Minister finansów wydał interpretację ogólną nr DD6/033/127/SOH/2013/RD-120521, w której wyjaśnił kwestię zaliczania do kosztów uzyskania przychodów wydatków na posiłki. Przyznał w niej, że można do kosztów podatkowych zaliczyć wydatki gastronomiczne, jeżeli powstaną podczas prowadzenia rozmów biznesowych. Inaczej jest, gdy wyłącznym bądź dominującym celem zakupów jest stworzenie pewnego wizerunku podatnika, dobrego obrazu jego firmy czy działalności, wykreowanie pozytywnych relacji z uczestnikami spotkań. Czy to rozwiąże wieloletnie spory?

Tylko częściowo. Nadal kryteria zaliczania wydatków gastronomicznych do kosztów nie są ostre. Zawsze może pojawić się spór, czy dany zakup ma w głównej mierze charakter reprezentacyjny i czy jest związany z przychodami. Pocieszające jest jednak to, że minister finansów przyznał, iż jego stanowisko, w świetle wyroku NSA z 17 czerwca 2013 r. (sygn. akt II FSK 702/11) w składzie siedmiu sędziów, było zbyt rygorystyczne.

Fiskus w ogóle nie pozwalał na uwzględnianie posiłków w rozliczeniach podatkowych?

Organy podatkowe przyjęły taką zasadę, że co najmniej te wydatki, które zostały wymienione jako przykładowe w przepisach dotyczących reprezentacji, tj. poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych – nie stanowią kosztów podatkowych. Z tym trudno się było zgodzić – i sądy przyjętą przez urzędników zasadę kwestionowały. Teraz minister zmienił zdanie, a do tego przyznał również, że kryteria dotyczące skali tych wydatków i miejsca konsumpcji nie są rozstrzygające dla ich oceny.

Czyli wielkość wydatków i miejsce konsumpcji nie decydują, czy mamy do czynienia z kosztami podatkowymi?

Niezupełnie. Ryzyko kwestionowania wydatków gastronomicznych nadal będzie duże, jeżeli skala konsumpcji okaże się nieadekwatna do okoliczności – nawet jeżeli podatnik wykaże ich związek z przychodami i udowodni, że ich cel nie był wyłącznie czy też głównie reprezentacyjny. Może tak być przykładowo, gdy kontrahenci spotykają się, aby omówić szczegóły sprzedaży maszyny za 20 tys. zł, a rachunek za posiłki wynosi połowę tej kwoty.

W interpretacji ogólnej nie ma bezpośredniego odniesienia do wydatków na alkohol. Może w określonych okolicznościach być kosztem czy też nie?

To jest kwestia drażliwa i organy podatkowe zawsze starały się omijać ten temat. Twierdziły jednak, że jest to wydatek na tyle naganny, że nie powinien być do kosztów podatkowych zaliczany. Ale oczywiście to bzdura. Tak jak w pozostałych przypadkach kwalifikacja tych wydatków zależy od okoliczności.

Interpretacja Ministerstwa Finansów nie wyklucza zaliczania alkoholu do kosztów podatkowych?

Absolutnie nie wyklucza. Choć minister, wyliczając przykładowe wydatki, które mogą być zaliczone do kosztów, nie wspomina o nim. Ale proszę zwrócić uwagę, że na spotkaniu z kontrahentem z kraju śródziemnomorskiego lampka, a nawet butelka wina jest czymś absolutnie niezbędnym. Oczywiście, nie o to chodzi, żeby trunki lały się litrami – ale mówimy o dostosowaniu się do pewnych obyczajów. Tu oczywiście powraca kwestia oceny skali i celu poniesienia takich kosztów.

Wróćmy jeszcze do kwestii, które nadal będą sporne. Wspomniał pan, że nadal może być problem z udowodnieniem, że dany wydatek nie miał charakteru reprezentacyjnego, ale był poniesiony podczas rozmów biznesowych.

Problem jest jeszcze bardziej złożony. Teraz będziemy walczyć z fiskusem o to, co było dominującym celem spotkania. Bo – przykładowo – mimo że będzie ono biznesowe, to nadal głównym jego celem może być stworzenie dobrego wizerunku firmy.

Jak się przed tym próbować zabezpieczyć – czy np. podpisanie umowy po kolacji rozwiązuje sprawę i wskazuje, jaki ona miała charakter?

Nie rowiązuje, choć jest argumentem i może być jednym z wielu dowodów, który można wziąć pod uwagę przy rozstrzyganiu tej kwestii. Poza tym proszę pamiętać, że nawet jeżeli umowa nie zostanie podpisana, istnieje możliwość zaliczenia wydatków gastronomicznych do kosztów podatkowych. Bo negocjacje mogą być akurat nieudane. Zaleceniem płynącym nie tylko z tego pisma ministra finansów, ale i z dotychczasowej praktyki, jest gromadzenie dowodów. To może być korespondencja mailowa – świadcząca o tym, że umawiamy się na spotkanie w restauracji, aby domknąć transakcję. Warto też na bieżąco sporządzać raporty i notatki z rozmów i zapisywać, kto w takim spotkaniu uczestniczył. To będzie szczególnie istotne – gdy kontrola będzie dotyczyć spotkania sprzed kilku lat. Wówczas możemy z tej listy powoływać świadków.