Żadne przepisy ustawy o rachunkowości nie wskazują, jak jednostka powinna zorganizować obrót gotówkowy. Nie ma tym samym przepisu nakazującego prowadzenie „Kasy” w jednostce. Sposób organizacji obrotu środkami pieniężnymi (gotówką) nie jest również związany z formą prawną jednostki, lecz wynika ewentualnie ze specyfiki prowadzenia przez dany podmiot działalności gospodarczej.
Zasady ewidencjonowania operacji gospodarczych, w tym operacji gotówkowych, określa kierownik jednostki, dokonując odpowiednich zapisów w dokumentacji opisującej przyjęte zasady (politykę) rachunkowości. Stosowane przez podmioty gospodarcze zasady ewidencji muszą być zgodne z przepisami określonymi w ustawie o rachunkowości. Pamiętać jednak należy, że w ramach przyjętych przez jednostkę zasad rachunkowości kierownik jednostki może stosować uproszczenia, jeżeli nie wywiera to istotnego wpływu na rzetelne i jasne przedstawienie sytuacji majątkowej, finansowej i wyniku finansowego firmy. „Kasy” nie prowadzi się zazwyczaj w małych jednostkach, w których operacje dotyczące obrotu pieniężnego są dokonywane osobiście przez właściciela jednostki (lub wspólników w przypadku spółek cywilnych bądź osobowych) albo też upoważnioną do tego osobę.
Jeśli kierownictwo uzna, że dla dokonywania rozliczeń operacji gotówkowych nie ma potrzeby wyodrębniania stanowiska kasjera i stosowania odrębnego konta 10 „Kasa”, to rozliczenia operacji gotówkowych dokonywane są najczęściej za pośrednictwem konta rozrachunkowego, np. konta 24 „Pozostałe rozrachunki”. W ewidencji analitycznej prowadzonej do tego konta wyodrębnić można wówczas – w zależności od formy prawnej jednostki – rozrachunki z właścicielem, rozrachunki ze wspólnikami itp.
Z reguły rozliczenia takich transakcji przebiegają w ten sposób, iż z rachunku bieżącego jednostki wypłacane są zaliczki przez uprawnioną do tego osobę, które następnie rozlicza się z uregulowanymi tymi środkami pieniężnymi zobowiązaniami. Ewidencja księgowa operacji gotówkowych w takiej sytuacji może wyglądać następująco:
1) wypłata gotówki z rachunku bieżącego jednostki jako zaliczki na wydatki firmowe: Wn konto 24 „Pozostałe rozrachunki” (w analityce: imienne konto właściciela lub wspólnika – operacje gotówkowe) oraz Ma konto 13–0 „Rachunek bankowy”,
2) zapłata zobowiązań np. wobec dostawców, pracowników itp. : Wn konto 21 „Rozrachunki z dostawcami”, lub 23–0 „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń” itp. oraz Ma konto 24 „Pozostałe rozrachunki”.
Należy jednak podkreślić, że jeżeli jednostka zrezygnuje z rozliczeń prowadzonych za pomocą konta księgowego „Kasa”, to nie będzie ona zwolniona z obowiązku ujęcia wpłat i wypłat gotówkowych w tym samym dniu, w którym zostały dokonane na podstawie odpowiednich dowodów księgowych – spełniających wymagania ustawy o rachunkowości. Nie mogą to być, w tym przypadku, dokumenty KP – „Kasa przyjmie” oraz KW – „Kasa wypłaci”. Mogą to być więc dowolnie przyjęte przez jednostkę do stosowania dokumenty, jeśli zawierają co najmniej dane określone w ustawie o rachunkowości. Przyjęte zasady obrotu gotówkowego w jednostce powinny być opisane w dokumentacji zasad (polityki) rachunkowości.
przykład
Pozostałe rozrachunki
Komandytariusz spółki komandytowej dokonał w lipcu 2018 r. następujących operacji gotówkowych:
1. Pobrał z rachunku bankowego spółki kwotę 1000 zł,
2. Wypłacił pracownikowi koszty podróży służbowej w wysokości 380 zł,
3. Zapłacił zobowiązanie z tytułu zbiorczej faktury za paliwo do samochodu służbowego w wysokości 222 zł,
4. Uregulował zobowiązanie z tytułu zakupu materiałów biurowych w wysokości 134 zł.
W polityce rachunkowości określono, iż jednostka nie stosuje konta „Kasa”, a wszystkie operacje dotyczące obrotu gotówkowego księguje za pośrednictwem konta 24 „Pozostałe rozrachunki” (w analityce: „Rozrachunki z właścicielem”).
schemat
Objaśnienia do schematu:
1. WB – pobranie gotówki z banku kwota 1000 zł: Wn konto 24 „Pozostałe rozrachunki” (w analityce: imienne konto komandytariusza – operacje gotówkowe) oraz Ma konto 13–0 Rachunek bieżący,
2. PK – wypłata pracownikowi kosztów podróży służbowej w wysokości 380 zł: Wn konto 23–4 Rozrachunki z pracownikami (w analityce: imienne konto pracownika) oraz Ma konto 24 Pozostałe rozrachunki (w analityce: imienne konto komandytariusza – operacje gotówkowe),
3. PK – zapłata na podstawie dowodu zapłaty kwoty 222 zł za paliwo: Wn konto 21 „Rozrachunki z dostawcami” oraz Ma konto 24 „Pozostałe rozrachunki” (w analityce: imienne konto komandytariusza – operacje gotówkowe),
4. PK – zapłata na podstawie dowodu zapłaty kwoty 134 zł za artykuły biurowe: Wn konto 21 „Rozrachunki z dostawcami” oraz Ma konto 24 „Pozostałe rozrachunki” (w analityce: imienne konto komandytariusza – operacje gotówkowe).
Podstawa prawna
Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 395 ze zm.).