Pierwszą ratę odpisu pracodawcy muszą przekazać do końca maja. Jednak w tym roku ostatnim dniem miesiąca jest niedziela i nie wiadomo, czy mogą dokonać tego jeszcze 1 czerwca. Jest to szczególnie ważne w budżetówce
Równowartość dokonanych odpisów i zwiększeń na dany rok kalendarzowy pracodawca przekazuje na wyodrębniony rachunek bankowy zakładowego funduszu świadczeń socjalnych w terminie do 30 września danego roku, z tym że do 31 maja przekazuje pierwszą ratę (tj. kwotę stanowiącą co najmniej 75 proc. równowartości odpisów podstawowych). W tym roku 31 maja to niedziela, a więc dzień ustawowo wolny od pracy, w związku z tym pojawiła się wątpliwość, czy termin ten przesuwa się na 1 czerwca. Zdania ekspertów są podzielone.
Pierwszy dzień roboczy
Zgodnie z pierwszym stanowiskiem w takiej sytuacji trzeba zastosować ustawę z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 121 ze zm.; dalej: k.c.). – W takim przypadku termin ulega przesunięciu na 1 czerwca. Zastosowanie ma tutaj art. 115 k.c., który stanowi, że jeżeli koniec terminu do wykonania czynności przypada na dzień uznany za ustawowo za wolny od pracy, termin upływa dnia następnego – twierdzi Izabela Nowacka, ekspert do spraw wynagrodzeń.
W ustawie z 18 stycznia 1951 r. o dniach wolnych od pracy (t.j. Dz.U. z 2015 r. poz. 90) niedziele zalicza się do dni ustawowo wolnych od pracy. Zatem, przyjmując powyższą argumentację, termin wpłaty powinien ulec przesunięciu na pierwszy roboczy dzień po 31 maja, a więc na poniedziałek 1 czerwca 2015 r.
Można mieć wątpliwość, dlaczego stosuje się k.c., skoro w ustawie o ZFŚS nie ma do niego odwołania. Jak jednak tłumaczy Izabela Nowacka – jeśli nie ma odwołania do konkretnych przepisów w razie spraw nieuregulowanych, to k.c. zawsze ma zastosowanie.
Potwierdza to Paweł Ziółkowski, specjalista w zakresie podatków i prawa pracy. – Moim zdaniem mamy do czynienia ze zwykłym terminem cywilnoprawnym, wobec czego upływa w pierwszym dniu roboczym po weekendzie – wyjaśnia.
Brak przesunięcia
Nie wszyscy się jednak z tym zgadzają.
– Po pierwsze nie ma przepisu, który pozwalałby na przesuwanie tego terminu. Nie jest to jednak dług w rozumieniu prawa cywilnego, bo dług w jego rozumieniu wymaga dwóch podmiotów – wierzyciela i dłużnika. A w tej sytuacji mamy tylko do czynienia z jednym podmiotem – z pracodawcą, albowiem fundusz nie posiada zdolności prawnej, to jest tylko i wyłącznie wyodrębniona masa majątkowa w majątku pracodawcy. Jeżeli nie jest to zatem dług cywilny, to tym samym nie można stosować przepisów o długu oddawczym. Konsekwencją takiego rozumienia jest orzecznictwo Sądu Najwyższego, zgodnie z którym przekazanie odpisu po terminie nie obliguje do przekazania odsetek. W konsekwencji uważam, że pracodawca jest zobowiązany przekazać środki, tak aby 31 maja znalazły się na rachunku funduszu – argumentuje Łukasz Chruściel, radca prawny, partner w kancelarii Raczkowski Paruch.
Przepisy wyraźnie wskazują, że należy dokonać tej wpłaty do 31 maja. Najlepiej, aby operacja została zaksięgowana na koncie bankowym ZFŚS właśnie tego dnia. Zazwyczaj rachunki prowadzone są w jednym banku, dlatego w przypadku bankowości internetowej nie powinno być większych problemów.
Może jeszcze pojawić się wątpliwość, czy w tym przypadku warto stosować par. 5 z art. 12 ordynacji podatkowej (t.j. Dz.U. z 2015 r. poz. 613). Zgodnie z nim, jeżeli ostatni dzień terminu przypada na sobotę lub dzień ustawowo wolny od pracy, za ostatni dzień terminu uważa się następny dzień po dniu lub dniach wolnych od pracy, chyba że ustawy podatkowe stanowią inaczej. Jak jednak twierdzi Radosław Kowalski, doradca podatkowy, pomimo że wpłata środków na rachunek ZFŚS jest konieczna dla uwzględnienia ich w rachunku podatkowym po stronie kosztów, to sam termin, w jakim powinna być dokonana, nie wynika z przepisów prawa podatkowego. Termin wpłaty został wprost zapisany w ustawie o ZFŚS, która nie przewiduje stosowania zasad ordynacji, a za ich właściwością nie przemawia również charakter takiej płatności.
Konsekwencje
Czy jednak coś może grozić pracodawcy, jeśli argumentacja o braku przesunięcia okaże się słuszna, a on czekał do poniedziałku. Z pewnością nie musi odprowadzać odsetek z tego tytułu. Jak wskazał Sąd Najwyższy w wyroku z 11 kwietnia 2012 r., sygn. akt III PK 66/11: „(...) obowiązujące prawo nie uzasadnia twierdzenia, iż za opóźnienie w przekazaniu równowartości odpisów i zwiększeń na rachunek bankowy ZFŚS przysługują odsetki. (...) Odpis na fundusz lub brak takiego odpisu stanowi jedynie przesunięcie majątkowe o charakterze formalnym w obrębie kont, jakie posiada pracodawca. Nie ma więc – mimo naruszenia przepisu – podmiotu poszkodowanego. Jednocześnie prawa do dochodzenia w niniejszej sprawie odsetek nie ustanawiają ani ustawa o ZFŚS, ani też inne ustawy”.
Trzeba jednak pamiętać, że pracodawca lub osoba będąca w imieniu pracodawcy odpowiedzialna za wykonanie ustawy o ZFŚS, która nie wykonuje jej przepisów albo podejmuje działania niezgodne z przepisami ustawy o ZFŚS, podlega karze grzywny. Grzywnę wymierza się w wysokości od 20 do 5000 zł, co wynika z art. 24 ustawy z 20 maja 1971 r. – Kodeks wykroczeń (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 482 ze zm.). Dotyczy to też nieterminowego przekazywania środków na rachunek funduszu. Tyle teoria, ale czy nakładanie tych sankcji rzeczywiście często ma miejsce?
– W praktyce, jeżeli pracodawca przekaże odpis kilka dni później, to nie ma za to istotnych sankcji. Jedyna, która mogłaby wchodzić w grę, to odpowiedzialność za wykroczenie. Jednak ze względu na znikomą społeczną szkodliwość uważam, że taka odpowiedzialność nie powinna mieć miejsca – mówi mecenas Chruściel.
Jednak w przypadku jednostek ze sfery budżetowej mogą się one co najmniej spodziewać przy najbliższej kontroli uwag we wnioskach pokontrolnych. [ramka]
Czekamy na MPiPS
Wobec rozbieżnych opinii wystąpiliśmy o stanowisko do Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej i nadal czekamy na odpowiedź. Jednak właściwie rada końcowa może być tylko jedna: nie warto czekać do ostatniej chwili. Ustawa o ZFŚS określa graniczne terminy przekazania środków. Nie wyłącza przecież możliwości przekazania całej kwoty nawet znacznie wcześniej. Niektóre firmy, choć to nieliczne przypadki, robią przelew np. wraz z naliczeniem odpisu. Warto pamiętać, że analizowany termin nie dotyczy pracodawców, którzy utworzyli ZFŚS dobrowolnie.
Koszt
Ponadto warto wiedzieć, że wpłata na fundusz dokonana po ustawowym terminie jest kosztem uzyskania przychodów niezależnie od momentu jej dokonania w danym roku kalendarzowym. Kosztem są odpisy i zwiększenia, które w rozumieniu przepisów o ZFŚS obciążają koszty działalności pracodawcy, jeżeli środki pieniężne stanowiące równowartość tych odpisów i zwiększeń zostały wpłacone na rachunek funduszu. Tak wynika z art. 16 ust. 1 pkt 9 lit. b ustawy o CIT i odpowiednio art. 23 ust. 1 pkt 7 lit. b ustawy o PIT. Zgodnie z art. 6 ustawy o ZFŚS odpisy (i zwiększenia) na ZFŚS oraz kwoty wypłaconych świadczeń urlopowych obciążają koszty działalności pracodawcy.
– Samo opóźnienie we wpłacie środków na ZFŚS nie pozbawia podatnika prawa do uwzględnienia odpisu w kosztach, jednak przesuwa w czasie moment aktywacji podatkowej, bo dopiero łączne spełnienie warunków: dokonanie odpisu i wpłata środków uprawnia do rozliczenia kosztów podatkowych – mówi Kowalski.
Pracodawca ma więc możliwość zaliczenia do kosztów odpisów na ZFŚS, ale pod warunkiem, że na rachunek takiego funduszu zostaną wpłacone środki pieniężne. Kosztem mogą być zarówno odpisy podstawowe na ZFŚS, jak i zwiększenia tych odpisów. Kosztem podatkowym będą odpisy na ZFŚS, zarówno w przypadku, gdy fundusz ten został utworzony obowiązkowo, jak i dobrowolnie. W przypadku zwiększonych odpisów ważne jest, aby były one dokonywane zgodnie z obowiązującymi uregulowaniami.
– W przypadku zwiększeń w szczególności należy zwrócić uwagę na to, że przepisy ustawy o ZFŚS wskazują, na jakich zasadach, tj. w jakich okolicznościach i o ile może być dokonane zwiększenie odpisu na ZFŚS. Tylko takie zwiększenia mogą być uwzględnione przez pracodawcę w rachunku podatkowym po stronie kosztów – zwraca uwagę Kowalski.
Kosztem podatkowym nie będą odpisy na ZFŚS sfinansowane z zysku netto, gdyż nie obciążają one kosztów działalności pracodawcy. Należy też pamiętać o przeznaczeniu środków stanowiących odpisy. Samo wpłacenie na rachunek nie wystarcza, musi być dopełniony warunek przeznaczenia środków na działalność socjalną. Wskazuje na to wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gliwicach z 10 stycznia 2008 r. (sygn. akt. I SA/Gl 54/07, LEX nr 334385).
Wysokość
W tym roku podstawa do obliczenia odpisu jest taka sama jak w ubiegłym roku. Jest to kwota 2917,14 zł (wysokość średniej płacy za drugie półrocze 2010 r.). ©?
Wnioski pokontrolne
Naczelna Izba Kontroli
Należne odpisy w większości skontrolowanych podmiotów (9 z 15) przekazywano na rachunek bankowy ZFŚS nieterminowo bądź też bez zachowania wymaganej art. 6 ust. 2 ustawy o ZFŚS proporcji, zgodnie z którą co najmniej 75 proc. równowartości rocznego odpisu powinno zostać przekazane do 31 maja, a pozostała kwota – do 30 września. Opóźnienia w przekazywaniu odpisów dochodziły do trzech miesięcy, co w ocenie NIK mogło wpływać negatywnie na proces udzielania świadczeń socjalnych. Jako przyczynę wystąpienia nieprawidłowości wskazywano błędy i pomyłki pracowników.
Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego
W wyniku kontroli ustalono, że osoba prowadząca księgowość nie dokonała odpisu na ZFŚS w terminach ustawowych, nie przekazała środków na rachunek bankowy funduszu oraz nie dokonała korekty kwoty odpisu, co było niezgodne z art. 6 ust. 2 ustawy o ZFŚS.
OPINIA EKSPERTA
Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych jest przykładem funduszu specjalnego, który funkcjonuje odrębnie od działalności pracodawcy, choć oczywiście jest z nią bardzo silnie powiązany. Oznacza to, że operacje dotyczące gromadzenia i wydatkowania środków ZFŚS powinny być ujmowane na wyodrębnionych kontach w taki sposób, aby można było zidentyfikować w dowolnym momencie stan funduszu, jak i jego aktywa – środki pieniężne i należności.
W zakresie ewidencji środków ZFŚS, tak jak w przypadku innych operacji, zdarzają się nieprawidłowości. Najczęściej wynikają one z ujmowania jako zmniejszenia funduszu kosztów, które powinny być ponoszone przez pracodawcę. Do takich należą koszty utrzymania rachunku bankowego ZFŚS, przelewów dokonywanych z tego rachunku, opłat manipulacyjnych. Jeśli są to koszty bankowe pobierane przez bank z wyodrębnionego rachunku bankowego, to obowiązkiem pracodawcy będzie ich zwrot, a nie, jak niestety ma to czasami miejsce, ujęcie na stronie Ma konta 851 ZFŚS. Jeśli zatem nastąpi księgowanie: strona Wn konta ZFŚS, strona Ma konta Rachunek ZFŚS, to należy ten zapis poprawić. Robi się to następująco: strona Wn konta Usługi obce, strona Ma konta ZFŚS. Następnie dokonuje się refundacji tych kosztów z ZFŚS zapisem: strona Wn konta Rachunek ZFŚS, strona Ma konto Bieżący rachunek bankowy. Ze środków ZFŚS nie należy także pokrywać kosztów administracyjnych związanych z obsługą funduszu. Nieprawidłowością jest też ujmowanie odpisów na ZFŚS dopiero pod datą dokonania przelewu środków pieniężnych. Odpisy obciążające koszty działalności pracodawcy powinny być dokonywane memoriałowo, proporcjonalnie do upływu czasu, niezależnie od faktu przekazania środków finansowych. Tymczasem w wielu podmiotach zapisy następują 30 maja i 30 września, gdy następuje przelew. O ile przelew środków będzie dokonany. Takie postępowanie nie odzwierciedla obrazu jednostki w szczególności wtedy, gdy pracodawca nie przekazuje środków pieniężnych. Przy ewidencjonowaniu zdarzeń związanych z ZFŚS należy także zwrócić uwagę na zidentyfikowanie rozrachunków z pracownikami, w szczególności w zakresie udzielania im pożyczek mieszkaniowych i ich zwrotu.
Podstawa prawna
Ustawa z 4 marca 1994 r. z o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t.j. Dz.U. z 2015 r. poz. 111).
