Subskrybuj nas na Youtube
Pracownicy w ramach swoich obowiązków często jeżdżą po Polsce. Nie są jednak wtedy w podróży służbowej w rozumieniu kodeksu pracy. Czy powinnam koszty, np. noclegów, przejazdów, zaliczać do kosztów podróży służbowej, czy księgować je inaczej? To firma zamawia usługi i opłaca te koszty.
/>
/>
Koszty ponoszone przez pracodawcę w związku z wykonywaniem przez pracowników obowiązków służbowych stanowią koszty podstawowej działalności operacyjnej. Powinny być one ujmowane jako pozostałe koszty rodzajowe, nawet gdy nie są kosztami podróży służbowych.
Świadczenie bez zwolnienia
W sytuacji gdy miejscem świadczenia pracy pracownika wskazanym w umowie o pracę jest teren całego kraju, wyjazdy pracowników nie mogą stanowić podróży służbowej w rozumieniu kodeksu pracy. Oznacza to, że wartość świadczeń, jakie otrzymuje pracownik w związku z takimi wyjazdami, nie stanowi należności z tytułu podróży służbowych i tym samym nie może korzystać ze zwolnienia z podatku dochodowego. Będzie miało to znaczenie dla prawidłowego ujęcia wynagrodzeń pracownika i obciążeń pracodawcy związanych z wynagrodzeniem.
Zgodnie z art. 12 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.) za przychody pracownika należy uznać każdą formę przysporzenia majątkowego, zarówno pieniężną, jak i niepieniężną, w tym nieodpłatne świadczenia otrzymane przez podatnika. Dla celów podatkowych nieodpłatne świadczenie obejmuje działanie lub zaniechanie na rzecz innej osoby oraz wszystkie zjawiska gospodarcze i zdarzenia prawne, których następstwem jest uzyskanie korzyści kosztem innego podmiotu, lub te wszystkie zdarzenia prawne i zdarzenia gospodarcze w działalności osób, których skutkiem jest nieodpłatne – to jest niezwiązane z kosztami lub inną formą ekwiwalentu – przysporzenie majątku innej osobie, mające konkretny wymiar finansowy.
Możliwość, nie obowiązek
Na gruncie przepisów prawa pracy nie ma przeszkód, aby katalog świadczeń związanych z pracą obowiązujący u danego pracodawcy przewidywał zapewnienie pracownikowi noclegu bądź zwrot kosztów noclegu związanego z wykonywaniem zadań służbowych poza miejscowością zamieszkania pracownika. Zapewnienie tego rodzaju świadczeń nie należy jednak do obowiązków pracodawcy. Dlatego zwrot pracownikowi zwiększonych kosztów wykonywania pracy (niemający charakteru wynagrodzenia za pracę) stanowi dodatkowe świadczenie otrzymywane przez pracownika od pracodawcy.
Jak podkreślają organy skarbowe (np. dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji indywidualnej z 5 maja 2015 r., nr IBPBII/1/4511-87/15/BJ), świadczenia w postaci zapewnienia pracownikowi noclegu (zwrotu kosztów za nocleg) nie można utożsamiać z ustawowymi obowiązkami pracodawcy związanymi z porządkiem w zakładzie pracy, w tym z organizacją pracy lub wyposażeniem pracowników w narzędzia i materiały niezbędne do wykonywania pracy.
Element wynagrodzenia
Zasadą jest, że wszelkie świadczenia pozostające w związku ze stosunkiem pracy powinny być traktowane jako element wynagrodzenia za pracę i w ten sam sposób opodatkowywane, tj. wraz z wynagrodzeniem za miesiąc, w którym zostały pracownikowi przekazane, chyba że korzystają ze zwolnienia z opodatkowania na podstawie art. 21 ustawy o PIT. W katalogu zwolnień ustawodawca jednoznacznie określił, które dochody (m.in. uzyskiwane przez pracownika) korzystają ze zwolnienia.
W przypadku gdy pracownik nie jest w podróży służbowej w rozumieniu art. 77[5] par. 1 kodeksu pracy – tak jak to ma miejsce w tej sprawie – do świadczeń otrzymanych przez tych pracowników (których miejscem wykonywania pracy będzie teren całego kraju) nie ma możliwości zastosowania zwolnienia przedmiotowego określonego w art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o PIT. Jednak na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 19 ustawy o PIT wolna od podatku dochodowego jest wartość świadczeń ponoszonych przez pracodawcę z tytułu zakwaterowania pracowników, z zastrzeżeniem ust. 14 – do wysokości nieprzekraczającej miesięcznie kwoty 500 zł. Oznacza to, że pracodawca dokonując obliczenia wynagrodzenia należnego pracownikowi, powinien podwyższyć wartość podstawy opodatkowania o wartość noclegów udostępnionych mu poza podróżą służbową w części przekraczającej 500 zł miesięcznie. Cała wartość świadczenia w postaci zakwaterowanie będzie stanowiła podstawę wymiaru składek. [przykład 1]
Pracodawca może koszty noclegów ujmować na koncie Pozostałe koszty rodzajowe (najczęściej stosowane rozwiązanie) albo traktować je jako nabycie usług obcych – usług hotelarskich. Nie ujmuje ich na koncie Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia na rzecz pracowników, ponieważ są to z punktu widzenia rachunkowości koszty działalności pracodawcy, a nie świadczenia pracownicze. Mimo iż inne jest stanowisko w kwestii opodatkowania tych świadczeń jako przychodu pracownika.
W związku z art. 88 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2011 r. nr 177, poz. 1054 ze zm.) nie przysługuje prawo do odliczenia VAT naliczonego w związku z nabyciem usług noclegu. Zatem firma powinna ująć kwotę brutto jako koszt. VAT niepodlegający odliczeniu może zwiększać wartość usługi lub być ujmowany na koncie Podatki i opłaty. [przykłady 2 i 3]
PRZYKŁAD 1
Składki
Pracodawca poniósł koszty związane z udostępnieniem pracownikowi podróżującemu w ramach podstawowych obowiązków służbowych po kraju w maju noclegi o wartości 920 zł. Wynagrodzenie brutto pracownika wynosi 4000 zł. Zatem pracodawca obliczy składki na ubezpieczenie społeczne od kwoty 4920 zł. Ustalając podstawę zaliczki PIT, do kwoty brutto 4000 zł doliczy 420 zł, a następnie pomniejszy je o składki na ubezpieczenia społeczne w części finansowanej przez pracownika i tzw. zamiejscowe koszty uzyskania przychodu.
PRZYKŁAD 2
Doradcy klienta
ADC Sp. z o.o. poniosła koszty noclegów doradców klienta w maju 1000 zł + 8 proc. VAT na podstawie faktur. Koszty ujmuje w cenach nabycia.
Objaśnienia:
1. Ujęcie kosztów na podstawie faktur kwota 1080 zł: strona Wn konta Rozliczenie zakupu, strona Ma konta Rozrachunki z dostawcami;
2. Rozliczenie kosztu w kwocie 1080 zł: strona Wn konta Usługi obce, strona Ma konta Rozliczenie zakupu;
3. Ujęcie kosztu w układzie kalkulacyjnym kwota 1080 zł: strona Wn konta Koszty sprzedaży, strona Ma konta Rozliczenie kosztów.
PRZYKŁAD 3
W cenach zakupu
GET Sp. z o.o. prowadząca działalność w zakresie doradztwa poniosła koszty noclegów konsultantów klienta w maju 2000 zł + 8 proc. VAT na podstawie faktur. Koszty noclegów ujmuje zgodnie z zakładowym planem kont na koncie Pozostałe koszty rodzajowe w cenach zakupu, a VAT niepodlegający odliczeniu na koncie Podatki i opłaty.
Objaśnienia:
1. Ujęcie kosztów na podstawie faktur kwota 2160 zł: strona Wn konta Rozliczenie zakupu, strona Ma konta Rozrachunki z dostawcami;
2. Rozliczenie kosztu:
a) strona Wn konta Pozostałe koszty rodzajowe kwota 2000 zł;
b) strona Wn konta Podatki i opłaty kwota 160 zł;
c) strona Ma konta Rozliczenie zakupu kwota 2160 zł;
3. Ujęcie kosztów w układzie kalkulacyjnym kwota 2160 zł: strona Wn konta Koszty działalności podstawowej, strona Ma konta Rozliczenie kosztów.
Podstawa prawna
Art. 28 ust. 11 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.). Ustawa z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 1502 ze zm.).
