Nie trzeba regulować PIT od dofinansowania kolonii dla dziecka, gdy w trakcie pobytu uzyska pełnoletność.
Firmy, które 1 stycznia danego roku zatrudniają co najmniej 20 pracowników (w przeliczeniu na pełny etat) muszą, co do zasady, tworzyć zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (ZFŚS). Pozostali przedsiębiorcy nie mają takiego obowiązku, ale mogą to robić (zasady te nie dotyczą sektora finansów publicznych).
Celem funduszu jest finansowanie działalności socjalnej danego zakładu. Kryteria przyznawania pomocy poszczególnym pracownikom odnoszą się do ich sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej. Nie ma przeszkód, aby z tej puli wypłacać np. dopłaty do wczasów dla pracowników i członków ich rodzin.
Zgodnie z ustawą o ZFŚS za działalność socjalną uważa się usługi świadczone przez pracodawców m.in. na rzecz różnych form wypoczynku, działalności kulturalno-oświatowej i sportowo-rekreacyjnej.

Jest przychód, może być podatek

Świadczenia tego rodzaju stanowią dla pracownika przychód ze stosunku pracy i mogą być opodatkowane. Chyba że wysokość wszystkich świadczeń z ZFŚS dla danej osoby nie przekroczy w roku podatkowym kwoty 380 zł. Mówi o tym art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o PIT.
Zwolnienie to dotyczy też dopłat do wypoczynku dzieci i młodzieży do lat 18 (art. 21 ust. 1 pkt 78), przy czym w tym wypadku, jeśli źródłem pieniędzy jest ZFŚS, nie ma limitu kwotowego, po przekroczeniu którego podatek trzeba by odprowadzić (jeśli w grę wchodzą inne źródła, limit wynosi 760 zł rocznie). Wypoczynek ten musi być jednak zorganizowany przez podmioty prowadzące działalność w tym zakresie – w formie wczasów, kolonii, obozów i zimowisk, w tym także, jeśli jest połączony z nauką. To samo dotyczy dofinansowania do pobytu dzieci i młodzieży na leczeniu sanatoryjnym, w placówkach leczniczo-sanatoryjnych, rehabilitacyjno-szkoleniowych i leczniczo-opiekuńczych.
Zgodnie z par. 2 ust. 1 pkt 19 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, świadczeń finansowanych ze środków przeznaczonych na cele socjalne w ramach ZFŚS nie uwzględnia się w tej podstawie. Przepisy te stosuje się także przy obliczaniu składki na ubezpieczenie zdrowotne.

Mała firma może, lecz nie musi płacić

Jeżeli firma zatrudnia mniej niż 20 osób (w przeliczeniu na pełny etat) i nie zdecyduje się stworzyć ZFŚS, może wypłacać świadczenia urlopowe albo z nich zrezygnować.
Jeżeli pracodawca się zdecyduje wypłacać świadczenia urlopowe, musi to robić na zasadach określonych w ustawie o ZFŚS. Wynika z niej, że w takich przypadkach pomoc przysługuje każdemu pracownikowi raz w roku i nie ma znaczenia jego sytuacja życiowa, materialna czy rodzinna. Warunkiem jest tylko skorzystanie z urlopu wypoczynkowego w wymiarze co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych. Pracodawca powinien wypłacić świadczenie nie później niż w dniu poprzedzającym rozpoczęcie urlopu przez pracownika (nie musi on składać wniosku w tej sprawie). Wysokość świadczenia nie może przekroczyć wysokości odpisu podstawowego na ZFŚS (patrz ramka).
Od tej kwoty nie odprowadza się składek ZUS. Podlega ona jednak opodatkowaniu, ponieważ zalicza się ją do przychodów pracownika ze stosunku pracy na podstawie art. 12 ust. 1 ustawy o PIT.
Przykładowo, jeśli pracodawca wypłaca 11 lipca świadczenie urlopowe pracownikowi zatrudnionemu na pełen etat, to przysługuje mu 1093,93 zł. Ponieważ nie odprowadza się od tej kwoty składek – zaliczka na podatek dochodowy wynosi 197 zł (tj. 18 proc. od 1093,93 zł w zaokrągleniu do pełnych złotych). Zaliczka może być potrącona z wynagrodzenia wypłacanego za lipiec, np. 30. dnia tego miesiąca.
Analogiczne świadczenie urlopowe może być wypłacane także przez przedsiębiorcę tworzącego ZFŚS – niezależnie od wsparcia udzielanego ze środków funduszu. Jednak w tym przypadku będzie ono przychodem pracownika, który podlega zarówno opodatkowaniu, jak i oskładkowaniu.
Wyjątkiem jest dopłata do wypoczynku dzieci i młodzieży do lat 18, co reguluje – tak jak w przypadku dopłat z ZFŚS – art. 21 ust. 1 pkt 78 ustawy o PIT. W tym przypadku zastosowanie będzie miał limit 760 zł. Jeżeli kwota rocznych dopłat do wypoczynku dzieci i młodzieży do lat 18 ze środków obrotowych firmy przekroczy 760 zł, nadwyżkę trzeba będzie opodatkować podatkiem dochodowym od osób fizycznych. Całe dofinansowanie podlega zaś oskładkowaniu.
Przy ustalaniu zaliczki na podatek dochodowy (od wynagrodzenia, które jest rozliczane łącznie z dofinansowaniem) należy pamiętać, że:
● nie odlicza się od dochodu składek na ubezpieczenie społeczne potrąconych przez pracodawcę ze środków pracownika, których podstawę stanowi przychód zwolniony z PIT (art. 26 ust. 1 pkt 2 lit. b ustawy o PIT),
● podatku nie obniża się o kwotę pobranej przez pracodawcę składki na ubezpieczenie zdrowotne obliczonej od podstawy, którą stanowi przychód zwolniony od PIT (art. 27b ust. 1 pkt 1 lit. b ustawy). Patrz też przykład 2.

Koszty pracodawcy

Wydatki związane z urlopem pracownika można zaliczyć do kosztów podatkowych firmy właściwie tylko w przypadku świadczeń urlopowych wypłacanych zgodnie z przepisami ustawy o ZFŚS – czyli wypłacanych przez spółki zatrudniające mniej niż 20 osób w przeliczeniu na pełne etaty.
To oznacza, że nie może tego zrobić np. spółka, która zatrudnia ponad 20 pracowników (w przeliczeniu na pełne etaty) i mimo to nie tworzy ZFŚS (na rezygnację z niego pozwala ustawa).
Potwierdził to minister finansów w interpretacji indywidualnej z 17 kwietnia 2009 r. (nr DD6/033/28/KWW/09/PK-169), którą zmienił korzystną dla podatnika interpretację dyrektora izby skarbowej z 19 grudnia 2008 r. (nr ITPB3/423-828/08/AP). Minister wyjaśnił, że wypłacane przez taką spółkę świadczenie, mimo że zostało nazwane urlopowym, nie może być utożsamiane z tym, o którym mowa w ustawie o ZFŚS. Bo to może być przekazywane tylko przez pracodawcę zatrudniającego – według stanu na 1 stycznia danego roku podatkowego – mniej niż 20 pracowników (w przeliczeniu na pełne etaty), jeżeli nie utworzył on zakładowego funduszu świadczeń socjalnych.
Do kosztów nie można też zaliczać dofinansowania do wypoczynku wakacyjnego pracowników i ich rodzin, które mieści się w definicji działalności socjalnej (o której mowa w przepisach o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych), o czym stanowi art. 16 ust. 1 pkt 45 ustawy o CIT oraz art. 23 ust. 1 pkt 42 ustawy o PIT. A więc nie tylko dopłaty do wypoczynku ze środków ZFŚS, lecz także obrotowych nie stanowią – jako wydatki na działalność socjalną – kosztu uzyskania przychodów. Z tym zastrzeżeniem, że środki przekazywane na fundusz są kosztem podatkowym. Oczywiście nie wystarczy sam odpis na ZFŚS, należy jeszcze odpisane środki faktycznie wpłacić na wyodrębniony rachunek funduszu. Potwierdził to dyrektor IS w Warszawie w interpretacji indywidualnej z 15 kwietnia 2010 r. (nr IPPB5/423-83/10-4/JC).
Świadczenia urlopowe w 2014 r.
Wysokość świadczenia urlopowego wynosi:
● na pracownika zatrudnionego w normalnych warunkach:
– na pełny etat – 1093,93 zł,
– na 1/2 etatu – 546,97 zł,
– na 3/4 etatu – 820,45 zł,
– na 1/4 etatu – 273,48 zł;
● na pracownika wykonującego pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze:
– na pełny etat – 1458,57 zł,
– na 1/2 etatu – 729,29 zł,
– na 3/4 etatu – 1093,93 zł,
– na 1/4 etatu – 364,64 zł.
PRZYKŁADY
1. Osiemnaste urodziny na obozie nie pozbawiają zwolnienia
Firma chce dofinansować ze środków z ZFŚS letni obóz dla syna pracownika, który znajduje się w trudnej sytuacji finansowej. Ma jednak wątpliwości, co jeśli w momencie przekazania pieniędzy chłopiec nie miał ukończonych 18 lat, ale w czasie pobytu osiągnął ten wiek. Czy nadal można zastosować zwolnienie, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 78 ustawy o PIT?
Zwolnienie dotyczy dopłat do wypoczynku (w tym przejazdów) dzieci i młodzieży do lat 18. Aby z niego skorzystać, wystarczy jednak, że dziecko nie miało ukończonych 18 lat w czasie przejazdu czy wypoczynku (albo pobytu na leczeniu) – ale niekoniecznie przez cały ten okres. Taką interpretację przedstawił minister finansów w interpretacji indywidualnej z 4 grudnia 2013 r. (nr DD3/033/272/MCA/13/RD-125985/13), którą zmienił niekorzystną dla podatnika interpretację dyrektora IS w Łodzi z 19 lipca 2012 r. (nr IPTPB1/415-260/12-4/DS.).
Według ministra za taką wykładnią przemawia użyty przez ustawodawcę ciąg wyrazów: dopłaty do (...) wypoczynku (...) oraz przejazdów związanych z tym wypoczynkiem i pobytem na leczeniu dzieci i młodzieży do lat 18. Wyjaśnił, że w konsekwencji dla zastosowania przedmiotowego zwolnienia istotny jest wiek dziecka w trakcie pobytu na wczasach, kolonii, zimowisku, obozie lub leczeniu w placówkach wymienionych w art. 21 ust. 1 pkt 78 ustawy o PIT, a nie wiek dziecka w momencie otrzymania dopłaty. Jednocześnie minister zauważył, że przepisy ustawy o PIT nie zawierają regulacji, która zobowiązywałaby do podziału otrzymanej kwoty dopłaty proporcjonalnie do liczby dni przypadających na wypoczynek małoletniego dziecka, które podczas odpoczynku uzyskało pełnoletność.
2. Składki od świadczeń zwolnionych nie pomniejszają podatku
Firma chce ze środków obrotowych dofinansować – 500 zł – kolonie 14-letniego dziecka pracownika. Wypłacone pieniądze są zwolnione z PIT, ale trzeba od nich odprowadzić składki na ZUS. Składki zostaną naliczone wraz z wynagrodzeniem (2740 zł) za lipiec.
W tej sytuacji łączna podstawa wymiaru składek to 3240 zł, a podstawa opodatkowania 2740 zł. Składek na ZUS od kwoty dofinansowania nie uwzględnia się przy obliczaniu zaliczki na podatek.
W związku z wypłatą wynagrodzenia i dofinansowania pracownik musi pokryć obciążenia z tytułu:
● składek na ubezpieczenie społeczne (3240 zł x 13,71 proc.) w wysokości 444,20 zł (składki na ubezpieczenie społeczne (2740 zł x 13,71 proc.) do odliczenia od dochodu – 375,65 zł)
● składek na ubezpieczenie zdrowotne [(3240 zł – 444,20 zł) x 9 proc.] w wysokości 251,62 zł (składki na ubezpieczenie zdrowotne do odliczenia od podatku (2740 – 375,65) x 7,75 proc. tj. 183,24 zł )
● zaliczki na podatek dochodowy po odliczeniu składki zdrowotnej 359,23 – 183,24 zł = 175,99 zł, w wysokości 176 zł (po zaokrągleniu):
● podatek dochodowy w wysokości 18 proc. podstawy wymiaru, tj. po odliczeniu składki na ubezpieczenie społeczne [2364,35 zł – 111,25 zł (koszty uzyskania przychodu)] = 2253,10 zł] wynosi 405,56 zł (2253,10 zł x 18 proc. = 405,56 zł),
● odjęcie ulgi podatkowej 405,56 – 46,33 = 359,23 zł.
W związku z wypłatą wynagrodzenia pracodawca musi pokryć obciążenia z tytułu:
● części składki emerytalnej, rentowej (3240 zł x 16,26 proc. = 526,82 zł) i składki wypadkowej (3240 zł x 1,8 proc. = 58,32 zł).
● składki na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych (3240 zł x 2,55 proc.) w wysokości 82,62 zł.
Podstawa prawna
Art. 3 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 592 ze zm.).
Art. 81 ust. 1 ustawy z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (t.j. Dz.U. z 2008 r. nr 164, poz. 1027 ze zm.).
Art. 16 ust. 1 pkt 45 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 851).
Art. 12, art. 21 ust. 1 pkt 67 i 78 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.).
Par. 2 pkt 19 rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. nr 161, poz. 1106 ze zm.).