Subskrybuj nas na Youtube
Czy musimy mieć konto kasa? Operacje gotówkowe są bardzo rzadko dokonywane, głównie przez szefa. Komu powierzyć obowiązki, jeśli musimy mieć kasę, a rachunkowość prowadzi nam biuro rachunkowe?
/>
/>
Ustawa o rachunkowości nie nakazuje prowadzenia obrotu gotówkowego z wykorzystaniem konta kasa. Zgodnie z art. 17 ust. 1 pkt 7 ustawy o rachunkowości należy prowadzić konta ksiąg pomocniczych dla operacji gotówkowych w przypadku prowadzenia kasy. Oznacza to, że nie ma obowiązku prowadzenia kasy.
Jeśli operacje gotówkowe realizuje kierownik będący właścicielem firmy, to operacje gotówkowe z właścicielem prowadzi się na wyodrębnionym w ewidencji analitycznej koncie Pozostałe rozrachunki (Rozrachunki z właścicielem/wspólnikami). Przyjęte przez jednostkę zasady obrotu gotówkowego należy jednak zapisać w dokumentacji opisującej przyjęte zasady (politykę) rachunkowości, o której mowa w art. 10 ust. 1 ustawy o rachunkowości, zatwierdzonej przez kierownika jednostki (właściciela/wspólnika).
Ponieważ nie ma kasy, nie stosuje się dowodów „Kasa przyjmie” oraz „Kasa wyda”. Powinny to być inne dowody, dokumentujące tytuł wypłaty lub wpłaty.
Najbardziej typowe operacje dotyczące obrotu gotówkowego w jednostce nieprowadzącej kasy mogą przebiegać zapisami zaprezentowanymi na przykładzie.
PRZYKŁAD
Dwóch wspólników
W małej spółce jawnej dwóch wspólników Jan Janicki i Marian Marecki dokonuje obrotu gotówkowego. W lutym 2015 r. Jan Janicki pobrał z rachunku spółki 500 zł, aby uregulować fakturę za zakup materiałów biurowych 492 zł (fakturę przedstawił i przekazał materiały). Zaś Marian Marecki otrzymał zapłatę od klienta za sprzedaż towarów (faktura 1230 zł brutto) i wpłacił tę kwotę na rachunek. Jan Jankowski pobrał na wypłatę wynagrodzeń z banku 8000 zł i wypłacił pracownikom 7500 zł.
Schemat nr 2
Objaśnienia do schematu:
1. Pobranie gotówki z rachunku bankowego przez Jana Janickiego w celu uregulowania płatności 500 zł: strona Wn konta Pozostałe rozrachunki - Rozrachunki Jan Janicki 500 zł, strona Ma konta Rachunek bieżący;
2. Ujęcie faktury za nabyte materiały biurowe:
a) 400 zł strona Wn konta Zużycie materiałów;
b) 92 zł strona Wn konta VAT naliczony;
c) 492 zł strona Ma konta Rozrachunki z dostawcami;
3. Zapłata przez właściciela gotówką za towary, usługi - na podstawie dowodów źródłowych (faktur, rachunków) kwota 492 zł: strona Wn konta Rozrachunki z dostawcami, strona Ma konta Pozostałe rozrachunki - Rozrachunki Jan Janicki;
4. Faktura za sprzedane towary:
a) 1230 zł strona Wn konta Rozrachunki z odbiorcami;
b) 1000 zł strona Ma konta Przychody ze sprzedaży towarów;
c) 230 zł strona Ma konta VAT należny;
5. Wpłata przez Mariana Mareckiego środków pieniężnych na firmowy rachunek bankowy 1230 zł: strona Wn konta Rachunek bieżący, strona Ma konta Pozostałe rozrachunki - Rozrachunki Marek Marecki;
6. PK – rozliczenie zapłaty za sprzedane towary w kwocie 1230 zł: strona Wn konta Pozostałe rozrachunki - Rozrachunki Marek Marecki, strona Ma konta Rozrachunki z odbiorcami;
7. Wb – Pobranie z banku na wypłatę wynagrodzeń kwota 8000 zł: strona Wn konta Pozostałe rozrachunki - Rozrachunki Jan Janicki, strona Ma konta Rachunek bieżący;
8. Wypłata wynagrodzeń pracownikom, zasiłków - na podstawie list płac kwota 7500 zł: strona Wn konta Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń, strona Ma konta Pozostałe rozrachunki - Rozrachunki Jan Janicki.
Kwoty nierozliczone przez Jana Janickiego 8 zł + 500 zł stanowią należność spółki jawnej od tego właściciela. Jeśli nie zostaną uregulowane do końca roku, należy się zastanowić, czy nie były one w efekcie pobranymi zaliczkami na poczet udziału w zysku.
Podstawa prawna
Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.).
