Obowiązek sporządzenia sprawozdania finansowego ciąży m.in. na:
- spółkach handlowych, spółkach cywilnych, a także innych osobach prawnych;
- osobach fizycznych, spółkach cywilnych osób fizycznych, spółkach jawnych osób fizycznych, spółkach partnerskich oraz spółdzielniach socjalnych – jeżeli ich przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy wyniosły co najmniej równowartość w walucie polskiej 1 200 000 euro;
- jednostkach organizacyjnych działających na podstawie Prawa bankowego, przepisów o obrocie papierami wartościowymi, przepisów o funduszach inwestycyjnych, przepisów o działalności ubezpieczeniowej i reasekuracyjnej, przepisów o spółdzielczych kasach oszczędnościowo-kredytowych lub przepisów o organizacji i funkcjonowaniu funduszy emerytalnych, bez względu na wielkość przychodów;
- przedsiębiorcach państwowych.
Roczne sprawozdania finansowe należy złożyć nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego. Obowiązek sporządzić sprawozdania finansowego upływa 31 marca.
Zgodnie z ustawą o rachunkowości sprawozdanie finansowe musi się składać z 3 podstawowych elementów:
- bilansu;
- rachunku zysków i strat;
- informacji dodatkowej, która obejmuje wprowadzenie do sprawozdania finansowego oraz dodatkowe informacje i objaśnienia.
Dodatkowy obowiązek zamieszczenia w sprawozdaniu finansowym: zestawienia zmian w kapitule (funduszu) własnym oraz rachunku przepływów pieniężnych jest konieczny w przypadku banków, zakładów ubezpieczeń, zakładów reasekuracji, spółdzielczych kas oszczędnościowo-kredytowych; jednostek działających na podstawie przepisów o organizacji i funkcjonowaniu funduszy inwestycyjnych, funduszy emerytalnych, spółek akcyjnych oraz pozostałych jednostek, które w poprzedzającym roku obrotowym, za który sporządzono sprawozdania finansowe, spełniły co najmniej dwa z następujących warunków:
a) średnioroczne zatrudnienie w przeliczeniu na pełne etaty wyniosło co najmniej 50 osób,
b) suma aktywów bilansu na koniec roku obrotowego stanowiła równo-wartość w walucie polskiej co najmniej 2 500 000 euro,
c) przychody netto ze sprzedaży towarów i produktów oraz operacji finansowych za rok obrotowy stanowiły równowartość w walucie polskiej co najmniej 5 000 000 euro.
Mniejszym spółkom ustawodawca dał możliwość sporządzenia uproszczonych sprawozdań finansowych pod warunkiem, że w roku obrotowym, za który należy sporządzić sprawozdanie finansowe, spółka nie osiągnęła dwóch z trzech poniższych wytycznych:
- średnioroczne zatrudnienie na poziomie 50 osób;
- suma aktywów bilansu na koniec roku obrotowego – równowartość w walucie polskiej 1 milion euro;
- przychód netto ze sprzedaży towarów i produktów oraz operacji finansowych – równowartość w walucie polskiej 2 milionów euro.