Od 1 lipca 2021 r. za pomocą kas online rejestrować swoje usługi muszą prawnicy, lekarze, dentyści, budowlańcy oraz przedstawiciele branż beauty i fitness.
Rejestrowanie sprzedaży za pośrednictwem starej kasy od 1 lipca nie będzie już możliwe w stosunku do usług:
- fryzjerskich,
- kosmetycznych i kosmetologicznych,
- budowlanych,
- w zakresie opieki medycznej świadczonej przez lekarzy i lekarzy dentystów (chodzi więc o indywidualne praktyki, a nie np. spółkę zatrudniającą lekarzy),
- prawniczych,
- związanych z działalnością obiektów służących poprawie kondycji fizycznej (wyłącznie w zakresie wstępu).
Termin jest ostateczny. Ministerstwo Finansów, które już raz przesunęło go o pół roku z uwagi na pandemię, nie zdecydowało się na kolejną zmianę.
Oznacza to, że najpóźniej do końca czerwca 2021 r. firmy świadczące któreś z powyższych usług muszą zakupić nową kasę zatwierdzoną przez prezesa Głównego Urzędu Miar, zawrzeć umowę z serwisantem posiadającym uprawnienia, zapewnić połączenie z internetem, dokonać instalacji i fiskalizacji kasy w obecności serwistanta. Warto skonsultować z fachowcem, jaki model kasy sprawdzi się w danej działalności oraz kiedy lepiej wybrać kasę fiskalną online (działa jako osobne urządzenie), a kiedy drukarkę fiskalną online (działa razem z komputerem wyposażonym w specjalne oprogramowanie sprzedażowe).
Ulga na kasę fiskalną
Ulga pozwala odliczyć do 90 proc. ceny netto kasy fiskalnej online, ale nie więcej niż 700 zł. Można z niej skorzystać po zamontowaniu kasy i rozpoczęciu za jej pomocą ewidencji. Czynni podatnicy VAT rozliczają zakup w deklaracji VAT składanej wraz z plikiem JPK_VAT, natomiast bierni podatnicy VAT składają wniosek o ulgę do urzędu skarbowego.
Zwrot można otrzymać na tyle kas, ile wykorzystywało się dotychczas, pod warunkiem, że kupi się je w ciągu sześciu miesięcy od wejścia w życie obowiązku wymiany.
W razie wątpliwości związanej z ulgą, warto sięgnąć po oficjalne „Objaśnienia podatkowe z 11 lipca 2019 r. Ulga na zakup kas rejestrujących on-line”.
Odroczenie terminu
W wyjątkowych sytuacjach możliwe jest odroczenie terminu na wymianę kasy. Pozwala na to art. 48 par. 1 ordynacji podatkowej, który stanowi: „Organ podatkowy, na wniosek podatnika, w przypadkach uzasadnionych ważnym interesem podatnika lub interesem publicznym może odraczać terminy przewidziane w przepisach prawa podatkowego (…)”. Ministerstwo Finansów potwierdziło w korespondencji z portalem Gazetaprawna.pl, że przepis ten ma zastosowanie także co do obowiązku wymiany kas.
Wiąże się to jednak ze spełnieniem określonych warunków. Uzasadniony wniosek należy złożyć do naczelnika urzędu skarbowego jeszcze przed terminem na wymianę kasy, a więc najpóźniej do 30 czerwca 2021 r. Urząd skarbowy każdą sprawę oceni indywidualnie. Jeśli wyda korzystną dla podatnika decyzję, wyznaczy w niej nowy termin na zakup i zainstalowanie kasy fiskalnej online.
Co to są kasy fiskalne online
Dawniej kasy zapisywały dane o sprzedaży na dwóch rolkach. Z czasem zastąpiły je kasy z elektronicznym zapisem kopi. Kasy online to kolejna generacja. Są podłączone z internetem i zdalnie wysyłają informacje do Centralnego Repozytorium Kas, prowadzonego przez Krajową Administrację Skarbową. Organy skarbowe mogą dzięki temu sprawniej monitorować sprzedaż.
Wymiana kas tradycyjnych na online odbywa się etapami. Od początku 2020 r. objęła m.in. stacje paliw i warsztaty samochodowe. Od 1 stycznia 2021 r. kasy online są obowiązkowe m.in. w hotelarstwie i gastronomii. W 2023 r. w sprzedaży będą już tylko kasy fiskalne online. Branże nieobjęte obowiązkiem wymiany będą mogły korzystać z kas starszego typu do momentu ich wyeksploatowania lub konieczności wymiany pamięci fiskalnej. Oczywiście można dobrowolnie zakupić kasę online wcześniej i rozpocząć rejestrację sprzedaży za jej pomocą.
Kas fiskalnych online nie należy mylić z dopiero pojawiającymi się na rynku kasami wirtualnymi, określanymi też jako kasy mające postać oprogramowania. Nie są to urządzenia, a programy do zainstalowania np. na smartfonie. Przepisy dopuszczają ich stosowanie tylko w niektórych branżach, jak przewóz osób, hotelarstwo i gastronomia.