! Nie ma przeszkód, aby prowadzenie uproszczonej ewidencji powierzyć np. zewnętrznej firmie.
PRZYKŁAD 7
Fragment wypełnionej ewidencji wynagrodzenia (dane w zł)
Jan Mirkowski, PESEL 76051202233

PRZYKŁAD 8
Wykaz środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych
Przykładowe wpisy:

Niezbędne zestawienie przepływów finansowych
Powinno być sporządzane na koniec każdego okresu sprawozdawczego wskazanego w dokumentacji opisującej sposób prowadzenia ewidencji. Jest to najczęściej koniec miesiąca i roku
Zestawienie przepływów pieniężnych ma na celu ułatwienie rozliczeń z tytułu podatku dochodowego w celu wykazania dochodów podlegających zwolnieniu z opodatkowania i nakładów sfinansowanych w bieżącym i następnych latach z takich dochodów. Zestawienie uwzględnia okoliczność, że organizacje mogą korzystać ze zwolnienia z podatku dochodowego na podstawie:
● art. 17 ust. 1 pkt 4 ustawy o CIT - przeznaczając dochody na cele statutowe, takie jak działalność naukowa, naukowo-techniczna, oświatowa, w tym również polegająca na kształceniu studentów, kulturalna, w zakresie kultury fizycznej i sportu, ochrony środowiska, wspierania inicjatyw społecznych na rzecz budowy dróg i sieci telekomunikacyjnej na wsi oraz zaopatrzenia wsi w wodę, dobroczynności, ochrony zdrowia i pomocy społecznej, rehabilitacji zawodowej i społecznej inwalidów oraz kultu religijnego;
● art. 17 ust. 1 pkt 40 ustawy o CIT – przeznaczając składki członkowskie członków organizacji politycznych, społecznych i zawodowych na cele inne niż na działalność gospodarczą;
● art. 17 ust. 1 pkt 47 ustawy o CIT – w zakresie dotacji otrzymanych z budżetu państwa lub budżetu jednostki samorządu terytorialnego, z wyjątkiem dopłat do oprocentowania kredytów bankowych w zakresie określonym w odrębnych ustawach.
Kolejne kolumny zestawienia przepływów pieniężnych są przeznaczone do ujmowania:
● nazw przepływów finansowych z tytułu art. 17 ust. 1 pkt 4, 40 i 47 ustawy o CIT,
● sumy przychodów z kolumny 10 uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów,
● sumy kosztów uzyskania przychodów z kolumny 11 ewidencji; należy także odrębnie określić w kosztach uzyskania ogółem koszty uzyskania przychodów dotyczące działalności określonej w art. 17 ust. 1 pkt 4 i 40 ustawy o CIT,
● dochodu obliczonego zgodnie z zasadami ustawy o CIT,
● dochodu (przychodu) wolnego od podatku przeznaczonego na cele określone w art. 17 ust. 1 ustawy o CIT w rozbiciu na dochód określony w art. 17 ust. 1 pkt 4 i 40 ustawy o CIT,
● razem wydatków w okresie sprawozdawczym i razem od początku poniesionych zgodnie z art. 17 ust. 1b ustawy o CIT na cele, o których mowa w art. 17 ust. 1 pkt 4 i 40 ustawy o CIT, pokrytych z dochodu zwolnionego od podatku w roku podatkowym,
● sumy dochodu wolnego od podatku z lat ubiegłych przeznaczonego na cele określone w art. 17 ust. 1 ustawy o CIT pokryte odpowiednio z dochodu zwolnionego od podatku,
● razem wydatków w okresie sprawozdawczym i razem od początku poniesionych na cele w rozumieniu art. 17 ust. 1 ustawy o CIT pokrytych z dochodu zwolnionego,
● sumy dochodów wolnych od podatku (w roku podatkowym i z lat poprzednich) niewydatkowanych na cele określone w art. 17 ust. 1 ustawy o CIT.
Powyższe dane należy ujmować odpowiednio w okresie sprawozdawczym i narastająco od początku roku podatkowego. Zastawienie będzie sporządzane na koniec każdego okresu sprawozdawczego wskazanego w dokumentacji opisującej sposób prowadzenia ewidencji (najczęściej miesiąca) i koniec każdego roku.
WAŻNE Zwolnienie zawarte w art. 17 ust. 1 pkt 4 ustawy o CIT jest zwolnieniem warunkowym, uzależnionym od spełnienia przez podatnika dwóch istotnych warunków:
– jego celem musi być działalność wymieniona w tym przepisie, przy czym statut może przewidywać również inne cele działalności,
– uzyskane dochody muszą być przeznaczone, a następnie wydatkowane wyłącznie na cele tej preferowanej przez ustawodawcę działalności statutowej.
Co trzeba wiedzieć od strony technicznej
Sposób poprawy błędu zależy od momentu, w którym go popełniono, i od sposobu prowadzenia ewidencji
Przepisy wskazują, że uproszczoną ewidencję należy prowadzić rzetelnie. Nie oznacza to automatycznie, że nie będzie dopuszczalny żaden błąd. PRZYKŁADY 9 I 10 Podobnie jak w przypadku PKPiR uproszczoną ewidencję organizacji pozarządowej uważa się za rzetelną, jeżeli dokonywane w niej zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty, tzn. jeśli:
● niewpisane lub błędnie wpisane kwoty przychodu nie przekraczają łącznie 0,5 proc. przychodu wykazanego w uproszczonej ewidencji za dany rok podatkowy lub przychodu wykazanego w roku podatkowym do dnia, w którym organ podatkowy lub organ kontroli skarbowej stwierdził te błędy, lub
● błędy spowodowały podwyższenie kwoty podstawy opodatkowania, z wyjątkiem błędów polegających na niewykazaniu lub zaniżeniu kosztów zakupu towarów handlowych i usług, lub
● uzupełniono zapisy lub dokonano korekty błędnych zapisów w ewidencji przed rozpoczęciem kontroli przez organ podatkowy lub organ kontroli skarbowej, lub
● błędne zapisy są skutkiem oczywistej omyłki, a posiadane dowody księgowe zawierają wszystkie wymagane przez rozporządzenie MF z 18 grudnia 2015 r. elementy.
Jeśli w trakcie wprowadzania dowodów do uproszczonej ewidencji zostanie popełniony błąd, to musi być on we właściwy sposób poprawiony. Zgodnie z rozporządzeniem MF z 18 grudnia 2015 r. stwierdzone błędy poprawia się przez:
● skreślenie dotychczasowej treści i wpisanie nowej, z zachowaniem czytelności błędnego zapisu, lub
● wprowadzenie do ewidencji uproszczonej niewpisanych dowodów lub zawierających korekty błędnych.
Sposób poprawy zależeć będzie od momentu, w którym popełniono błąd, i od sposobu prowadzenia ewidencji. Jeśli uproszczona ewidencja jest prowadzona w sposób tradycyjny (na papierze) i błąd zostanie zauważony przed dokonaniem kolejnych wpisów albo przed dokonaniem podsumowania karty (strony) ewidencji, to można dokonać poprawienia poprzez skreślenie. PRZYKŁADY 11 I 12
Podstawą dokonywania zapisów w ewidencji powinny być prawidłowe i rzetelne dowody. Potwierdzeniem, że spełniają one wymogi, jest przeprowadzenie kontroli. Podobnie jak w przypadku prowadzenia ksiąg rachunkowych, także jeśli organizacja prowadzi uproszczoną ewidencję, powinna być przeprowadzana kontrola merytoryczna, formalna i rachunkowa.
Rozporządzenie MF z 18 grudnia 2015 r. zawiera katalog dowodów, na podstawie których w uproszczonej ewidencji należy dokonywać zapisów. Będą to nie tylko faktury, rachunki oraz dokumenty celne wystawione zgodnie z odrębnymi przepisami oraz zawierające wartość odsetek wyciągi: z rachunków rozliczeniowych, z lokat terminowych oraz z innych form oszczędzania, przechowywania lub inwestowania środków pieniężnych w bankach albo spółdzielczych kasach oszczędnościowo-kredytowych, lecz także dokumenty związane z dokonywaniem korekt kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 15b ustawy o CIT w związku z art. 5 ust. 2 ustawy z 5 sierpnia 2015 r. o zmianie ustawy – Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. poz. 1197). PRZYKŁAD 13
Za dowody księgowe uważa się również:
● dzienne zestawienia dowodów dotyczących sprzedaży sporządzone do ujęcia ich zbiorczym zapisem,
● noty sporządzone w celu skorygowania zapisu dotyczącego operacji lub zdarzenia, wynikających z dowodu obcego lub własnego, otrzymane od kontrahenta lub przekazane kontrahentowi,
● dowody przesunięć,
● dowody opłat pocztowych i bankowych,
● inne dowody opłat, w tym dokonywanych na podstawie książeczek opłat, oraz inne dokumenty.
Dokumenty te powinny zawierać dane, o których mowa w par. 7 ust. 3 pkt 3 rozporządzenia MF z 18 grudnia 2015 r., czyli:
● wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (ich nazwy i adresów) uczestniczących w operacji, której dowód dotyczy,
● datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,
● przedmiot operacji i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,
● podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji.
Dokumenty te powinny być oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dokumentu z zapisami dokonanymi w ewidencji na ich podstawie.
Zakupy w jednostkach handlu detalicznego materiałów, żywności oraz napojów bezalkoholowych mogą być dokumentowane paragonami zaopatrzonymi w datę i stempel (oznaczenie) jednostki wydającej paragon – określającymi ilość, cenę jednostkową oraz wartość, za jaką dokonano zakupu. Podatnik na odwrocie paragonu uzupełnia jego treść, wpisując swoją nazwę, adres oraz rodzaj (nazwę) zakupionego towaru. Taki sposób udokumentowania i opisywania można stosować także dla wydatków poniesionych za granicą na zakup paliwa i olejów. Mogą być one dokumentowane paragonami lub dowodami kasowymi. PRZYKŁADY 14 I 15
Przepisy przewidują, że na udokumentowanie zapisów w uproszczonej ewidencji dotyczących niektórych kosztów (wydatków) mogą być sporządzone dokumenty - dowody wewnętrzne - zaopatrzone w datę i podpisy osób przeprowadzających te operacje gospodarcze. Takie dowody mogą dotyczyć wyłącznie:
● zakupu w jednostkach handlu detalicznego materiałów pomocniczych, np. materiałów biurowych, artykułów plastycznych,
● kosztów diet i innych należności za czas podróży służbowej pracowników oraz wartości diet z tytułu podróży służbowych,
● opłat sądowych i notarialnych,
● wydatków związanych z parkowaniem samochodu, jeżeli są udokumentowane biletem z parkometru, kuponem lub biletem jednorazowym.
PRZYKŁAD 9
Pomyłka
Fundacja prowadząca uproszczoną ewidencję wpisała do kolumny „Przychody” na podstawie wyciągu bankowego nr 10/2016 z 15 lutego 2016 r. kwotę otrzymanej dotacji z urzędu gminy w wysokości 5700 zł, zamiast widniejących na wyciągu 7500 zł. Opis zdarzenia w ewidencji jednoznacznie wskazuje na kwotę ze wskazanego wyciągu. Pomyłka ta nie oznacza, że ewidencja jest nierzetelna. Fundacja powinna ją niezwłocznie po zauważeniu poprawić, wprowadzając zapisy korygujące.
PRZYKŁAD 10
Błąd
Stowarzyszenie prowadzące uproszczoną ewidencję przychodów i kosztów dokonało wpisów w styczniu w kolejności wpływania faktur kosztowych do organizacji, a nie w kolejności dat ponoszenia kosztów (dat wystawienia dokumentów kosztowych). Błąd spostrzeżono na początku kwietnia 2016 r. 25 kwietnia 2016 r. zostały wszczęte czynności sprawdzające w zakresie obliczania zaliczek w podatku dochodowym za 2016 r. Ponieważ organizacja poprawiła błędy przed rozpoczęciem kontroli przez organ skarbowy, prowadzona przez stowarzyszenie ewidencja może być uznana za rzetelną.
PRZYKŁAD 11
Skreślenie
Fundacja zaewidencjonowała w nieprawidłowej kwocie amortyzację samochodu. Księgowa zauważyła popełnioną pomyłkę niemal niezwłocznie i od razu poprawiła ją poprzez skreślenie.

PRZYKŁAD 12
Dodatkowy zapis
Fundacja zaewidencjonowała w nieprawidłowej kwocie amortyzację samochodu. Księgowa zauważyła popełnioną pomyłkę po dokonaniu kilku wpisów i podsumowaniu strony ewidencji, na której była ujęta kwota czynszu w zbyt niskiej wartości. Dokonała zatem poprawy błędu poprzez wprowadzenie dodatkowych zapisów w uproszczonej ewidencji.

PRZYKŁAD 13
Zmniejszenie kosztów uzyskania przychodów
W październiku 2015 r. organizacja nie zapłaciła terminowo, ani po upływie 30 dni po upływie terminu zapłaty, za nabyte usługi. W księgach rachunkowych na potrzeby podatku dochodowego dokonała zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów w kwocie 500 zł. Zapłaciła za te usługi 8 stycznia 2016 r. W związku z tym na podstawie pierwotnej faktury oraz wyciągu bankowego z 8 stycznia sporządzi dokument zawierający:
a) datę wystawienia dokumentu oraz miesiąc, w którym dokonuje się zwiększenia kosztów uzyskania przychodów – 14 stycznia 2016 r.,
b) wskazanie faktury (rachunku), a jeżeli nie istniał obowiązek wystawienia faktury (rachunku) – wskazanie umowy albo innego dokumentu stanowiącego podstawę do zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów (zwiększenia przychodów) zgodnie z ustawą o CIT – faktura 986532/2015 z 3 października 2015 r.,
c) wskazanie kwoty, o którą podatnik zwiększa koszty uzyskania przychodów – 500 zł,
d) wskazanie dowodu potwierdzającego uregulowanie zobowiązania, o które podatnik zwiększa koszty uzyskania przychodów – wyciąg bankowy 3/2016 z 8 stycznia 2016 r.,
e) podpis osoby sporządzającej dokument – Jacek Jasiński.
PRZYKŁAD 14
Paragon
Prezes stowarzyszenia nabył materiały biurowe za 86 zł brutto i zakup ten udokumentował paragonem. Na odwrocie paragonu lub na kartce podpiętej pod paragon musi umieścić informację z nazwą stowarzyszenia i jego adresem, a także jednoznacznie opisać, jakie towary zostały nabyte.
PRZYKŁAD 15
Dowód kasowy
Pracownik fundacji w czasie podróży służbowej do Niemiec zakupił paliwo i zakup ten został udokumentowany niemieckim dowodem kasowym ze stacji benzynowej. Pracownik powinien na odwrocie paragonu umieścić informację z nazwą fundacji i opisać zdarzenie, wskazując m.in. numer rejestracyjny samochodu.
Ujmowanie w ewidencji
Wiele zasad, jakimi należy się kierować, dokonując zapisów, wynika z przepisów wykonawczych
Zapisy w uproszczonej ewidencji dotyczące przychodów ze sprzedaży są dokonywane na podstawie wystawionych dowodów księgowych, np. faktur lub rachunków, a w przypadku sprzedaży nieudokumentowanej tymi dowodami - na podstawie wystawionego na koniec dnia dowodu wewnętrznego, w którym w jednej kwocie wykazana jest wartość tych przychodów za dany dzień, jeżeli nie jest prowadzona ewidencja przy zastosowaniu kas rejestrujących. Zapisów takich dokonuje się generalnie jeden raz dziennie po zakończeniu dnia, nie później niż przed rozpoczęciem działalności w dniu następnym. Jest wyjątek: można dokonywać zapisów na podstawie dziennego zestawienia, jeśli organizacja jednego dnia dokonuje wielu transakcji sprzedaży, a nie rejestruje ich na kasie.
Nie ujmuje się w uproszczonej ewidencji materiałów powierzonych przez zleceniodawcę. W przypadku braku dokumentu określającego zleceniodawcę uważa się, że materiał został zakupiony bez udokumentowania.
Otrzymanie towarów handlowych musi być potwierdzone na dowodzie zakupu datą i podpisem osoby, która je przyjęła. Zakup taki wpisuje się do uproszczonej ewidencji niezwłocznie po otrzymaniu towarów, najpóźniej przed przekazaniem do magazynu lub sprzedaży. W przypadkach rozbieżności miedzy datą przyjęcia towaru a datą otrzymania faktury rozporządzenie MF z 18 grudnia 2015 r. wskazuje sposób postępowania. PRZYKŁAD 16
Zapisów dotyczących pozostałych wydatków, np. kosztów zakupu materiałów pomocniczych, paliwa, dokonuje się raz dziennie, po zakończeniu dnia, nie później niż przed rozpoczęciem działalności w dniu następnym.
Wyjątek dotyczący momentu ujęcia przychodów
W przypadku ewidencjonowania obrotu przy zastosowaniu kas rejestrujących zapisów w uproszczonej ewidencji dokonuje się na podstawie danych wynikających z raportów dobowych, skorygowanych o kwoty mające wpływ na wysokość przychodu. Nie ujmuje się przy tym potem kwot wynikających z faktur dokumentujących dokonanie sprzedaży uprzednio zarejestrowanej przy zastosowaniu kas rejestrujących.
Jakie przychody podlegają ewidencji
W zestawieniu przychodów i kosztów organizacje pozarządowe prowadzące uproszczoną ewidencję wykazują przychody z tytułu otrzymanych środków pieniężnych i z innych środków finansowych ze źródeł określonych w art. 10a ust. 1 pkt 4 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, tj. z działalności nieodpłatnej pożytku publicznego z tytułu składek członkowskich, darowizn, zapisów, spadków, dotacji, subwencji, przychodów pochodzących z ofiarności publicznej, a także z działalności odpłatnej z tytułu sprzedaży towarów i usług oraz ze sprzedaży, najmu lub dzierżawy składników majątku oraz odsetek będą rozpoznawane na zasadach wynikających z ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Będzie to dla wielu jednostek duża zmiana, np. w zakresie rozpoznawania przychodów z odsetek.
W kolumnie 7 należy wpisać przychody z działalności nieodpłatnej pożytku publicznego z tytułu składek członkowskich, darowizn, zapisów, spadków, dotacji, subwencji, przychody pochodzące z ofiarności publicznej.
Natomiast w kolumnie 8 należy wpisać przychody z działalności odpłatnej pożytku publicznego z tytułu sprzedaży towarów i usług. Kolumna 9 służy do ujmowania pozostałych przychodów, np. odsetek, odszkodowań otrzymanych, przychodów z najmu dzierżawy składników majątku organizacji. PRZYKŁADY 17-20
Ujmowanie kosztów
Organizacje będą miały obowiązek ujmować koszty, także te związane z działalnością statutową, na zasadach określonych w ustawie o CIT. Decydującym czynnikiem pozwalającym zaliczyć dany wydatek do kosztów uzyskania przychodów jest zatem poniesienie go w celu osiągnięcia przychodu bądź zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, przy czym każdy wydatek, poza wyraźnie wskazanym w ustawie, wymaga indywidualnej oceny pod kątem adekwatnego związku z przychodami i racjonalności działania organizacji pozarządowej. Wszystkie zatem poniesione przez organizację pozarządową wydatki, po wyłączeniu enumeratywnie wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT, mogą stanowić koszt uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiągniętymi przychodami, w tym służą zachowaniu albo zabezpieczeniu funkcjonowania źródła przychodów. PRZYKŁADY 21-22
Warto zwrócić uwagę, że kolumn 4 i 5, czyli nazwy kontrahenta i adresu, nie wypełnia się w wypadku zapisów dotyczących przychodu ze sprzedaży na podstawie dziennych zestawień sprzedaży oraz dowodów wewnętrznych.
W kolumnie 12 należy zaś wpisać koszty niestanowiące kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz niestanowiące kosztów uzyskania przychodów wydatki pokryte z dochodów zwolnionych od podatku.
PRZYKŁAD 16
Dowód zakupu
Stowarzyszenie zakupiło i otrzymało 18 stycznia towary, które sprzedało 20 stycznia. Nie otrzymało dokumentów WZ, specyfikacji ani faktury od dostawcy, zatem sporządzono szczegółowy opis otrzymanego towaru handlowego, podając imię, nazwisko (firmę) i adres (siedzibę) dostawcy, ilość i rodzaj oraz cenę jednostkową i wartość materiału (lub towaru handlowego). Na tej podstawie pod datą 18 stycznia 2016 r. dokonano zapisu w uproszczonej ewidencji. Opis powinien być przechowywany jako dowód zakupu i połączony z nadesłaną później fakturą.
Inaczej postąpimy, jeśli jeszcze w styczniu otrzymano fakturę. Opis należy dołączyć do otrzymanego dowodu księgowego, a zapisów w ewidencji dokonać na podstawie faktury.
PRZYKŁAD 17
Dotacja
Fundacja otrzymała dotację z urzędu gminy na zrealizowanie wypoczynku dla dzieci w czasie ferii zimowych 7000 zł.

PRZYKŁAD 18
Aukcja
Stowarzyszenie w styczniu 2016 r. sprzedało na aukcjach internetowych towary uzyskane w ramach zbiórki darów rzeczowych za 12 000 zł. Na podstawie zestawienia transakcji od operatora serwisu ujęto je pod datą 02.02.2016.

PRZYKŁAD 19
Odsetki od lokat
W fundacji naliczano odsetki od lokat pod datą końca miesiąca w księgach rachunkowych. Bank je dolicza zawsze drugiego roboczego dnia miesiąca. Fundacja, która od 2016 r. prowadzi uproszczoną ewidencję przychodów, będzie je teraz ujmowała na podstawie wyciągu bankowego.

PRZYKŁAD 20
Udostępnianie komputera
W fundacji uzyskiwane są przychody z udostępniania sprzętu komputerowego innemu stowarzyszeniu. Wystawiana na tę okoliczność jest faktura na kwotę 50 zł. Fundacja, która od 2016 r. prowadzi uproszczoną ewidencję przychodów, będzie je ujmowała w następujący sposób:

PRZYKŁAD 21
Działalność statutowa
Zgodnie ze statutem celem fundacji jest niesienie pomocy pracownikom oraz społeczeństwu regionu oraz organizowanie i wspieranie inicjatyw i rozwoju, szczególnie w zakresie: ochrony zdrowia i pomocy społecznej, wypoczynku, zdrowia i rekreacji, ochrony środowiska, działalności oświatowej i kulturalnej. Fundacja będzie mogła zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów np. nakłady na organizację wypoczynku dla dzieci i młodzieży, nakłady na organizację imprezy sportowej czy wyjazdu szkoleniowo-integracyjnego, nakłady na doposażenie mieszkań dla podopiecznych placówki domu dziecka na zakup m.in. artykułów gospodarstwa domowego, objęcie sponsoringiem oraz dofinansowanie imprezy sportowo-rekreacyjnej, pokrycie kosztów zakupu zmywarki na potrzeby kuchni szkolnej.
PRZYKŁAD 22
Wynajem
Stowarzyszenie zwykłe DOM zawarło umowę najmu z osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej. Właściciel mieszkania nie wystawia faktur i rachunków, a koszty najmu powinny być ujmowane na podstawie umowy. Dokument wewnętrzny sporządzony na potrzeby zarachowania kosztów powinien zawierać co najmniej:
Dowód wewnętrzny
Stowarzyszenie DOM
ul. Mariacka 5, 03-023 Wałbrzych Wałbrzych, 31.01.2016
Dowód księgowy nr 1/2016
Przedmiot operacji gospodarczej: czynsz za lokal w styczniu 2016 r.
Okres dokonania operacji: styczeń 2016 r.
Kwota: 760 zł
Podstawa wyliczenia: faktura umowa z 30 stycznia 2014 r.
Anna Domańska (prezes stowarzyszenia)
Do sporządzonego w ten sposób dowodu stowarzyszenie, aby potwierdzić prawidłowość udokumentowania wydatku, może dołączyć wystawioną na wynajmującego fakturę za media.