Subskrybuj nas na Youtube
Poradnia rachunkowa z 9 listopada 2015 roku.
● Czy inwentaryzacja aktywów, które w danym roku nie są objęte obowiązkiem spisu z natury, jest obowiązkowa?
Zgodnie z art. 26 ust. 1 ustawy o rachunkowości metodą spisu z natury są inwentaryzowane następujące aktywa:
1) aktywa pieniężne z wyjątkiem zgromadzonych na rachunkach bankowych;
2) papiery wartościowe w postaci materialnej;
3) rzeczowe składniki aktywów obrotowych;
4) środki trwałe oraz nieruchomości zaliczane do inwestycji, jeżeli nie są inwentaryzowane drogą porównania danych z ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami;
5) maszyny i urządzenia wchodzące w skład środków trwałych w budowie,
a także znajdujące się w jednostce składniki aktywów będące własnością innych jednostek powierzone jej do sprzedaży, przechowania lub używania.
Co do zasady jednostki są zobowiązane do przeprowadzenia inwentaryzacji aktywów i pasywów na ostatni dzień każdego roku obrotowego, niemniej jednak w odniesieniu do niektórych składników termin i częstotliwość inwentaryzacji uważa się za dotrzymane, jeżeli inwentaryzację przeprowadzono:
raz w ciągu dwóch lat – dotyczy to zapasów materiałów, towarów, produktów gotowych i półfabrykatów znajdujących się w strzeżonych składowiskach i objętych ewidencją ilościowo-wartościową;raz w ciągu czterech lat – dotyczy to nieruchomości zaliczonych do środków trwałych oraz inwestycji, jak też znajdujących się na terenie strzeżonym innych środków trwałych oraz maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie.
Z tego mogłoby więc wynikać, że jeżeli jednostka w odniesieniu do ww. aktywów zachowa wskazane terminy inwentaryzacji, to w roku, w którym aktywa te nie są objęte obowiązkiem spisu z natury, nie ma potrzeby przeprowadzania inwentaryzacji. Niestety nie do końca tak jest. Należy bowiem uwzględnić postanowienia art. 28 ust. 1 pkt 1 i 1a w związku z art. 28 ust. 7 ustawy o rachunkowości, które nakładają na jednostki obowiązek wyceny aktywów i pasywów nie rzadziej niż na dzień bilansowy. Dlatego też w mojej ocenie inwentaryzacja aktywów w okresach, w których nie ma obowiązku dokonywania ich inwentaryzacji metodą spisu z natury, powinna być przeprowadzana drogą weryfikacji według stanu na dzień bilansowy. Należy jednak zaznaczyć, że stanowiska ekspertów w tej sprawie są podzielone.
Podstawa prawna
Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.).
● Czy dokumenty stanowiące zabezpieczenie należytego wykonania umowy w formie polis ubezpieczeniowych lub gwarancji bankowych podlegają corocznej inwentaryzacji na dzień 31 grudnia?
Polisa ubezpieczeniowa lub bankowa stanowiąca zabezpieczenie należytego wykonania umowy otrzymana przez jednostkę od wykonawcy danej umowy stanowi dla jednostki należność warunkową z tytułu udzielonej przez wykonawcę gwarancji. Z jej treści wynika, że ubezpieczyciel w przypadku zaistnienia określonych zdarzeń związanych z niewykonaniem lub nienależytym wykonaniem umowy przez wykonawcę jest zobowiązany do zapłaty określonej kwoty na rzecz jednostki z tytułu przysługującego jej roszczenia o usunięcie powstałych skutków tego niewykonania czy nienależytego wykonania. Należność warunkowa jako aktywo pozabilansowe to należność podlegająca ewidencji na koncie pozabilansowym, które również podlega inwentaryzacji. Zarówno sposób, jak i terminy inwentaryzacji takiej należności określa art. 26 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Wynika z niego, że jednostki przeprowadzają na ostatni dzień każdego roku obrotowego inwentaryzację składników określonych odpowiednio w pkt 1, 2 i 3 tego przepisu. Aktywa czy pasywa ujęte na kontach pozabilansowych, a więc i należności warunkowe stosownie do ustaleń wynikających z pkt 3 podlegają takiej inwentaryzacji drogą porównania danych wynikających z ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników.
Uwzględniając powyższe, należności warunkowe wynikające ze wskazanych dokumentów będą podlegać inwentaryzacji na dzień 31 grudnia danego roku.
Podstawa prawna
Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.).
● W jaki sposób powinna zostać przeprowadzona inwentaryzacja obcych środków trwałych będących na przechowaniu lub w użytkowaniu jednostki budżetowej?
Uwzględniając postanowienia art. 26 ust. 2 ustawy o rachunkowości, obce środki trwałe powierzone jednostce do przechowania, przetwarzania, sprzedaży, używania (np. na podstawie umowy najmu, dzierżawy czy użyczenia) należy objąć inwentaryzacją drogą spisu z natury i powiadomić jednostkę powierzającą o wynikach dokonanego spisu. Ponieważ przepis ten nie reguluje w sposób szczególny terminów i częstotliwości przeprowadzania inwentaryzacji, należy przyjąć, że do inwentaryzacji obcych środków trwałych stosuje się zasady ustalone w ustawie o rachunkowości, czyli:
1) inwentaryzujemy je na ostatni dzień roku obrotowego (art. 26 ust. 1 ustawy o rachunkowości), lub
2) inwentaryzujemy je raz w ciągu 4 lat – dotyczy to nieruchomości zaliczanych do środków trwałych oraz inwestycji, jak też znajdujących się na terenie strzeżonym innych środków trwałych (art. 26 ust. 3 pkt 3 ustawy o rachunkowości.
Jeżeli jednak z zawartych umów czy innych dokumentów wynika, że jednostka przechowująca lub użytkująca obce środki trwale ma obowiązek przeprowadzania ich inwentaryzacji np. w krótszych terminach niż wskazane w ustawie o rachunkowości, to jednostka powinna przeprowadzać inwentaryzację zgodnie z tymi odrębnymi ustaleniami.
Ustalenie szczegółowych zasad inwentaryzacji obcych środków trwałych powinno być opisane w polityce rachunkowości (instrukcji inwentaryzacyjnej). Do jej opracowania i aktualizowania jest zobowiązany kierownik jednostki zgodnie z art. 10 ust. 2 ustawy o rachunkowości. Polityka rachunkowości powinna uwzględniać oczywiście ustalenia wynikające z zawartych umów, w tym przewidywać możliwość uczestniczenia właściciela w przeprowadzanej inwentaryzacji. Przedstawiciele właściciela nie mogą być członkami komisji inwentaryzacyjnej i zespołów spisowych, mogą natomiast wnosić swoje uwagi do warunków używania lub zabezpieczenia środków trwałych oddanych do używania jednostce.
Podstawa prawna
Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.).
● Czy jest prawidłowe przeprowadzenie spisu z natury przy użyciu komputera (laptopa)? Chodzi o nanoszenie na arkuszu kalkulacyjnym środków trwałych, których istnienie zostanie stwierdzone podczas przeprowadzanej inwentaryzacji, a następnie po dokonaniu ich wyceny wydrukowanie jako arkuszy spisu z natury.
Przeprowadzenie spisu z natury przy użyciu komputera (laptopa) na arkuszu kalkulacyjnym w świetle obowiązujących przepisów jest dopuszczalne po spełnieniu określonych wymogów. Należy jednak pamiętać, że sposób i technika przeprowadzenia spisu z natury powinny zostać określone przez kierownika jednostki w instrukcji inwentaryzacyjnej.
Spis z natury to jedna z podstawowych metod przeprowadzania inwentaryzacji. Polega on na ustaleniu rzeczywistego stanu składników majątkowych, który zostaje odzwierciedlony poprzez wpisanie go na arkusze spisu z natury. Arkusze spisu z natury to dowody księgowe, a więc powinny spełniać wymogi ustawowe określone w art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Dlatego powinny zawierać:
● nazwę jednostki i pola spisowego,
● numer arkusza,
● skład komisji inwentaryzacyjnej i osób odpowiedzialnych materialnie,
● datę rozpoczęcia i zakończenia spisu,
● datę, na jaki przypada termin spisu,
● dane dotyczące spisywanych składników,
● podsumowanie arkusza,
● ponumerowanie każdej strony,
● datę i podpisy członków komisji i osób odpowiedzialnych.
Arkusz spisowy powinien być sporządzony na piśmie. Sporządza się go w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje komórka finansowa, a kopię osoba odpowiedzialna materialnie. W arkuszu nie wolno zostawiać żadnych niewypełnionych wierszy czy innych wolnych miejsc.
Jeżeli arkusze spisu z natury sporządzane przy użyciu laptopa będą spełniały wymogi, o których mowa powyżej, oraz technika przeprowadzenia spisu z natury w sposób określony w pytaniu zostanie dopuszczona w instrukcji inwentaryzacyjnej wprowadzonej przez kierownika jednostki – dokonanie spisu z natury w sposób określony w pytaniu jest dopuszczalne.
Podstawa prawna
Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.).