Jakie wydatki fiskus uznaje za koszty jednoosobowej firmy

Jeśli prowadzimy działalność gospodarczą we własnym mieszkaniu, możemy rozliczyć w ramach biznesu część opłat. Nie dotyczy to naszych wydatków osobistych. Możemy pomniejszyć przychód o diety z tytułu podróży służbowych w takiej samej wysokości co pracownik

Kosztami podatkowymi są – zgodnie z art. 22 ustawy o PIT – te, które przedsiębiorca poniósł w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania bądź zabezpieczenia ich źródła. Z uwagi na ogólny charakter tej definicji każdy poniesiony wydatek ocenia się indywidualnie. Chyba że został on wprost wyłączony z kosztów uzyskania przychodów, a więc znajduje się na liście podanej w art. 23 ustawy. Generalnie koszt podatkowy powinien mieć wpływ na powstanie, zwiększenie lub zabezpieczenie przychodu z działalności gospodarczej. Koszty – w zależności od tego, czy mają wpływ na powstanie konkretnego przychodu, czy też są ogólnie związane z działalnością podatnika – dzielą się na bezpośrednie i pośrednie, co wpływa na sposób ich rozliczania. W przypadku jednoosobowej firmy można wskazać pewne specyficzne dla takiej formy działalności gospodarczej wydatki.

Firma w domu

Indywidualni przedsiębiorcy bardzo często prowadzą działalność w miejscu zamieszkania, zwykle przeznaczając na jej potrzeby część domu lub mieszkania. W takim wypadku można tę część uznać za środek trwały (co wymaga wprowadzenia do odpowiedniej ewidencji) i amortyzować. Jak obliczyć powierzchnię użytkową przeznaczoną na działalność i ustalić odpisy amortyzacyjne na zasadach ogólnych? Takie wątpliwości miał podatnik, który firmę prowadził na poddaszu wybudowanego przez siebie domu. Do obliczenia powierzchni użytkowej zastosował przepisy ustawy o podatkach i opłatach lokalnych, dotyczące podatku od nieruchomości, tzn. pominął powierzchnię do wysokości 1,4 m, a powierzchnię od 1,4 m do 2,2 m uwzględnił w 50 proc. Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach uznał takie postępowanie za prawidłowe (interpretacja z 9 maja 2014 r., nr IBPBI/1/415-146/14/ZK).

Jeżeli tylko część nieruchomości jest używana na potrzeby firmy, odpisów amortyzacyjnych dokonuje się w wysokości ustalonej od wartości początkowej budynku (mieszkania) odpowiadającej stosunkowi powierzchni użytkowej wykorzystywanej do prowadzenia działalności gospodarczej do ogólnej powierzchni użytkowej (art. 22f ust. 4 ustawy o PIT).

W przepisach brak jednak wskazówek na temat sposobu ustalenia powierzchni użytkowej, gdy wartość początkową nieruchomości podatnik określa na zasadach ogólnych (przy budowie – koszt wytworzenia). Inaczej jest, jeśli wartość początkowa ustalana jest metodą uproszczoną (wartość tę stanowi wówczas iloczyn metrów kwadratowych używanej powierzchni użytkowej i kwoty 988 zł). W takim wypadku za powierzchnię użytkową uważa się tę przyjętą dla celów podatku od nieruchomości, co wprost wynika z art. 22g ust. 10 ustawy o PIT. Dyrektor IS w Katowicach uznał jednak, że do tych zasad można odwołać się także w przypadku amortyzacji na zasadach ogólnych.

Wydatki eksploatacyjne

Do kosztów uzyskania przychodów przedsiębiorca pracujący w mieszkaniu (domu) może zaliczyć część wydatków związanych z jego eksploatacją (np. czynsz, koszt zużycia energii, wody, wywozu śmieci itd.). Jest jednak warunek – konieczne jest wydzielenie (zaadaptowanie) pomieszczenia lub pomieszczeń tylko i wyłącznie na prowadzenie firmy (koszty ustala się proporcjonalnie do tej części lokalu, gdzie prowadzona jest działalność). W przeciwnym razie – np. gdy podatnik pracuje w salonie wykorzystywanym głównie w celach prywatnych – wydatki związane z posiadaniem i użytkowaniem takiego pomieszczenia mają charakter osobisty. Nie mogą być więc uwzględnione w kosztach. Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji z 11 kwietnia 2014 r. (nr IBPBI/1/415-65/14/SK) wyjaśnił, że w takich okolicznościach prywatnego charakteru wydatków nie zmienia to, że podatnik korzysta z pokoju, prowadząc w nim równocześnie działalność gospodarczą. Organ podatkowy odmówił zaliczenia do kosztów wydatków eksploatacyjnych podatniczce, która prowadziła działalność w mieszkaniu w różnych nadających się do tego miejscach, nie wydzielając pomieszczenia tylko do pracy. Uznał, że wydatki eksploatacyjne związane są głównie z zaspokajaniem własnych potrzeb mieszkaniowych, a nie wyłącznie w celu osiągnięcia przychodów czy też zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Ponadto nie jest możliwe wyodrębnienie, które wydatki i w jakiej części mogą mieć związek z prowadzoną działalnością. Dodał, że odmienny pogląd stawiałby w uprzywilejowanej sytuacji przedsiębiorców wobec osób, które takiej działalności nie prowadzą, a również ponoszą wydatki na własne cele mieszkaniowe i nie mogą pomniejszać o nie przychodów.

Fiskus dobija firmy, które straciły na opcjach walutowych

Zobacz również

Doszkalanie w kosztach

Przedsiębiorcy często ponoszą wydatki na doskonalenie zawodowe (czesne, materiały edukacyjne itd.). Zwykle zakładają, że umiejętności zdobyte podczas szkoleń, kursów czy studiów podyplomowych przełożą się na wysokość uzyskiwanych przychodów, zatem związane z nimi wydatki mogą zaliczać do kosztów podatkowych. Zasadniczo tak, przy czym z interpretacji indywidualnych wynika, że aby nie narażać się na spór z fiskusem, kierunek kształcenia powinien być zgodny (bezpośrednio związany) z zakresem prowadzonej działalności (por. np. interpretacje dyrektorów izb skarbowych w Bydgoszczy z 28 maja 2014 r., nr ITPB1/415-287/14/MP, w Poznaniu z 14 kwietnia 2014 r., nr ILPB1/415-103/14-2/AA, w Katowicach z 11 kwietnia 2014 r., nr IBPBI/1/415-54/14/SK). Jeśli tego związku nie ma, fiskus może podważyć koszt. Tak się stało w przypadku przedsiębiorcy zajmującego się wynajmem i sprzedażą materiałów oraz urządzeń budowlanych. Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie zakwestionował zaliczenie przez niego do kosztów czesnego za studia na kierunku logistyka, twierdząc, że wydatki te służyły do podnoszenia ogólnego poziomu wiedzy i wykształcenia, a więc mają charakter osobisty (interpretacja z 5 czerwca 2014 r., nr IPPB1/415-278/14-3/AM).

Organy podatkowe twierdzą też, że znaczenie ma m.in. to, kiedy wydatek został poniesiony. Problem z uwzględnieniem szkolenia w kosztach może mieć więc osoba, która odbyła je jeszcze przed uruchomieniem własnej działalności, co dobrze obrazuje przykład aplikacji prawniczych. Organy podatkowe uznają, że wydatki z nimi związane mają charakter osobisty, a ponieważ są one ponoszone jeszcze przed założeniem kancelarii, to nie mogą mieć związku z uzyskiwaniem przychodów z działalności gospodarczej (por. np. interpretację dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z 21 maja 2014 r., nr IPTPB1/415-148/14-2/KC). Zdarza się, że odmienne zdanie mają sądy administracyjne (por. np. orzeczenie WSA w Gdańsku z 28 maja 2014 r., sygn. akt I SA/Gd 346/14).

Fakt poniesienia wydatków jeszcze przed rozpoczęciem działalności zaważył także na odmowie uwzględnienia w kosztach opłat związanych z uzyskaniem licencji pilota. Podatnik po zdobyciu takich uprawnień otworzył działalność polegającą na transporcie lotniczym pasażerskim. Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie uznał, że wydatki na szkolenie nie mogły (i nie mogą) obiektywnie przyczyniać się do osiągnięcia przychodu bądź służyć zachowaniu lub zabezpieczeniu źródła przychodów, jakim jest działalność gospodarcza, ponieważ źródło to w czasie ich ponoszenia nie istniało (interpretacja z 22 maja 2014 r., nr IPPB1/415-238/14-2/AM).

Wyjazdy służbowe

Osoby prowadzące działalność gospodarczą mają prawo zaliczyć w ciężar kosztów podatkowych wartość diet związanych z własnymi podróżami służbowymi. Uprawnienie to przysługuje w ramach limitu, tzn. do wysokości diet przysługujących pracownikom (por. rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r., poz. 167). Nie ma tu żadnych ograniczeń (jeśli chodzi o krąg osób uprawnionych) dotyczących rodzaju lub miejsca wykonywania czynności w ramach prowadzonej działalności gospodarczej. Nie ma więc znaczenia, czy wyjazd służbowy miał na celu np. zawarcie umowy o świadczenie usług, zakup środka trwałego czy świadczenie usługi w wykonywaniu zawartej umowy. Jedyne ograniczenie odnosi się do kwoty, która może być zaliczona do kosztów. Istotny jest natomiast związek danego wyjazdu z prowadzoną działalnością gospodarczą. Za podróż służbową należy uznać bezpośrednie wykonywanie przez przedsiębiorcę zadań związanych z działalnością gospodarczą – poza siedzibą firmy, tj. zarówno w kraju, jak i poza jego granicami (por. interpretację dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z 16 kwietnia 2014 r., nr IPTPB1/415-48/14-2/KC).

Co można amortyzować?

Amortyzacji podlegają będące własnością lub współwłasnością podatnika, nabyte lub wytworzone we własnym zakresie, m.in.:

● kompletne i zdatne do użytku w dniu przyjęcia do używania budowle, budynki oraz lokale będące odrębną własnością,

● o przewidywanym okresie używania dłuższym niż rok,

● wykorzystywane na potrzeby związane z prowadzoną działalnością gospodarczą albo oddane do używania na podstawie umowy najmu czy dzierżawy.

PRZYKŁADY

1. Nauka języka obcego

Podatniczka prowadzi działalność, w której kontakty z obcojęzycznymi klientami oraz obsługa programów wykorzystywanych w firmie wymagają znajomości języka angielskiego. Czy może uznać za koszt opłatę za kurs tego języka?

Jeśli decyzja o podjęciu nauki języka obcego spowodowana jest potrzebami firmy, to wydatki mają związek z prowadzoną działalnością. Tym samym można je zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu. Ciężar wykazania związku wydatków z działalnością oraz ich wpływu na wysokość osiągniętych przychodów spoczywa jednak na podatniku, zwłaszcza w razie sporu (interpretacja dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 14 kwietnia 2014 r., nr ITPB1/415-120/14/AK).

2. Zakup wyposażenia za środki zwolnione z PIT

Przedsiębiorca jeszcze jako osoba bezrobotna otrzymał dofinansowanie na podjęcie działalności gospodarczej, które zgodnie z umową zawartą z prezydentem miasta wynosiło 20 tys. zł. Za kwotę tę wyposażył biuro. Czy wydatki może zaliczyć do kosztów?

Środki finansowe przyznane osobie bezrobotnej na rozpoczęcie działalności gospodarczej, o ile nie zostaną przeznaczone na cele inwestycyjne (czyli zakup lub wytworzenie środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych), stanowią co do zasady przychód z działalności gospodarczej, zwolniony z podatku na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 121 ustawy o PIT. Jednocześnie, art. 23 ust. 1 pkt 56 tej ustawy stanowi, że nie uważa się za koszty wydatków bezpośrednio sfinansowanych z dochodów (przychodów), o których mowa w art. 21 ust. 1 pkt 46, 47a, 47c, 47d, 116, 122, 129, 136 i 137. Przepis ten nie wymienia jednorazowego wsparcia dla bezrobotnego na rozpoczęcie działalności. Nie ma więc podstaw, by wyłączyć z kosztów wydatki na wyposażenie sfinansowane z tych pieniędzy. Wyposażenie (zgodnie z rozporządzeniem ministra finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów) to rzeczowe składniki majątku związane z wykonywaną działalnością gospodarczą, niezaliczone zgodnie z przepisami ustawy o PIT do środków trwałych (definiuje je art. 22a ust. 1 ustawy o PIT). Dla składników majątku stanowiących wyposażenie, których wartość początkowa przekracza 1500 zł, podatnik powinien prowadzić ewidencję wyposażenia (interpretacja dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z 23 maja 2014 r., nr IPTPB1/415-109/14-4/AG).

Podstawa prawna

Ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.).