Sprawozdanie finansowe jest dokumentem szczególnym, bezwzględnie wymagającym wszystkich podpisów członków zarządu, nawet gdyby zgodnie z umową spółki jeden z nich miał prawo jednoosobowego reprezentowania i składania oświadczeń w jej imieniu.
Ustawa o rachunkowości (t.j.,Dz.U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.) przewiduje sytuację, gdy członek zarządu odmówi złożenia podpisu. Wówczas powinien on uzasadnić na piśmie swoją odmowę. Dokument taki jest dołączany do sprawozdania i jest jego integralną częścią. Może to jednak powodować dla spółki różne negatywne skutki, na przykład gdy sprawozdanie jest przedstawiane bankom albo stanowi część dokumentacji przetargowej.
W praktyce zdarzają się sytuacje, gdy jeden z członków zarządu odmawia podpisania zarówno sprawozdania, jak i jakiegokolwiek oświadczenia o odmowie. Postępując w ten sposób, nie wywiązuje się ze swoich ustawowych obowiązków i najlepszym rozwiązaniem jest wówczas odwołanie takiej osoby z funkcji członka zarządu. Powodem będzie brak zaangażowania i utrudnianie pozostałym członkom organu sprawozdania swoich funkcji. W takiej sytuacji sprawozdanie powinno zostać sporządzone i podpisane z datą, kiedy skuteczne stało się odwołanie, ponieważ powinny się na nim znaleźć podpisy osób będących członkami zarządu na dzień sporządzenia tego dokumentu.
A co w sytuacji, gdy członek zarządu umrze przed podpisaniem sprawozdania finansowego? Zgodnie z art. 202 kodeksu spółek handlowych w razie śmierci członka zarządu jego mandat wygasa. Problem pojawia się, gdy zarząd był jednoosobowy. Wymaga to niezwłocznego powołania nowego członka zarządu, który podpisze sprawozdanie finansowe.
W obu wypadkach sprawa dodatkowo się komplikuje, gdy z umowy lub statutu spółki wynika, że organ zarządzający musi mieć ściśle określoną liczbę członków (na przykład pięciu). Należałoby wtedy szybko powołać członka zarządu, który zastąpi odwołanego lub zmarłego. Dopiero wtedy sprawozdanie może być sporządzone i podpisane.
Stosunkowo często spotykamy w praktyce sytuację, gdy członek zarządu jest jednocześnie pracownikiem jednostki zatrudnionym w ramach umowy o pracę i w okresie sporządzania oraz podpisywania sprawozdania finansowego zachoruje bądź przebywa na urlopie macierzyńskim. Jeśli mimo nieobecności w pracy złoży swój podpis, mogą pojawić się wątpliwości, czy w świetle przepisów prawa pracy i ubezpieczeń społecznych nie zostanie to potraktowane jako świadczenie pracy i nie spowoduje utraty prawa do zasiłku chorobowego lub zasiłku macierzyńskiego. Z orzecznictwa wynika, że taka sporadyczna czynność, jak podpisanie sprawozdania finansowego (nie samo jego przygotowanie) przez członka zarządu, której nie można zaniechać bez poważnych konsekwencji dla jednostki, nie powinna powodować utraty prawa do zasiłku.
Jakie są skutki, gdy jeden z członków zarządu nie złoży pisemnego oświadczenia o odmowie podpisania sprawozdania finansowego?
Zgodnie z orzecznictwem sądów sprawozdanie bez podpisu wszystkich członków zarządu i oświadczenia tych, którzy odmówili podpisu, jest nieważne i nie zostanie przyjęte przez urząd skarbowy ani Krajowy Rejestr Sądowy. Może to narazić spółkę na spore kłopoty. Sprawozdanie takie nie zostanie również zatwierdzone przez udziałowców czy akcjonariuszy.
Jeśli członek zarządu bez uzasadnienia odmówił podpisania sprawozdania finansowego i oświadczenia o odmowie, czym naraził spółkę na szkodę, może ona domagać się odszkodowania. Taka sytuacja może mieć na przykład miejsce, gdy sprawozdania są przesyłane do banku, co jest warunkiem przedłużenia umowy kredytowej. Nieważność sprawozdania może stanowić podstawę rozwiązania umowy kredytowej, a dla spółki oznaczać realną szkodę.

Edyta Kalińska partner w dziale rewizji finansowej BDO