Zwrócone pracownikowi przez szefa koszty noclegu, w związku z wykonywaniem przez niego obowiązków służbowych w ramach zawartej umowy o pracę, mogą stanowić koszt podatkowy, a tym samym obniżać należny fiskusowi podatek.

Przepisy ustawy o PIT definiują koszty uzyskania przychodów jako koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, o ile nie zostały zawarte w negatywnym katalog kosztów podatkowych. Jeśli przedsiębiorca wykaże bezpośredni bądź pośredni związek poniesionego przez siebie wydatku z prowadzoną działalnością, a co za tym idzie, z powstaniem lub zwiększeniem przychodu, będzie mógł o jego wartość zmniejszyć swoje zobowiązanie podatkowe. Warto też pamiętać, że podstawą do zaliczenia danego wydatku w koszty firmy jest jego właściwe udokumentowani. Te same reguły dotyczące możliwości obniżenia podstawy do opodatkowania obowiązują przy wydatkach, jakie przedsiębiorca ponosi na rzecz swojego pracownika.

Koszt zatrudnienia pracownika w kosztach

Kosztami podatkowymi mogą być również wydatki na rzecz pracowników, o ile, ponownie, zatrudniający pracowników przedsiębiorca wykaże ich związek z uzyskanym przez firmę przychodem lub zachowaniem (zabezpieczeniem) źródła przychodów. Do kosztów tych zalicza się przede wszystkim wynagrodzenie, wszelkiego rodzaju nagrody, premie czy np. zwrot kosztów podróży służbowych, zakwaterowania.

Tylko firmowy nocleg

W interpretacji indywidualnej z dnia 18.09.2013 r. o sygn. IPTPB3/423-240/13-2/GG Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi podkreśla, że dla kwalifikacji prawnej danego kosztu istotne znaczenie ma cel, w jakim został poniesiony. Przedsiębiorca chcąc zaliczyć należności wypłacanych pracownikowi z tytułu opłaconego noclegu do kosztów firmy musi wykazać, że świadczona przez podwładnego praca będzie wykonywana w celu osiągnięcia (zachowania lub zabezpieczenia) przychodów. Jeżeli ten warunek będzie spełniony, to przedsiębiorca obniży podstawę opodatkowania o równowartość zwracanych pracownikowi kosztów noclegu. Wydatki poniesione z tytułu zapewnienia noclegów w hotelach np. handlowcom jadącym na rozmowę z klientami do innego miasta stanowią koszt firmy.

Katarzyna Miazek, Tax Care
Dominik Mędrzycki, księgowy Tax Care